Sazinieties ar klientiem rakstiski vai elektroniski - 2. daļa

Ievads:

Lai sazinātos, rakstot un elektroniski, bieži vien ir jāizmanto aprīkojums. Lai veiksmīgi sazinātos, kandidātam jāzina, kā efektīvi darboties ar iesaistīto aprīkojumu. Ja tiek prognozēta kavēšanās, reaģējot uz saziņu, klientam ir jāatjaunina situācija un progress.

Elektroniskā un rakstiskā saziņa var būt riskanta, ja dokumenti nenonāk īstās personas rokās. Ir jānodrošina iepriekš minēto saziņas līdzekļu droša piegāde.

Šī ir 3. līmeņa vienība, kuras kredītvērtība ir 6. Šī vienība ir sadalīta divās daļās, lai atvieglotu izpratni un lai vienā centrā nebūtu pārāk daudz informācijas.

Lai izlasītu šīs vienības pirmo daļu, lūdzu, izmantojiet zemāk esošo saiti:

Nodarbojieties ar klientiem rakstiski vai elektroniski - 1. daļa

123rf.com

4.6. Paskaidrojiet, kā darboties ar iekārtām, kuras izmanto rakstisku vai elektronisku sakaru veidošanai un nosūtīšanai.

Rakstiskas un elektroniskas komunikācijas var veikt dažādos veidos, un dažādu veidu sakariem tiek izmantotas dažādas iekārtas. Lai efektīvi nosūtītu un saņemtu šos sakarus, ir jāzina, kā darboties ar šīm iekārtām.

Rakstiskai saziņai ir nepieciešamas rakstīšanas prasmes, kā arī jāizmanto pareizā pildspalva, papīrs un zīmuļi, kas piemēroti šai saziņai. Ja saziņa tiks izdrukāta un nosūtīta, jāzina, kā lietot printeri. Elektroniskajā saziņā mēs izmantojam vai nu datoru, vai faksa aparātu. Tātad personai, kas sazinās, jāzina, kā vadīt datoru vai klēpjdatoru un faksa aparātu. Faksa materiāli var būt vai nu ar roku rakstīti, vai arī drukāti, un tiem var būt nepieciešams zināt, kā darboties ar faksa aparātu, datoru un printeri.

Lai sagatavotu dokumentus, mums tas ir nepieciešams

• Dators ar tastatūru, peli un monitoru vai klēpjdatoru vai pildspalvu un papīru
• Printeris

Lai nosūtītu mums nepieciešamos dokumentus

• Fakss
• Dators ar tastatūru, peli un monitoru vai klēpjdatoru
• Aploksnes un zīmogi

Darbs ar datoru:

• Nepieciešams dators vai centrālais procesors ar tastatūru, monitoru un peli un pievienotu printeri.
• Datorā jābūt operētājsistēmai, kas mūsu organizācijā ir Windows XP.
• Pirms datora ieslēgšanas jāpārliecinās, vai strāvas vadi ir ideāli piestiprināti CPU aizmugurējā panelī, video kabeļi monitorā un vadi strāvas kontaktligzdā, kā arī, vai pele un tastatūra ir savienoti atbilstošajā vietā ostas.
• Pēc šīs pārbaudes CPU tiek ieslēgta barošanas poga.
• Iekārta pieprasīs lietotājvārdu un paroli, lai pieteiktos sistēmā. Tas katrai organizācijai atšķirsies atkarībā no tā, kā datori ir iestatīti u.
• Uzņēmuma sistēmām vai programmatūrai var būt papildu pieteikšanās resursu un programmatūras izmantošanai, piekļuvei cietajiem diskiem utt.
• Būtu jāzina izmantot tekstu apstrādes programmatūru, Microsoft lietojumprogrammas un citas lietojumprogrammas, kuras organizācija izmanto dokumentu sagatavošanai.

Pēc dokumenta sagatavošanas ir jāzina, kā to pievienot e-pastam un nosūtīt, izmantojot organizācijas piedāvātos e-pasta pakalpojumus, piemēram, Microsoft Outlook, vai drukāt, ja tas jānosūta pa pastu, atkarībā no metodes, kas tiks izmantota nosūtiet paziņojumu.

