Satura rādītājs:
- Kā novērst sanāksmju laika izšķiešanu
- 9 veidi, kā rīkot efektīvu un produktīvu darba sanāksmi
- 1. Izvēlieties pareizo sapulces norises vietu.
- 2. Saprotiet, kāda veida sanāksme jums būs (un sekojiet līdzi šim mērķim).
- 3. Iepriekš izplatiet darba kārtību.
- 4. Uzaiciniet pareizos cilvēkus.
- 5. Sākumā iestatiet signālu.
- 6. Izvēlieties pareizo telpas konfigurāciju sanāksmei.
- 7. Pārliecinieties, ka esat pienācīgi atpūties un enerģijas pilns.
- 8. Nodrošiniet atbilstošus atspirdzinājumus.
- 9. Iegūstiet papildu praksi, kā vadīt efektīvas sanāksmes, apmeklējot kursus un apmācības programmas.
Kā novērst sanāksmju laika izšķiešanu
Sanāksmes ir viens no visizplatītākajiem veidiem, kā cilvēki savā starpā sazinās darbā. Pareizi rīkojoties, sapulces var mazināt pārpratumus, radīt jaunas idejas, nostiprināt kopīgus komandas mērķus un atrisināt problēmas. Lielākajā daļā organizāciju sanāksmes ir svarīga lēmumu pieņemšanas procesa sastāvdaļa. Bet gudrs līderis arī zina, ka katru reizi, kad viņš sasauc sapulci, viņa darbinieki tiek atņemti darbam, kurā viņi ir pieņemti darbā. Ja sapulces nav pareizi plānotas un izpildītas, cilvēki var būt neapmierināti, uzskatīti par pašsaprotamiem un pārmērīgi noslogotiem.
Dalībniekiem vajadzētu atstāt sapulces justies pilnvarotiem un iedvesmotiem, nevis sajaukt un vilties. Šeit ir daži padomi un ieteikumi, kas palīdzēs jums vadīt efektīvas un patīkamas sanāksmes darba vietā. Rūpīgi plānojot, sapulces beidzas ar to, ka visi jūtas kā kaut kas jēgpilns paveikts.
Efektīvu sanāksmju rīkošana sākas ar pareizās vietas izvēli, kur pulcēties. Noteikti rezervējiet sapulču zāli savlaicīgi, lai tā būtu pieejama, kad jums to vajag.
9 veidi, kā rīkot efektīvu un produktīvu darba sanāksmi
1. Izvēlieties pareizo sapulces norises vietu.
Izvēlieties pareizo sapulces vietu un pārliecinieties, vai esat to rezervējis ar saprātīgu laika rezervi pirms un pēc sapulces, lai pēc tam varētu iekārtot telpu, sasveicināties ar viesiem un atbildēt uz viņu jautājumiem. Izveidojot vietu pirms un pēc sapulces galvenās daļas, jūs izvairīsities no neērtām situācijām, kad cilvēki parādās pirms esat gatavs vai sapulce notiek virsstundu laikā, un jums ir jāsteidzas ārā no telpas, lai grupa ieplānotu pēc tam, kad jūs varētu sākt savlaicīgi.
2. Saprotiet, kāda veida sanāksme jums būs (un sekojiet līdzi šim mērķim).
Vai tā būs sadarbības sanāksme, kurā ikvienam būs paredzēts piedalīties diskusijā, vai tā būs tikšanās, kurā jūs runājat lielāko daļu sarunu? Kopumā ir trīs galvenie sanāksmju veidi, kuru pamatā ir informācijas plūsma.
- Informācijas izplatīšanas sanāksmes: vadītājs iepazīstina ar faktiem, izskaidro jaunu politikas virzienu vai parāda procesu vai procedūru. Dalībniekiem var būt laiks uzdot jautājumus pēc galvenās prezentācijas, taču pārsvarā informācija plūst no augšas uz leju.
- Informācijas vākšanas sanāksmes: vadītājs meklē dalībnieku ieguldījumu un atsauksmes. Piemēram, apakškomiteju priekšsēdētājiem var lūgt sniegt savas grupas secinājumus. Vai varbūt sapulces vadītājam ir vajadzīgas idejas, lai palīdzētu uzlabot ražošanas vai administratīvos procesus, un vēlas darbiniekiem dot iespēju piedāvāt savas idejas. Šāda veida sanāksmē informācijas plūsma notiek no grupas dalībniekiem līdz pat vadītājam.
- Sadarbības sanāksmes: Prāta vētras sesijas, interaktīvas darbnīcas, stratēģiskā plānošana un sanāksmes, kuru mērķis ir radīt idejas problēmas risināšanai vai izstrādāt plānu, kas virzās uz priekšu, pieprasot savstarpēju informācijas plūsmu turp un atpakaļ. Šāda veida sesijās sapulces vadītājs bieži kalpo kā koordinators, kurš uztur lietas vienmērīgu norisi un novirza grupas radošo enerģiju noderīgos risinājumos, kas kalpo visai organizācijai.
3. Iepriekš izplatiet darba kārtību.
Nosūtot darba kārtību visiem sapulces apmeklētājiem pirms laika, cilvēki var pienācīgi sagatavoties savai lomai. Viņi zinās, kādi jautājumi tiek apspriesti, par kurām sadaļām viņi runās un kas vēl būs sanāksmē. Ir vienkārši neprofesionāli un neefektīvi sagaidīt cilvēku parādīšanos sanāksmē, kurai viņi nevar sagatavoties. Jūs organizējat biznesa tikšanos, nevis pārsteiguma ballīti, tāpēc noteikti sniedziet skaidru informāciju.
