Kā norīkot darbiniekiem aizņemtu darbu

Darbiniekam var piešķirt ļoti daudz dažādu aizņemtu darbu.

Autors Geralt, Public Domain, izmantojot Pixabay

Dažkārt jums kā vadītājam var būt jāpiešķir aizņemts darbs darbiniekiem. Kas tad īsti ir aizņemts darbs? Būtībā tas ir darbs, kas paredzēts, lai darbinieks būtu aizņemts, un tas, iespējams, tieši neietekmē organizāciju. Tomēr ir veids, kā aizņemts darbs var izrādīties izdevīgs darbiniekam un organizācijai, pat ja tas ir domāts laika aizpildīšanai ar to, kas tiek uzskatīts par bezjēdzīgu darbu.

Šajā rakstā ir apskatīts, kāpēc aizņemts darbs var būt izdevīgs, iespējamās kļūmes un aizņemta darba veidi. Es arī iedzīvojos savā personīgajā pieredzē ar aizņemtu darbu.

Aizņemtā darba plusi

Piešķirot darbiniekam aizņemtu darbu, ir vairākas priekšrocības:

Var atbrīvot jūs citiem, svarīgākiem jautājumiem. Būtībā, ja jums ir jāatstāj viens pats, lai paveiktu kritisku projektu, kurā darbinieks īsti nevar palīdzēt, aizņemtais darbs var viņus novērst, lai jūs varētu paveikt nepieciešamo darbu.
Var uzlabot darbinieka zināšanas vai prasmes. Tā var būt iespēja uzlabot darbinieka spējas, pat ja tā ir elementāra prasme. Darbinieks var pat uzzināt kaut ko jaunu, kas nākotnē varētu nākt par labu organizācijai.
Var tikt atklāta iespējama slēpta problēma vai labāks veids, kā rīkoties. Veicot darbu, darbinieks redz problēmu un pievērš to jūsu uzmanībai, vai arī viņi uzskata, ka ir labāks veids, kā paveikt citu uzdevumu.

Liela apjoma failu organizēšana var būt lielisks aizņemta darba veids, taču tas var būt arī garlaicīgi.

Autors myrfa, publiskais domēns, izmantojot Pixabay

Aizņemtā darba mīnusi

Piešķirot darbiniekam aizņemtu darbu, jums jāņem vērā negatīvi:

Darbinieks var justies nenovērtēts. Ja darbinieks ir iestrēdzis, strādājot gruntīgu darbu, kam nav reāla labuma, viņš var justies kā neizmantots pilnā mērā ar savām spējām. Viņi var zaudēt interesi par savu darbu un tā dēļ pat varētu aiziet.
Tas var parādīt jūsu organizācijai, ka amats var nebūt vajadzīgs. Ja augstākstāvošie darbinieki novēro, ka darbiniekiem tiek piešķirts tikai aizņemts darbs, viņiem var šķist, ka šie amati nav vajadzīgi, un viņi cenšas amatus pārcelt vai likvidēt.
Aizņemtais darbs var beigties ar standarta procedūru. Atkarībā no uzdevuma tas var kļūt par standarta procedūru. Tas varētu būt labi, ja tas izrādās ieguvums, taču tas ļoti labi var būt tikai papildu uzdevums, kam nav nekāda labuma. Cilvēki to turpina darīt tikai tāpēc, ka "tas vienmēr ir darīts šādā veidā".

Aizņemta darba veidi

Tātad, kādu aizņemtu darbu jūs piešķirat savam darbiniekam? Tas viss ir atkarīgs no darbinieka veida, ar kuru jums ir darīšana, un no tā, ko vēlaties paveikt, lai gan tas ir tikai darbs, lai darbinieks būtu aizņemts. Tālāk ir sniegtas dažas augsta līmeņa idejas.

