Kā izveidot precīzu projekta grafiku un izmaksu tāmi

Uzziniet, kā veikt labākas projekta aplēses un padarīt tās ātrākas.

Canva

Kāpēc precizitāte ir svarīga

Mēs kā projektu vadītāji bieži esam spiesti ļoti ātri un ar pārāk mazu informāciju izveidot tāmes. Vēl sliktāk, mēs esam spiesti pateikt, ko izpildsponsori vēlas dzirdēt: "Man ir tikai 15 000 USD par šo datu bāzes jaunināšanu. Jūs to varat izdarīt, vai ne? Un tas ir jādara arī divos mēnešos!"

Tomēr, ja mēs sakām jā, un tas vienkārši nav iespējams, tas visu pasliktina. Mēs neizskatāmies ļoti labi divus mēnešus un piecpadsmit tūkstošus dolāru vēlāk, kad atgriezīsimies un prasīsim vēl desmit tūkstošus dolāru un vēl mēnesi. Un tomēr 3 mēneši un 25 000 USD bija labākais, ko kāds varēja darīt, un mēs to jau varējām zināt jau pašā sākumā.

Profesionālā pasaule sagaida sliktas aplēses

Diemžēl daudzas organizācijas ir pieradušas pieņemt zemas aplēses un domāt, ka lielākā daļa projektu pārsniegs budžetu un tiks piegādāti novēloti. Saskaņā ar Projektu vadības institūta datiem 55% no visiem projektiem nesniedz apmierinošus rezultātus. To projektu procentuālais daudzums, kuri savlaicīgi un ar nepietiekamu budžetu sniedz apmierinošus rezultātus, ir daudz mazāks.

Arī projektu vadītāji ir uzskatījuši, ka mēs nevaram veikt reālus aprēķinus vai, pat ja mēs to spētu, mēs to nevaram paveikt mums pieejamā laikā. Un, ja mēs varētu, boss to nevēlētos dzirdēt.

Vienkāršāk sakot, profesionālā pasaule ir sagaidījusi sliktas aplēses.

Kāpēc mums vajadzīgas labas aplēses

Tas nozīmē, ka mēs izskatīsimies patiešām labi, ja spēsim veikt labas aplēses. Tagad es būšu godīgs, tos uzrādīt nebūs viegli. Pārliecināt mūsu priekšniekus, ka mums ir vajadzīga laba informācija un pietiekami daudz laika, lai labi novērtētu, būs izaicinājums. Reālu aprēķinu sniegšana vispirms nozīmēs lielāku projektu budžetu un garāku grafiku - vairāk argumentu. Bet paskatieties, kas notiek no otras puses: mēs sākam savus projektus piegādāt laikā un budžeta ietvaros - vai arī mēs esam pieļāvuši. Un mēs vienīgie to darām.

Tas ir zelta vērtē.

Acu dāma taisnīgumam ir viņas akluma pazīme pret personīgo darba kārtību, statusu, kukuļošanu un citiem elementiem, kas mūs novirza no patiesības.

Ar savu darbu (retušēts), izmantojot Wikimedia Commons

Novēršot aizspriedumus

Novērtējumā neobjektivitāte ir spiediens, kas liek mums nākt klajā ar pārāk zemu vai pārāk augstu novērtējumu. Tāpēc pirmā lieta, kas mums jādara, ir vēlme veikt precīzu aprēķinu. Vienkārši atcerieties, ka projekta beigās vēlaties atskatīties un pateikt: Mana aplēse bija pareiza; mana vadība bija laba, un es piegādāju tieši mērķī.

Faktiski viens no aizspriedumu izpratnes veidiem ir domāt, ka tas ir kaut kas tāds, kas liek jums pastāvīgi atrasties ārpus mērķa. Loka šaušanā sānvējš pūtīs bultiņas no mērķa vēja virzienā. Tas ir neobjektivitāte. Mēs kompensējam aizspriedumus, apzinoties spiedienu un atsakoties ļaut mums mūs izmest.

