Kā deleģēt

Neizmetiet tikai savu darbu, deleģējiet

Ikvienam, kurš ir jauns vadošā amatā, var būt svarīgi uzzināt, kā efektīvi deleģēt uzdevumus. Deleģēšana ļauj jums attīstīt darbiniekus, paveikt vairāk un padarīt jūsu ievietotās lietas efektīvākas.

Procesa sākumposmā deleģēšana padotajam var būt laikietilpīga, kad jūs tos vadāt un uzraudzāt, taču galu galā jūs ietaupīsit laiku un neapmierinātību, kad iegūsiet aizvien kompetentākus un ieguldītākus darbiniekus, kas var atbrīvot jūs no pienākumiem, kas neprasa jūsu zināšanas.

Pareizi deleģēti uzdevumi var arī motivēt darbiniekus, kavēt garlaicību un uzmundrināt darbiniekus, kuri darbojas slikti. Protams, darbinieki, kuri uzņemas atbildību par uzdevumu vai projektu, tiek vairāk ieguldīti tā iznākumā un, visticamāk, tiks motivēti ar atbildību.

Efektīva deleģēšana tomēr prasa daudz vairāk nekā dempinga darbu citiem. Tas ir process, kas jums prasa:

• rūpīgi jānosaka, kādi uzdevumu veidi būtu jādeleģē
• noteikt, kam jāuzņemas uzdevums
• sekot konsekventi un atbalstoši, lai nodrošinātu viņu panākumus

Kāda veida lietas būtu jādeleģē?

Mācoties deleģēt darbu, vispirms ir jāsaprot, kāda veida lietas jāattiecina uz citiem.

Ir dažādi uzdevumi un uzdevumi, kurus var atbilstoši deleģēt.

• Noteikti tie uzdevumi, kuriem nav nepieciešama vadītāja prasme, vai tie, kuriem nepieciešama vadītāja kompetence, ir tie, kurus var mainīt.
• Ideālā situācijā lietām, kuras vadītājs deleģē darbiniekiem, vajadzētu viņus motivēt vai iemācīt. Tas, ka darbiniekam dod papildu darbu, kas nedod iespēju augt vai mācīties, nav motivējošs. Dažiem darbiniekiem tas nozīmē, ka viņiem ir vajadzīga atbildība par visu uzdevumu, savukārt citiem, kas darbojas citā līmenī, pietiek ar atbildības iegūšanu par vienu projekta aspektu.
• Arī tādu uzdevumu deleģēšana, kas tikai stimulē darbinieku, var būt laba, jo garlaicība var būt postošs spēks darbā.
• Sniedzot uzdevumus, kas ir savstarpēji apmācāmi, ir līdzīgi iemesli, un tas var palīdzēt nodrošināt nevainojamu darba vietu.

Jebkuram citam deleģētam uzdevumam vai uzdevumam jābūt konkrētam tā darbības jomā un tam, ko jūs divi varat izmērīt, lai jūs zinātu, kad tas ir pabeigts un cik veiksmīgi tas tika paveikts. Ideālā gadījumā darbinieks, kurš uzņemas uzdevumu, piekritīs to uzņemties kā atbildību.

Piezīme. Nevajadzētu deleģēt nevienu uzdevumu, kas prasa konfidenciālas informācijas apstrādi vai lēmumus, par kuriem ir atbildīga vadība; piemēram, lietas, kas saistītas ar stratēģisko plānošanu, budžeta uzraudzību, personāla atlasi un novērtēšanu.

Kam uzdevums vai uzdevums būtu jādeleģē?

Nākamais solis, lai uzzinātu, kā deleģēt, ir saprast, kuriem indivīdiem vajadzētu saņemt norīkoto darbu.

• Lai uzdevums vai uzdevums būtu veiksmīgs, personai, kas to uzņemas, jābūt pieejamam laikam, lai to paveiktu. Darbinieka sasmalcināšana ar nepamatotām cerībām nodrošinās projekta neveiksmi un, iespējams, iznīcinās darbinieka morāli.
• Protams, vienlīdz svarīgi ir identificēt darbinieku ar atbilstošām prasmēm un kvalifikāciju darbam. Piemēram, lūgt darbiniekam ar vāju komunikāciju vadīt grupas projektu, iespējams, ir slikta izvēle.
• Kaut arī izvēlēties kādu, kuram ir prasmes, ka atbilstība ir svarīga, ir arī uzdevums, kas izaicina darbinieku sasniegt mazliet vairāk.
• Parasti darbinieks viegli uzņemsies deleģētu pienākumu, ja uzskata, ka vēlas no tā gūt labumu karjeras ziņā, dodot viņiem iespēju parādīt savus talantus, spert soli augšup vai attīstīt pieprasītās prasmes. Tas jāņem vērā, veicot arī atlasi.

Plānošana

Kad esat izlēmis, kuru uzdevumu vai uzdevumu vēlaties deleģēt un kurš darbinieks ir visticamākais kandidāts, ir pienācis laiks sarunāties, lai noteiktu skaidrus mērķus un izveidotu plānu.

