Efektīvas sanāksmes 4 posmi, paskaidrots

Foto no rawpixel.com, izmantojot Unsplash

Gandrīz katrā The Office amerikāņu versijas epizodē Stīva Karela savdabīgais Maikls Skots ieveda savus darbiniekus konferenču zālē sanāksmei, kas sākās slikti, nekur negāja un parasti beidzās ar to, ka kādam draud izbeigšana, fiziska trauma vai nevēlama nevēlēšanās. apskāviens. Reālajā dzīvē sanāksmes darba vietā (vai tikšanās jebkur, baznīcā, pēcskolas programmās vai pat sēdus kopā ar ģimeni) var justies tikpat patvaļīgas un neērti. Ja jautājums ir domāt par prāta vētru un galu galā panākt risinājumus, tad pūlēšanās pie sēžu zāles galda vai 40 darbinieku noapaļošana, izmantojot tālummaiņu bez noteikta virziena, ir tāda pati kā lēciena burā bez burām. Jūs nopietni nekur nedodaties.

Veiciet šīs darbības, lai iegūtu labākas sanāksmes, kas sākas un beidzas spēcīgi, un starp tām ir panākts liels progress.

Padomi efektīvas sapulces rīkošanai

Izvēlieties laiku un vietu, kas nenovērsīs dalībnieku uzmanību. Sapulces rīkošana stundu pirms pusdienām birojā, kas atrodas pretī kafejnīcai, apmeklētājiem būs pilnīgi neinteresanta.
Ja jūs varat vadīt sapulci virtuāli, dariet to. Nav pamata vairs lūgt cilvēkus pārcelt savu dienu, lai tiktos vienā vietā.
Pārliecinieties, ka jūsu mērķim ir stingrs un noteikts mērķis. Tikšanās, lai apspriestu nākamā ceturkšņa budžeta samazināšanas veidus, nav pietiekami šaura. Izveidojiet tēmu "Izlemt, kuras trīs lietas mums nav nepieciešams tērēt naudu nākamajā ceturksnī".
Uzaiciniet tikai tos cilvēkus, kuri ir saistīti ar tikšanos. Cilvēki parasti nemīl apmeklēt sapulces, tāpēc nelieciet apmeklēt kādu, kurš nav nepieciešams problēmas risināšanai.
Izveidojiet pamatnoteikumus pirms sapulces sākuma un pārliecinieties, ka visiem dalībniekiem ir kopija - vispārīgi lielisks pamatnoteikums ir "netraucē viens otru".
Nosūtiet papildu e-pasta ziņojumus 24 stundu laikā pēc sapulces, apstiprinot un pieņemot lēmumus un kas veiks konkrētas lomas šajos lēmumos.

Efektīvu sanāksmju 4 posmi

Pirmā lieta, kas jāatzīst, vadot efektīvas sanāksmes, ir tā, ka tās ne tikai maģiski sanāk, kad jūs ieejat aizliktajā sanāksmju telpā. Tāpat kā jebkura laba satikšanās, arī šeit ir plānošanas un sagatavošanās elements, bez kura faktiskā tikšanās ir pilnīgi bezjēdzīga.

Četri efektīvu sanāksmju posmi ir:

Sagatavošana. Šis ir laiks, lai patiešām noteiktu, kas ir jūsu sapulce. Vai tā ir prāta vētra sesija par to, kā labāk izmantot vasaras praktikantus? Vai jūs mēģināt izlemt, kur tērēt papildu naudu mākslas nodaļas budžetā? Pareizi izveidota galvenā diskusijas tēma ir sapulces panākumu atslēga, jo dalībnieki vēlas justies tā, ka šis no viņu ikdienas izņemtais papildu laiks ir vērts.
Sanāksme. Sanāksmes laikā jūs noteikti ievērosiet darba kārtību, kuru izveidojāt p reparācijas laikā, lai tiktu izvirzīti visi galvenie sarunu punkti, un ikvienam tiek dota iespēja sniegt ieguldījumu, neiedziļinoties tēmā, padarot sanāksmi ilgāku, nekā nepieciešams būt.
Noslēgšana. Dažas minūtes pirms sapulces beigām ir jāpabeidz diskusijas, jānosaka nākamās sanāksmes laiks, ja nepieciešams, un jāpārskata iespēja dalībniekiem sazināties ar jums, ja rodas kādi papildu jautājumi.
Pēcpārbaude. Turpinājums ir tikpat svarīgs tikšanās kvalitātei kā sagatavošanās posms. Šeit jūs novēršat visas nepilnības un sasējat visus brīvos galus, lai pārliecinātos, ka sapulces laikā pieņemtie lēmumi tiek pareizi izpildīti.