Šeit ir dažas lietas, kas mūs varētu izmest, un kā rīkoties ar katru no tām:

• Nepieciešamie vai uzliktie budžeti un pieejamo līdzekļu pārskati. Nepieciešamais vai uzliktais budžets ir paziņojums par to, ko projekta sponsori vai pasūtītājs ir gatavi tērēt. Paziņojumā par pieejamajiem līdzekļiem ir norādīts, cik daudz naudas ir budžetā. Skaidri norādiet, ka nevienam no šiem nav nekāda sakara ar tāmi. Vai nu nezināt šo summu, pirms jūs novērtējat (piemēram, neredzīgās dāmas taisnīgums 2. attēlā), vai, ja jūs to zināt, atlieciet to malā. Kad esat veicis reālistisko aprēķinu, varat iesniegt aprēķinātā budžeta un nepieciešamā budžeta salīdzinājumu.
• Vēlēšanās vai aizvainota domāšana. Ja mums patīk mūsu priekšnieks, mēs vēlēsimies iekļaut šo darbu tajā, ko viņš saka, ka var atļauties. Ja mēs domājam, ka mūsu priekšnieks ir nereāls, mēs vēlēsimies pieprasīt divreiz vairāk. Tās ir dabiskas, cilvēciskas draudzības vai aizvainojuma reakcijas. Lūdzu, atlieciet tos malā. Koncentrējieties uz profesionālo lepnumu, kas rodas, veidojot reālistisku, precīzu veicamā darba novērtējumu, tā izmaksas un laiku.
• Vēloties vienkārši izmantot vecās projekta tāmes kopiju. Nekopējiet tikai aprēķinu no cita projekta. Ja jūs to izdarīsit, būs divas kļūdas. Pirmkārt, šī aplēse, iespējams, nav bijusi pareiza. Vienmēr izmantojiet precīzus faktisko izmaksu pārskatus un grafikus, nevis iepriekšējās aplēses. Otrkārt, nav divu līdzīgu projektu. Pat ja jūsu projekts ir ļoti līdzīgs iepriekšējam projektam, koncentrējieties uz atšķirībām, nevis uz līdzībām.
• Novērtēt visu projektu kā tikai vienu lietu. Tas nedarbojas. Precīzas aplēses ir balstītas uz detaļām. Padomājiet, cik maksās katrs projekta gabals un cik ilgs laiks tam būs vajadzīgs. Jūs iegūsiet precīzāku priekšstatu. Turklāt, ja viens vienums ir augsts, bet cits - zems, tas viss tiks līdzsvarots.

Tagad jūs zināt, kā izvairīties no spiediena, kas rada neobjektivitāti. Apskatīsim dažus padomus, kā veikt lielisku tāmi.

Pārāk bieži cilvēki darbā strīdas, neklausoties. Reālu aprēķinu sniegšana mūsu priekšniekiem var būt izaicinājums jūsu korporatīvajā kultūrā.

Tambako Jaguar (CC BY-ND), izmantojot flickr

Padomi, kā izveidot lielisku aplēsi

Šeit ir dažas lietas, ko varat darīt, lai iegūtu lielisku aprēķinu:

• Pārliecinieties, ka zināt, ko projektam vajadzētu nodrošināt. Bez skaidri definētas darbības jomas nav iespējams precīzi novērtēt.
• Dodiet sev tik daudz laika, cik vien iespējams. Pirmie aprēķini ar jaunu metodi notiks lēni. Pēc tam jūs zināt, cik ilgi jums nepieciešams.
• Iegūstiet labu informāciju. Neizlaidiet tikai dažus e-pastus. Atvēliet laiku sarunām ar cilvēkiem, lai izskaidrotu, ko jūs darāt, lai pārliecinātos, ka viņi saprot un pārliecinās, ka viņi domā par to, ko jūs lūdzat, un sniedz jums labu informāciju.
• Vispirms koncentrējieties uz unikālajiem gabaliem. Katram projektam ir daži unikāli elementi. Vispirms rūpīgi novērtējiet tos. Tad jūs varat kopēt no iepriekšējā projekta faktiskā budžeta un grafikiem tām daļām, kuras ir ierastākas.
• Neatstājiet neko. Kad neobjektivitāte ir novērsta, lielākās kļūdas aprēķinos rodas, vienkārši aizmirstot daļu no projekta plāna.