Dažreiz dokumentu var būt nepieciešams nosūtīt šifrētā veidā uz zibatmiņas diskiem, kompaktdiskiem vai DVD diskiem. Šādās situācijās ir jāzina, kā kopēt failus uz zibatmiņas disku un tos šifrēt, un, ierakstot tos CD vai DVD, jāzina, kā izmantot ierakstīšanas vai rakstīšanas programmatūru.

wikihow.com

Faksa aparāta lietošana:

Faksa aparātus galvenokārt izmanto, ja nav iespēju nosūtīt dokumentus pa e-pastu vai ja organizācijas uzskata, ka saziņa pa e-pastu nav droša, jo konkrētajam dokumentu tipam vai dokumentiem var paiet vairākas dienas, līdz tie tiek piegādāti pa pastu. Lai nosūtītu dokumentus pa faksu, jāzina, kā darboties ar faksa aparātu. Lai darbotos ar faksa aparātu, jums ir nepieciešams faksa numurs, saņēmēja faksa numurs, kasetne vai lente vai toneris atkarībā no faksa aparāta modeļa, nepieciešamie dokumenti, kas jānosūta kopā ar vāka lapu un tukši balti papīri, ja saņemat fakss.

Pirms faksa aparāta izmantošanas ir jāiestata un jākonfigurē. Sākotnēji strāvas padeve un tālruņa līnija ir jāpievieno un jāieslēdz barošana. Tālruņa līnijai jāiet pareizajā kontaktligzdā, ievērojot lietošanas instrukciju. Pārliecinieties, vai ir zvana signāls. Lielākajai daļai organizāciju ir īpašs faksa līnijas tālruņa numurs, tāpēc faksa aparātu var iestatīt uz automātisko atbildēšanu. Pārliecinieties, vai toneris / kasetne / lente ir ievietota un vai papīra teknē vienmēr ir nepieciešamais papīra daudzums faksa saņemšanai.

Uzskaites nolūkā ir labi izveidot faksa apstiprinājuma lapu, kas jums paziņos, vai nosūtīšana ir bijusi veiksmīga vai ir bijušas kļūdas. Tas palīdz nosūtīt konfidenciālus un svarīgus vai likumīgus dokumentus. Bet, ja vienkārši izmantojat faksu vienkāršiem jautājumiem, varat ietaupīt papīru, lai izslēgtu šo funkciju.

Vēl viens noderīgs iestatījums ir galvenes opcija, kurā dokumenta augšpusē būs rinda, kurā būs norādīts faksa avots, kā arī datums, laiks un faksa numurs. Tas būs ļoti noderīgi, lai identificētu sūtītāja datus un, ja nepieciešams, sazinātos ar sūtītāju pa faksu.

Sūtot faksu, pārliecinieties, vai ir ieslēgta barošana, un vienmēr nosūtiet vāka papīru faksam, norādot sūtīto dokumentu detaļas, kas to sūta un kādam nolūkam tas tiek sūtīts. Tas padarīs lietas ļoti skaidras un vienkāršas. Novietojiet dokumentus pareizajā teknē pareizajā vietā un sastādiet numuru, uz kuru vēlaties nosūtīt faksu. Nospiediet sūtīšanas pogu un gaidiet, līdz tiek ieskenēti visi papīri un nosūtīts fakss. Kad process ir pabeigts, faksa aparāts izdrukās apstiprinājuma ziņojumu atkarībā no iestatījumiem.

Ja iekārta ir pareizi iestatīta, papīra padeve ir ievietota un kasetne vai toneris ir gatavs, faksa saņemšana ir ļoti vienkāršs process. Ja faksa aparāts ir iestatīts automātiski saņemt faksus, kad zvana faksa līnija, iekārta automātiski saņem faksu un izdrukā to. Faksa iestatīšana automātiskai atbildēšanai ir ļoti noderīga, lai nepalaistu garām svarīgus dokumentus, kas ienāk jebkurā diennakts laikā.

Printera lietošana:

Lai jūs varētu nosūtīt drukātu dokumentu, izmantojot pasta pakalpojumus vai faksu, vispirms tie ir jāizdrukā. Lai izdrukātu dokumentus, ir nepieciešams printeris, kas pievienots datoram vai tīklam, ar kuru ir savienots dators. Ļoti līdzīgs faksa aparātam, jums jāpārliecinās, vai printeris ir pievienots strāvai un ir ieslēgta barošana. Atkarībā no printera veida, neatkarīgi no tā, vai tā ir tintes vai lāzera strūkla, printeriem būs tintes vai tonera kasetne. Pārliecinieties, vai kasetnes nodalījumā ir tinte vai toneris. Atkarībā no printera veida jums var būt dažādas paplātes dažādiem papīra veidiem un dažāda izmēra papīram. Pārliecinieties, vai ir ievietotas papīra paplātes. Veiciet dažus sākotnējos iestatījumus printerī drukas kvalitātei, divpusējai drukāšanai utt.

