Satura rādītājs:
- Kas ir politika un procedūra?
- Ko iekļaut politikā un procedūrā
- Kā noformēt politiku un procedūru
- Labākais fonts, ko izmantot politikai un procedūrām
- Formatēšana, kas izmantota iepriekšminētās politikas un procedūru piemērā
- Padomi attiecībā uz politiku un procedūru
- Politikas un procedūras izmantošanas plusi
- Politikas un procedūras izmantošanas mīnusi
Šis ir ceļvedis, kā uzrakstīt politiku un procedūras savai darba vietai.
Deivids Livermors
Kas ir politika un procedūra?
Kas tad ir politika un procedūra? Vienkārši sakot, tas ir soli pa solim, kā kaut ko darīt savā organizācijā. Tas varētu būt kaut kas vispārīgs, piemēram, tas, ko sagaida no visiem darbiniekiem, vai tas, kā izpildīt konkrētu darba uzdevumu. Jebkurā gadījumā politika un procedūra var likt šīm domām uz papīra visiem redzēt un sekot.
Šis raksts aptvers:
- Kas jāiekļauj politikā un procedūrā
- Kā formatēt politiku un procedūru.
- Viena piemērs
- Padomi
- Plusi un mīnusi politikas un procedūras izmantošanā.
Ko iekļaut politikā un procedūrā
Zemāk ir tas, kas nepieciešams katrā politikā un procedūrā.
- Galvene - tajā jāiekļauj jūsu organizācijas nosaukums, nodaļa utt. Tas identificēs, kam procedūra paredzēta.
- Nosaukums - procedūras nosaukums. Centieties to nepadarīt pārāk ilgu. Ļaujiet to viegli atcerēties un atsaukties.
- Procedūras numurs - tas ir paredzēts arī ērtai uzziņai. Tas ļauj procedūrām noteiktā secībā atrasties grāmatā, saistvielā, tiešsaistes datu bāzē utt. Ne tikai tām jābūt skaitliskā secībā, bet starp procedūras numuru jābūt vienādām atstarpēm (ti, 100, 105, 110 utt.).
- Spēkā stāšanās datums - datums, kad procedūra pirmo reizi tika ieviesta. Var būt svarīgi, mēģinot noteikt laika līniju noteiktam darba uzdevumam.
- Pārskatītais datums - ja procedūrā vienā brīdī tika veiktas izmaiņas, šis datums ir jāmaina uz procedūras pārskatīšanas datumu. Tādējādi visi tiek informēti par pašreizējām izmaiņām.
- Pārskatīšanas datums - ja procedūra tika pārskatīta, lai redzētu, vai ir jāveic kādas izmaiņas, tad šis datums ir jāmaina. Nav svarīgi, vai izmaiņas netika veiktas, šis datums ir jāmaina, norādot, kad tas pēdējo reizi tika pārskatīts.
- Pilnvarotais - tās personas vārds, kura pilnvarojusi politikas un procedūras izlaišanu. Tas būtu nodaļas vadītājs vai vadītājs.
- Politika - tai jāietver tas, kas, ko, kad, kur, kāpēc un kā. Tomēr šai daļai jābūt īsai. Tam vajadzētu būt ne mazāk kā pārskats par to, kāpēc politika ir spēkā.
- Direktīva - ja kaut kas ir jādara vai ja ir vispārīga instrukcija, kas personai jāievēro, tam jābūt direktīvā. Neiekļaujiet to, ja vien nav kaut kas kritisks, kas uzreiz jāpamana.
- Procedūra - šī būs lielākā daļa jūsu politikas un procedūras. Tas sniedz detalizētas darbības, kā īstenot politikas diktēto.
- Lapas numurs - katrā lapā jābūt lapas numuram.
- Lapu galvenes - lapu galvenēs jāiekļauj politikas un procedūras nosaukums un procedūras numurs.
