6 Efektīvi laika pārvaldības padomi darbiniekiem un uzņēmumu īpašniekiem

Vai atklājat, ka jums ir pārāk daudz lietu, ko pārvaldīt vienlaikus?

Roberta Bye foto vietnē Unsplash

1. Analizējiet situāciju

Grafika aizpildīšana ar aktivitātēm un visu laiku aizņemtība nenozīmē, ka jūs efektīvi pārvaldāt savu laiku. Nepārtrauktai kustībai lielā ātrumā ir savi trūkumi, no kuriem mazākais ir stress.

Realitāte ir tāda, ka mēs nevaram īsti kontrolēt vai pārvaldīt laiku kā tādu. Tas, ko mēs varam pārvaldīt, esam mēs paši. Palēninājums ir nepieciešams, lai uzņemtu visu attēlu.

Uzdodiet sev jautājumus: vai šī ir mana laika produktīvākā izmantošana? Vai ir kāds gudrāks veids, kā sasniegt to, kas man šodien bija jādara, neiztērējot tik daudz laika?

Pati aizņemtība var būt problēma. Ir gadījumi, kad aizņemtība kļūst par izvairīgu pieeju - līdzekli, lai izvairītos no citiem svarīgiem jautājumiem savā dzīvē.

Tādējādi, atkal pievēršoties pārdomām, nevis nepārtraukti iesaistoties aktivitātēs, varētu ietaupīt laiku un padarīt pašus centienus efektīvākus un izdevīgākus.

Skaidrs redzējums ir kritisks

Fotoattēls You X Ventures vietnē Unsplash

2. Skaidri nosakiet, kāda ir jūsu loma

Pat parastā darba vietā problēmas, kas saistītas ar sliktu laika plānošanu, var izraisīt krīzes pārvarēšanas situāciju, kad darbinieka sākotnējās lomas un pienākumi ir aizēnoti un viņš visu laiku pavada tam, kas nebija sākotnējā darba aprakstā.

Tāpēc ir svarīgi noteikt skaidru redzējumu par to, kas ir jāpaveic, un kāda ir jūsu loma un pienākumi. Ja jūs nezināt, kurp dodaties, jebkurš ceļš jūs aizvedīs uz turieni. Jums ir jābūt standartam, kuru jūs varat izmantot nepārtraukti kā sava progresa etalonu.

Ja esat nodarbināts, jums var būt nepieciešama tikšanās ar savu tiešo vadītāju, lai būtu skaidrs, kur atrodas jūsu prioritātes. Šīs diskusijas atklāšana varētu būt izdevīga arī citos veidos. Tas varētu palīdzēt pārkārtot grafiku, lai izvairītos no izdegšanas, un atvieglotu papildu uzdevumu deleģēšanu citiem komandas locekļiem.

Jāapzinās, ka biznesa pasaules mainīgā rakstura dēļ var mainīties prioritātes un pienākumi. Tas jo īpaši attiecas uz tiem, kas ir pašnodarbinātie. Organizējiet laika plānošanu tā, lai ņemtu vērā šādas izmaiņas.

Aizsargājiet savu laiku

3. Sargājiet savu grafiku

Laiks ir visvērtīgākā vērtība, kāda jums ir. Lielākā daļa citu lietu dzīvē ir aizstājamas, bet laiks nav. Jūs nekad neatgūsiet savus dzīves gadus, kas jau ir iztērēti. Tas pats attiecas uz katru sekundi, kas šobrīd tiek atzīmēta.

Tādēļ ir ne tikai nepieciešams, bet arī svarīgi rūpīgi sargāt savu laiku. Saglabājiet darbību sarakstu un pēc tam, kad esat identificējis savus prioritāros uzdevumus un atlicis netraucētu laiku to izpildei, pacentieties, lai nebūtu traucējumu.

Tas ietver tādus pasākumus kā balss pasta aktivizēšana, e-pasta paziņojumu atspējošana, ienākošo zvanu ierobežošana, virtuālo sapulču izmantošana, nevis tiešraides, kalendāra tikšanās pieprasīšana, zīmju “Netraucēt” izmantošana.