4. Uzaiciniet pareizos cilvēkus.
Vai jūs kādreiz esat sēdējis sapulcē un domājis, kāpēc jūs tur atradāties uz zemes? Apspriežamie jautājumi neietekmē jūsu nodaļu, jums nav pieredzes vai specializētu zināšanu, kas vajadzīgas, lai piedalītos diskusijā, vai arī jums ir noteikts īss termiņš sava departamenta projektam, un jums vienkārši nav laika rezerves. Jā, diemžēl daži vadītāji plāno tikšanās ar “jo vairāk, jo labāk” domāšanas veidu un tā vietā, lai uzaicinātu tikai tos cilvēkus, kuriem visvairāk nepieciešams apspriest darba kārtības jautājumus, tiek izsūtīts uzaicinājums uz visu pusi un cilvēki no visiem organizācijas nostūriem paredzēts apmeklēt.
Ja vēlaties plānot efektīvu sapulci, izvēloties dalībnieku sarakstu, esiet selektīvs. Viens no veidiem, kā izlemt, vai kādam jāapmeklē sapulce, ir uzdot sev jautājumu, vai personai būs jāpieņem kāds no sapulcē pieņemtajiem lēmumiem. Ja atbilde ir apstiprinoša, iekļaujiet šo personu uzaicināto sarakstā.
Visefektīvākie sapulču plānotāji ir tie, kas savu dalībnieku laiku vērtē tikpat labi, cik savu.
5. Sākumā iestatiet signālu.
Ierodieties agri un organizējiet savus materiālus pirms sapulces sākuma. Uzstādiet un pārbaudiet AV aprīkojumu, pirms dalībnieki sāk ierasties. Līdz brīdim, kad viņi staigā pa sanāksmju zāles durvīm, jums jau bija laiks veikt ātru kopšanas pārbaudi un pēc tam būt gatavam viņus sagaidīt ar draudzīgu smaidu un labvēlīgu sveicienu. Mieriniet savus sapulces dalībniekus un pārliecinieties, ka viņi zina, ka viņu klātbūtne tiek novērtēta --- kad sapulce sākas, viņi, visticamāk, pievērsīs uzmanību un būs iesaistīti notiekošajā.
6. Izvēlieties pareizo telpas konfigurāciju sanāksmei.
Sanākšanas veids (informācijas sniegšana, informācijas iegūšana vai problēmu risināšana) palīdzēs jums izlemt, kā izveidot galdus un krēslus. Piemēram, informācijas sniegšanas sanāksmē, kurā visvairāk runā viena persona - ja ne viss -, būtu piemēroti sakārtot galdu un krēslu klases stilu tā, lai dalībnieki būtu vērsti uz priekšu. Interaktīvākā sanāksmē, piemēram, problēmu risināšanas sanāksmē, kurā vēlaties, lai cilvēki varētu runāt un uzklausīt viens otru, tad pakavs (kvadrāts vai taisnstūris ar sēdekļiem un krēsliem trīs no četrām pusēm) būt piemērots.
7. Pārliecinieties, ka esat pienācīgi atpūties un enerģijas pilns.
Kā sapulces vadītājs jūs nosakāt, kā sapulce notiks. Ja jūs apslāpējat žāvas vai jaucaties pa istabu, piemēram, akumulatori mirst, tad nevarat sagaidīt, ka citi telpā esošie cilvēki paliek saistoši un interesējas par jūsu teikto.
8. Nodrošiniet atbilstošus atspirdzinājumus.
Ja jums ir gara sapulce, kas aizņems lielāko daļu rīta vai pēcpusdienas, pēc iespējas labāk ir nodrošināt kaut kādus vieglus atspirdzinājumus, piemēram, tēju, kafiju, augļus un tējas cepumus, lai palīdzētu cilvēkiem pārplūst. Nodrošiniet vismaz ūdeni. Ja jūs nevarat nodrošināt atspirdzinājumus, sapulces laikā noteikti atpūtieties, lai cilvēki varētu ēst paši savas uzkodas vai paķert kaut ko no kafijas kioska.
9. Iegūstiet papildu praksi, kā vadīt efektīvas sanāksmes, apmeklējot kursus un apmācības programmas.
Šajā rakstā sniegtie padomi un ieteikumi par efektīvas sanāksmes rīkošanu bija iedvesmoti no organizācijas, kas gandrīz 100 gadus māca runas un līdera iemaņas: Toastmasters International. Toastmasters sanāksmē jūs ne tikai iemācīsities nomierināt bailes runāt ar auditoriju, bet arī uzzināt, kā plānot un vadīt sapulci, efektīvi pārvaldīt laiku, tikt galā ar traucējošiem jautājumiem un sniegt nozīmīgas atsauksmes un atbalstu saviem vienaudžiem. Jūs pat uzzināt, kā saglabāt vēsumu un domāt uz kājām, kad viss neizdodas, kā plānots.
Attīstot sapulču un pasākumu plānošanas prasmes kā daļu no jūsu pastāvīgās saistības ar profesionālo attīstību, jūs virzīsities uz panākumiem, virzoties uz priekšu savā karjerā. Kurš gan nemīl darbinieku, kurš var meistarīgi savākt patīkamu, produktīvu tikšanos kopā?
© 2017 Sally Hayes