- Iniciali - tiem jābūt iniciāļiem pēdējai personai, kas pārskatīja politiku un procedūru. Tajā jāiekļauj arī datums, kad tas pēdējoreiz tika pārskatīts.
- Piemēri - tie būs atsevišķās lapās, kurām nebūs galvenes, lappušu numuru utt. Šie ir piemēri tam, kas aprakstīts svarīgos procedūras posmos.
Kā noformēt politiku un procedūru
Rakstot politiku un procedūru, ir daži pamatnoteikumi:
- Fonts - fontam jābūt tādam, ko parasti lieto un atzīst, taču tas netiek uzskatīts par neprofesionālu. Piemēram, Comic Sans ir neprofesionāls fonts.
- Fonta lielums - procedūras laikā nedrīkst būt izmantots liels fonta lielums. Tam vienmēr jābūt konsekventam katrā procedūrā.
- Krāsas - krāsas patiesībā nav vajadzīgas. Procedūrai jābūt uz balta fona ar melnu fontu. Tomēr piemēros var izmantot krāsas.
- Atstarpes - procedūras daļai jābūt atbilstoši izvietotai, lai būtu viegli lasāma. Ja starp soļiem nav atstarpju, teksts darbosies kopā, kad kāds izlasīs politiku.
- Maržas - tām jābūt izgatavotām neatkarīgi no jūsu organizācijas standartiem attiecībā uz citiem dokumentiem. Tas padara lietotājus vairāk gatavus lasīt un izmantot procedūru.
Zemāk ir ieteicamās stila prasības katrai no iepriekš uzskaitītajām kategorijām.
- Galvene - galvenei vienmēr jābūt centrētai, treknai, ar visiem lielajiem burtiem un politikas augšdaļai. Tam vajadzētu būt arī ar lielāko fontu, salīdzinot ar pārējo politiku un procedūru.
- Nosaukums un procedūras numurs - abiem jābūt vienā rindā, jo tos abus izmanto kā atsauci politikā un procedūrā. Tie var būt vienāda lieluma vai nedaudz mazāki par galveni, taču tiem jābūt treknrakstā un arī ar lielajiem burtiem. Virsrakstam jābūt pa kreisi, procedūras numuram - pa labi.
- Efektīvs, pārskatīts un pārskatīts datums - esmu redzējis, ka tas tiek darīts dažādos veidos. Dažreiz viņi atrodas savā kolonnā, bet citreiz es esmu redzējis viņus savā rindā. Tā ir personiska izvēle, taču tām vienmēr jābūt zem nosaukuma un ar maza izmēra fontu. Tāpat kā iepriekšējās kategorijās, tām jābūt treknrakstā un ar lielajiem burtiem.
- Autorizēja - tā var būt pēdējā rindiņa politikas un procedūras augšdaļā. Tam jābūt treknrakstā, ar lielo burtu un dokumenta kreisajā pusē.
- Politika - vajadzētu kaut ko norādīt, ka politika sākas šajā brīdī. Parasti vārdu "politika" varat izveidot ar lielajiem burtiem un treknrakstā, savukārt pati politika nav izskaidrota treknrakstā vai ar lielajiem burtiem. Jūs vēlaties pamatot arī dokumenta tekstu.
- Direktīva - tas ir kaut kas, ko parasti vēlaties izcelties, tāpēc tas būs treknrakstā un ar lielajiem burtiem. Pamatojiet rindkopu, lai tā izskatās labi attiecībā uz politiku un procedūru.
- Procedūra - to ir visgrūtāk izskaidrot, jo tā ir tik detalizēta. Būtībā jūs vēlaties pēc iespējas vairāk nošķirt soļus. Jūs nevēlaties informācijas rindkopas, bet vienkārši sekojamu tekstu. Tāpēc sadaliet pēc iespējas vairāk, izmantojot dažādus sarakstus ar dažādiem ievilkumiem. Piemēram, A.1.ia, katram ir atšķirīgs ievilkums nekā pirms tā. Tomēr, pārejot uz "B", tam jābūt tādam pašam ievilkumam kā "A" pirms tā. Tālāk sniegtajā piemērā tiks parādīts reāls piemērs.