Piemēram, ja esat ieplānojis sapulces ilgumu 15 minūtes, pārliecinieties, ka visi dalībnieki ievēro laika ierobežojumu un pieturas pie izvēlētās tēmas. Par jebkādiem svešiem jautājumiem, kurus nevar atrisināt jūsu iestatītajā laika posmā, var tikt izveidota atsevišķa vienošanās.

Papildus iepriekšminētajam nepārtraukti meklējiet iespējas, kā atbrīvot savu laiku. Tas padarīs jūs efektīvāku. Visas pāris minūtes, kas ietaupītas no katras aktivitātes, ja dienas beigās tiek apvienotas kopā, var būtiski mainīt.

4. Izmantojiet 80/20 noteikumu

Jo lielāks bizness aug, jo vairāk ir pienākumu un jo lielāka vajadzība pēc efektīvas laika pārvaldības.

Tas, kas, iespējams, sākās kā vienas personas darbība, varētu ātri kļūt tik masīvs un ar tik neticamām prasībām, ka, ja netiek ieviesta pareiza pārvaldība, viss vairs nekontrolējas.

Tipiski pienākumi, kas jums būs iepriekš jāsagatavo, ir uzņēmējdarbības stratēģiju veidošana un vadīšana, darbinieku uzraudzība, žonglēšana ar kontiem, vairāk biznesa iespēju iegūšana.

Tāpēc ir svarīgi atrast efektīvu veidu, kā rūpēties par visiem uzdevumiem, un joprojām ir dzīve. Kā uzņēmējs, jūs varat tikt pieķerts tik daudz, strādājot termiņu ievērošanā, ka neizdodas identificēt, kādas ir prioritātes un kas patiesībā nozog jūsu laiku, katru mirkli.

Saskaņā ar 80/20 likumu 80% rezultātu iegūst no 20% ieguldītā laika un pūļu. Šis noteikums uzsver, cik svarīgi ir noteikt laiku par visproduktīvāko. Nosakiet konkrētos uzdevumus, kas visvairāk ietekmē jūsu biznesu, un atvēliet laiku, lai katru dienu pie tiem strādātu.

Ja 80% no jūsu biznesa rezultātiem ir 20% laika un pūļu, ko jūs ieguldījāt, tad jums ir jāpievērš lielāka uzmanība.

Daudzi uzņēmumu īpašnieki vilcinās attiecībā uz ārpakalpojumiem un uzdevumu deleģēšanu, jo, viņuprāt, šāda rīcība tikai palielina viņu izmaksu bāzi.

Bet, kad bizness paplašinās un ir pienācis laiks pieņemt darbā cilvēkus, kas strādā pie jums, apmāciet viņus 20% apmērā un uzdodiet viņiem šos uzdevumus. Tādā veidā bizness spēs radīt pietiekami daudz, lai segtu jauno darbinieku pieņemšanas izmaksas. Šādi atkārtojot sevi, darbība būs efektīvāka un izdevīgāka.

Izsekojiet, kā pavadāt laiku

5. Pārbaudiet sevi

Atvēliet vienu nedēļu, kuras laikā jūs detalizēti reģistrēsiet savas aktivitātes un katrai darbībai pavadīto laiku. Jo detalizētāks jūs esat, jo precīzāka būs analīze.

Labākais veids, kā tam piekļūt, ir sadalīt dienu 15 vai 30 minūšu gabalos un pēc tam pierakstīt, ko jūs darāt šajos laika periodos. Šis vingrinājums palīdzēs jums skaitīt katru otro.

Darba laika uzskaites tabulas nav nepieciešamas tikai korporācijām. Tie ir noderīgi visu līmeņu uzņēmumiem, ieskaitot ārštata darbiniekus un individuālos uzņēmējus. Jūs varētu izvēlēties vai nu saglabāt ikdienas datora darba laika uzskaiti, vai arī papīra laika uzskaiti.