Lai izdrukātu dokumentu, izmantojiet izveidotā dokumenta izvēlni Fails un izvēlieties drukāšanas opciju. Parādītajā lodziņā būs opciju vai rekvizītu poga, lai iestatītu drukas iestatījumus. Krāsu izdrukas vajadzības gadījumā var izdarīt ar krāsu printeri. Lai ietaupītu papīru, var veikt divpusēju drukāšanu.

Lai gan visas šīs iekārtas ikdienā tiek izmantotas biroja vidē, enerģijas taupīšanas nolūkos noteikti katru dienu izslēdziet datorus un printerus. Tas arī palīdz aprīkojuma ilgam kalpošanas laikam.

4.7. Paskaidrojiet, cik svarīgi ir informēt klientu, ja, iespējams, kavējas atbilde uz saziņu.

Klientu apkalpošana ir ļoti svarīgs elements katrā organizācijā. Kontakti un attiecības ar klientiem ir ļoti svarīgi, un tie ir nepārtraukti jāuztur, lai organizācija darbotos nevainojami. Klientu informēšana ir ļoti svarīgs uzdevums un daļa no klientu apkalpošanas. Tas palīdzēs izvairīties no tik daudzām problēmām, pārpratumiem un neapmierinātības un lielākoties palīdzēs stiprināt attiecības ar klientiem. Klienti labprāt dzirdēs par problēmu no uzņēmuma vai organizācijas, nevis to uzzinās paši. Tātad proaktīva pieeja ir daudz labāka nekā reaktīva pieeja.

Piemēram (no mana darba viedokļa), ja jūs zināt, ka ir radusies problēma un saņemtajos ieteikumos ir gaidīšanas saraksts, varat piezvanīt klientiem, lai informētu viņus par kavēšanos un kavēšanās iemeslu. dodiet viņiem arī laika periodu, kurā jautājums tiks sakārtots. Jūs varat arī izsūtīt vēstuli, norādot kavēšanās iemeslus un kad tā tiks rīkota. Ja tas netiks izdarīts, klienti atkal zvana, un, saņemot negatīvu atbildi, būs neapmierināti vai meklēs citas organizācijas vai uzņēmumus.

Daloties informācijā ar klientiem par kavēšanos pakalpojumos vai kavēšanos, reaģējot uz saziņu vai pakalpojumiem, klientiem tiks paziņots, ka uzņēmums par viņiem rūpējas. Tas arī liegs klientiem zvanīt uz klientu aprūpi un uztraukties vai sarūgtināt. Tas palīdzēs nostiprināt attiecības ar klientiem. Vienmēr nostādiet sevi klienta pozīcijā un padomājiet, ko jūs būtu gaidījis. Tas pats un ne tikai būs jānodrošina klientiem.

Kad saņemat pieprasījumu no klienta, klients gaida, gaidot, vai viņa pieprasījums tiks izpildīts. Viņi pat varētu domāt, vai viņu lūgums ir sasniedzis tevi. Tāpēc vispirms ir labi apstiprināt saņemšanu un informēt klientu, ka esat saņēmis pieprasījumu un nodarbosities ar to vai strādāsit pie tā. Ja tas ir pieprasījums, kura atrisināšana prasīs kādu laiku, informējiet klientu par progresu. Tas palīdzēs klientam palikt mierā, zinot, ka darbs notiek un ka viņš tiek pieskatīts.

Kad problēma ir atrisināta, pārliecinieties, ka esat piezvanījis klientam un informējis, nevis gaidiet, kamēr klients piezvanīs jums, lai iegūtu informāciju. Tas palīdzēs klientam palikt mierā un kļūt produktīvam, pretējā gadījumā, pēc klienta domām, problēmas joprojām pastāv neatrisinātas.

Klienta informēšana uzlabo klientu apmierinātību. Neatkarīgi no tā, vai tās ir labas vai sliktas ziņas, viņi ir jāinformē, lai viņi zinātu, ka viņus atceras un neignorē.

viseven.com

4.8 Izskaidrojiet riskus, kas saistīti ar rakstisko vai elektronisko sakaru konfidencialitāti.

Visi saziņas veidi nav pilnīgi droši. Visos saziņas veidos ir nepilnības un trūkumi.

