Ieteikumi darbiniekiem: kā cienīt biroja aprīkojumu

Lūdzu, nesalaužiet biroja aprīkojumu: kad neinvestētie darbinieki ir negodīgi

Vai esat kādreiz pamanījuši, ka dažiem darbiniekiem, šķiet, nav īsti svarīgi ietaupīt naudu vai rūpēties par uzņēmuma īpašumu tā, it kā tas būtu viņu pašu īpašums?

Kad es biju maza, netālu no dzīvesvietas bija vairākas īres mājas. Viņi vienmēr šķita nolietojušies ar vecām nevēlamām automašīnām priekšpagalmā, kaķiem, kuriem bija vairāki pusvaika kaķēnu komplekti, un salauztām un sasistajām rotaļlietām, kas izkaisītas pa pagalmu.

Mana mamma mums pastāstīja, ka cilvēki, kuri īrēja mājas, bieži vien netika piešķirti vai neuztraucās par to uzturēšanu tikpat labi kā cilvēki, kuriem tās piederēja, jo viņi nebija daudz strādājuši, lai iegūtu īpašumu, un plānoja pāriet citur, tāpēc viņi to nedarīja. Man tiešām ir vienalga, vai viņi aizmeta vietu atkritumos un atstāja to kādam citam tīrīšanai un labošanai pēc viņu aiziešanas. Lai gan es domāju, ka mana mamma varēja būt nedaudz aizspriedumaina, viņai tomēr bija jēga.

Dažreiz šķiet, ka jaunie darbinieki un darbinieki ārpus biroja neievēro piederumus un aprīkojumu. Viņi, šķiet, nav uzņēmumam piederoši, un viņiem ir vienalga, kad kaut kas noiet greizi, jo viņi var aiziet prom un ļaut kādam citam tikt galā ar problēmu. Viņi atsakās uzņemties atbildību par savu neuztraucēšanos, un tas var radīt lielu saspringumu birojā, kā arī maksāt naudu un kavēt darba produktivitāti.

Biroja apmācībai jāaptver pamata aprīkojuma izmantošana

Pamatmācībai par to, kā pareizi lietot biroja aprīkojumu, vajadzētu būt ikviena apmācības sastāvdaļai, un, lai arī šķiet skaidrs, ka visi zina, kā lietot kopētāju, faksa aparātu, skavotāju un tālruni, ieslēgt datoru, nosūtīt dokumentus printeri un failus ievietojiet alfabētiskā secībā, diemžēl tas bieži nenotiek.

Kā būt cienījamam darbiniekam birojā

1. Esiet piesardzīgs un pieklājīgs ar printeri / kopētāju

• Neatstājiet uz kopētāja papīra ar aizvērtu augšdaļu, lai cilvēkiem būtu jānoņem jūsu papīrs, pirms viņi var kopēt savu.
• Neatstājiet augšdaļu atvērtu (putekļi un gruveši var iekļūt un sabojāt spoguļus).
• Neizbaliniet kaut ko un pēc tam mēģiniet kopēt papīru, neļaujot izbalēt.
• Nelaidiet caur iekārtu saburzītas vai skavotas kopijas. Rezultātiem jābūt acīmredzamiem, pirms jūs to pat izmēģināt.
• Neveidojiet iestrēgušu papīru un atstājiet to kādam citam.
• Nelietojiet visu papīru un neievietojiet vairāk.
• Visbeidzot, priekšskatiet to, ko esat iecerējis drukāt, lai jūs netērētu simtiem papīra loksņu, kas var maksāt tikai septiņus centus par gabalu, bet laika gaitā tiek tērēti simtiem dolāru.

2. Glabājiet saspraudes atsevišķi no spiedpogām un nomainiet marķieru vāciņus

Ir iemesls, kāpēc mēs saspraudes turam atsevišķi no tapām un nomainām marķiera vāciņus. Jūs to zinātu, ja pats kādreiz strādātu birojā. Ievietot roku saspraudes kastē un iestrēgt pusducim piespraudīšu nav tik saviļņojoši, kā varētu izklausīties.

