Kā organizēt savu neorganizēto priekšnieku

Viņi ir priekšnieks par iemeslu (bet vai ne organizatoriskās prasmes)

Palīdzība priekšniekam sakārtoties uzlabos viņa profesionālo tēlu. Palīdziet viņiem to paveikt, neuzrādot parādi.

Megija caur Flickr, CC-BY-SA 2.0, modificējusi FlourishAnyway

Palīdziet savam priekšniekam savest kopā savas lietas

Viņš ir priekšnieks laba iemesla dēļ, taču tas noteikti nav viņa organizatoriskās spējas.

Dažreiz viņš atstāj novārtā galveno informāciju. Viņa birojs ir nevietā ievietotu lietu kalns. Kad jūsu priekšnieks nevar atrast šo svarīgo dokumentu, gaidāmie termiņi var likt birojam justies kā spiediena katlā. Izklausās pazīstami? Ja tā, palīdziet priekšniekam pārvaldīt savu laiku un noteikt prioritātes - vienlaikus ļaujot viņam domāt, ka tā bija viņa ideja.

Kad jūsu priekšnieks kļūst organizētāks, viņš uzlabos savu profesionālo tēlu. Viņš arī vairāk apzināsies, kas ir viņa grafikā, un attīstīs lielāku sava laika vadību. Savukārt jūs varat gūt atlikušos ieguvumus no mazāka stresa un lielākas efektivitātes.

Padomājiet par papildu laiku un piepūli, kas nepieciešama, lai viņu organizētu kā ieguldījumu. Veicot vadību, jūs vienlaikus pārvaldīsit savu karjeras progresu un profesionālo tēlu.

Vai esat gatavs sākt?

Jūs to sapratāt!

Rādīt piemēru. Vispirms pats parādiet stabilas organizatoriskās prasmes.

StartUpStockPhotos, izmantojot Pixabay, bezmaksas domēnu

Vispirms izveidojiet uzticību

Pirms mēģināt kaut ko novērst, jums ir jāpelna tiesības to izdarīt. Tas nozīmē, ka jāveido uzticības pamats.

Vada ar piemēru

Pārliecinieties, ka pats demonstrējat stingras organizatoriskās prasmes, precīzi pielāgojot sistēmu, lai paliktu uz pareizā ceļa. Saglabājiet savu darba vietu kārtīgu. Parādieties uz sagatavotām sanāksmēm. Ievērojiet visus termiņus. Turklāt parādiet savu atjautību, visbiežāk paļaujoties uz informāciju, kas atrodas jūsu rokai (piemēram, galvenie kontakti, bieži pieejamie ziņojumi).

Mēģiniet saprast

Iegūstot priekšnieka uzticību, ieklausieties arī, pievēršot īpašu uzmanību visām jūtām, kas tiek izteiktas. Klausieties pazīmes, kas liecina, ka jūsu priekšnieka sliktās organizatoriskās prasmes viņam rada vilšanos, konfliktus vai pat sekas organizācijā. Piemēri ir nokavēti termiņi vai tikšanās, pazaudēti dokumenti un citu komentāri.

Vispirms novērtējiet situāciju, pirms ķeraties klāt, lai palīdzētu, un jo īpaši izvairieties no tā, lai sniegtu viņam atgriezenisko saiti, kas varētu atspēlēties. (Atcerieties, ka esat informācijas vākšanas režīmā.) Iespējams, ka viņa trakumam ir kāda metode, lai arī tā būtu neefektīva, kas jums ir jāsaprot.

Neatkarīgi no tā, cik jūs aizkaitina viņa paviršība, nekad nepievienojieties nevienam, kurš viņam slikti mute. Jūsu izgaismošana varētu atgriezties pie viņa, un šādi kritiski komentāri ir pretrunā ar jūsu nodomu palīdzēt.

