Kā rakstīt labākus biznesa pārskatus un prezentācijas

Uzskatiet pārskatus un prezentācijas par ceļojumu sev un savai auditorijai.

Pixabay (modificējusi Katrīna Džordano)

Biznesā mūs bieži aicina rakstīt ziņojumu vai piezīmi vai uzstāties ar prezentāciju. Šeit ir daži padomi, kas palīdzēs jums būt efektīvākam komunikatoram.

Iedomāsimies šo uzdevumu kā ceļojumu. Ir lietas, kas jādara ceļojuma sākumā, lietas, kas jādara, lai padarītu ceļojumu vieglāku un patīkamāku, un lietas, kas jādara ceļojuma beigās.

Padomi prezentācijām no sākuma līdz beigām

1. Sāciet ar kontūru
2. Ievietojiet pirmās lietas
3. Pārejiet no liela attēla uz detaļām
4. Izpildiet secinājumus ar atbalstiem
5. Sākt pa vidu ir labi
6. Izmantojiet vienkāršo angļu valodu
7. Esiet kodolīgs un tiešs
8. Nelietojiet ļaunprātīgi izmantot Power Point
9. Pārliecinieties, vai formatēšana darbojas labi
10. Padariet White Space par savu draugu
11. Rakstiet savai auditorijai
12. Saistiet to visu kopā ar kopsavilkumu
13. Paveic savu mērķi

Sāciet labu sākumu ar plānošanu un organizēšanu.

Pixabay (modificējusi Katrīna Džordano)

Sākot Ceļojumu

Pirms došanās ceļojumā, iespējams, vēlēsities apkopot informāciju, piemēram, izpētīt transporta un izmitināšanas iespējas un iegūt brošūras galamērķim. Līdzīgi biznesa pārskata vai prezentācijas sagatavošanas pirmais posms ir informācijas apkopošana un sakārtošana par faktiem un datiem, kurus vēlaties iekļaut.

Šeit ir daži padomi, kas palīdzēs jums sākt darbu.

1. Sāciet ar kontūru

Uzskaitiet visus punktus, kurus vēlaties izdarīt savā pārskatā, piezīmē vai prezentācijā. Grupējiet tos tēmu jomās. Izlemiet, kuri punkti ir jūsu secinājumi un kuri ir jūsu pierādījumi.

Šī ir jūsu ceļa karte. Kartē savu maršrutu - kā jūs nokļūsiet no sākuma līdz noslēgumam. Ejot, iespējams, atradīsit labāku maršrutu, tāpēc, progresējot, nekautrējieties veikt izmaiņas.

2. Ievietojiet pirmās lietas pirmajā vietā

Ja plānojat ceļojumu, vispirms ir jāzina dažas lietas, pirms varat turpināt. Piemēram, jūs neizlemtu, kādu apģērbu iesaiņot, pirms izlemjat par galamērķi.

Tāpat ziņojumā jūsu punkti ir jāsniedz pareizā secībā. Sāciet apspriest kādu punktu, pirms neesat iepazīstinājis ar visu informāciju, kas auditorijai būs nepieciešama, lai saprastu šo punktu.

Ja izmantosiet tehnisku terminu, kas jūsu auditorijai, iespējams, nav pazīstams, jums tas jādefinē, pirms to ievietojat ziņojumā vai prezentācijā.

3. Pārejiet no Big Picture uz Details

Ja jūs atrastos ceļa braucienā, jūs sāktu ar starpvalstu starpniecību, tad pārietu uz valsts ceļiem un visbeidzot nonāktu pilsētas ielās vai zemes ceļos.

Rakstot ziņojumu, jūs vēlaties sākt ar kopainu - galvenajiem jautājumiem, vissvarīgākajiem jautājumiem. No turienes jūs pāriet uz detaļām un mazāk svarīgiem punktiem.

4. Izpildiet secinājumus ar atbalstiem

Šeit būs noderīga jūsu kontūra.

Katra rindkopa jāsāk ar secinājumu. Pēc tam jūs sniegsiet pierādījumus, kas apstiprina šo secinājumu. Katrā secinājumā jābūt diviem vai trim apstiprinošiem apgalvojumiem.

Ja jums ir garš apstiprinošo paziņojumu saraksts, jums ir jāpārdomā kontūra. Varbūt jūs mēģināt sabojāt divus vai trīs dažādus secinājumus vienā secinājumā. Mēģiniet pārgrupēt punktus divos vai pat trīs virsrakstos, nevis tos visus ievietot vienā pozīcijā.

