Cilvēkresursu nodaļa: veiciet darba analīzi - plusi un mīnusi

Darba analīzes tipiskais mērķis ir saglabāt pašreizējo personālu, neradot darba pārslodzi. Tomēr darba analīzes galvenais mērķis ir noteikt amata aprakstu. Amata apraksts ir nepieciešams, lai pieņemtu viskvalificētāko darbinieku noteiktā amatā. Kad būsiet pabeidzis darba analīzi, jūs vislabāk sapratīsit, kādi uzdevumi un pienākumi ir nepieciešami amatam.

Tas var palīdzēt vadībai noteikt, vai pieņemt darbā pilnu, nepilnu darba laiku, līgumu vai pagaidu darbinieku. Zinot darba analīzes trūkumus, tas arī palīdzēs to veikt. Jūs būsiet bruņots cīņai, ja starp darbiniekiem notiks sadursmes.

Šajā rakstā tiks aplūkota darba analīzes vēsture, dažādas darba analīzes perspektīvas, formāla darba analīzes definīcija, kad tā tiek veikta, kāpēc tā tiek veikta, kādas darbības trūkumi, kā paveikt uzdevumu (unikāls un tradicionālās metodes) un saites papildu informācijai.

Mišela Džonsa

Mišela Džonsa

Darba analīzes teoriju 20. gadsimta sākumā izstrādāja divi psihologi - Fredriks Teilors un Liliana Mollere Gilbreta (Muchinsky, 2012).

Iedomājieties sevi kā darbinieku…

Tu esi aizņemts. Jums ir pilns dienas grafiks. Jūs vienmēr esat zinājis, ka jūs un ierēdnis reģistrējat to pašu informāciju, tāpēc jūsu darbi pārklājas. Tomēr jūs arī zināt, ka, paliekot aizņemtam, jūsu diena paiet ātrāk, tāpēc nekad to neesat norādījis.

Pēkšņi jūs pārtraucat. Jūs tiekat uzaicināts uz sapulci un doti norādījumi, kā aizpildīt savu darba analīzes daļu, kas no jums saprotamā ir tikai izdomāts vārds, lai pateiktu, ko darāt dienas laikā.

Jūsu nedrošā daļa domā: “Kāpēc viņiem ir jāzina, ko es daru visu dienu? Es paveicu darbu, vai ne? Vai viņi visu dienu cenšas uzzināt, ko es daru, lai varētu nodot pienākumus citiem? Vai viņi ir manis izlaišanas vidū? Varbūt man nevajadzētu būt pilnīgi godīgam. Varbūt man vajadzētu pievienot vairāk pienākumu savām amata prasībām… ”

Iedomājieties sevi kā personāla pārstāvi…

Direktoru padome ir nolēmusi, ka tā vēlas, lai jūs veiktu darba analīzi visiem uzņēmuma darbiniekiem. Jūs zināt daudzus veidus, kā paveikt šo uzdevumu, bet jūs arī zināt, ka tajā ir problēmas.

Pašlaik jautājumi, ar kuriem jūs nodarbojaties cilvēkresursu jomā, ir strīdi starp darbiniekiem par to, kurš ir kura pārziņā, strīdi starp darbiniekiem par to, kurš ir atbildīgs par kādiem uzdevumiem, un strīdi starp darbiniekiem par to, kurš kuru sasniedza.

Citiem vārdiem sakot, jūs esat līdz kaklam, lai ķildotos starp darbiniekiem. Protams, tā ir daļa no darba. Problēma ir tā, ka šie strīdi tieši ietekmē šo uzdevumu. Mēģinājums noskaidrot, kurš ir “īstais” uzraugs, kurš kuru uzdevumu veic un kurš ir paveicis sasniegumus, ir tie elementi, kuriem jāietilpst darba analīzē.

Viena no darba analīzes priekšrocībām ir tā, ka tā var ierobežot politiskos strīdus, precizējot ziņošanas attiecības un atbildības jomas, tāpēc šī problēma var pati sevi atrisināt (Fisher, Schoenfeldt & Shaw, 2006).

Tātad, lai gan darba analīzei ir priekšrocības un svarīgi mērķi, gan darbiniekiem, gan darba analītiķiem var būt problēmas ar šo uzdevumu. Neatkarīgi no tā, vai esat darbinieks vai darba analītiķis, mēģiniet vizualizēt monētas otru pusi, lai redzētu, kādas grūtības var rasties.

Mišela Džonsa

Kas ir darba analīze?