Novērtēšanas process un paņēmieni

Vidēja vai liela izmēra projektā mēs varam izveidot divas aplēses. Pirmais vai agrākais novērtējums tiek veikts pēc tam, kad mums ir skaidrs paziņojums par darbības jomu, bet pirms tas tiek precīzi izstrādāts darba sadalījuma struktūrā. Agrīno novērtējumu var izveidot, salīdzinot ar agrīnajiem projektiem, izmantojot Bucket metodi vai izmantojot sarežģītu (un dārgu) tehniku ​​ar nosaukumu Modified Wide-Band Delphi.

Kad WBS un aktivitāšu saraksts ir pilnīgs, tiek izveidoti ļoti precīzi aprēķini, izmantojot PERT, projekta novērtēšanas un pārskatīšanas tehniku. Saikne starp projekta plānošanas procesu un agrīnu un vēlu novērtēšanu ir pilnīgāk aprakstīta sadaļā Projekta vadības laika un izmaksu novērtēšanas metodes: Pārskats.

Lai kur jūs atrastos projekta plānošanas procesā un izmantotu jebkuru izmantoto novērtēšanas paņēmienu, visas šī raksta metodes novērš neobjektivitāti un padara novērtēšanu viegli lietojamu.

Labas aplēses sastādīšana - ātri

Veicot dažus pirmos aprēķinus, jūs vēlaties iestatīt lietas, lai nākamajā reizē to izdarītu ātrāk. Lūk, kā:

• Organizējiet un glabājiet savus datus. Bieži izmantosiet iepriekšējo projektu faktiskos datus (grafikus un budžetus). Pārliecinieties, ka tas ir viegli pieejams, labi organizēts un, ja iespējams, standarta formātos un meklējams. Ideālā gadījumā tam jābūt tādā formātā, no kura ir viegli nokopēt, piemēram, datu bāzē, izklājlapā vai rediģējamā dokumentā, nevis drukāšanai gatavam dokumentam, piemēram, PDF failam.
• Izveidojiet kontaktu sarakstu. Jūs atradīsit, ka daži cilvēki ir patiešām noderīgi. Viņi saprot vēlamo datu veidu. Daži būs citi projektu vadītāji. Daži būs grāmatveži. Daži būs pārdevēji, kuri labprāt veic ātru aprēķinu, cerot, ka jūs no viņiem iegādāsieties. Izveidojiet kontaktpersonu sarakstu ar cilvēkiem, kuri īpaši labi sniedz jums informāciju par tāmēm, un atzīmējiet viņu kompetences jomas.
• Veidojiet veidnes. Veidojiet savas aprēķinu veidnes, veidlapas un izklājlapas. Tas nākamajā reizē padarīs lietas patiešām ātras. Noteikti notīriet visus datus no pašreizējās tāmes no savas veidnes - jūs nevēlaties, lai tiktu iezagtas kļūdas. Ja izmantojat šīs veidnes, ir ļoti viegli apmācīt citus, lai palīdzētu ātrāk veikt aprēķinus.
• Veidojiet komandu. Ātrākais veids, kā pārbaudīt numurus, ir likt vienai personai lasīt avotu, bet otra pārbauda galīgo dokumentu. Jūs varat arī sadalīt projekta daļas un likt darbiniekiem pašiem aprēķināt savu laiku un izmaksas. Tas ir daudz precīzāk, un tas arī mudina piederēt tāmei, lai viņi mēģinātu izpildīt to, ko viņi teica, ka varētu darīt.

Visbeidzot, kad projekts ir pabeigts, salīdziniet to, kas faktiski notika ar projektu, ar jūsu aprēķinu. Ja jūsu aprēķins bija pareizs, jums bija lielisks process. Ja jūsu aprēķins bija izslēgts - un tas ir labi, dažreiz tā arī būs -, tad iedziļinieties un uzziniet, kāpēc, kā arī atjauniniet veidnes, lai uzlabotu procesu.

Jūs īsā laikā būsiet ātrs un precīzs aprēķinātājs. Nu, nē, tas nav precīzi. Tā ir neobjektīva ažiotāža. Jūs būsiet ātrs, precīzs novērtētājs ļoti drīz un ātrāk, ja pieliksiet visas pūles!