Kā rīkoties ar darbinieku zādzībām

Kā rīkoties ar darbinieku zādzībām

Autors

Darbinieku zādzība: tā var notikt ar jums

Ja esat mazā uzņēmuma īpašnieks, uzticēties darbiniekiem ir gan nepieciešama, gan riskanta. No vienas puses, jums ir nepieciešami cilvēki, kas var jums palīdzēt visos uzņēmējdarbības aspektos, sākot no mijiedarbības ar klientiem un klientiem, līdz darījumiem ar pārdevējiem, maksājumu veikšanu, grāmatvedības uzskaiti, izdevumu izsekošanu un krājumu plauktiem. Tomēr pat daži darbinieki ar iespaidīgiem CV un atsaucēm var būt negodīgi. Kad šāds darbinieks ir atbildīgs par maksājumu veikšanu, ar uzņēmējdarbību saistītu priekšmetu iegādi un / vai kontu līdzsvarošanu, kārdinājums nosmelt no jūsu biznesa var būt pārāk liels. Daži darbinieki prasmīgi slēpj savu zādzību, bet citi vienkārši iesaistās krāpšanā.

Statistika par darbinieku zādzībām ir pārsteidzoša, ja ne šokējoša.

2011. gadā Nacionālās mazumtirdzniecības federācijas aptauja atklāja, ka zaudējumi, kas radušies darbinieku zādzību, zādzību veikalos, kļūdu dokumentos un piegādātāju krāpšanās rezultātā, sasniedza 34,5 miljardus ASV dolāru jeb 1,41 procentus no mazumtirdzniecības. No šīs summas 43,9% bija attiecināmi uz darbinieku zādzībām, ievērojami vairāk nekā zādzību zaudējumi no veikaliem (35,7%).

Kaut arī dažas darbinieku zādzības var klasificēt kā salīdzinoši mazas (biroja piederumu zagšana, uzņēmuma aprīkojuma izmantošana personīgai lietošanai), nozīmīgāki zaudējumi rodas, ja tiek viltoti laika uzskaites dati, tiek nozagta īpašumtiesību informācija, piemēram, klientu saraksti, un ārstniecības konti un ieraksti, lai iegūtu vairāk naudas. darbinieka kabatā.

Diemžēl šim autoram es atklāju, ka uzticama darbiniece, kas bija bijusi manā advokātu birojā kopš tās atvēršanas dienas, pārmaksāja sevi ar algas rēķina starpniecību un izmantoja biznesa kredītkarti dažādiem personīgiem pirkumiem 5 mēnešu laikā 2019. gadā. Viņa bija mana vienīgā darbiniece, un es biju strādājusi ar viņu, kad gadu iepriekš abi bijām nodarbināti citā uzņēmumā. Šī darbiniece bija atbildīga par klientu uzņemšanu, algu aprēķināšanu (mums diviem), debitoru parādiem, kā arī viņa bija mana sekretāre un advokāte. Viņai bija pieeja gan uzņēmuma kredītkartei, gan uzņēmuma norēķinu kontiem. Darbinieks pēc mana pieprasījuma izveidoja arī mūsu algas pakalpojumus, vietni, reklāmu un mārketingu. Viņa man atkārtoti teica: "Es vēlos, lai jūs varētu koncentrēties uz tiesību praktizēšanu - es parūpēšos par visu pārējo."Šie vārdi atgriezās manī, jo viņas darbinieku zādzība man piecu īsos mēnešos izmaksāja nedaudz vairāk kā 20 000 USD.

Piecas darbinieku zādzības pazīmes

Ko darīt, ja atklājat darbinieku darbinieku zādzību vai ir aizdomas par to

1. Ja vien jūs neaizķerat darbinieku darbībā (skat. 7. punktu zemāk), nekavējoties ziņojiet par aizdomām par zādzību savam cilvēkresursu departamentam, ja jums tāds ir, un saskaņojiet ar nodaļu, ievērojot visas publicētās darbinieku rokasgrāmatas procedūras. Varat arī apspriest šo jautājumu ar savu grāmatvedības nodaļu, ja tāda jums ir.
2. Ja darbiniekam ir piekļuve biznesa kredītkartēm, skaidrai naudai, bankas kontiem, klientu kontiem vai precēm, nekavējoties ierobežojiet vai iesaldējiet piekļuvi. Tas ietver ziņošanu bankām par aizdomām par zādzību un darbinieku atcelšanu kā pilnvarotu parakstītāju vai aģentu visos kontos. Ja iespējams, ierobežojiet darbinieku piekļuvi biznesa telpām un visām vietām, kurās tiek veikts jūsu bizness.
3. Ja jums nav cilvēkresursu nodaļas un / vai jums nav publicētas darbinieku rokasgrāmatas, noorganizējiet trešo personu klātbūtni tālruņa zvanā vai tikšanās laikā ar darbinieku, kas tiek turēts aizdomās par zādzību.
4. Sagatavojieties tālruņa zvanam vai tikšanās ar darbinieku, iegūstot pierādījumus, kas jums ir, vai apstiprina aizdomas par zādzību.
5. Pēc publicētās politikas un procedūru ievērošanas, atkarībā no jūsu pierādījumiem un, ja ir darbinieka rokasgrāmata, nekavējoties atstādiniet darbinieku no darba vai atlaižiet no darba. Šīs sapulces vai tālruņa zvana laikā ieteicams piedalīties trešā persona.
6. Nekavējoties ziņojiet par zādzību policijas pārvaldei.
7. Ja jūs pieķerat darbinieku zādzības laikā, nekavējoties zvaniet policijai, pirms ļaujat darbiniekam aiziet.
8. Nekavējoties ziņojiet klientiem vai klientiem par zādzību, ja darbiniekam ir bijusi piekļuve slepenai informācijai, tostarp, bet ne tikai, sociālās apdrošināšanas numuriem, bankas kontu numuriem un / vai kredītkaršu numuriem.
9. Ja darbiniekam ir izsniegts klēpjdators vai cita pārnēsājama ierīce, kurā tiek glabāta sensitīva klienta vai klienta informācija, nekavējoties nodrošiniet šāda datora vai ierīces (-u) atgriešanu. Jāpieprasa atdot visu uzņēmuma īpašumu, ieskaitot mobilos tālruņus, biedru kartes un citas metodes, ar kurām var veikt uzņēmuma izdevumus (piemēram, degvielas kredītkartes).

