Aiz ķeksīša: ko iekšējais audits patiešām var darīt jūsu labā?

Uzziniet, kā padarīt iekšējo revīziju patiesi noderīgu jūsu uzņēmumam - ne tikai izvēles rūtiņu.

Canva

Iekšējais audits nepareizu iemeslu dēļ

Tā kā iekšējā revīzija tagad kļūst par prasību, uzņēmumi dažreiz algo revīzijas darbiniekus tikai tāpēc, lai varētu atzīmēt šo izvēles rūtiņu, bez papildu domām, ko ar viņiem darīt.

Daudzi auditori uzskata, ka viņi tikai atkārto ārējos auditus, un, lai gan tas varētu palīdzēt, kad ārējie auditori ieradīsies apmeklēt, tas tomēr daudz nedod vērtīgu informāciju uzņēmējdarbībai.

Iekšējam auditam jābūt konstruktīvam uzdevumam, kura mērķis ir noteikt, cik lielā mērā vadības sistēma ievēro pašas procedūras un praksi. Iekšējais audits var arī identificēt uzlabojumus biznesa procesos un palīdzēt iekšējā komunikācijā.

Kas ir iekšējais audits?

Lai gan iekšējos auditus parasti veic uzņēmuma darbinieki, ir pieaudzis ārējo speciālistu skaits, kas tiek pieņemti tikai revīzijas nolūkā. Tāpat kā jūs nododat ārpakalpojumam savas juridiskās vai finanšu lomas, varat arī uzticēt ārpakalpojumus revīzijas lomām.

Jūsu iekšējais audits ir vissvarīgākais no visiem auditiem. Tas ļauj uzņēmumam apskatīt savas sistēmas, procedūras un darbības, lai izlemtu, vai tie ir piemēroti biznesam un vai darbinieki tos tiešām ievēro.

Tas nodrošina vadību ar informāciju par to, vai tiek ievēroti viņu kvalitātes standarti, vai sistēma ir tik efektīva un efektīva kā vajadzētu, un vai ir nepieciešami uzlabojumi.

Arī viņi var nodrošināt komunikācijas līniju visā uzņēmumā un būt lielisks motivators.

Kāpēc tiek izmantoti iekšējie auditi?

Iekšējā audita kritēriji parasti ir paša uzņēmuma politika, procedūras un darba instrukcijas.

Iekšējā audita laikā jūs nevēlaties veikt revīziju tieši saskaņā ar konkrētu ārēju standartu, galvenokārt dublējot to, ko darītu trešās puses revidents; tā vietā jūs pārliecināties, ka ikdienas uzdevumos pareizi tiek izmantotas jūsu pašas politikas un procedūras.

Ja uzņēmuma iekšējie dokumenti ir izstrādāti saskaņā ar visām ārējās atbilstības prasībām un atsaucas uz atbilstošajiem standartiem, būtu jāaptver jūsu ārējās prasības. Tomēr izpratne par standartiem un prasībām palīdz nodrošināt pamatu tam, kas dokumentācijā jāiekļauj.

Revīzijas nav jābaidās

Lielākā daļa standartu un kodeksu prasa revīziju. Revīzijas būtu jāuzskata par ieguvumu uzņēmumam, nevis par darbu vai uzlikšanu.

Revīziju izmanto, lai savāktu informāciju, un pēc tam to pārskata un par to ziņo. Šajā ziņojumā bieži tiks apspriesta nepieciešamība uzlabot vai veikt koriģējošas darbības.

Bet revīzija nav raganu medības, lai vainotu atsevišķu darbinieku vai konkrētu uzņēmējdarbības jomu. Revīzijas jāveic pozitīvi un pārredzami. Revidentam vajadzētu likt jums un jūsu darbiniekiem justies ērti un pārliecināti par revīziju, nevis baidīties.

Jūsu auditoram ir jāsadarbojas ar jums, lai pārliecinātos, ka jūsu revīzija darbojas jūsu labā, vienlaikus saglabājot neatkarību un objektīvu attieksmi pret visu atrasto informāciju.

