Kā formatēt un rakstīt profesionālu biznesa vēstuli

Biznesa vēstule dažiem ir ikdienas rituāls.

Autors Petars Miloševi? (Pašu darbs), CC-BY-SA-3.0, izmantojot Wiki Commons

Biznesa komunikācija ir galvenais, lai vadītu ienesīgu, cienītu uzņēmumu. Biznesa vēstule ir ikdienas rituāls daudziem uzņēmumiem un to darbiniekiem. Biznesa vēstule var noslēgt vai izjaukt biznesa darījumu, un, protams, labi uzrakstīta vēstule var labāk noslēgt darījumu.

Profesionāla biznesa vēstules formāta paraugs. Skaitļi attiecas uz biznesa vēstules galvenajām sastāvdaļām.

Terēze Kopensa, 2012. gads

Lieliskas biznesa vēstules galvenās sastāvdaļas

Lieliskai biznesa vēstulei ir desmit galvenie komponenti:

Sūtītāja adrese
Datums
Saņēmēja adrese
Labs pirmais iespaids (sveiciens)
Rakstīšanas iemesls (burta pamatteksts)
Vēstules beigas
Atsaucoties uz turpmāko kontaktu
Vēstules slēgšana
Korpusi
Rakstāmmašīnu iniciāļi

1. Sūtītāja adrese

Šis komponents bieži tiek iekļauts uzņēmuma veidlapās. Tomēr, ja neizmantojat veidlapas, sūtītāja adrese tiek rādīta kreisajā pusē, attaisnojoties divas collas no lapas augšdaļas. Iekļaujiet tikai ielas adresi, pilsētu un pasta indeksu, kam seko kontakta tālruņa numurs, faksa numurs un e-pasta adrese, ja tāda ir. Jūsu vēstulei atbilstošajam fontam jābūt viegli lasāmam un formālam. Plaši pieņemtais fonts ir Times New Roman, 12. izmērs, kas ir konservatīvs fonts.

2. Datums

Šo komponentu izmanto, lai norādītu vēstules rakstīšanas datumu. Ja vēstules sastādīšana ir prasījusi vairākas dienas, izmantojiet datumu, kurā vēstule tika pabeigta. Rakstot uzņēmumiem Amerikas Savienotajās Valstīs, izmantojiet amerikāņu datuma formātu, kas tiek ievietots mēnesi pirms dienas (2012. gada 12. aprīlis). Datumlīnija jāatstāj pamatota, un tai jābūt vienai rindai zem Sūtītāja adreses.

3. Saņēmēja adrese

Aiz sūtītāja adreses atstājiet vienu tukšu rindu, kam seko saņēmēja adrese, kas arī jāatstāj pamatota. Starptautiskām adresēm pēdējā rindiņā ierakstiet valsts nosaukumu ar lielajiem burtiem. Ja iespējams, jums vajadzētu rakstīt konkrētai personai. Zvaniet uzņēmumam vai runājiet ar uzņēmuma darbiniekiem, ja jums nav personas vārda. Iekļaujiet precīzu personisko nosaukumu, piemēram, kundze, kundze, kungs vai dakteris. Ja rodas šaubas par sievietes vēlmi izvēlēties personīgo titulu, izmantojiet kundzi.

4. Labs pirmais iespaids (sveiciens)

Jūsu pirmais iespaids uz lasītāju būs jūsu vēstules sveiciens. Pārliecinieties, ka personas vārds un uzvārds ir precīzi un pareizi uzrakstīts. Ja nav bijis iespējams atrast personas vārda lietojumu, “Godātais kungs vai kundze:” Ja neesat pārliecināts par personas dzimumu, sveicienā varat izmantot pilnu vārdu. Piemēram, jūs varētu uzrakstīt Dārgais Kriss Viljamss: ja jūs nebūtu pārliecināts par Krisa dzimumu. Nosaukumam jūsu sveicienā jābūt tādam pašam kā vārda saņēmēja adresei. Pēc sveiciena atstājiet vienu tukšu rindu.