- Lapas numurs - jābūt centrētam dokumenta kājenē. Vai nu izveidojiet katras lapas numuru, vai arī parādiet pašreizējo lapu un kopējo lapu skaitu (ti, 1. lapa no 2). Pirmajā lappusē nav jābūt lappuses numuram.
- Lappuses galvenes - katras nākamās lappuses galvenei pēc pirmās jāizskatās tāpat kā virsrakstam, un procedūras numurs ir pirmajā lappusē.
- Iniciali - katras procedūras beigās personai, kas pārskata / pārskata procedūru, jāietver viņu iniciāļi un datums, kad tā pēdējo reizi to pārskatīja / pārskatīja.
- Piemēri - tie ir atsevišķi no rakstītās procedūras. Tie var ietvert ekrānuzņēmumus no programmas, tabulas, kurām pārskatīt utt. Attiecīgajā procedūras brīdī ir jāatsaucas uz piemēru (ti, A piemērs). Tad katra piemēra augšējā labajā stūrī jābūt atsaucei uz to, kas tas ir.
Labākais fonts, ko izmantot politikai un procedūrām
Es iesaku četrus fontus:
- Arial - Šis fonts tiek uzskatīts par nozares standartu lielākajai daļai dokumentu. Daudzi datori pēc noklusējuma izmanto šo fontu, un tas ir viegli lasāms. Ar šo fontu nekad nevar kļūdīties.
- Times New Roman - vēl viens nozares standarts. To izmanto arī kā noklusējuma fontu dažām datorprogrammām. Daži cilvēki to uzskata par vecu stilu, ko atzīst pirmās datoru lietotāju paaudzes.
- Calibri - Lai iegūtu maigāku pieeju, varat izmantot šo fontu. Tas ir viegli acīs un izlīdzina dokumenta izskatu. Tā kā politika un procedūras var būt garlaicīgi lasīt un rakstīt, tas varētu būt viens no labākajiem izmantotajiem fontiem.
- Džordžija - tas ir neparasti izmantots fonts, bet tāds, kas var izlēkt pie jums. Es uzskatu, ka tas ir Arial un Times New Roman krustojums.
Es neizmantotu nevienu priekšpusi, kas ir pārāk grūti lasāma vai izskatās neprofesionāla. Neviens neuztvers politiku un procedūras nopietni, ja tiek izmantots neprofesionāls fonts.
Zemāk redzamajā attēlā redzami visi četri fonti darbībā.
Iepriekš minēto fontu piemēri.
Deivids Livermors
Politikas un procedūras piemērs.
Deivids Livermors
Formatēšana, kas izmantota iepriekšminētās politikas un procedūru piemērā
Kategorija | Formāts |
---|---|
Galvene |
14 pt., Bold, Center |
Nosaukums |
14 punkti, treknrakstā |
Procedūras numurs |
14 punkti, treknrakstā |
Datumi |
12 p., Bold, Center |
Autorizēja |
12 p., Bold, Center |
Politika |
12 p., Politika ir treknrakstā, pamatota |
Direktīva |
12 pt., Drosmīgs, pamatots |
Procedūra |
12 pt., Pamatots |
Lapas numurs |
10 pt., Centrs |
Lapas galvene |
12 punkti, treknrakstā |
Iniciali |
12 pt |
Padomi attiecībā uz politiku un procedūru
Šeit ir daži vispārīgi padomi, kas jāievēro attiecībā uz politiku un procedūru.