Arī tad, kad pavisam jauni marķieri un melnie marķieri, kurus mēs gandrīz katru dienu lietojam, pasliktinās vai asiņo visu, jo esat aizmirsis uzlikt vāciņu vai no sirds mēģinājis to nomainīt, bet negaidījāt, kamēr dzirdat, kā tas noklikšķina vietā katrs mums maksā vismaz 1 USD un padara mūsu darbu daudz grūtāku, nekā tam vajadzētu būt. Starp citu, izmantojot melnu Sharpie, lai izceltu tekstu, ir pretējs efekts, nekā jūs domājāt, un to nevar atsaukt… nopūtieties!

3. Atlieciet lietas tā, kā jūs tās atradāt

Strādājot ar klientiem strauji augošā vidē, mums nav jādomā, kur var slēpties skavotājs vai lentes rullis, vai arī jāsniedzas pēc mūsu pildspalvas, un tā vietā jāatrod virkne ražsie ruļļu. Tālrunim jābūt vērstam pret to, ka lietotājs nav pagriezts pretēji. Kad tastatūra ir otrādi, ir grūti sastādīt numuru. Lūdzu, nomainiet visu tā, kā atradāt, vai vēl labāk, nepieskarieties tam vispār! Nav tā, ka jūs to izmantotu kaut kam produktīvam.

4. Izmantojiet piezīmju lapiņas, kā paredzēts

Līmlapiņas ir paredzētas pagaidu ziņojumiem, nevis kolāžas izveidošanai ap datoru. Līmlapiņas, kas arī ir sava veida dārgas, nevajadzētu izmantot kā aizstājēju labai grāmatvedībai. Lai gan ir lieliski pierakstīt tālruņa numuru uz leju vai atstāt ziņojumu kādam, kurš nāk nākamajā maiņā, piezīmes pēc to izlasīšanas ir jānoņem, nevis jāatstāj nedēļām ilgi, lai nevienam nebūtu ne jausmas, vai viņi ir svarīgi vai nav, un tāpēc vairs nepievērš viņiem nekādu uzmanību, jo ap darbvirsmu tie savācas kā sausas lapas, un neviens nevēlas uzņemties iniciatīvu tos noņemt, ja vien tie varētu būt svarīgi.

5. Cieniet aprīkojumu un cilvēkus, kuri to lieto

Neuzvelciet kopētājus, neizstiepiet tālruņa vadus ap datoriem un neaizķeriet savus kolēģus vai neaizkariet kopējo galda vietu, lai neviens pie tā nevarētu piekļūt vai izmantot neko citu kā jūs. Uzmanīgi nomainiet kopētāja vākus. Nenovietojiet atvērtu kafijas tasi pie datora tastatūras un neatstājiet pilināmus traipus vai vēl sliktāk, lūdzu, sliktu elpu, odekolonu vai taukainas ādas paliekas, it īpaši tālruņa uztvērējus!

6. Nelejupielādējiet lietas uzņēmuma datorā, ja vien tas nav jūsu uzdevums

Ja neesat pamanījis, ir šādas lietas, ko sauc par vīrusiem, kas slēpjas lejupielādēs un atspējo datorus. Iespējams, ka uzņēmumā ir instalēta pretvīrusu programmatūra, taču neviliniet likteni. Ir labi laiku pa laikam pārlūkot vietnes, kad bizness ir lēns un viss jūsu darbs ir paveikts, taču esiet piesardzīgs, lejupielādējot vīrusus, kas var iznīcināt saglabātos datus un padarīt jūsu kolēģus un priekšniekus par jūsu vissliktākajiem ienaidniekiem.

