Satura rādītājs:
- 1. Nosūtiet materiālus iepriekš
- 2. Ierobežojiet ielūgumus
- 3. Iestatiet pamata pamatnoteikumus, bet nedariet to
- 4. Grieziet lomas gudri
- 5. Sāciet ar pozitīvu
- 6. Izvairieties no detalizētas problēmu novēršanas
- 7. Ievietojiet vismazāk svarīgās tēmas beigās
rawpixel
Konferences zvani bieži vien nedara neko vairāk, nekā vairo daudzuzdevumu un asprātīgas sarunas vietnē Slack vai Gchat. Sliktākajā gadījumā viņi pilnībā iztērē cilvēku laiku un var izjaukt morāli, ja zvans tiek slikti pārvaldīts. Dažreiz šie zvani ir neizbēgami, vai nu tāpēc, ka tie ir nepieciešami loģistikas dēļ, vai arī tāpēc, ka tie ir nepieciešami kādam augstākstāvošam, tāpēc šeit ir norādīts, kā tos maksimāli izmantot.
1. Nosūtiet materiālus iepriekš
Tas palīdz iepriekš nosūtīt darba kārtību, lai cilvēki pirms laika varētu piezvanīt ar visu nepieciešamo. Tas samazina iespēju, ka cilvēki iet “Ak, vēl viena lieta!” tāpat kā visi ir atvadījušies no zvana.
Ja jūs gatavojaties atsaukties uz noteiktu dokumentu vai citu vizuālu materiālu, visiem var būt noderīgi, ja zvana laikā tas viņiem ir pieejams. Dažu skaitļu grabēšana un pēc tam to trīs reizes atkārtošana noteikti būs laika izšķiešana. Pat ja attiecīgajam dokumentam vajadzētu būt cilvēku iesūtnēs, mēģiniet to atkārtoti nosūtīt dienu pirms zvana, īpaši, ja tas tika nosūtīts pirms vairākām nedēļām vai mēnešiem.
Jums vajadzētu arī savlaicīgi informēt cilvēkus, ja viņi būs atbildīgi par konkrēta projekta atjaunināšanas sniegšanu. Lai gan dažreiz pēdējā brīža pieprasījumus nevar izvairīties, un vadītājiem parasti vajadzētu būt gataviem šādai iespējai, vislabāk ir dot cilvēkiem galvu, nevis pieņemt, ka viņi zina un noliek tos uz vietas.
2. Ierobežojiet ielūgumus
Ir divas cilvēku grupas, par kurām jādomā: cilvēki, kuriem jāpievienojas izsaukumam, un cilvēki, kuriem tas nav nepieciešams , bet tomēr varētu būt izdevīgi. Šīs pirmās kategorijas cilvēki, iespējams, ir lēmumu pieņēmēji un komandu vadītāji ar atjauninājumiem. Šo cilvēku identificēšanai jābūt diezgan vienkāršai.
Otrajā kategorijā var ietilpt cilvēki, kuri var atbildēt uz visiem jautājumiem par konkrētu situāciju vai kuri ir ceļā uz līdera lomu un varētu gūt labumu no izsaukuma. Tas ne vienmēr ietver katru darbinieku vai katru nodaļu. Atcerieties, ka laika tērēšana konferences zvaniem var būt cilvēka spēka izšķiešana, kad vadītāji vēlāk varētu vienkārši sniegt galvenos atjauninājumus savām komandām. Ja rodas šaubas, konsultējieties ar vadītājiem un komandas vadītājiem par to, kā efektīvi izmantot savu laiku.
Atkarībā no jūsu organizācijas var būt jēga uzaicināt visus, bet apmeklētājus noteikt tikai obligāti noteiktiem cilvēkiem. Tas ļauj ieinteresētajām pusēm pievienoties, uzzināt vairāk un, cerams, beigās kaut ko dot. Pārliecinieties, ka skaidri paziņojat šīs atšķirīgās cerības - un atcerieties, jo vairāk cilvēku zvana, jo vairāk laika tas varētu aizņemt!
3. Iestatiet pamata pamatnoteikumus, bet nedariet to
Vadlīnijas par to, kad uzdot jautājumus, kurš plāno piedalīties, un atcerēties pateikt savu vārdu, pievienojoties vai runājot, būtu jāpaziņo, iespējams, tajā pašā e-pastā, kurā ir darba kārtība. Atcerieties, ka šīm vadlīnijām bieži ir pamatoti izņēmumi, vai arī iesācējs, iespējams, nepārzina jūsu organizācijas darba kultūru. Neviens arī nebūs ideāls, lai atcerētos izslēgt tālruņa skaņu, tāpēc pārliecinieties, ka neciešat cilvēkus ar nelielu fona troksni vai citiem maziem pārkāpumiem.