- Pārskatīšanas procedūras bieži. Tas, ka jūs rakstāt procedūru, nenozīmē, ka tā ir pabeigta. Periodiski jums ir jāatgriežas un jāpārskata procedūra, lai redzētu izmaiņas. Daži iesaka tos pārskatīt ik pēc pāris gadiem, bet man patīk tos pārskatīt katru gadu, ja iespējams. Turklāt, ja organizācijā kaut kas mainās, kas ietekmē procedūru, politika un procedūra nekavējoties jāmaina.
- Pārskatiet procedūru, pirms tā ir pieejama. Ļaujiet dažiem cilvēkiem pārskatīt procedūru, lai pārliecinātos, ka tai ir jēga. Iekļaujiet šajā procesā jaunus darbiniekus, kā arī pieredzējušos. Viņi var sniegt informāciju, kuru jūs, iespējams, neiedomājāties. Ja jums ir regulāra komiteja, kas izskata procedūras, tas ir vēl labāk.
- Ļaujiet visiem apstiprināt, ka viņi ir pārskatījuši procedūru, tiklīdz tā ir izlaista. Kad esmu pabeidzis rakstīt vai pārskatīt procedūru, es to visu nosūtu visiem darbiniekiem. Viņi to paraksta un datē, kad to pārskata. Es arī sūtu personālu pa e-pastu, lai konsultētu politikas un procedūras izmaiņas. Tādā veidā man ir dokumentācija, kuru es visiem paziņoju. Lielās organizācijās tas būtu jārisina uzraugiem komandas vai sekcijas līmenī.
- Izstrādājiet satura rādītāju. Ja jūs izstrādājat daudz politikas un procedūru, izstrādājiet satura rādītāju, lai būtu viegli atrast konkrētu politiku.
- Atļaujiet procedūrai nedaudz izkustēties. Nevajadzētu sagaidīt, ka darbinieki ievēros politiku un procedūras. Tam vajadzētu kalpot kā ceļvedis, lai paveiktu darbu. Kamēr netika pieļautas kļūdas un netika pārkāpti likumi, pēc procedūras var pieļaut zināmu rīcības brīvību.
- Turiet procedūru pēc iespējas īsāku. Neiekļaujiet katru scenāriju vai situāciju, kas varētu parādīties. Ja kaut kas notiek reizi gadā, kāpēc izstrādāt to procedūru? To vislabāk varētu pasniegt piezīmē vai e-pastā.
- Pārbaudiet, vai kādā procedūrā jūs nepārkāpjat nevienu noteikumu vai likumu. Lielās organizācijās jums var nākties pārbaudīt, vai, izstrādājot procedūru, jūs nenodarāt kaitējumu darba devējam vai darbiniekam. Ja nepieciešams, procedūras politikas daļā iekļaujiet juridisko pamatojumu, kāpēc tika izstrādāta politika un procedūra.
- Google to. Pirms sākat rakstīt politiku, meklējiet tiešsaistē, lai redzētu, vai kāda cita organizācija ir uzrakstījusi līdzīgu politiku. Neplagizējiet procedūru. Tā vietā vienkārši izlasiet to un izveidojiet savu, pamatojoties uz atrastās idejas.
Politikas un procedūras izmantošanas plusi
Zemāk ir plusi politikas un procedūras izstrādē:
- Ļauj vienveidīgi rīkoties. Ja nebūtu ieviesta politika un procedūra, tas ļautu cilvēkiem rīkoties tā, kā viņi vēlas. Viņi šajā procesā var kļūdīties vai izraisīt kļūdas. Politika un procedūra atrisina šo problēmu.
- Tas novērš pastāvīgu personāla jautājumu uzdošanu. Kā vadītājs es pastāvīgi saņemu jautājumus no saviem darbiniekiem. Tagad, kad mūsu politika un procedūra ir pilnībā atjaunināta, es varu vienkārši norādīt uz procedūru, lai atbildētu uz viņu jautājumiem. Tomēr dažreiz ir nepieciešama procedūras precizēšana.