7. Neaizņemiet piederumus no citām nodaļām

Ja koplietojat nodaļas netālu no citiem birojiem, "neaizņemieties" to krājumus un neatdodiet tos vai vēl labāk - neaizņemieties tos vispār. Iegūstiet savu! Labi, mēs visi zinām, ka daži biroji nav tik labi kā citi attiecībā uz krājumu uzturēšanu, taču tāpat kā mājās, ja lietojat pēdējo piena pilienu, nelieciet tukšo kastīti atpakaļ ledusskapī. Ja jums ir jāizmanto kaut kas, kas nav jūsu, vispirms jautājiet, pārliecinieties, vai tas ir kārtībā, un pēc tam nomainiet to ar sava biroja piegādes fondu.

8. Plānojot lielus darbus, ļaujiet kādam to iepriekš zināt

Ja plānojat kopēt 200 bukletus, kas jāapkopo un jāsavāc, jāplāno iepriekš. Pārliecinieties, vai ir pietiekami daudz papīra, lai neizmantotu pēdējo. Pārliecinieties, ka nevienam citam nav jālieto printeris vai kopētājs tajā laikā, kad to lietojat, un izmantojiet kopētāja funkcijas (piemēram, grupēšanu, skavošanu, caurumu štancēšanu), lai jūs nepiespiestu zemniekus kārtot 800 papīra loksnes. un skavojiet tos ar rokām. Kas mūs noved pie devītā numura!

9. Jautājiet, kā lietot biroja aprīkojumu

Ja nezināt, kā izmantot biroja aprīkojumu, uzziniet, kā to darīt, vai lūdziet kādu parādīt. Būtu arī jauki, ja atcerētos, tāpēc nākamreiz netraucēsi citus, kas paši veic savu darbu. Es vienmēr esmu pārsteigts par kādu, kurš jautā, uz kuru pusi papīrs iet šajā "lietā". Ir visu mūsdienu biroja iekārtu diagramma, kas parāda, kur un kādā virzienā jāliek papīrs. Es varētu jums parādīt, "kur to likt", bet mana atbilde jums varētu nepatikt.

10. Pareizam darbam izmantojiet piemērotu aprīkojumu

• Nelietojiet biroja lenti, lai uz krāsotās sienas uzliktu skrejlapu. Tas noplēš krāsu no sienas.
• Nelieciet skavotāju un pēc tam sakaujiet to un salauziet atsperi.
• Nemēģiniet skavot 200 eksemplārus ar skavotāju, kas paredzēts maziem, nevis lieliem darbiem, tas skavotājam darbosies slikti un, visticamāk, atstās nesalocītus asus metāla spieķus, lai sagrieztu tos rokās nākamajai personai, kura apstrādā skavotos dokumentus.

11. Izmantojiet veselo saprātu

Nav nekas nepareizs jautāt kādam, kā kaut ko darīt, bet, ja jūs sagaidāt, ka viņš to izdarīs jūsu vietā, kad viņš ir aizņemts, darot pats savu darbu, nevis pats to pienācīgi darot, tad jūs esat atbildība pret biroju, nevis aktīvs. Ikvienam, neatkarīgi no viņa statusa, daloties un lietojot piederumus, būtu jāzina biroja pamatprasmes un pieklājība. Var šķist dumjš pat pieminēt šīs lietas, kad jāņem vērā daudz svarīgākas lietas, taču, ja birojs darbojas nevainojami, ievērojot aprīkojumu un nelietojot ļaunprātīgi ar piegādēm, var iegūt vairāk naudas un vairāk laika pavadīt citām lietām, piemēram, gada beigām. prēmijas un picu ballītes

Tāpēc nemetiet skavotāju ar iestrēgušajām skavām miskastē un nepārslēdziet to ar sava kolēģa skavotāju, kā jūs to nekad neesat salauzis. Nekopējiet savu muca vai seju uz kopētāja un cieniet, kur notiek lietas, un, kad jūs lūdzat aizņemties lietas, nomainiet lietas pēc iespējas ātrāk, jo, iespējams, skavotājs, lente un šķēres ir nepieciešamas minūtes minūtē nevis kaut ko tādu, bez kā jūs varat iztikt desmit dienas, neaizņemoties kādu citu, kamēr jūs pasūtāt citu, līdz jūsu vecais parādās desmit minūtes pirms jaunā ienākšanas. Atliekot lietas atpakaļ un darot visu, lai lietas būtu tīras un labi uzturētas, būs daudz jāiegulda, lai visiem nodrošinātu laimīgu, produktīvu darba vietu!