Uzticamas partnerības veidošana ir panākumu atslēga

Parādiet stabilas organizatoriskās prasmes pats, piedaloties sagatavotajās sanāksmēs un kārtojot savu darba vietu. Ieklausieties, kādas sajūtas vai sekas ir saistītas ar priekšnieka sliktajām organizatoriskajām prasmēm.

rdubois vis Flickr, CC-BY-SA 2.0

Sniegt stratēģisko atbalstu

Pārliecinieties, ka gan jūsu loma, gan uzvedība atbalsta jūsu priekšnieka labāko sniegumu, samazinot uzmanību un palielinot viņa efektivitāti.

Izlīdziniet mērķus

Uzziniet, kādi ir jūsu priekšnieka mērķi un kā viņš tiek mērīts uzņēmumā. Pārliecinieties, ka jūsu darbības mērķi ir saistīti ar viņu. Ja uztverat atvienojumu, pasakiet viņam, ka vēlaties meklēt skaidrību par to, kā jūsu mērķi var pilnīgāk atbalstīt viņa un organizācijas mērķus.

Samaziniet pārtraukumus

Pajautājiet viņam, kā viņš dod priekšroku informācijas saņemšanai gan attiecībā uz savu kanālu (piemēram, elektronisko, personiski, tālruni), gan laika izvēli. Daži cilvēki ir "rīta cilvēki" un bauda niršanu tieši savā dienā, turpretī citi lēnām sasilst.

Saprotiet arī to, kā viņš vēlas, lai tiktu novērsti pārtraukumi, un palīdziet viņam izvairīties no nevajadzīgiem. Pētījumi liecina, ka biroja darbinieki tiek pārtraukti vidēji reizi trijās minūtēs. ¹ Ņemot vērā, ka, lai atgrieztos pie sākotnējā uzdevuma, var paiet 23 minūtes, nav brīnums, ka kāds var pabeigt iesākto.

Tā vietā, lai uznāktu, lai uzdotu šo ātro jautājumu - kas bieži vien nav tik ātri, vai ne? - Izmēģiniet šo tehniku. Sagrupējiet vairākus mazāk svarīgus priekšmetus, pēc tam rezervējiet priekšnieka kalendārā 15 minūtes, lai par visiem parūpētos vienā sēdē. Dažas reizes pēc šīs metodes izmantošanas paskaidrojiet viņam, ka jūsu pamatojums ir efektivitāte un traucējumu mazināšana. Apspriediet, kā tas darbojas jums abiem. Jūs varētu uzskatīt, ka tas ir lielisks sarunu iesācējs attiecībā uz efektivitāti.

Padariet labu priekšnieku par organizētu

Esiet kodolīgs komunikācijā un palīdziet savam vadītājam izvairīties no uzmanības novēršanas.

ernestoeslava, izmantojot Pixabay, Free Domain

Lasītāju aptauja

Sazinieties skaidri

Esi īsi

Tā kā laiks ir tik dārgs, saglabājiet gan mutisku, gan rakstisku saziņu kodolīgu. Ja jūsu e-pasta teksts ir garāks par divām rindkopām, apsveriet iespēju saīsināt to vai izmantot citu saziņas veidu.

Izmantojiet “Atbildēt visiem” reti

E-pasta ķēdes var kļūt milzīgas, ja garie darbinieku saraksti turp un atpakaļ, izmantojot “Atbildēt visiem”. Palīdziet priekšniekam pārvaldīt iesūtni, lūdzot precizēt, kādos apstākļos viņš vēlas tikt iekļauts e-pastos. Ja redzat daudz turp un atpakaļ sniegtu atbilžu, sapulce, konferences zvans vai e-pasta balsošanas pogu izmantošana ir piemērotākas vietas jautājuma apspriešanai.

Jūs varētu arī brīvprātīgi būt galvenā projekta kontaktpersona, lai jūsu priekšnieks varētu deleģēt jums jautājumus. Tas palielina jūsu redzamību organizācijā, vienlaikus palīdzot priekšniekam pārvaldīt savas prioritātes.

Veidojiet stipru partnerību ar savu priekšnieku, palīdzot viņai organizēt savu darbu.