Alternatīvi, jūs vienkārši varat saņemt piezīmju grāmatiņu vai dienasgrāmatu, kuru paņemat līdzi visur, un iestatīt atgādinājumus, kas palīdzēs nodrošināt pareizu laika izmantošanas žurnāla uzturēšanu.

Kad jūs sākat šādā veidā pārbaudīt sevi, jums būs nepieciešama disciplīna, lai to uzturētu. Šī uzdevuma mērķis ir iegūt ierakstu, kuru var analizēt. Veicot pastāvīgu žurnālu par savām darbībām un pavadīto laiku, jūs varēsit noteikt, kur iet jūsu laiks, un atbrīvoties no laika tērētājiem.

Šādi laika izšķērdētāji ietver nevajadzīgas sanāksmes, citu darbu veikšanu, pārtraukumus pa tālruni vai e-pastu, uzdevumu dublēšanos, zemas prioritātes darbības, ugunsgrēku dzēšanu, nepareizu plānošanu un neorganizāciju.

Jūs varēsiet noteikt, kas ir neproduktīvs, traucējošs un nevajadzīgs jūsu tipiskajā dienā. Viss, kas tieši neveicina vai neatbalsta jūsu lomu un pienākumu izpildi, ir sarkanais karogs.

Šis process arī ļaus jums noteikt produktīvas darbības, lai jūs varētu noteikt, vai tām piešķirtais laiks ir patiešām piemērots. Jums būs iespēja gūt skaidru priekšstatu par to, cik daudz tiek ieguldīts 20% darbību, kas jūsu dzīvē un biznesā rada 80% rezultātu.

6. Veikt atbalsta pasākumus

Plāno uz priekšu

Plānojiet savu dienu, nedēļu un mēnesi iepriekš. Plānojot, jāņem vērā īstermiņa, vidēja termiņa un ilgtermiņa mērķi. Strukturētas laika pārvaldīšanas metodes trūkums rada grūtības, tostarp termiņu trūkumu, nelīdzsvarotas uzņēmējdarbības un personiskās saistības un citu iesaistīšanās spiedienu.

Tā rezultātā notiek pasliktināšanās. Veiktspēju negatīvi ietekmē, un tā vietā, lai būtu rentabla, darbības kļūst apgrūtinošas. No otras puses, plānošana uz priekšu un pareizu laika pārvaldības principu piemērošana pastāvīgi padara tos par ieradumiem. Viņi sāk dabiski plūst kā daļa no jūsu ikdienas.

Sazināties

Iesaistiet ieinteresētās personas lēmumos, kurus jūs sākat. Sazinieties ar saviem kolēģiem, vadītājiem, piegādātājiem, citām komandām un klientiem, kuri ir ieinteresēti un kurus ietekmēs jūsu veiktās izmaiņas.

Dalieties ar šo informāciju ar mājsaimniecības locekļiem, lai viņi varētu atbalstīt un dot jums nepieciešamo vietu, lai turpinātu.

Sakārtojiet savus uzdevumus

Sāciet ar izejošajiem uzdevumiem, pirms ķeraties klāt ienākošajiem uzdevumiem. Vispirms nosūtiet svarīgo saziņu, kas nepieciešama šai dienai. Pēc tam, kad to esat aizmirsis, samierinieties, lai tiktu galā ar ienākošo pastu.

Izveidojiet ieradumu sākt strādāt ar neizpildītiem pienākumiem, pirms strādājat pie jauniem. Pirms jaunu uzdevumu veikšanas notīriet uzkrājumu.

Automatizējiet, kur iespējams

Cik vien iespējams, automatizējiet ikdienas uzdevumus. Piemēram, ja jūsu darbs prasa daudz lasīšanas un rakstīšanas, laika ietaupīšanai varat izmantot bezmaksas lietotnes Teksts runā un Runa teksts.

Atpūtieties pietiekami

Neaizmirstiet veikt īslaicīgus pārtraukumus starp uzdevumiem. Tas novērsīs stresa uzkrāšanos jūsu prātā un ķermenī. Ja pietiks laika atpūtai un atsvaidzināšanai, jūs kļūsiet produktīvāks un prāts modrāks.