Ārējo datu integrēšana ar jūsu uzņēmuma hris

Ārējo datu integrēšana HRIS

Šajā rakstā sniegts visaptverošs pārskats par ārējo datu integrēšanu galvenajā HRIS, šīs integrācijas iespējas un izaicinājumi, kā arī sniegta paraugprakse, kas jāpatur prātā, plānojot integrāciju. Lai gan šī tēma ir piemērojama visām HR un HR datu jomām, šajā rakstā galvenā uzmanība tiek pievērsta algu apsekojumu un tirgus datu integrācijai.

Cilvēkresursu informācijas sistēma (HRIS) ir definēta kā visu cilvēkresursu datu reģistrēšanas sistēma. Efektīva HRIS nodrošina organizācijām iespēju pārvaldīt tādu parasto personāla aktivitāšu darbplūsmas kā darbā pieņemšana, iekļaušana darbā, pabalstu izsekošana un ziņošana (Celergo.com, 2017). Tas nav nekas neparasts, ka dažādās HR funkcijas izmanto specializētu sistēmu, lai pārvaldītu funkcijas ikdienas darbu. Tradicionāli organizācija iegādājas galveno HRIS, kas kalpo par pamatu operētājsistēmu un satur HR datus, piemēram, darbiniekus:

nosaukums
adrese
sociālās apdrošināšanas numurs
amata nosaukums
FLSA statuss utt.

Kad galvenā sistēma ir izveidota, organizācijām parasti rodas nepieciešamība pieslēgt papildu sistēmas, lai ņemtu vērā pieaugošās biznesa vajadzības. Ideālā pasaulē HR funkcijas papildu vajadzības var apmierināt, iegādājoties un ieviešot pamatsistēmas moduļus. Dažās situācijās pamatsistēmas papildinājumi nepietiekami atbalsta biznesa procesus. Šādos gadījumos ir jāpieņem lēmums vai nu mainīt organizatoriskos procesus, iegādāties citu programmatūru, kas atbalstīs pašreizējo biznesa procesu, vai izstrādāt pilnībā pielāgotas mājās audzētas sistēmas. Arvien biežāk HRIS ekspertus aicina integrēt dažādas HR sistēmas (Kavanagh and Johnson, 2018). Papildus sistēmas integrācijai HRIS ekspertiem var lūgt arī sistēmā integrēt datu elementus, kas palīdz organizācijas vadītājiem pieņemt lēmumus.

Integrētās informācijas sistēmas

Kavanagh un Johnson (2015) definē integrētās informācijas sistēmas kā “sistēmas, kas veidotas uz kopīgām platformām, kas ļauj atsevišķu datu gadījumu izmantot vairākās lietojumprogrammās un vienmērīgu datu pārsūtīšanu starp sistēmām” (165. lpp.). Datu integrācija minimāli ietver informācijas sasaisti divās sistēmās, bet uzņēmējdarbības nepieciešamība var prasīt vairāk nekā divas saites. Integrācija bieži ietver darījumu darbību sasaisti vienā sistēmā, kas sāk darbību kādā nākamajā sistēmā. Piemērs tam ir pretendentu izsekošanas sistēma (ATS), kas ir saistīta ar vairākām sistēmām. Piemēra labad, kad kandidāts ir atlasīts un apstiprināts,ATS aktivizē ienākšanu algas sistēmā, kas aktivizē iekļaušanos laika un apmeklēšanas sistēmā, un brīdina par emblēmu nodaļu, ka sāk strādāt jauns darbinieks un ka jāizveido emblēma, lai darbinieks varētu vilkt iekšā un ārā laika pulkstenī. Šajā piemērā dati tiek nemanāmi pārsūtīti bez nepieciešamības pēc papildu cilvēku iejaukšanās, pārsniedzot sākotnējo ATS izraisītāju. Šāda veida darbplūsmas atbalsts atbrīvo personāla speciālistus no lieliem darījumu un administratīvajiem pienākumiem, kas tradicionāli bija daļa no personāla funkcijas, un nodrošina personālam iespēju kļūt par stratēģiskiem biznesa partneriem un atbalstīt organizatorisku lēmumu pieņemšanu.dati tiek nemanāmi pārsūtīti bez papildu cilvēku iejaukšanās, kas pārsniedz ATS sākotnējo iedarbināšanas laiku. Šāda veida darbplūsmas atbalsts atbrīvo personāla speciālistus no lieliem darījumu un administratīvajiem pienākumiem, kas tradicionāli bija daļa no personāla funkcijas, un nodrošina personālam iespēju kļūt par stratēģiskiem biznesa partneriem un atbalstīt organizācijas lēmumu pieņemšanu.dati tiek nemanāmi pārsūtīti bez papildu cilvēku iejaukšanās, kas pārsniedz ATS sākotnējo iedarbināšanas laiku. Šāda veida darbplūsmas atbalsts atbrīvo personāla speciālistus no lieliem darījumu un administratīvajiem pienākumiem, kas tradicionāli bija daļa no personāla funkcijas, un nodrošina personālam iespēju kļūt par stratēģiskiem biznesa partneriem un atbalstīt organizatorisku lēmumu pieņemšanu.