- Politika un procedūra liek darbiniekiem atbildēt. Ja tas tiek izdarīts pareizi, politikas un procedūru izmantošana var nodrošināt jūsu darbinieku atbilstību noteiktam standartam. Kāds nevar teikt, ka kaut ko nezināja, vai arī viņiem nav uz ko atsaukties. Ar politiku un procedūrām tas darbiniekus informē par to, ko no viņiem sagaida.
- Lieliski piemērots jaunu darbinieku apmācībai. Saņemot jaunu darbinieku, es pavadu pirmo vai divas dienas, cieši sadarbojoties ar viņiem. Es viņiem parādīju lielāko daļu darba, bet tad es eju prom. Viena lieta, ko es viņiem atstāju, ir politika un procedūra. Tā kā viņiem ir jautājumi, es tos virzu uz šo procedūru. Viņi uzzina par darbu un to, kur iet, ja viņiem ir jautājumi. Turklāt tas mani atbrīvo darīt savu darbu.
- Tas var noteikt mērķus. Lieliski, ja rakstveidā pildi darba pienākumus, ir tas, ka tā var noteikt taviem darbiniekiem mērķus. Procedūrā var izklāstīt, kas ir jādara, un kad tam jāguļ pa vienam. Personāls to var uzskatīt par savu mērķi, cenšoties veicināt, nopelnīt paaugstinājumus utt.
Politikas un procedūras izmantošanas mīnusi
Tālāk ir minēti trūkumi politikas un procedūras izstrādē:
- Tas apslāpē radošumu. Personāls jūtas tā, it kā viņiem nebūtu brīvības lēmumu pieņemšanā. Viņi nedomās ārpus rāmjiem un neatradīs jaunus, radošus problēmas risinājumus, ja uzskata, ka viņiem vienmēr ir jāievēro noteiktā procedūra. Es vienmēr saku saviem darbiniekiem, ka procedūrām ir jābūt vadlīnijām, nevis stingriem un ātriem noteikumiem. Kamēr jūs veiksmīgi sasniedzat mērķi, kā tas nav svarīgi.
- Nepieciešama pastāvīga atjaunināšana, kas var būt laikietilpīga. Ikreiz, kad kaut kas mainās, kādam ir jāatgriežas pie politikas, lai to pārskatītu. Kad rodas jauni darba pienākumi, kādam ir jāuzraksta procedūra, kā to izdarīt. Tas ir ļoti laikietilpīgs process. Katru nedēļu es nodarbojos ar politikas un procedūras atjaunināšanu, pārskatīšanu vai plānošanu.
- Tas var kavēt organizācijas izaugsmi. Daudzi darbinieki atgriežas pie frāzes, ka kaut kas "vienmēr ir izdarīts šādā veidā, kāpēc gan to mainīt?". Tas nav tas pats, kas liegt kādam būt radošam. Tā vietā politika un procedūra var kavēt izmaiņas organizācijā, ja kādam ir dokuments, kurā teikts, ka kaut kas vienmēr ir izdarīts noteiktā veidā.
- Darbinieki var interpretēt procedūras posmu vairākos veidos. Kāds var lasīt soli vienā virzienā, bet cits var lasīt soli citādi, kad procedūras autors varēja nozīmēt kaut ko pavisam citu. Vārdi uz papīra ir interpretējami. Tātad, kad tiek izstrādāta procedūra, it īpaši ilgstoša, par to vajadzētu būt zināmai mutiskai saziņai.
- Viņiem ir garlaicīgi rakstīt. Dažreiz esmu pavadījis vairākas dienas pēc kārtas, rakstot un pārskatot procedūru. Tas var būt ļoti ilgs un izvilkts process, tāpēc tas nav aizraujošākais manā darbā. Garlaicības problēma ir tā, ka jūs vairāk pieļaujat kļūdas, tāpēc ir svarīgi, lai pēc pārskatīšanas politiku pārbaudītu vairāki cilvēki.
© 2014 Deivids Livermors