No visiem sapulces posmiem visvairāk jāvelta laiks sagatavošanās darbam. Iekārtojieties klusā vidē un izdomājiet, ko vēlaties no gaidāmās sanāksmes, koncentrējoties tikai uz to, kas palīdzēs ieviest uzlabojumus.

Fotoattēls Alejandro Escamilla, izmantojot Unsplash

Gatavošanās efektīvai sanāksmei

Izlemiet sapulces mērķi

Šeit mēs esam vissvarīgākajā sapulces plānošanas posmā - izlemjam, kāpēc jūs sanākat. Lai vispirms izlemtu tikšanās mērķi, uzdodiet sev divus vienkāršus jautājumus:

Kāds jautājums ir jārisina?
Kāpēc jautājums ir jārisina?

Atbildes uz šiem jautājumiem būs tikšanās mērķis.

Izvēlieties labāko laiku un vietu

Padomājiet par laiku un vietu, kas veicinās ideju vētras un atklātas diskusijas, un kāda veida iestatījumi vislabāk atbilst jūsu grupas lielumam.

Ja izvēlaties attālu atrašanās vietu, izmantojot Messenger pakalpojumu, varat izmantot video tērzēšanas pakalpojumu, piemēram, Tālummaiņa, vienkāršu konferences zvanu vai pat tērzēšanas diskusiju. Attālo sapulču milzīgais ieguvums ir tas, ka laiks var būt daudz elastīgāks, jo dalībnieki var vienkārši pievienoties pa tālruni, lai kur viņi atrastos.

Ja izvēlaties tikties klātienē, apsveriet iespēju izvēlēties laiku, kurā vēderi nerunās un acis neskatīsies pulkstenī. Sanāksme tieši pirms darba izlaišanas vai tieši pirms pusdienām, iespējams, ir slikta ideja.

Izveidojiet programmu

Pēc tam jums būs jāizveido darba kārtība. Dažreiz to dēvē par "ceļvedi", darba kārtība vadīs sapulci un palīdzēs jums kā diriģentam un visiem pārējiem iesaistītajiem, turēs cilnes, kur atrodaties un kurp jādodas.

Laba sapulces darba kārtība ietvers:

Tēmas, kas jāapspriež
Galvenie sarunu punkti, kas saistīti ar katru konkrēto tēmu
Noteikts sapulces sākuma un beigu laiks
Vieta jautājumiem pirms beigu laika

Darba kārtība varētu izskatīties apmēram šādi:

Sanāksmju grafiks

15:00 Sapulce sākas

3: 00-3: 05 Klātesošo un tēmas ievads

3: 05-3: 20 Tēmas un sarunu punktu apspriešana

3: 20-3: 30 Jautājumi

15:30 Sanāksme beidzas

Beigu laiks: 15:30

Galvenā satraucošā tēma: kur mums vajadzētu likt jaunos tirdzniecības automātus?

Būs trīs jauni tirdzniecības automāti - divi uzkodām un viens dzērieniem
Vai visiem tirdzniecības automātiem jāatrodas vienā vietā vai jāizkliedē ēkā?
Ugunsdzēsības kodā teikts, ka tirdzniecības automāti nevar atrasties ēkas izeju tuvumā

Lūdzu, nosūtiet e-pastu uz vietni [email protected] līdz 28. jūnijam ar papildu jautājumiem un bažām.

Šī darba kārtība darbojas, jo tajā ir noteiktas skaidras vadlīnijas sanāksmes norisei. Izdrukājiet savu darba kārtību un nododiet to katram dalībniekam sapulces sākumā vai iepriekš nosūtiet to pa e-pastu, lai ikvienam būtu iespēja pārskatīt darba kārtību un atsaukties uz to visas sanāksmes laikā. Tā ir arī laba ideja to izlikt visur, kur tiekaties, lai tas vienmēr būtu jūsu un dalībnieku priekšā visas diskusijas laikā.