Sacha Quester-Séméon caur Flickr, CC-BY-SA 2.0, modificējis FlourishAnyway

Izmantojiet konsekventu marķēšanu

Vienojieties par konsekventu marķēšanu konfidenciālu, nepieciešamu darbību un līdzīgu vienumu e-pasta statusa rindā. Piemēram, statusa rindā pievērsiet uzmanību vienumiem, kuriem nepieciešama īpaša apstrāde (DATAM NEPIECIEŠAMA RĪCĪBA) vai KONFIDENCIĀLI. Apsveriet iespēju izmantot iebūvētos e-pasta sistēmas atgādinājumus, lai palīdzētu noteikt termiņus. Lai iegūtu labākos rezultātus, lūdziet sarunā iekļaut visu komandu, lai visi būtu uz kuģa ar marķēšanas struktūru. Pēc tam pielietojiet to visā departamentā.

Palīdziet savam priekšniekam kopīgot informāciju

Personāla sapulcēs vai citās piemērotās vietās pamudiniet savu priekšnieku dalīties tajā, kas notiek citur uzņēmumā, vienkārši lūdzot viņu. Citādi viņš var aizmirst. Jūs izrādīsities ieinteresēts un ieinteresēts uzņēmumā, vienlaikus palīdzot viņam veikt savu darbu. Tā ir uzvara / uzvara!

Pašreizējie risinājumi, nevis problēmas

Kad jūs uzdodat savam vadītājam problēmu, izvairieties no tā, ka viņš to vienkārši "izmet", cerot, ka viņš to novērsīs. Tā vietā pasniedziet problēmu kopā ar trim risinājumiem. (Tomēr vairāk nekā trīs risinājumi ir milzīgi.)

Vienam risinājumam parasti vajadzētu būt nedarīt neko, jo būsim pret to: kursa saglabāšana ir vienkārša iespēja. Otrais risinājums var būt ideāls vai dārgs. Trešais ir kompromiss vai saprātīgāks risinājums. Tam vajadzētu būt tam, kuru jūs aizstāvat. Esiet gatavs apspriest priekšrocības, trūkumus un finanšu jautājumus, kas saistīti ar katru jūsu piedāvāto risinājumu.

Pārvaldiet savu laiku un palīdziet savam priekšniekam pārvaldīt viņu

Izmantojiet automātiskos sapulču paziņojumus, lai atgādinātu priekšniekam par sapulcēm.

anlebed91, izmantojot Pixabay, bezmaksas domēnu

Laika plānošana

Palīdziet savam priekšniekam laika pārvaldībā, izmantojot šādus padomus:

Izveidojiet un kopīgojiet kalendāru

Palīdziet priekšniekam izveidot kalendāru, kurā viņš var dalīties ar komandu. Atjauniniet to un bieži atsaucieties uz to, ka tuvojas projekti un citi termiņi. Uzdodiet jautājumus, kas atsaucas uz kalendāru (piemēram, "Es redzu, ka priekšsēdētāja ziņojums ir paredzēts nākamnedēļ. Vai jūs vēlētos, lai es jums izvelku numurus, lai mēs varētu sākt strādāt pie tā?") Viņam vajadzētu arī piekļūt sava kalendāra datiem. padotajiem un kalendāriem jābūt saistītiem. To var viegli izdarīt elektroniski.

Kad jums ir svarīgas diskusijas ar savu menedžeri, integrējiet termiņus, statusa pārbaudes datumus un progresa atskaites punktus, lai jūs abi būtu pareizi. Esiet organizēts, vienā piezīmju grāmatiņā saglabājot visas piezīmes par sanāksmēm, kas jums ir ar priekšnieku.

Sekojiet visām svarīgākajām diskusijām, pārbaudot e-pastu par līgumiem, kurus ar viņu noslēdzat. Ievērojiet visas saistības, kas noteiktas laikā, un saukiet savu priekšnieku pie atbildības arī par viņa darbu.