Riski, kas saistīti ar rakstiskas saziņas konfidencialitāti:

Jebkura veida rakstiska saziņa tiks saglabāta kā drukāta kopija vai nosūtīta pa pastu. Saziņā var būt konfidenciāla informācija, kuru nepiederošiem cilvēkiem nav atļauts lasīt vai izskatīt.

Ar elektroniskās saziņas konfidencialitāti saistītie riski:

Elektroniskās saziņas formas ietver tālruņus, mobilos telefonus, faksa aparātus un e-pastu.

• Telefoni: sakari, kas notiek pa fiksēto tālruni, nav pilnīgi droši, jo ir gadījumi, kad tālruņa līnijas ir noklausītas. Procesa un procedūru ietvaros telefona kompānijas var uzraudzīt tālruņa zvanus, padarot to atkal par nopietnu konfidencialitātes jautājumu. Ir arī rindas, kurām var būt vairāki paplašinājumi, kur vienas personas sarunu var dzirdēt citi cilvēki, tādējādi pārkāpjot konfidencialitāti.

• Mobilie tālruņi: mobilo tālruņu sakaros tiek izmantoti radioviļņi, kurus var viegli pārtvert. Jebkurus ziņojumus, ko saņem mobilie tālruņi, ja tālrunis nav bloķēts ar paroli, ikviens var redzēt, ja viņi nonāk nepareizu cilvēku rokās. Arī viedtālruņiem ir vieglākas iespējas iestatīt e-pastus un citas funkcijas. Ja šīs viedtālruņa funkcijas nav nodrošinātas ar paroli, tās var izraisīt nopietnas konfidencialitātes problēmas, ja tās nosūta informāciju tādu cilvēku rokās, kuriem nav atļauts piekļūt šai informācijai.

• Faksa aparāti: Kaut arī faksa aparāti ir drošs informācijas sūtīšanas un saņemšanas veids, sūtot informāciju pa faksu, jābūt ļoti uzmanīgam. Ja, sūtot faksu, ievadījāt nepareizu numuru, pat ja viens cipars ir nepareizs, konfidenciāli dati var nonākt nepareizu cilvēku rokās pat pretiniekam juridiskā jautājumā. Tāpēc, pirms nospiežat nosūtīt vai pārsūtīt pogu, vēlreiz jāpārbauda numurs, uz kuru viņi sūta faksu. Uztvērēja galā var būt arī nesankcionēta piekļuve faksa aparātiem. Tāpēc vienmēr ir labi pārbaudīt ar uztvērēju, vai ir īstais laiks nosūtīt faksu un vai saņēmējs ir saņēmis dokumentus rokā. Pat jūsu birojā faksa aparāti ir jāuzglabā tur, kur tiem piekļūt drīkst tikai pilnvarots personāls, jo pretējā gadījumā saņemtos konfidenciālos dokumentus var pieķerties nepareizie cilvēki.

• E-pasts: tāpat kā faksa pārsūtīšanas gadījumā, sazinoties pa e-pastu, jābūt ļoti uzmanīgam. Nepieciešams pārliecināties, ka e-pasta adrese ir ievadīta pareizi, un vēlreiz jāpārbauda, ​​vai tā ir pareiza, pretējā gadījumā e-pasta ziņojumi var nonākt nepareizā adresāta iesūtnē. Ir arī citi draudi, kas saistīti ar saziņu pa e-pastu. E-pastus un to pielikumus var lasīt un redzēt sistēmas administratori un hakeri. Tāpēc sūtot konfidenciālu un konfidenciālu informāciju, jums vajadzētu izvairīties no publisko tīklu izmantošanas un izmantot šifrētas metodes.

Kopumā vienmēr ir labi paziņot klientiem vai visiem saziņas saņēmējiem, ka pastāv rakstiskas un elektroniskas saziņas riski un ka personiskās tikšanās ir labākā metode.

Mūsu organizācija ir izmantojusi pasākumus, lai saglabātu datu drošību, lietojot datortehnoloģijas.

E-pasts

Lai izlasītu šīs vienības pirmo daļu, lūdzu, izmantojiet zemāk esošo saiti:

Sazinieties ar klientu rakstiski vai elektroniski - 1. daļa

Es ceru, ka šī centra informācija jums šķita noderīga. Tas ir tikai atsauces nolūkā. Ja jums ir kādi jautājumi vai vēlaties dalīties pieredzē, lūdzu, dariet to komentāru sadaļā zemāk.

Visu to labāko!