Vai esat kādreiz sasniedzis saspraudes turētāju un nācis klajā ar divdesmit pēdu garu ķēdes kaklarotu? Jā, kāds labi izmantoja šos 10 ASV dolārus stundā, lai apgūtu jaunu amatu.

Kas zināja, ka talantam vajadzēja izmantot tādas lietas kā papīra griezēji, skavotāji un caurumu štancētāji?

Lielāko daļu savas pieaugušo dzīves esmu pavadījis, strādājot kāda veida birojā, un pusi no tā esmu pavadījis, strādājot par biroja vadītāju, tāpēc es varētu pastāstīt dažus stāstus. Esmu redzējis papīru, ko izšķiež mežs, letālus ieročus, kas izgatavoti no gumijas lentēm un zīmuļiem, kuri palaisti pie tukšām kastēm, kas sakrautas gar sienu, un pavisam jaunus biroja krēslus, kas mazāk nekā nedēļas laikā sagrauti ar pilnībā saplēstiem krēslu balstiem un atzveltnēm izslēgts. Vai jūs domājāt, ka tas bija guļamzāle vai cilvēki pa kāpnēm?

Nesen papīra griezējs, kuru gandrīz divdesmit gadus izmantojām birojā, tika atrasts saspiests starp kopētāju un papīra smalcinātāju ar norautu rokturi. Tā paša kalibra nomaiņas modelis maksātu 150 USD, taču, veicot dažus taupīgus tiešsaistes salīdzinājumus, mēs varējām sarunāt savu piegādātāju par pienācīgu aizstājēju par 35 USD.

Nepilnu mēnesi pēc jaunā griezēja iegādes es ienācu vienā rītā, lai dzirdētu šausmīgu skaņu, un atradu jaunu darbinieku, kurš mēģināja sagriezt 20 papīra loksnes ar asmeni, kas paredzēts ne vairāk kā piecām vienā reizē !!!

Es pretojos vēlmei kliegt: "Ko, jūsuprāt, jūs darāt?" un tā vietā jautāja: "Vai jūs zināt, ka jums nevajadzētu vienā reizē sagriezt vairāk par piecām lapām, vai ne?"

Darbinieks paskatījās uz mani tukši un turpināja mēģināt sagriezt 20 loksnes, piešķirot griezumam nedaudz vairāk spēka, domājot, ka tas drīzāk atrisinātu problēmu, nevis izveidotu lielāku un iznīcinātu mūsu otro papīra griezēju mazāk nekā divu mēnešu laikā.

"Ca-Runch, Quoosh" atskanēja skaņa, kad asmens iegrieza sešus centimetrus papīros, bet pārējos salocīja un sasmalcināja. mazāk nekā divās sekundēs miskastē mētājas divdesmit sasmalcināta, saliekta un iepriekš iespiesta papīra loksnes, nevis atkritumu tvertne, un tas ir viss, ko es varu darīt, lai nesavilktu sirdi un nenogurtu miris uz nolietotā paklāja.

