Kā efektīvāk pārvaldīt e-pastu darbā

Vai nebūtu jauki, ja iesūtne varētu izskatīties kā papīra kaudze labajā pusē, nevis kreisajā pusē? Lūk, kā sākt šķirošanu, izmantojot e-pastu.

Kā efektīvi rīkoties ar e-pastu darbā

Vai jums šķiet, ka darbā saņemat pārāk daudz e-pasta ziņojumu? Vai atverat acis un nopūšaties, atverot savu e-pasta kontu un atrodot simtiem ziņojumu, kas gaida atvēršanu, skenēšanu, dzēšanu vai izskatīšanu?

Dažas dienas šķiet, ka e-pasta uzdevumu apmeklēšana prasa vairāk laika nekā faktiski paveiktais darbs. E-pasts nebija paredzēts, lai padarītu mūsu darba dienas aizņemtākas. E-pasts tika izstrādāts kā veids, kā paātrināt svarīgu ziņojumu piegādi un samazināt lieko papīra atkritumu daudzumu. Bet realitāte ir tāda, ka e-pasta tehnoloģija nav panaceja jūsu biznesa komunikācijas efektivitātes uzlabošanai. Kāpēc? Tā kā tāpat kā visas tehnoloģijas, arī e-pasts ir pilnībā atkarīgs no tā, kā jūs izvēlaties to izmantot savām vajadzībām. Teiciens “atkritumi iekšā, atkritumi ārā” attiecas uz to, kā jūs izmantojat (vai ļaunprātīgi izmantojat) savus darba e-pasta kontus.

Savā grāmatā Pārvaldīt savu e-pastu: domāt ārpus iesūtnes komunikāciju eksperte Kristīna Kavanaga sniedz padomus, kā:

Efektīvi kontrolējiet un filtrējiet to, kas nonāk jūsu iesūtnē

Identificējiet un pārvaldiet niecīgus un mazvērtīgus ziņojumus, kas rada traucējumus jūsu iesūtnē

Izprot un pārvaldi problēmas, ko rada grupas e-pastu nosūtīšana un izplatīšanas saraksti

Grāmata piedāvā arī noderīgus padomus un ieteikumus, kā izvairīties no juridiskām problēmām, ko izraisa neatbilstoša e-pasta izmantošana darba vietā. Šeit ir daži vienkārši atgādinājumi, kas palīdzēs izvairīties no izplatītākajām e-pasta kļūmēm.

1. Vienmēr atcerieties, ka e-pasts ir pastāvīgs ieraksts.

Nav tādas lietas kā dzēsts elektroniskais pasts. Pat ja šķiet, ka e-pasts ir noņemts no jūsu sistēmas, jums nav iespējas zināt, vai saņēmējs ir izdzēsis jūsu ziņojumu. Faktiski, nosūtot e-pastu, vairs nevar zināt, kas ar to notiks. To var pārsūtīt, kopēt vai saglabāt kā ekrāna tveršanu. Darba e-pastu izmantojiet tikai profesionāliem un likumīgiem ziņojumiem. Vienmēr izvairieties no ar darbu saistītās e-pasta ziņojumos ietvert jebkādu informāciju, kuru nevēlaties, lai jūsu uzraugi publiski zinātu vai pārbaudītu.

2. Nekad neatstājiet savu e-pastu bez uzraudzības.

Vienmēr aizsargājiet savu e-pasta kontu ar parolēm un pārliecinieties, ka e-pasta programmas nav atstātas atvērtas klēpjdatorā vai galddatorā. Kavanags atzīmē, ka, ja kāds cits piekļūst jūsu e-pasta kontam, lai jūsu vārdā nosūtītu aizskarošu, potenciāli nelikumīgu vai kaitējošu informāciju, var būt ļoti grūti pierādīt, ka jūs neesat šī ziņojuma autors.

3. Pārskatiet savas organizācijas politikas attiecībā uz e-pasta lietošanu, glabāšanu un uzraudzību darba vietā.

Izmantojiet reklāmkarogus e-pasta ziņojumu beigās, lai informētu lietotājus (gan sūtītājus, gan saņēmējus) par viņu likumīgajām tiesībām un pienākumiem saistībā ar e-pasta pārsūtīšanu. Reklāmkarogus var izmantot, lai paziņotu e-pasta lietotājiem, vai un kā tiks uzraudzīta viņu e-pasta pārsūtīšana. Izraksts no Jūsu e-pasta pārvaldības piedāvā reklāmkaroga teksta paraugu, kas valdības e-pasta tīkla lietotājiem paziņo par privātuma ierobežojumiem:

Nākamreiz, kad sūtīsit vai saņemsit e-pastu no korporācijas vai valdības iestādes, uzmanīgi apskatiet un pārliecinieties, vai viņi savos e-pastos izmanto atklāšanas reklāmkarogu.