Ko var paveikt laba revīzija

Pārliecinieties, vai tiek ievērotas dokumentētas procedūras
Sniedziet precīzu informāciju par pašreizējo procedūru efektivitāti
Palīdzēt izstrādāt nepārtrauktus uzlabošanas plānus
Nosakiet, kur nepieciešamas izmaiņas procedūrās
Uzlabot izpratni un izpratni par procesa prasībām
Palīdziet samazināt risku
Uzlabot drošību darba vietā
Uzlabot iekšējo komunikāciju
Apstipriniet pozitīvu darba praksi
Sniedziet informāciju, lai palīdzētu palielināt savu produktu vai pakalpojumu pārdošanu
Ļaujiet pieņemt apzinātākus lēmumus, lai palīdzētu jūsu biznesam augt

Iekšējā audita grafiki un darbības jomas

Tā kā mēs esam noskaidrojuši, ka jūs nevēlaties vienkārši atzīmēt izvēles rūtiņu un patiesībā vēlaties izmantot iekšējos auditus lietderīgi, jūsu audita grafikam jābūt balstītam uz jūsu veiktiem riska novērtējumiem.

Kuras jūsu uzņēmējdarbības jomas šobrīd parāda īpašu uzmanību?
Kurās jomās vēlaties saņemt vairāk informācijas par to, kā viņiem patiesībā klājas?

Resursu pārskatīšana

Nosakot revīzijas grafiku, jums jāpārskata arī pieejamie resursi.

Cik revīzijas jūs reāli varat pabeigt gadā?
Cik jums vajadzētu darīt?
Vai jūs spējat veikt pietiekami daudz revīziju, lai justos ērti, atbilstot savām ārējām prasībām, kā arī atrodot patiesībā nepieciešamo informāciju?

Revīzijas tvērums

Tāpat kā jums jānosaka prioritāte, veidojot gada revīzijas grafiku, tā ir arī liela daļa revīzijas jomas izstrādē. Darbības joma nosaka, kas faktiski tiks aplūkots individuālajā auditā. Ņemot vērā revidējamo apgabalu un procesu iespējamo lielumu, ir svarīgi zināt, kur jūsu uzmanība ir nepieciešama visvairāk.

Veidojot revīzijas grafikus un revīzijas apjomus, jums jāņem vērā sekojošais:

Nesen pabeigti riska novērtējumi
Informācija par iespējamo finansiālo, produkta un piegādes ietekmi
Iekšējās kontroles kvalitāte: vai tās ir tik spēcīgas, kā jūs domājat, ka tām vajadzētu būt? Vai tie tiek izmantoti?
Visas saņemtās klientu sūdzības
Pārmaiņu vai stabilitātes pakāpe: vai ir notikusi liela personāla maiņa? Vai tas pats personāls ir bijis nodaļā kopš tā sākuma?
Pēdējās revīzijas uzdevuma rezultāti un uzskaitītās korektīvās darbības: vai pēc tiem visiem ir rīkojies?
Diskusijas ar visu līmeņu darbiniekiem par visām jomām, kurām, viņuprāt, jāpievērš uzmanība
Vai revīzijas pabeigšanai ir nepieciešamas īpašas prasmes vai zināšanas?

Tas ir jūsu audits

Galu galā - neatkarīgi no tā, kurš veic iekšējo auditu, iekšējo personālu vai ārējos darbuzņēmējus - tā ir jūsu revīzija, un jums jāzina, kādu informāciju vēlaties apskatīt.

Revīzijas var būt tik vienkāršas vai sarežģītas, cik vēlaties. Un atcerieties, ka jūs esat vienīgais, kurš patiešām zina, kāda informācija jums ir vērtīga.

Ja vēlaties uzzināt, kāpēc kādai jūsu biznesa jomai vienmēr šķiet labāk nekā citiem, vai kāda ir vispopulārākā diena, kad jūsu darbiniekiem ir brīva diena, iekšējais audits var palīdzēt jums to uzzināt.