Ja kaut kas patiešām traucē zvanam, izmēģiniet plašu sadaļu “Vai visi var pārliecināties, ka viņu tālrunis ir izslēgts, ja viņi kaut kur ir skaļi?”, Pat ja jūs precīzi zināt, kas ir vainīgais. Padarot atgriezenisko saiti pēc iespējas netiešākai, labticīgi darbinieki var atturēties no pārmetumiem vai nevēlēšanās.
4. Grieziet lomas gudri
Piešķirot cilvēkiem lomas, neņemot vērā viņu vēlmi un prasmes, iespējams, jūsu konferences zvans kļūs tikai garlaicīgāks. Mēģiniet piešķirt piezīmju veidošanas, dienas kārtības noteikšanas un veicināšanas lomas cilvēkiem, kuri patiešām ir ieinteresēti vadīt. Citos gadījumos jūs varat meklēt komandas locekļus, kuriem ir īpaša interese par konkrētu zvana tēmu. Neatkarīgi no iemesla, pārliecinieties, ka cilvēki zina, kāpēc jūs lūdzat viņus uzņemties lomu, jo tas var uzlabot viņu uzticību un morāli.
Ir arī patīkami, ka reizi pa reizei ir jauna balss, kas veic zvanus. Varbūt kāds no reģionālajiem menedžeriem ir ļoti iecienīts, un jūsu komandai varētu patikt, ka viņš vai viņa veic lietas.
Kaut arī nejauša vai ieplānota lomu rotācija var šķist taisnīga, tas var atspēlēties. Iesācējs var beigties ar jums nepatiku, ja liekat viņiem atbildēt par piezīmēm par kaut ko jaunu. Iespējams, arī nav labi uzlikt pienākumu kādam, kurš ir atbildīgs par ārkārtas situāciju risināšanu un kuram, iespējams, nāksies atteikties no zvana vidus.
5. Sāciet ar pozitīvu
Kaut arī jūs nevēlaties pārspīlēt un šķiet nepatiesi, ir patīkami atzīt, kad paveikts lielisks darbs vai ir pieliktas īpašas pūles. Ja konkrēta grupa vai indivīds tikko ir paveicis kaut ko lielu, atveriet to, pat ja tas nav īpaši nozīmīgs zvanam. Varat arī izsaukt kādu, kas atgriezies no liela biznesa brauciena, vai varbūt visu biroju, ja viņš pāriet no laika joslas, kur vēl agri no rīta. Tas var iestatīt pozitīvu signālu citādi iztukšotam zvanam.
Tomēr nepadariet šo daļu pārāk garu, pretējā gadījumā tas vienkārši tērē laiku. Esiet arī uzmanīgs, lai izvairītos no to pašu cilvēku aplaupīšanas ar katru slavinājumu, jo tas var negatīvi ietekmēt citu cilvēku morāli.
6. Izvairieties no detalizētas problēmu novēršanas
Uzturēšanās pie tēmas acīmredzami ir konferences zvanu mērķis, taču dažreiz jūs nonākat sarežģītās situācijās, kad kāda cilvēka jautājums ir par tēmu, taču tas ir sarežģīts vai ļoti specifisks viņa situācijai. Ja tas nepavisam nav attiecināms uz citiem zvaniem, nebaidieties atbildēt ar “Tas ir grūts, kas ir diezgan specifisks birojam. Vai mēs varam to apspriest bezsaistē? ”
Dažos gadījumos varat izmēģināt arī konkrētāku pamatojumu, piemēram: “Es zinu, ka dažiem HR komandas ļaudīm ir vēl viena sanāksme, uz kuru nokļūt pēc 10 minūtēm; vai mēs varam atlikt šo diskusiju, jo tā viņus neiesaista? ” Svarīgi ir pārliecināties, ka jautājuma iesniedzējs nejūtas kā neatbilstošs vai apgrūtinošs - tas vienkārši jārisina citā laikā vai vietā.
7. Ievietojiet vismazāk svarīgās tēmas beigās
Lai gan mērķis vienmēr ir, lai konferences zvans tiktu pabeigts laikā, ir dažas dienas, kad tehnisku problēmu vai sarežģītu problēmu dēļ tas var aizņemt ilgāku laiku. Iespējams arī, ka parādīsies ārkārtas situācija, piespiežot vismaz vienu personu atteikties no zvana.
Ja jūsu zvans ir plānots ilgāk par pusstundu, pastāv liela iespēja, ka aizņemtam vadītājam vai citam lēmumu pieņēmējam būs jāskrien uz citu, steidzamāku sapulci, neatkarīgi no tā, vai tā ir plānota vai nē. Mēģiniet ievietot visus laikietilpīgos vienumus, kuru ievadīšana ir nepieciešama iepriekš, zvana laikā. Lai gan pēc tam var būt iespējams atgriezt trūkstošo menedžeri, tas prasa laiku un uzmanību no jūsu vai kāda cita dienas.