Biroja organizācijas zelta likumi

Organizēts birojs nozīmē organizētu prātu. Lasiet tālāk, lai uzzinātu lieliskus organizatoriskus padomus.

Canva.com

Iespējams, mēs esam samazinājuši apstrādājamā papīra daudzumu, taču tas nav padarījis vieglāku žonglēšanu ar visām konkurējošajām prasībām pēc mūsu laika. Patiesībā tas ir grūtāk, jo "papīra dokumenti" tiek piegādāti tik dažādos formātos. Tomēr, ja vēlaties organizēt savu darbu, joprojām tiek piemēroti zelta likumi.

Darba organizēšanas zelta likumi

1. Apstrādājiet katru papīra lapu, e-pastu vai tālruņa ziņojumu tikai vienu reizi
2. Kad esat to izdarījis, reģistrējiet to pareizā vietā.
3. Kad tas ir pilnībā pabeigts, ievietojiet to atkritumos vai arhivējiet.

Protams, reālajā dzīvē bieži ir grūti sasniegt šos mērķus. Bet tikai mēģinot pieturēties pie noteikumiem, jūs daudz atvieglosiet savu dzīvi.

Zelta likums: rīkojieties ar katru priekšmetu tikai vienu reizi

Kad esat aizņemts, ir vilinoši likt malā rēķinu vai ko citu un teikt, ka jūs "saņemsiet to vēlāk". Realitāte ir tāda, ka jūs to jau skatāties, tāpēc jūs jau esat pārtraucis. Laika ziņā būs efektīvāk kaut ko darīt ar to, nekā to aizvērt vai nolikt.

Es zinu, jūs teiksiet: "bet man ir jādodas uz banku / jāpiedalās internetā / jāiet uz Pasta nodaļu, lai samaksātu šo rēķinu, un es to šobrīd nevaru izdarīt." Es to saprotu - bet ideja ir iet tik tālu, kā jūs varat sasniegt šo mērķi, pat ja tas ir tikai niecīgs solis.

1. variants - veiciet nelielu soli uz priekšu

Pieņemsim, ka jums jāiet uz Pasta nodaļu, lai samaksātu šo rēķinu. Tādā gadījumā ielieciet rēķinu makā, tāpēc, nākamreiz dodoties iepirkties, jūs to nevarat aizmirst. Vai arī, ja jums ir jāpiedalās internetā, ielieciet rēķinu pie datora. Iespējams, ka jums ir kartotēka "darāmās lietas", vai varbūt jūs vienkārši ievietosiet rēķinu virs tastatūras, tāpēc nākamajā reizē, kad piesakāties, to nevarēsit nokavēt. Ja tas ir e-pasts vai ziņojums, pārvietojiet to uz mapi "darīt" vai pievienojiet atgādinājumu.

2. variants - deleģēts

Ja kādam citam kaut kas jādara ar dokumentu, noteikti ir vērts veltīt dažas minūtes, lai nekavējoties piezvanītu vai nosūtītu e-pastu šai personai neatkarīgi no tā, cik aizņemts jūs esat. Tas nozīmē, ka, kamēr jūs esat aizņemts, otra persona jau strādā pie problēmas - tiek panākts progress.

Padoms!

Kad esat pabeidzis dokumentu, neatstājiet to tur, kur to ieguvāt: pierodiet to nekavējoties nolikt vietā un pareizajā vietā.

Ko darīt, ja jums nav "pareizas vietas"

Ja jums nav "pareizas vietas", tad organizējiet kaut ko tūlīt! Jums ir nepieciešama "pareiza vieta" priekšmetiem, ar kuriem esat pabeidzis, un pareiza vieta priekšmetiem, kas jums joprojām ir jārīkojas.