Sapulču vadība

Ja jūsu priekšnieks bieži kavējas uz sapulcēm, piedāvājiet sagatavot darba kārtību. Nosūtiet viņai pa e-pastu ložu punktus vairākas stundas pirms sanāksmes un atgādiniet, kā viņš sanāksmē būs vajadzīgs. Izmantojiet automātiskus atgādinājumus par sapulces paziņojumiem e-pasta sistēmā, lai palīdzētu apmeklētājiem būt savlaicīgiem.

Kopā iekarojiet dezorganizāciju

Veiciet izmaiņas ar nelielu soli un iegūstiet priekšnieka pirkumu, lai jūs abi varētu gūt panākumus.

rawpixel, izmantojot Pixabay, Free Domain

Sadaliet un iekarojiet

Sadaliet un iekarojiet priekšnieka jucekli, izmantojot šādus norādījumus.

Iezīme, fails un veikals

Labi organizētiem cilvēkiem ir mantra: "Vieta visam un visam savā vietā." Izstrādājiet mapi, atkritumu tvertņu vai failu atvilktņu sistēmu, kas darbojas jūsu uzņēmumam. Piemēram, izmantojiet krāsu kodēšanu, pamatojoties uz projekta tipu vai tēmu. Ja nepieciešams, skaidri norādiet datumu, lai vēlāk varētu iztīrīt novecojušos failus.

Vispirms sakārtojiet paši savus failus, pēc tam pieprasiet atļauju rīkoties ar dažiem kopīgajiem failiem (iespējams, ar komandas biedru palīdzību). Kad esat saņēmis komplimentus par jūsu pūlēm, piedāvājiet palīdzēt priekšniekam ar dažiem viņa failiem.

Pieņemiet likumu "Viens pieskāriens"

Kad jaunie priekšmeti nonāk jūsu rakstāmgaldā vai e-pastā, izlemiet tos vienreiz pieskarties, nevis ļaut tiem uzkrāties. Vai nu izlasiet, atbildiet uz to, atbrīvojieties no tā vai novirziet to uz atbilstošu failu. Gūstot panākumus ar šo tehniku, apņemieties dalīties savās mācībās ar priekšnieku.

Jā, izmaiņas ir iespējamas

Kad jūs jūtaties organizēts, jūs jūtaties vairāk kontrolēt savu kalendāru un pasauli.

Jill Clardy, izmantojot Flickr, CC-BY-SA 2.0

Mīkstā pārdošana

Nelielas izmaiņas un pirkšana

Veicot izmaiņas ar nelielu soli un iegūstot viņas pirkumu, ejot, radīsies brīnumi. Jūs varat uzzināt, ka viņš lūdz jūsu kolēģus pieņemt jūsu jaunos efektivitātes paņēmienus.

Neesi visu zinošs

Tā vietā, lai pastāstītu, kā organizēt, mēģiniet pajautāt, vai varat viņam palīdzēt, vai iesakiet, ka "mēs" izmēģinām kaut ko jaunu. Neviens nevēlas, lai viņu izglīto sassy-bikses, pasākums, ja šai personai ir taisnība. Izmēģiniet šos ievadus, iesakot kaut ko jaunu:

• "Kā būtu, ja es jums palīdzētu…"
• "Varu derēt, ka mēs varam izdomāt, kā…"
• "Esmu iemācījies…"
• "Viena lieta, ko esmu atradusi, ir…"
• - Ko jūs domājat, ja…?
• "Vai jums tas noderētu…?"

Iedrošiniet

Tā kā jūsu priekšnieks nav dabiski organizēts, viņam būs nepieciešams jūsu iedrošinājums. Negaidiet pārmaiņas vienā naktī. Mudiniet viņu un sviniet mazus panākumus, un turpiniet strādāt pie tā.

Avoti

¹ Volstrītas žurnāls. "Izklaidēšanās darbavietā: kāpēc jūs nepabeigsit šo rakstu." Pēdējoreiz modificēts 2012. gada 11. decembrī.

© 2013 FlourishAnyway