5. Sāciet sākt pa vidu

Ceļojot, jūs nevarat sākt ceļojuma vidū. Par laimi, rakstot, ir labi sākt pa vidu.

Dažreiz mums ir rakstnieku bloks. Mēs vienkārši nevaram atrast pareizo veidu, kā sākt. Kad tas notiks, apskatiet savu kontūru. Atrodiet sev visērtāko daļu. Uzrakstiet šo daļu. Kad tas būs izdarīts, pārējie bieži plūst viegli.

Lai iegūtu pareizu plūsmu, vēlāk varat pārkārtot atskaites vai prezentācijas daļas.

Ejiet pirmās klases. Vienmēr rakstiet ar stilu.

Pixabay (modificējusi Katrīna Džordano)

Ceļošana stilā

Ceļojumā vienmēr ir patīkami ceļot stilīgi - ja to varat atļauties.

Par laimi, rakstīšana ar stilu nemaksā papildus. Jums vienmēr jāraksta ar stilu, jo tas, kā jūs rakstāt vai runājat, var būt tikpat svarīgs kā jūsu teiktais.

Šeit ir daži padomi, kā rakstīt un iepazīstināt ar stilu.

6. Izmantojiet vienkāršo angļu valodu

Aizmirstiet vārdus un žargonu. Jūs, iespējams, mēģināt izklausīties kā iekšējs vai mēģināt ieskaidrot auditoriju, bet jūs varat izklausīties vienkārši pompozs.

Izmantojiet parastu, visiem saprotamu valodu. Veikt pēc iespējas vairāk sarunu toni. Šis padoms ir paredzēts ne tikai prezentācijām, bet arī rakstiskiem ziņojumiem un piezīmēm.

7. Esi lakonisks un tiešs

Atstāj to vienkāršu. Sniedziet secinājumu un apstiprinošos apgalvojumus un pēc tam dodieties tālāk. Nevajag atkārtoties. Neaizpildiet prezentāciju. Nepārslogojiet to ar trikiem.

Ja izmantojat diagrammas vai tabulas, ierobežojiet informācijas daudzumu katrā no tām tikai ar vissvarīgākajām lietām.

• Centieties, lai diagrammā būtu tikai viena līdz trīs kolonnas - maksimums jābūt piecām. Atlikušos datus vienmēr varat norādīt citā diagrammā vai tabulā.
• Lasītājam vai skatītājam vajadzētu būt iespējai vienā mirklī uzņemt diagrammu vai tabulu. Detalizētas tabulas varat sniegt pārskata pielikumā vai atsevišķā izdales materiālā.

8. Nelietojiet ļaunprātīgi izmantot Power Point

Tas, ka programmatūrai Power Point ir pievienots daudz zvanu un svilpu, nenozīmē, ka visi tie ir jāizmanto vienā prezentācijā. Jūs nevēlaties apžilbināt savu auditoriju; vēlaties viņus informēt.

Slaidi ir minimāli. Dažreiz pietiek ar vienu vārdu vai īsu teikumu. Slaida mērķis ir darboties kā norāde uz punktu, kuru vēlaties izdarīt, un koncentrēt auditorijas uzmanību uz tēmu.

• Jūs nevēlaties, lai cilvēki, kamēr jūs runājat, lasa jūsu slaidus.
• Turklāt, ja slaidā ir daudz teksta, teksts kļūst pārāk mazs, lai to redzētu istabas aizmugurē esošie.

Ja vajadzīgā punkta izpildei nepieciešami divi vai trīs slaidi, atkārtojiet galveni katrā slaidā. Atkārtojot galveni, auditorija zina, ka jūs joprojām domājat to pašu. Piemēram, pieņemsim, ka es vēlos ziņot par pārdošanas rādītāju sarakstu divpadsmit galvenajiem tirgiem. Mana galvene ir “Pārdošanas skaitļi”, un es atkārtotu šo galveni katram slaidam, katrā slaidā norādot tikai trīs vai četrus tirgus.

9. Pārliecinieties, vai formatēšana darbojas labi

Neļaujiet slaidiem izskatīties “pārāk aizņemtiem”. Ja vēlaties izmantot attēlus vai specefektus, tos minimizējiet.

Izlemiet par formatēšanas shēmu un konsekventi izmantojiet visu pārskatu vai prezentāciju. Jūsu pēdējā pārskatā jāiekļauj formāta pārbaude.