Neviens biroja vadītājs nevēlas mikropārvaldīt mazus darbus, taču mazas kļūdas laika gaitā var maksāt daudz naudas

Ja jums ir jāpasūta krājumi, jūs zināt, cik tie maksā, un, kad jūs zināt, ka jūsu nodaļa ir paredzēta budžetā un ka darbinieku darba stundas tiks samazinātas un algu paaugstināšana ir atkarīga no jūsu budžeta izpildes, jūs mēdzat būt īpaši piesardzīgs par sīkumiem, kas laika gaitā sastāda daudz naudas, piemēram, vairāk nekā pusi audu izmantošana pavisam jaunā Kleenex kastē, lai notīrītu kafijas noplūdi, ja aiz skapja sēž mops un vecs dvielis, vai saliekt saspraudes dzīvnieku formās vai sadalot tos mazos gabaliņos un atstājot tos gulēt uz darbvirsmas kā vecāka gadagājuma suns, kurš drupina drupatas.

Protams, visi dažreiz izmanto biroja aprīkojumu personīgai lietošanai, piemēram, kopējot recepti, bet, kad krāsu kopētājā izdrukājat 200 lappušu komentāru, viss, ko vēlējāties, bija vienas lapas recepte, bet pirms tās neizskatīja, pirms izdrukājat sarakstu ar vairāk nekā 600 cilvēku komentē to, kā viņi mīl vai varētu uzlabot recepti, tad nepareiza aprīkojuma izmantošana visiem kļūst dārga.

Esmu redzējis, kā darbinieki izmanto biroja šķēres, lai nokasītu suņu kaku no apaviem un atgrieztu šķēres atvilktnē, tos pat nenoslaucot, vai sakošļātu virsotnes no visām pildspalvām vai izsmidzinātu pusi Lizola bundžas vannas istabā. pēc vēja izlaišanas vai izmantojiet piecus pilna izmēra papīra dvieļus, lai nosusinātu rokas, un pusi audu ruļļa, lai noslaucītu viņu dibenu un aizsērētu tualeti, lai tā pārplūst uz grīdas un atstātu to kādam citam sakopt.

Lai gan jūs nevēlaties uzskaitīt minūtes, ko cilvēki pavada tualetē, vai ierobežot tās ar piecām tualetes papīra loksnēm numuram 1 un desmit lielākiem darbiem, nāk brīdis, kad jums jāatgādina cilvēkiem, ka izšķērdēt krājumus ir tieši tāpat slikti kā laika izniekošana, ja ir darāms darbs.

Viss ir labi, par ko rūpējas labi

Ir dažas lietas, kuras ir bīstami atstāt novārtā, piemēram, atstājot telpas sildītāju uz nakti augstu, neatvienojot to no tīkla, vai atstājot kastes griezēju atvērtu un vērstu uz āru un nospiestu pret cietu virsmu. Ir citas lietas, kas ir nepatīkamas, piemēram, melnu pildspalvu atstāšana melnās tastatūras spraugās, lai, kad sākat rakstīt, pildspalva uzlec pie jums un ripinās zem pirkstiem, neļaujot ievadīt piekļuves kodu un liekot sākt no jauna..

Būt labam kolēģim ir līdzīgi kā labam istabas biedram. Ja jūs cienīsit citus un vidi, kurā strādājat, viss izdosies labi, bet, ja savu klātbūtni jūs apgrūtināt dzīvi, tad maz ticams, ka jūs ilgi turēsieties šajā amatā vai jums būs daudz draugu.

Atzīsim, ka mēs visi mocāmies un pieļaujam kļūdas, un tas ir retais darbinieks, kurš neizmanto modernās biroja tehnikas priekšrocības, lai veiktu kādu personisku darbu, ko viņi nevarētu darīt mājās, taču pastāvīga aprīkojuma un kolēģu ļaunprātīga izmantošana nosaka darba vieta ir nelaimīga vieta, kurā daudz strīdas un sūdzas. Ja jūs dodat ieguldījumu nelaimīgā darbavietā, jūs esat daļa no problēmas, kas nav komandas sastāvdaļa, un rūpējoties par piederumiem un cienot citu personisko telpu, lielā mērā tiek izveidota ērta un produktīva darba vide.