Darba analīze ir procedūra, kurā Cilvēkresursu departaments apkopo, dokumentē un analizē informāciju par darba saturu un prasībām. Tas parāda skaidru saistību starp darba uzdevumiem un zināšanām, prasmēm un spējām, kas nepieciešamas uzdevumu veikšanai (ASV Personāla vadības birojs, 2007).

Lai iegūtu precīzu analīzi, Cilvēkresursu departamentam ir jāpaļaujas uz darba vadītājiem un darbiniekiem, lai sniegtu pilnīgu darba analīzi, departamenta organizācijas shēmu un visu citu informāciju par visām izmaiņām departamentā, kas ir ietekmējušas šo konkrēto amatu.

Mišela Džonsa

Kad Cilvēkresursu departaments parasti sagaida darba analīzi?

• Kad notiek apvienošanās vai pārņemšana
• Kad jaunie uzņēmumi pārņem vecos
• Kad uzņēmums veic darbības novērtēšanu
• Kad uzņēmumā tiek veiktas izmaiņas

Mišela Džonsa

Amerikas Savienoto Valstu Darba departaments izveidoja 20 000 amata aprakstu datu bāzi, pamatojoties uz darba analīzēm, kuras veica Cilvēkresursu departamenti. Datu bāzi sauc par O'NET. To var meklēt bez maksas, un tajā ir iekļauts karjeras izpētes rīks, kas lietotājiem palīdz uzzināt par jaunu karjeru. Izpētiet tiešsaistes amatu nosaukumu vārdnīcu (O'NET), kuru šodien izveidoja Amerikas Savienoto Valstu Darba departaments, lai uzzinātu vairāk.

Mišela Džonsa

Kāpēc tiek veiktas darba analīzes?

1. Lai saprastu, kas nepieciešams veiksmīgai darba veikšanai, saprotot:

• Kā darbs tiek veikts
• Kad nepieciešami darba uzdevumi
• Kuru ietekmē darbs
• Kādas īpašības ir nepieciešamas, lai veiktu darbu
• Kādas funkcijas un pienākumi tiek regulāri izpildīti
• Kādas garīgās un fiziskās prasības tiek uzskatītas par nepieciešamām

2. Pārdalīt, novērst, atklāt vai nodalīt papildu pienākumus un pienākumus

3. Lai izveidotu darba aprakstu un dokumentētu amata atribūtus

4. Veikt procesu vai procedūru uzlabojumus

5. Attīstīt labāku darbinieku sniegumu

6. Efektīvi vadīt apmācības un veicināšanas sistēmas

7. Palīdzēt darbiniekiem maksimizēt talantus un virzīt karjeru

8. Lai atrastu vislabāko darbinieku kvalitāti katrā konkrētajā amatā

9. Noteikt, vai indivīds invalīds spēj pildīt amata uzdevumus ar vai bez īpašām izmitināšanas vietām

10. Palīdzēt tiesiskajai aizstāvībai attiecībā uz uzņēmuma izvēli vai amatu aizpildīšanas atcelšanu; Lai iegūtu vairāk informācijas par to, kā darba analīze ir saistīta ar likumu, skatiet Vienlīdzīgas nodarbinātības iespēju komisijas vietni.

11. Pareizi klasificēt darbavietas atbilstoši to nosaukumiem un algu diapazonam

Kāpēc darba analīzēm ir trūkumi?

• Pret katru cilvēku var izturēties atšķirīgi, jo viņi veic dažādus pienākumus.
• Daudziem darba ņēmējiem nepatīk pielāgoties jaunai videi.
• Traucējoša attieksme var rasties, ja cilvēki jūtas apdraudēti savā darbā.
• Garīgo kvalifikāciju var būt grūti noteikt, jo tās nevar tieši ievērot.
• Pēc analīzes pabeigšanas var noteikt, ka dažas pozīcijas ir jānovērš.
• Darba analītiķa personiskā aizspriedumi var traucēt savāktos datus.
• Ja cilvēki jūtas nedroši pašreizējā stāvoklī, viņi var sagrozīt patiesību par to, ko viņi patiešām dara dienā.
• Darba analīze ir ļoti laikietilpīga, jo ir nepieciešama precīza informācija.
• Ja darbinieki nesaprot, kas ir darba analīze, viņi var nepiedalīties lietderīgā veidā.
• Pabeigt darba analīzi var būt ļoti grūti, ja darbs bieži mainās.
• Visaptverošas darba analīzes koordinēšana prasa daudz darbaspēka un sadarbības.