• Izmantojiet tikai vienu fontu. Ja maināt fonta lielumu, esiet konsekvents. Piemēram, galvene var būt ar lielāku fontu. Ja tā, pārbaudiet, vai katrai galvenei esat lietojis vienāda lieluma fontu.
• Vai izmantojat ievilkumus vai aizzīmes? Ja tā, pārbaudiet, vai šis formāts tiek izmantots vienādi un vai ievilkto atstarpju skaits ir vienāds.
• Vai jūs izmantojat īpašos efektus programmā PowerPoint? Ja tā, izvēlieties tikai vienu specefektu un izmantojiet to konsekventi. Piemēram, atbalsta paziņojumi var tikt ievietoti, bet ne galvenes vai secinājumi.

Ja izmantojat kontūras formātu, nepārsniedziet divus līmeņus. Ja jūs to izdarīsit, jūsu teksts būs tik tālu pa labi, ka izskatīsies, ka tas drīz nokritīs no lapas.

10. Padariet White Space par savu draugu

Blīvas teksta lapas nav lasītājiem draudzīgas. Baltās vietas ir kā mazās atpūtas vietas šosejas malā.

Saglabājiet īsus punktus. Saglabājiet savas diagrammas īsas. Izmantojiet ievilkumus, lai secinājumus pamatotu ar apgalvojumiem.

Jums jānovirza auditorija uz galamērķi.

Pixabay (modificējusi Katrīna Džordano)

Nokļūšana līdz galamērķim

Jūs esat gandrīz klāt - Vēl tikai dažas pieturas, un ceļojums ir pabeigts.

Šeit ir daži padomi “laimīgai piezemēšanai”.

11. Rakstiet savai auditorijai

Vai jūs rakstījāt savai auditorijai? Vai jūs apsvērāt to, ko viņi jau zina un ko vēlas zināt? Vai jūs pievērsāties kādam nepareizam priekšstatam, kas viņiem varētu būt? Vai jūs viņiem sakāt informāciju, kuru viņi labprāt dzirdēs, vai arī viņi gribēs jūs atspēkot?

Pārskatiet tekstu, paturot prātā šos jautājumus, un pēc vajadzības veiciet izmaiņas. Jūs vēlaties paredzēt jautājumus un iebildumus un atbildēt uz tiem ziņojuma laikā vai prezentācijas laikā.

12. Saistiet to visu kopā ar kopsavilkumu

Kopsavilkums nav vieta, kur atkārtot ziņojuma vai prezentācijas galvenajā daļā parādītos datus. Tā ir vieta, kur stāstu pārstāstīt. Tā ir vieta, kur to visu sasiet.

Rakstiskā prezentācijā kopsavilkums parasti ir pirms teksta. Prezentācijā tas nonāks beigās. Tas ir apkopojums.

Izvairieties no skaitļu izmantošanas kopsavilkumā. Tā vietā ziņojiet par skaitļu nozīmi. Rezultāti un apspriediet jūsu sniegtās informācijas sekas.

Fakti nav jāsniedz tādā pašā secībā, kādā izmantojāt ziņojumam. Tas ir rehash, nevis summēšana. Miniet faktus secībā, kas vislabāk stāsta. Novērsiet tangenciālo vai nesvarīgo informāciju.

Izmantojiet kopsavilkumu, lai izskaidrotu jebkādas pretrunas datos. Ja nevarat izskaidrot pretrunas datos, neesat gatavs iesniegt ziņojumu vai uzstāties. Strādājiet ar datiem, līdz atrodat atbildes.

13. Paveic savu mērķi

Kur jūs vēlaties, lai jūsu lasītāji un klausītāji aiziet? Vai jūsu mērķis ir atbalstīt darbības virzienu? Vai vēlaties, lai jūsu auditorija nonāktu pie noteikta secinājuma?

Iespējams, pirms mērķa rakstīšanas esat uzstādījis savu mērķi, taču dažreiz mērķis nav skaidrs, kamēr neesat strādājis ar datiem. Kad esat pabeidzis savu pirmo melnrakstu, pārskatiet savu darbu un rediģējiet, lai pārliecinātos, ka sasniedzat savu mērķi.

Padomājiet par sevi, ka paņemat auditoriju aiz rokas un soli pa solim vedat tur, kur vēlaties. Kad esat nonācis pie galīgajiem secinājumiem vai ieteikumiem, vēlaties, lai auditorija pamāj ar galvu jā, jā, jā. Jūs tos esat atveduši tieši tur, kur vēlaties.

Jūs stāstāt stāstu, nevis izšļakstāt kaudzi datu. Publikai vajadzētu būt iespējai redzēt, kā visi stāsta gabali sader kopā. Tāpat kā stāsta sižets, katra informācija noved pie beigām.