Izvēlieties un uzaiciniet dalībniekus uz sapulci

Izlemiet, kam un kāpēc vajadzētu būt sapulcē
Sūtiet dalībnieku pieprasījumus pa e-pastu, īsziņu vai citu profesionālās saziņas veidu

Izveidojiet pamatnoteikumus

Robežas palīdz uzturēt sabiedrību, kas darbojas galvenokārt pilsoniskā valstī. Padomājiet par savu sapulci kā par mini sabiedrību un nosakiet dažas robežas, ko sauc par pamatnoteikumiem. Lai izveidotu pamatnoteikumus efektīvai sanāksmei, esiet konkrēts un pievērsieties iespējamiem traucējošiem faktoriem, piemēram:

Tehnoloģija. Vai sapulces laikā vajadzētu atļaut tālruņus un datorus?
Cienot citus locekļus. Būtu jāatsakās no pārtraukuma, skaļas sarunas, pār otru vai pārāk ilgu laiku.
Pārtraukumi. Ja sanāksme būs ilga, vai būs kādi pārtraukumi un kad un kur locekļiem vajadzētu sagaidīt tikšanos?

Pamatnoteikuma mērķi

Pamatnoteikumiem jābūt konkrētiem un jānodrošina, lai ikvienam sanāksmē klātesošajam būtu iespēja iesaistīties un piedalīties produktīvā vidē.

Piešķirt kritiskās lomas

Tāpat kā jebkura labi ieeļļota mašīna, arī veiksmīga sapulce prasa vairāk nekā cilvēks, kurš to vada. Sapulces laikā jums būs jāpiešķir trīs kritiski svarīgie saraksti, lai palīdzētu to dungot no sākuma līdz beigām.

Veicinātājs

Koordinators uztur sapulci uz pareizā ceļa, izpilda pamatnoteikumus un palīdz dalībniekiem atgriezties pie sapulces mērķa, ja saruna novirzās no tēmas.

Laika rādītājs

Laika skaitītājs sekos noteiktajam sapulces sākuma un beigu laikam, periodiski atgādinot dalībniekiem par to, cik daudz laika ir pagājis un cik daudz laika ir atlicis.

Ierakstītājs

Diktofons ieraksta sapulces laikā izskanējušās idejas un, ja saruna kļūst neskaidra, lūdz lūgt paskaidrojumus, lai visa ierakstītā informācija būtu noderīga un to varētu izmantot kā efektīvu atsauci pēc sanāksmes.

Iegūstiet un kārtojiet materiālus

Izlemiet, kādi materiāli ir nepieciešami sapulcei, un savāc tos pirms sapulces laika. Tātad, ja izmantosiet klēpjdatoru, pārbaudiet, vai tas nav paredzēts tikai sākt atjaunināt pusi sapulces, un, ja jūs sagaidāt, ka visi izdarīs piezīmes, paņemiet pietiekami daudz pildspalvu un piezīmju bloku, lai tos varētu pārvietoties. Ja plānojat iesniegt datus, veltiet laiku, lai izveidotu dažus vizuālos attēlus, lai atbalstītu jūsu skaitļus.

Nāc uz sapulci gatavs risināt vienu vai divus labi definētus jautājumus. Pārāk daudz diskusiju punktu varētu kavēt patiesu progresu un izraisīt pieskarīgu diskusiju.

Foto: Tim Gouw, izmantojot Unplash

Sanāksme

Ievads

Veiciet īsu ievadu, lai iepazīstinātu visus sapulces locekļus, pēc tam paziņojiet sapulces mērķi un iepazīstieties ar pamatnoteikumiem, lai visiem būtu skaidra izpratne par sapulces gaitu.

Norādiet sapulces mērķi

Pārskatiet sapulces mērķi, kāpēc jūs visi tur esat un ko jūs cerat sasniegt (lai pieņemtu vienprātīgu lēmumu par labāko vietu vai atrašanās vietu trim jaunajiem tirdzniecības automātiem).

Pārskatiet darba kārtību

Personiskām sapulcēm izsniedziet darba kārtības izdrukātas kopijas, kurās iekļauti apspriežamie temati, sarunu punkti, sākuma un beigu laiks.

Attālinātām sapulcēm pirms sākat pārbaudiet, vai visi ir nosūtīti un vai viņiem ir piekļuve dienas kārtībai. Dodiet papildu minūti dalībniekiem, lai viņi varētu to izvilkt, pirms iedziļināties diskusijā.