• Šokējošs stāsts par darba analīzes neizpildi

  Šis stāsts ir trūkumu piemērs, kas saistīts ar darba analīzi. Kandidāta, kurš nav kvalificēts amatam, pieņemšana darbā bija uzņēmuma neveiksmīgas darba analīzes rezultāts.

Mišela Džonsa

Kā tiek veiktas darba analīzes?

Bieži vien Cilvēkresursu departaments izdomā savu darba analīzes veidu, lai pēc viņu metodēm izveidotu vienotus darba aprakstus. Tomēr ir arī citi veidi, kā veikt darba analīzi.

Veicot darba analīzi, var izmantot daudzas unikālas un tradicionālas metodes, lai atvieglotu darbiniekus šīs procedūras laikā. Turpmāk tiks ilustrēti seši šī uzdevuma izpildes veidu piemēri.

Mišela Džonsa

1. Darbinieku līdzdalība

Lieciet katram darbiniekam aizpildīt darba analīzi. Visiem darbiniekiem jāpieprasa pabeigt darba analīzi. Ja ir kādi jautājumi vai problēmas, aizpildot darba analīzi, Cilvēkresursu nodaļai vajadzētu palīdzēt katram darbiniekam.

Tas ļaus Cilvēkresursu departamentam redzēt, kur ir pārslodze vai kur pienākumi var tikt mainīti. Nodaļa var analizēt no darbiniekiem un vadītājiem iegūto informāciju un noteikt, vai ir jāveic izmaiņas.

Ja tiek uzskatīts, ka darbinieka stāvoklis ir likvidēts, parasti uzņēmuma mērķis ir atrast viņiem citu lomu un vajadzības gadījumā pārkvalificēt viņu. Labam uzņēmumam vajadzētu ticēt, ka talantīgi cilvēki uzņems jaunu lomu un izbaudīs karjeras izaugsmi, pievienojot tai pievienotos pienākumus.

Mišela Džonsa

2. Bonusa sistēma

Pēc katra darba analīzes pabeigšanas uzņēmums var nolemt piešķirt prēmiju tiem, kuri ir atzīti par atbilstīgiem. Šo atbilstību varētu noteikt uzrauga jaunākajā darbības novērtējumā un darbinieka nodarbinātības ilgumā uzņēmumā. Prēmijas procentuālajai daļai jābūt vienādai visiem atbilstošajiem darbiniekiem.

Tāds noteikts piemaksu grafiks kā tas motivētu vadītājus un darbiniekus labprātīgi un ar prieku piedalīties darba analīzē. Viņi, iespējams, to uzskatīs par iespēju, nevis par draudu.

Kopā ar prēmiju grafiku varētu izveidot stimulu sistēmu, lai motivētu arī tos, kurus prēmija neņem vērā. Būtībā sistēma darbiniekiem bez piemaksām varētu dot “cerību”. Viņi varēja uzzināt, kāpēc viņi nesaņēma prēmiju un ko varēja darīt nākotnē, lai uzlabotu savas pozīcijas sniegumu.

Mišela Džonsa

3. Sīkāka informācija par darba analīzi

Lai iegūtu precīzu amata analīzi, darbiniekiem, iespējams, vajadzēs vairākas dienas glabāt savu darbību žurnālu, lai novērotu, kā viņi pavada laiku darbā. Katram vadītājam jāapstiprina arī darba analīze.

Analīzē jāuzskaita:

• Nodaļas nosaukums
• Amata kopsavilkums par viņu vispārējiem pienākumiem vai galveno mērķi
• Detalizēts pārskats par visiem uzdevumiem, kas saistīti ar viņu amata izpildi
• Aprēķins par vidējo laiku, kas pavadīts katra uzdevuma veikšanai, simtprocentīgi, sakārtojot tos svarīguma secībā
• Darbinieku saraksts, kuru darbību šis amats koordinē vai pārrauga
• Saraksts, kurā norādīti iesaistīto uzraudzības pienākumu veidi, piemēram, darba norīkošana, pieņemšana darbā vai snieguma novērtēšana

Darba vadītājam īsi jāapraksta minimālā pieredze, izglītība un jebkura licencēšana, kas nepieciešama amatam.

Mišela Džonsa

4. Divas pieejas darba analīzei

Divas populāras pieejas darba analīzei ir orientētas uz uzdevumiem un uz darbiniekiem. Uz uzdevumu orientēta metode koncentrējas uz uzdevumiem, kas saistīti ar darba veikšanu. Uz darbinieku vērsta metode cenšas pārbaudīt cilvēka īpašības, kas nepieciešamas, lai veiksmīgi veiktu darbu.