Iepazīstinot ar katru jaunu faktu, parādiet, kā tas saskan ar citiem iepriekš sniegtajiem faktiem.

Laiks svinēt lielisku darbu.

Pixabay (modificējusi Katrīna Džordano)

Izbaudiet ceļojumu

Ja esat ievērojis iepriekš minēto padomu, jūs jutīsieties pārliecināti, iesniedzot ziņojumu vai piezīmi vai sniedzot prezentāciju. Tikpat svarīgi, ka jūsu auditorija būs laimīga.

Tātad tagad jums var būt tas mai-tai pludmalē. Jūs to esat nopelnījis.

© 2016 Katrīna Džordano

Es priecājos par jūsu jautājumiem un komentāriem.

Katrīna Džordano (autore) no Orlando Floridas 2016. gada 12. septembrī:

Paldies Lerijam Rankinam. Es priecājos, ka jums patika.

Lerijs Rankins no Oklahomas 2016. gada 12. septembrī:

Brīnišķīga procesa analīze.

Katrīna Džordano (autore) no Orlando Floridas 2016. gada 25. augustā:

teahes12345 Ir tik lieliski, ka skolotājs man saka, ka mana eseja par labāku ziņojumu un prezentāciju rakstīšanu (īpaši Power Point) ir noderīga. Daļa, kas man patīk vislabāk, ir daļa no tā, kā aplūkot ziņojumu vai prezentāciju kā ceļojumu un kā rakstnieku / vadītāju kā ceļvedi, kas auditoriju noved pie secinājuma.

Dianna Mendez 2016. gada 25. augustā:

Es atklāju, ka jūsu padomi par Powerpoint ir lieliski. Šī ir informācija, ko es studentiem sniedzu prezentācijām, un tā palīdz norādīt svarīgākos. Jūsu raksts sniedz lasītājiem vērtīgu informāciju, kas novedīs pie panākumiem.

Katrīna Džordano (autore) no Orlando Floridas 2016. gada 21. augustā:

Odrija Hovita: Lielie vārdi, ka paziņojāt man, ka jums patīk prasmes, kuras mācīju šajā rakstā.

Katrīna Džordano (autore) no Orlando Floridas 2016. gada 21. augustā:

heidithorne: Liels paldies par izrādīto atzinību. Es priecājos, ka viens no maniem padomiem šķita noderīgs.

Odrija Hovita no Kalifornijas 2016. gada 21. augustā:

Kāds informatīvs raksts - efektīvās biznesa prezentācijās ir lielas prasmes -

Heidija Torna no Čikāgas apgabala 2016. gada 21. augustā:

Daži lieliski padomi par PowerPoint slaidiem un atstarpi. Dalīšanās šeit HP!

Katrīna Džordano (autore) no Orlando Floridas 2016. gada 21. augustā:

ChitrangadaSharan: Paldies par komentāru. Šķiet, ka jūs jau zināt to lielāko daļu, bet es ceru, ka jūs paņēmāt padomu vai divus. Kā jūs sakāt, labu ziņojumu un prezentāciju rakstīšana ir svarīga biznesa prasme.

Čitrangada Šarana no Ņūdeli, Indijas, 2016. gada 21. augustā:

Biznesa prezentācija ir prasme, kas piemīt daudziem profesionāļiem, bet citi to apgūst, izmantojot pieredzi.

Jūs ļoti labi izskaidrojāt, kā rakstīt labākus ziņojumus un prezentācijas. Tiešām iespaidīgi.

Esmu pārliecināts, ka tas palīdzēs daudziem iesaistītajiem speciālistiem.

Paldies par dalīšanos!

Katrīna Džordano (autore) no Orlando Floridas 2016. gada 21. augustā:

FlourishAnyway: Es piekrītu. Pārāk aizņemtas PowerPoint prezentācijas ir vairāk kaitinošas nekā informatīvas. Runātāja pienākums ir aizpildīt detaļas. Teksts programmā PowerPoint ir paredzēts tikai, lai pievērstu skatītāja uzmanību tēmai. Attēli jāizmanto tikai tad, ja tie kaut ko pievieno prezentācijai, ne tikai tāpēc, lai būtu bildes. Paldies par komentāru.

FlourishAnyway no ASV 2016. gada 21. augustā:

Šeit ir lieliski padomi biznesa ziņojumiem un prezentācijām. Viena no manām mājdzīvnieku pīķēm ir iesprūdis PowerPoint slaids, kas ir tik aizņemts, ka auditorijas uzmanība tiek pievērsta lasīšanai, nevis klausīšanai. Runātājam nav īsti iemesla.