Novērsiet darbinieku zādzības savā biznesā

Darbības, kuras varat veikt, lai novērstu vai samazinātu darbinieku zādzību

Darbinieku pieņemšana darbā ir smalka prakse. Varat vēlēties konsultēties ar darba advokātu, lai pārliecinātos, ka jūsu pieņemšanas prakse nav diskriminējoša. Advokāts var arī palīdzēt jums izstrādāt darbinieka rokasgrāmatu, kurā aplūkotas tādas situācijas kā darbinieku zādzība. Konkurences aizliegums var būt ieteicams arī komercnoslēpumu un klientu sarakstu aizsardzībai.

Esiet proaktīvs zaudējumu novēršanā jau no paša sākuma. Tas kopā ar rūpīgu, likumīgu darbinieku pārbaudes praksi var nodrošināt nelielu apdrošināšanu mazā uzņēmuma īpašniekam.

Šeit ir daži soļi, kurus varat veikt, lai novērstu vai samazinātu darbinieku zādzības:

• Pirms darbā pieņemšanas pieprasiet un sazinieties ar vismaz trim potenciāla darbinieka norādītajām profesionālajām atsauksmēm
• Ja darbiniekam būs piekļuve naudai un / vai kontiem, regulāri veiciet revīziju un līdzsvarojiet grāmatas (ne retāk kā reizi mēnesī)
• Paskaidrojiet un lūdziet darbiniekam parakstīt nodarbinātības politikas un procedūras attiecībā uz uzņēmuma kredītkaršu autorizētu izmantošanu un norēķiniem ar uzņēmuma līdzekļiem par visiem ar uzņēmējdarbību saistītiem pirkumiem
• Paskaidrojiet un lūdziet darbiniekam parakstīt nodarbinātības politiku un procedūras, kas aizliedz izmantot uzņēmuma kredītkartes un norēķināties ar uzņēmuma līdzekļiem par personīgiem izdevumiem
• Apsveriet iespēju lūgt advokātu sagatavot izpildāmu nekonkurēšanas līgumu, lai aizsargātu īpašumtiesību klienta sarakstus un uzņēmuma mārketinga stratēģijas
• Apsveriet iespēju pieprasīt iepriekšēju atļauju par visiem ar uzņēmējdarbību saistītiem pirkumiem, kas pārsniedz 100 simtus dolāru vienā darījumā, un par visām situācijām, kad vairāku ar uzņēmējdarbību saistītu darījumu skaits vienā nedēļā pārsniedz trīs
• Apsveriet iespēju pieprasīt katram darbiniekam (nevis pēc pulksteņa) uzskaitīt stundas, kas katru dienu pavadītas darba uzdevumos, ar katra uzdevuma aprakstu
• Ja jūs piekrītat apmaksāt veselības apdrošināšanu vai citus izdevumus (piemēram, mobilā tālruņa pakalpojumus), apsveriet iespēju organizēt tiešo samaksu pakalpojumu sniedzējam, nevis atmaksāt darbiniekam tieši

Ziniet savas tiesības, ja darbinieks no jums ir nozadzis

Autors

Darbinieku zādzība: atņemšana

Mācības, kuras guvu darbinieku zādzību rezultātā, bija sarežģītas. Kopš šīs rakstīšanas dienas jautājums ir krimināltiesvedībā. Es vēl neesmu izlēmis, vai vajāt savu bijušo darbinieku civiltiesā.

Šis mazā uzņēmuma īpašnieks, iespējams, nekad neatgūs man nodarītos zaudējumus. Es noteikti neatgūstu neskaitāmās stundas, kas pavadītas, iesniedzot ziņojumus policijai un FIB, tiekoties ar banku un kredītkaršu iestādēm, sekojot klientiem, lai brīdinātu viņus par zādzību un tiktu galā ar iespējamo klientu slepenās informācijas kompromisu. Šis laiks un tā radītā emocionālā nodeva krietni pārsniedz reālo naudas daudzumu, kas nozagts no mana mazā biznesa.

Kopš atklāju darbinieku zādzību, esmu uzzinājis, ka daudziem citiem draugiem un kolēģiem ir bijušas līdzīgas situācijas. Lai gan es uzskatu, ka pilnīgu profilaksi ir grūti sasniegt, mazie uzņēmumi noteikti var veikt noteiktus pasākumus, lai samazinātu zaudējumu risku.

Cik izplatīta ir darbinieku zādzība?

Runāšana ar svešiniekiem: Kas mums būtu jāzina par cilvēkiem, kurus mēs nezinām

Darbinieku zādzību gadījumā var būt nepieciešama juridiska darbība

Autors

© 2020 Stefānija Māršala