Satura rādītājs:
Džūlija DeNēna 2012
Interneta laikmetā varētu šķist, ka piezīmju rakstīšana ir izgājusi no modes. Kam jānosūta piezīme, kad varat nosūtīt īsziņu vai uzņemt e-pastu? Bet fakts ir tāds, ka joprojām ir daudz iemeslu, lai to nosūtītu, un, ja vēlaties būt profesionāls, ir jāievēro noteikumi. Lūk, kā to izdarīt pareizi.
Situācijas, kurām nepieciešama piezīme par kopiju
- Dokumentu nosūtīšana pa faksu organizācijām, kurām e-pasta vietā ir nepieciešamas papīra kopijas (medicīnas prakse, valsts iestādes utt.)
- Nosūtot paketi, grāmatu vai dokumentu, kuram nepieciešama piezīme, kurā paskaidroti saņēmēja darbības vienumi
- Privāta ziņa, kuru nav pareizi nosūtīt pa e-pastu
- Informācijas masveida piegāde darba ņēmējiem, kas tiek izplatīta viņu pastkastēs (ja vēl nav izveidota darba mēroga e-pasta sistēma)
Paturiet prātā, ka, pat ja jūs varat nosūtīt informāciju pa e-pastu, neoficiāla piezīmes formāta izmantošana e-pastā ir profesionāls saziņas veids.
Virsraksts
Visas piezīmes sākas ar vārdu "piezīme" vai "memorands". Ja izmantojat Microsoft Word, atrodiet veidni, kas atbilst jūsu uzņēmuma vai organizācijas stilam. Daudzi biroji izmanto galvenes failu, kas ir pielāgots viņu biznesam. Tad augšpusē vēlaties iekļaut vissvarīgāko informāciju, lai lasītājam būtu viegli.
- Kam tas ir
- No kā tas ir
- Datums
- Kas vēl varētu būt saņēmis piezīmi
- Tēmas rindiņa
Džūlija DeNēna 2012
Ķermenis
Pierakstīt piezīmes tekstu ir diezgan vienkārši. Sakiet sakāmo pēc iespējas mazāk vārdos. Ja varat izmantot treknrakstā minētos apakšvirsrakstus un sarakstus, turpiniet to darīt, jo tas lasītājam atvieglos svarīgas informācijas ātru iegūšanu. Izmantojiet tos pašus noteikumus un gramatiku, kādi būtu, ja rakstītu tiešsaistes rakstu. Nelietojiet slenga vārdus, piemēram, "gonna" vai "wanna". Izvairieties no tādiem saīsinājumiem kā "LOL" vai "TTL". Tie ir pārāk neformāli pat neformālai piezīmei.
Izmantojiet pareizrakstības pārbaudi savā Word programmā un pārliecinieties, vai jums nav kļūdu un neērtu frāžu. Ar lielajiem burtiem rakstiet visus nosaukumus un vietas, bet neuzrakstiet lielos burtus virsrakstā (izņemot pirmo vārdu).
Dokumenta beigās parakstieties tāpat kā vēstuli. Pat ja jūs ievietojat informāciju "no" galvenē, ir patīkami to parakstīt. Tā kā lielākā daļa piezīmju ir grūti nokopētas, atstājiet vietu, lai to parakstītu. Ja to nosūtāt e-pastā, tas nav nepieciešams.
Džūlija DeNēna 2012
Dažāda veida piezīmes
- Direktīvas: šis tips dod kolēģiem norādījumus par jaunu darbību, kuru vēlaties, lai viņi seko.
- Atbildes: Šis tips parasti tiek rakstīts darbības vienuma maiņas rezultātā. Ja jūsu direktīvas piezīmē tika paziņots par iknedēļas sapulces laika maiņu, atbildes piezīme varētu būt no kolēģa, kuram ir konflikts.
- Ceļojuma pārskati: Šis tips sniedz kopsavilkuma informāciju par sapulci, komandējumu vai citu uzņēmējdarbību, kas prasa, lai darbinieks ziņotu pārraugam vai lielākai grupai.
- Lauka pārskati: Šis tips parasti ir atbilde uz pārbaudi.
- Kredītrēķini: Šis veids ir ļoti atšķirīgs formāts, jo tas parasti apraksta finanšu informāciju par pakalpojumiem vai precēm. Lai skatītu formātu, skatiet Microsoft Word veidlapas kredītpiezīmēm.
Nepareiza piezīme!
Kā vienmēr…
Paturiet prātā, ka visu norakstīto informāciju nevar atsaukt. Pārliecinieties, vai formulējumos esat piesardzīgs un profesionāls un faktisks, pat ja tas ir neformāls piezīme. Ar praksi arī jūs kļūsiet par piezīmju rakstīšanas ekspertu!