Uzstādiet sapulces noslēgšanas un pieturēšanās laiku. Jūsu darbinieki un kolēģi novērtēs jūsu izlēmību. Mudiniet visus nosūtīt jums e-pastu ar visiem citiem jautājumiem, lai neviens nejustos palicis ar vaļīgiem galiem.

Edera Pozo Peresa foto, izmantojot Unsplash

Sapulces slēgšana

Iesaiņošana

Pat ja sanāksme norit patiešām veiksmīgi un visi nāk ar lieliskām idejām, ir svarīgi pieturēties pie sapulces sākumā noteiktā galīgā beigu laika. Ja ir vēl kas jāapspriež, to var izdarīt pēcpārbaudes posmā.

Lai vienmērīgi aizvērtu:

Dodiet dažas minūtes sapulces beigās, lai locekļi varētu uzdot un atbildēt uz jautājumiem.
Izlemiet, vai risinājums ir panākts vai arī tas tiks apspriests vēlreiz nākamajā sanāksmē.
Ja risinājums ir sasniegts, izveidojiet rīcības plānu ar noteiktu laika grafiku.
Ja risinājums nav panākts, izdomājiet citu sanāksmes laiku, kas notiks tuvākajā nākotnē.

Rīcības plāna izveide

Kad ir pienācis laiks izveidot rīcības plānu, jums būs jāiekļauj šādi elementi:

Atrisinājums. Risinājums ir visu trīs tirdzniecības automātu pārvietošana uz vienu centrālo vietu ar dzērienu automātu vidū, lai automātus būtu ērti atrast, un visas uzkodas var iegādāties vienā vietā.
Kā ieviest risinājumu. Lai ieviestu šo risinājumu, mašīnas tiks pārvietotas uz zāles posmu pāri vannas istabām.
Kurš piedalīsies risinājuma ieviešanā un viņu īpašajās lomās. Džekijs sazināsies ar pārdevējiem, lai informētu par mašīnu uzstādīšanas vietu, un Huans ar viņiem tiksies uzstādīšanas dienā, lai pārliecinātos, ka mašīnas ir uzstādītas pareizajā vietā.
Risinājuma procesa laika skala. Džekijs pirmdienas rītā piezvanīs pārdevējiem, norādot informāciju, un noteiks uzstādīšanas datumu, savukārt Huans sazināsies ar savu menedžeri, lai pieprasītu brīvo laiku no viņa parastajiem rīta uzdevumiem, lai tiktos ar pārdevējiem.

Vienas nedēļas laikā pēc sapulces pēcpārbaudes ar dalībniekiem pa e-pastu, lai noskaidrotu visus jautājumus un novērstu bažas, kas parādās pēc sanāksmes. Saglabājiet sakaru līnijas atvērtas, lai pilnībā gūtu labumu no jūsu sanāksmes.

Foto: Andrew Neel, izmantojot Unsplash

Sekojiet līdzi

Nosūtiet papildu e-pastus

Saglabājiet tikšanās gaitu pēc tās beigām, nosūtot ierakstītāja piezīmes sapulces dalībniekiem ar papildu e-pastu. Atgādiniet visiem par Džekija un Huana pienākumiem un pārliecinieties, ka visiem ir jūsu kontaktinformācija, ja rodas kādi jautājumi vai jautājumi.

Nosūtiet atsevišķus papildu e-pasta ziņojumus

Tiem, kas izvēlēti veikt konkrētus pienākumus, lai ieviestu risinājumu, nosūtiet e-pastu, lai pārbaudītu progresu, un apspriediet visus jautājumus, kas var kavēt laika grafiku. Pārliecinieties, ka Huans ir saņēmis sava menedžera piekrišanu atvaļinājumam, lai tiktos ar pārdevējiem, un pirmdienas pēcpusdienā vēlreiz pārbaudiet, vai Džekijs sazinājās ar pārdevējiem, lai apstiprinātu instalēšanas laiku un vietu.

Ievērojot šīs vienkāršās vadlīnijas īsai un ļoti efektīvai sanāksmei, jūs un jūsu kolēģi varēsit sekot līdzi aktualitātēm, nekļūstot par tiem pilnībā izsistiem.