Tas var būt tikpat vienkāršs kā koncertīna fails (liels kartona fails ar vairākām spraugām, vai nu vienu katram alfabēta burtam, vai ar etiķetēm, kuras varat izlemt pats). Pat ja viss, ko jūs varat pārvaldīt, ir kartona kaste ar uzrakstu "rēķini", otra - ar nodokli, pārliecinieties, ka jums kaut kas ir.

Padoms!

Atcerieties, ka dažreiz "pareizā vieta" ir makulatūras tvertne. Jums nav nepieciešams visu paturēt!

Jums nav jāglabā mājsaimniecības rēķini

Ja vien jūs neveicat uzņēmējdarbību no mājām un jums nav jāpieprasa nodokļi, jums nav jāglabā mājsaimniecības rēķini uz visiem laikiem. Elektrības, gāzes un tālruņa rēķinus var izmest, tiklīdz esat saņēmis nākamā mēneša rēķinu, un jūs varat redzēt, ka viņi ir saņēmuši jūsu maksājumu. Vienīgais iemesls, lai saglabātu komunālos maksājumus, ir tas, ja vēlaties uzraudzīt lietojumu, un daudzi piegādātāji tagad var jums sniegt šo informāciju tiešsaistē vai pēc pieprasījuma.

Ja domājat, ka tuvākajā nākotnē varētu vēlēties pieteikties aizdevumam, saglabājiet sešu mēnešu bankas izrakstus, jo banka var iekasēt maksu par to atkārtotu izdrukāšanu jums. Pretējā gadījumā, kad esat pārbaudījis paziņojumu un zināt, ka tas ir pareizs, nav vērts to paturēt, ja vien tas nav nepieciešams taksistam. Tas pats var attiekties uz algas lapiņām - pārbaudiet vietējos nodokļu noteikumus.

Arhivēšana

Kad esat pabeidzis dokumentus, bet tie ir jāsaglabā, visekonomiskākā metode ir aploksnes.

Lielas aploksnes aizņem daudz mazāk vietas nekā kartona mapes vai gredzenveida stiprinājumi, tāpēc tie ir visefektīvākais veids, kā uzglabāt dokumentus, kas jums ir jāglabā, bet reti ir jāaplūko. Viņi arī ir lēti! Aploksnes varat uzglabāt vecā koferī vai dekoratīvā stacionārā kaste.

Kad esat pabeidzis jebkura veida projektu, ielieciet visu aploksnē. Apzīmējiet aploksni ar tēmu un datumu lielos, lielos rakstos, biezā pildspalvā. Piemērs varētu būt pieteikšanās hipotēkai - kad būsiet nokārtojis visus dokumentus, jūs, visticamāk, nekad vairs neizskatīsit dokumentus, vienkārši samaksāsit pa daļām. Tāpēc ielieciet visas advokātu vēstules un bankas dokumentus aploksnē un novietojiet tos drošā vietā.

Lielapjoma mapes aizņem pārāk daudz vietas

Kas par nodokļiem?

Tas pats attiecas uz nodokļiem. Informācija par gada nodokli jums jāglabā vairākus gadus (pārbaudiet vietējās prasības), taču, iespējams, nekad vairs tos neskatīsities, ja vien jūs netiks pārbaudīts. Ielieciet katra gada nodokli atsevišķā aploksnē, iezīmējiet to un nolieciet.

Ievērojot šo kārtību, aktīvo dokumentu glabāšanai nebūs vajadzīgs liels daudzums vietas, kas atvieglos kārtības uzturēšanu un jaunu lietu kartēšanu.

Padoms!

Izveidojiet ieradumu pārskatīt savas lietas katra finanšu gada beigās.

Katra gada beigās notīriet visus dokumentus, kas jums nebūs vajadzīgi jaunajā gadā - vai nu aploksnē tos ievietojiet noliktavā, vai arī ievietojiet atkritumu tvertnē. Dariet to pašu savam datoram.

Dokumentus būs vieglāk iesniegt un atrast, un jūsu "aktīvā" kartotēka neaizņems daudz vietas.

Kārtots!