Vai šī bezmaksas e-grāmata, ko esat ieguvis, reģistrējoties e-biļetenam, tiešām ir vērts papildu jucekli iesūtnē?

4. Pārtrauciet reģistrēties e-pasta abonementiem, kurus nekad nelasīsit.

Man kādreiz bija papildu e-pasta konts, kas izskatījās gluži kā šis. Es turpināju atlikt darījumus ar e-pastiem, un tāpēc viņi turpināja krāt. Es galu galā nolēmu vienkārši slēgt visu kontu. Es to biju iestatījis, lai lasītu e-biļetenu, plūsmas un citus bezmaksas abonementus, bet man vienkārši nebija laika izlasīt visas bezmaksas e-vēstules, uz kurām biju pierakstījies.

5. Retāk izmantojiet e-pastu.

Kontrolējot ģenerēto e-pasta ziņojumu skaitu, varat kontrolēt saņemto e-pasta ziņojumu daudzumu.

Ja vēlaties samazināt nevēlamā e-pasta un bezjēdzīgās informācijas daudzumu, ņemiet vērā, cik daudz e-pasta ziņojumu sūtāt citiem cilvēkiem. Kavanags atzīmē, ka tas, ko mēs visvairāk mīlam e-pastā, ir arī tas, ko mēs par to visvairāk ienīstam. Viņa saka: "Mēs to mīlam, jo ar vienu taustiņu varam nosūtīt vienu un to pašu ziņojumu daudziem cilvēkiem; mēs to ienīstam, jo saņemam pārāk daudz šo ziņojumu."

Sākot no funkcijas “atbildēt visiem” izmantošanas, nevis laika pavadīšanas, lai izvēlētos piemērotus adresātus, līdz “iedvesmojošu vai smieklīgu” ķēdes vēstuļu pārsūtīšanai, lielākā daļa no mums ir iesaistījušies sliktā e-pasta praksē, kas palēnina mūs un mūsu kolēģus. Mēģiniet pieņemt dažus labus e-pasta paradumus, piemēram:

Saglabājiet savus ziņojumus īsi un precīzi.

Atjauniniet izplatīšanas sarakstus un noņemiet e-pasta adresātus, kuri vairs nav daļa no nodaļas vai aktīvi iesaistīti koplietotā projektā.

Neizmantojiet savas organizācijas izplatīšanas sarakstus, lai reklamētu personiskus projektus vai bērna nākamo līdzekļu vākšanas aktivitāti. Kopīgojiet šāda veida paziņojumus pusdienu telpā vai kopīgā tapu dēlī.

Ko tu domā? Kādas ir jūsu lielākās pet peeves par e-pasta pārvaldīšanu? Dalieties savās domās komentāros.

Atgādinājums: nekļūstiet pārāk paļāvies uz e-pastu!

Neatkarīgi no tā, cik efektīvi jūs pārvaldāt savu e-pastu un atturat to no darba dienas pārņemšanas, dažreiz personīgais tālruņa zvans ir labākais veids, kā risināt situāciju. Bet, ja doma paņemt klausuli un sarunāties ar īstu cilvēku liek nervozēt, atpūsties, jūs esat labā kompānijā. Ir daudzi cilvēki, kuri labprātāk sūta īsziņu vai e-pastu, nekā runā pa tālruni. Tiešsaistes rakstā The Science of Us piedāvā dažus psihologu padomus un atziņas par to, kāpēc daži no mums baidās zvanīt un ko mēs varam darīt, lai pārvarētu šīs bailes.

Psihologi izskaidro jūsu telefona trauksmi un kā to pārvarēt

Bonusa e -pasta adreses padoms: ja viena no lietām, kas jūs tracina par e-pasta lietošanu, ir fakts, ka cilvēkiem ir uz visiem laikiem jāatbild uz jūsu ziņojumiem, iespējams, ir pienācis laiks pārbaudīt jūsu ziņojuma aizmuguri. Vai jūs noslēdzat savu e-pasta ziņojumu ar konkrētu, skaidru aicinājumu uz darbību vai arī jūsu pierakstīšanās ir pārāk nevēlama?

Tā vietā, lai aizvērtu garu ziņojumu: "Ko jūs domājat par šo plānu?" mēģiniet uzdot konkrētāku jautājumu. Jūs varētu mēģināt jautāt: "Kurš no pieciem manis uzskaitītajiem punktiem, jūsuprāt, mums būtu jāīsteno uzreiz?" Jūs uzdodat konkrētu jautājumu, kas attiecas uz jūsu e-pastā izteiktajiem punktiem, un jūs radāt steidzamības izjūtu, uzdodot jautājumus, kuriem priekšmetiem šobrīd ir jāpievērš vislielākā uzmanība.