Apmācība. Viens no labākajiem veidiem, kā aizpildīt darbinieka laiku, ir panākt, lai viņš piedalītos kādā apmācībā. Tiešsaistes apmācība, piemēram, izmantojot LinkedIn Learning, var būt lieliska. To var izmantot, lai pilnveidotu esošās prasmes vai jaunas prasmes, ja darbinieks vēlas pāriet citā amatā. Nopietna problēma ir tā, ka darbiniekam var rasties izdegšana, tāpēc izklājiet apmācības, kuras viņi veic.
Sanāksmes. Ļaujiet indivīdam apmeklēt sanāksmes, kuras parasti neapmeklē, pat ja viņiem nav nekādu atsauksmju. Viņi var veikt piezīmes un ziņot par uzzināto. Viņiem var būt pat dažas atsauksmes, kuras citi nebija ņēmuši vērā.
Pētījumi. Ļaujiet darbiniekam izpētīt kaut ko tādu, kas varētu nākt par labu organizācijai nākotnē, vai arī izpētiet neizdevušos projektu, lai uzzinātu, kāds ir viņu viedoklis par iemeslu, kāpēc tas neizdevās.
Organizēt. Nav svarīgi, vai tie ir materiāli noliktavā, kartotēkā vai faili datubāzē. Vienmēr ir jāveic organizācija, ko var paveikt kā aizņemtu darbu.
Jautājiet viņiem idejas. Jūs varat to pagriezt atpakaļ darbiniekam. Pajautājiet viņiem, kādus uzdevumus viņi vēlējās veikt brīvajā laikā, neatkarīgi no tā, cik ārpus kastes tas ir. Tas var būt lielisks veids, kā piepildīt to, ko viņi vēlas, vienlaikus dodot viņiem kaut ko darīt.

Zemāk esošajā tabulā ir norādīti konkrētāki aizņemta darba veidi, ko darbinieks var veikt, ja jums ir nepieciešamas konkrētākas idejas.

Dažādi aizņemta darba veidi

Šie ir tikai daži no aizņemta darba veidiem, ko var piešķirt darbiniekam. Domājot par vairāk, es tos pievienošu sarakstam.

Skenēt dokumentus	Korektūras dokumenti	Konvertējiet PDF failus uz rediģējamiem dokumentiem
Organizācijai piemērojamo aktuālo notikumu izpēte	Organizēt biroja piederumus	Pārraudzīt organizācijas sociālo mediju klātbūtni
Lai reģistrētos, sazinieties ar klientiem	Pārbaudiet kontaktinformāciju	Ēnu citi darbinieki
Apmeklējiet Webinars	Apmeklējiet sapulces citās sadaļās	Auksti zvani
Iztīriet biroju	Uzņemiet koledžas kursu par uzņēmuma laiku	Apmācīt citus darbiniekus

Pieredze ar aizņemtu darbu

Man ir bijusi vairākas pieredzes ar aizņemtu darbu - gan labu, gan sliktu -, ar ko esmu dalījies zemāk.

COVID-19 uzliesmojuma laikā visi darbinieki tika virzīti strādāt mājās. Manam personālam nebija daudz pienākumu veikt mājās, tomēr darbiniekam tā bija lieliska iespēja apmeklēt tiešsaistes apmācības viņu interesējošā jomā. Mēs tikai dažas nedēļas iepriekš runājām par viņu centieniem, tāpēc tas bija lieliska iespēja trenēties šajā apgabalā, pat ja tas neattiecas uz viņu pašreizējo stāvokli.
Darbinieks vairs nevarēja pildīt uzticēto lomu, tāpēc viņu norīkoja citā apgabalā ar primāro pienākumu skenēt dokumentus. Lai gan tā nebija augsta prioritāte un bija nepārprotami aizņemts darbs, darbinieks bija jāapmāca un viņam bija zināmas grūtības to paveikt. Tomēr tas bija viņu darba pienākumu ietvaros un ar laiku viņi izrādījās izauguši par šo lomu. Tas viņiem deva darbu, un galu galā organizācijai bija labums.
Kad es ienācu kā pārzinis jomā, kurā es iepriekš strādāju, daži veiktie darbi bija noteikts process, lai gan tas nebija tad, kad es tajā pēdējo reizi strādāju. Tomēr tas acīmredzot tika paveikts kā aizņemts darbs, lai tikai teiktu, ka kaut kas tiek darīts. Pirmajā dienā es pārtraucu procesu, neskatoties uz darbinieku kairinājumu, kuri būtībā nozīmēja, ka tas vienmēr tika darīts. Tomēr aizņemtā darba pārtraukšana organizāciju negatīvi neietekmēja.

Galu galā pārliecinieties, ka nepārslogojat darbiniekus ar pārāk aizņemtu darbu, ka viņi nevar izpildīt savus ierastos uzticētos pienākumus.

Autors mrkaushikkashish, Public Domain, izmantojot Pixabay

Es labprāt dzirdētu, kādu aizņemtu darbu jūs piešķirat saviem darbiniekiem, lai es viņus varētu iekļaut savā tabulā. Tāpēc, lūdzu, dalieties zemāk esošajos komentāros.