Šīs īpašības parasti iedala četrās sadaļās, ko sauc par KSAO:

• Zināšanas
• Prasmes
• Spējas
• Cits (personība, intereses un pieredze)

Mišela Džonsa

5. Darba analīzes metodes

Daži no darba analīzes veidiem ietver tradicionālās un unikālās metodes. Daudzi personāla departamenti izdomā savus darba analīzes veidus. Viņi to var vēlēties darīt sava darba analīzes veida dēļ.

Galvenais iemesls darba analīzei ir atbilstoša amata apraksta izveide. Daudzi cilvēkresursu speciālisti vēlas, lai visi viņu darba apraksti būtu līdzīgi. Viņi vēlas, lai viņiem būtu vienāds formāts un tie tiktu izveidoti, izmantojot to pašu metodi.

Darba analīzes unikālie veidi
Darba paraugi
Fona analīze
Anketas
Novērojumi - gan tiešie, gan netiešie
Intervijas ar darbiniekiem vai darba vadītājiem
Kritisko incidentu izmeklēšana
Darba dienasgrāmatas
Repertuāra režģa tehnika
Kontrolsaraksti
Hierarhiska uzdevumu analīze

Kas ir PAQ? PAQ ir darba analīzes instruments, kuru aizpilda profesionāls darba analītiķis un kurš mēra darba komponentu derīgumu īpašībām, kas atrodamas zināšanu pārbaudēs. Kas ir JASR? Šī metode ir orientēta uz uzdevumiem un ātra.

Darba analīzes tradicionālie veidi
Personiskās intervijas
Aptaujas
Darba novērtējumi
Telefoniskas intervijas
Procedūru un procesu pārskatīšana
Pozīcijas analīzes anketa (PAQ)
Uzvedības notikumu intervijas
Darba analīze ar realitātes ātrumu (JASR)
Darba analīzes darblapas

Mišela Džonsa

6. 6 posmu darba analīzes process

Daudzi uzņēmumi darba analīzes veikšanai izmanto sešu posmu procesu. Parasti tas ir sakārtots šādi:

1. Apkopojiet datus un izlemiet, kā tos vislabāk izmantot. Tas var būt saistīts ar darba aprakstu rakstīšanu, darbības standartu noteikšanu vai turpmāku profesionālo pētījumu veikšanu.
2. Uzskaitiet uzdevumus un kvalifikāciju, kas nepieciešama, lai veiksmīgi veiktu darbu. Pārskatiet organizācijas diagrammas un procesu diagrammas.
3. Galvenajai analīzei identificējiet kritiskos uzdevumus vai reprezentatīvos darbus.
4. Analizējiet darbu, apkopojot datus par darba aktivitātēm, darba apstākļiem un spējām, kas nepieciešamas darba veikšanai. Novērtējiet spējas, nosakot, kuras kompetences ir viskritiskākās.
5. Pārskatiet secinājumus ar darba ņēmēju un viņa vadītāju. Pēc apstiprināšanas izslēdziet uzdevumus, kas nav saistīti ar kompetencēm.
6. Dokumentējiet visus secinājumus un izstrādājiet precīzu amata aprakstu ar darba specifikācijām.

Mišela Džonsa

Droši vien visgrūtākais, bet arī vissvarīgākais, veicot darba analīzi, ir visu iekāpšana. Šajā rakstā tika sniegtas daudzas iespējas, lai palīdzētu jums to sasniegt. Vislabāk var būt piezīme, oficiāla sanāksme vai intervija viens pret vienu. Darba analīzes dalībniekiem izskaidrot iemeslus, kādēļ tas tiek pabeigts, var būt liels ceļš, palīdzot viņiem saprast uzņēmuma lēmumu.

O'NET demonstrācija - darba analīze

Atsauces

Fišers, CD, Šēnfelds, LF un Šovs, JB (2006). Cilvēkresursu vadība (6. izdev.). Bostona: Houghton Mifflin.

Mučinskis, PM (2012). Psiholoģija pielietota darbā. Summerfield: Hypergraphic Press Inc.

ASV Personāla vadības birojs. (2007). Deleģēto eksāmenu operāciju rokasgrāmata: ceļvedis federālajām aģentūrām, kas pārbauda birojus. Iegūts 2013. gada 30. novembrī vietnē