5. Uzņēmējdarbības vēstules rakstīšanas iemesls (vēstules pamatteksts)

Biznesa vēstules var rakstīt dažādu iemeslu dēļ, piemēram:

Uzziņa (lai lūgtu informāciju)
Pieprasījums (lūgt kādu kaut ko darīt)
Atvainošanās (lai pateiktu piedošanu)
Sūdzība (sūdzēties par problēmu)

Rakstot izmeklēšanas vēstuli vai lūgumu, jūs varētu sākt savu vēstuli, sakot: “Vai jūs varētu…” vai “Es būtu pateicīgs, ja jūs to darītu…” Sniedzot sliktas ziņas vai atvainojoties, jums vajadzētu būt taktam un pieklājīgam, norādot iemeslu. par problēmu. "Diemžēl mēs nevarēsim apstrādāt jūsu pasūtījumu laikā, jo…" vai "Diemžēl mēs nevarēsim ar jums tikties šobrīd lielo iepriekšējo saistību dēļ."

Rakstot vēstuli, izmantojiet bloka formātu. Nenovietojiet rindkopas, bet veiciet vienu atstarpi. Starp rindkopām atstājiet vienu tukšu atstarpi. Rakstot biznesa vēstuli, ir ļoti svarīgi atcerēties, ka kodolīgums ir galvenais. Pirmajā daļā atveriet draudzīgi un pēc tam rakstiski norādiet savu mērķi. Nākamajā rindkopā jāsniedz informācija, kas pamato rakstīšanas iemeslu. Trešajā daļā var sniegt pamatinformāciju un papildu informāciju.

6. Biznesa vēstules beigšana

Noslēguma rindkopai vajadzētu atkārtot vēstules mērķi un, ja nepieciešams, pieprasīt kāda veida darbību. "Lūdzu, sazinieties ar mums, ja jums ir kādi jautājumi." "Es vēlētos tikties ar jums, kad jums ērtāk, lai tālāk apspriestu šo jautājumu." Kā arī, ja jāpievieno dokumenti, tas jānorāda pēdējā rindkopā. “Lūdzu, atrodiet pievienotu…”

7. Nākotnes kontakta atļaušana

Noslēguma rindkopā vajadzētu atsaukties arī uz turpmākajiem kontaktiem, piemēram, “Es ceru uz tikšanos ar jums nākamajā trešdienā.

8. Vēstules slēgšana

Jūsu vēstules noslēgums ir atkarīgs no jūsu attiecībām ar adresātu. “Patiesi ar cieņu” ir daudz formālāks nekā “Ar cieņu”. Ja lasītājs jums ir labi pazīstams, var izmantot vārdu “Ar laba vēlējumiem”. Pēc attiecīgā aizvēršanas, kam seko komats, atstājiet četras rindas parakstam, pēc tam ierakstiet savu vārdu un amatu.

9. Korpusi

Ja kopā ar burtu ir pievienoti pielikumi, norādiet to, rakstot “Enc.” viena līnija zem aizvēršanas. Ja ir iekļauts vairāku dokumentu skaits, ir lietderīgi katram dokumentam piešķirt nosaukumu.

10. Rakstnieku mašīnraksti

Ja esat sastādījis vēstuli, bet to ir ierakstījis kāds cits vai esat ierakstījis vēstuli kādam citam, mašīnraksta iniciāļi parādās pēc pielikumiem. Ja esat sūtītājs un pats rakstījāt vēstuli, izlaidiet mašīnraksta iniciāļus.

Nesteidzies!

Profesionālās biznesa vēstules seko formālam izklāstam, kas piešķir tiem slīpētu izskatu. Tomēr saturs ir vissvarīgākā iezīme, kas nodrošinās jūsu vēstules mērķa pozitīvu iznākumu. Ir svarīgi, lai jūsu pareizrakstība un gramatika būtu nevainojama. Tāpēc pirms nosūtīšanas divas vai trīs reizes pārbaudiet savu darbu. Pārliecinieties, ka frāzes ir pieklājīgas, taktiskas un atbilstošas. Vadītājiem ir laika ierobežojumi, un viņi, visticamāk, netērē laiku, lasot prozu, kas satricina un prasa pārāk ilgu laiku, lai sasniegtu punktu. Veltiet laiku, lai ievērotu šī raksta vadlīnijas un rūpīgi rediģētu savu kodolīgo saturu, un rezultāts būs profesionāla vēstule.