Darba vadītājam ir skaidri jāapspriež:

• tieši to, ko viņi prasa darbiniekam uzņemties,
• kāda ir uzdevuma darbības joma,
• kāpēc uzdevums ir kritisks
• ko darbinieks iegūs, uzņemoties šo darbu; vai tas būs attīstīt jaunas prasmes, palielināt atalgojumu vai vienkārši apmierināt viņu interesi par konkrēto jomu?

Lai nodrošinātu veiksmīgu projekta pabeigšanu, kas atbilst jūsu apmierinātībai, ir svarīgi:

• precīzi definēt, kas jāsasniedz
• kas veidos panākumus
• vispārējais izpildes grafiks. Ja darbinieks pēc tam vēlas uzņemties uzdevumu, nākamā procesa fāze būs plānošana.

Efektīva deleģēšana no šī brīža virzīsies uz nākamo plānošanas posmu. Labs, pārdomāts plāns nodrošinās, ka darbinieks zina:

• viņu cerības
• Laika ierobežojumi
• viņu atbildības joma
• savu lomu uzdevumā

Jums abiem jāsastāda plāns, kas nosaka:

• visus nepieciešamos resursus (cilvēkus, aprīkojumu, materiālus utt.), kas nepieciešami uzdevumam
• konkrēti termiņi dažādu projekta posmu pabeigšanai
• kā progresu uzraudzīs jūs, vadītājs.

Lai pārliecinātos, ka jūsu loma ir neuzkrītoša un gaidāma, šajā brīdī ir svarīgi noteikt, kā tiks uzraudzīts progress. Tas var sastāvēt no:

• regulārs rakstisko ziņojumu grafiks
• īsas tikšanās ar mutiskiem atjauninājumiem
• novērojumi
• vai kāda no tām kombinācija

Ir svarīgi arī būt pārliecinātam, ka darbiniekam, kurš uzņemas atbildību par darbu, ir aktīva balss plānošanā. Viņi var nedarīt lietas tā, kā jūs to darītu, bet viņiem ir jābūt zināmai kontrolei par to, kā lietas tiek veiktas, jo viņi būs persona, kas vismaz daļēji atbild par rezultātu. Arī viņi pieņem ne tikai papildu darbu, bet arī atbildību.

Vēl viena svarīga atbildības uzņemšanās ir vajadzīgās pilnvaras piešķiršana. Piemēram, ja darbinieks uzņemas atbildību par grupas vadīšanu uzdevumā, grupai un jebkuram citam saistītajam personālam vajadzētu būt informētam par jauno vadītāja lomu. Visiem citiem iesaistītajiem vadītājiem vajadzētu lūgt viņus atbalstīt un atzīt viņu autoritāti saistītos jautājumos.

Tāpat plānošanas posmā darbiniekam jāsaprot savas autoritātes robežas projektā. Piemēram, ja ir jāiegādājas materiāli, viņiem jāzina, vai visiem pieprasījumiem jānotiek vadītājam, vai viņu vērtējums būs pēdējais vārds.

Darba sākšana

Vadītājs, kurš patiešām zina, kā deleģēt, saprot, ka, tiklīdz plāns ir izveidots, viņu pienākums ir tālu no paveiktā. Tā ir nopietna kļūda, ja darbinieks tiek atbrīvots, nespēj regulāri uzraudzīt vai pēc vajadzības sniegt norādījumus. Galu galā par panākumiem joprojām ir atbildīgais vadītājs, lai gan ikdienas darbs ir norīkotajam darbiniekam.

Kad plāns ir izveidots, pārskatiem un atjauninājumiem jānotiek regulāri un bez traucējumiem. Vadītājs var veikt revīziju, izmantojot plānoto mijiedarbību.

Atkarībā no norīkojuma un darbinieka vadītājs var sniegt:

• iedrošinājums
• atsauksmes
• vispārīgas vadlīnijas
• pēc vajadzības palīdzība problēmu risināšanā

Tomēr norīkotajam darbiniekam vajadzētu virzīties uz jautājumu un risinājumu pārdomāšanu, nevis to nodošanu atpakaļ vadītājam. Vadītājam vajadzētu iejaukties tikai tad, kad viņu loma ir nepieciešama sadarbības iegūšanai, plašāka rakstura jautājumu izstrādāšanai utt. Parasti vadītājam ir jārīkojas kā trenerim un mentoram.

Iesaiņošana

Uzdevuma noslēgumā ir svarīgi atpazīt notikumu. Ja projekts nav veiksmīgs, atbildība būs jāuzņemas vadītājam. Ja uzdevums bija veiksmīgs, kā tas parasti ir, tad par paveikto darbu ir jāatzīst sabiedrība.

Attīstības jomas var noteikt neatkarīgi no kopējā rezultāta. Tie var palīdzēt turpmākajiem uzdevumiem.

Kā minēts iepriekš, deleģēšana var palīdzēt paveikt vairāk darba, bet galu galā tai vajadzētu arī palīdzēt attīstīt un motivēt darbiniekus. Pārvaldniekam ir pienākums:

• veikt atbilstošus uzdevumus
• rūpīgi plānojiet
• regulāri jāuzrauga
• pārliecinieties, ka uzdevums gūst pozitīvu pieredzi

© 2009 Christine Mulberry