Integrējot sistēmas un citus datus, HRIS ekspertiem ir potenciāls izveidot un radīt nozīmīgu metriku un sniegt visaptverošu lēmumu atbalstu. Integrējot atlīdzību, darba tirgu un laiku, lai aizpildītu datus darbā pieņemšanas darbībām, HR var spēt identificēt priekšmetus, ar kuriem var rīkoties, lai uzlabotu vervēšanas un / vai kompensāciju administrēšanu. Lai labāk ilustrētu šo punktu, ir sniegts šāds medmāsu pieņemšanas piemērs:

Medmāsu pieņemšanas piemērs

Kopējais vidējais brīvo vietu aizpildīšanas laiks ABC medicīnas centrā ir 40 dienas. Vidējais laiks, lai aizpildītu māsas amatus, ir 70 dienas. Daži var iebilst, ka trūkst māsu, kas noved pie ilgāka laika, lai aizpildītu skaitli. Kombinējot datus, kvalificēts HRIS profesionālis tomēr atklāj, ka, pieņemot darbā sludinātājus par vakancēm, izmantojot tirgus atsauces algas 75. procentili, aizpildīšanas laiks samazinājās līdz 50 dienām…

… salīdzinājumā ar gadījumiem, kad tika izmantota uzņēmuma kompensācijas standarta filozofija, un laiks aizpildīt vidēji bija 80 dienas. Izmantojot šo informāciju, vadība var pieņemt lēmumu mainīt ABC Medicīnas centra kompensācijas filozofiju, kas attiecas uz medmāsām. Šajā vienkāršotajā piemērā dati tika iegūti no galvenajiem HRIS, ATS un darba tirgus un izmantoti, lai pieņemtu lēmumu, kas ietekmē organizācijas budžetu. Datu integrācija dod organizācijai iespēju saprast mainīgos apstākļus un laika gaitā vai nekavējoties saprast to ietekmi, lai ietekmētu izmaiņas.

Datu integrācijas priekšrocības

Ir vairāki iemesli, kādēļ organizācija izvēlētos integrēt ārējos datus ar galveno HRIS. Kā paskaidrots iepriekšējā piemērā, integrētie dati ļauj vadītājiem iegūt tieši savlaicīgu analīzi, kā arī ad hoc pārskatus. Integrējot datu kopas, HRIS rada vērtību, padarot pieejamus vienas pieturas aģentūras ziņošanas iespējas. Kompensācijas plānošanas gadījumā integrētās sistēmas var ietvert nopelnu vadlīnijas, kas balstītas uz atrašanās vietu un atbilstošajā algu diapazonā, pamatojoties uz darbības vērtējumiem. Tādā veidā datu integrācija novērš vadītāju nepieciešamību interpretēt sarežģītu matricu un samazina kļūdu iespējamību, pamatojoties uz manuāliem aprēķiniem un politiku interpretāciju. Turklāt kompensācijas plānošana, kas netiek veikta, izmantojot integrētu reāllaika sistēmu, ir laikietilpīga un dārga.2002. gada HR pašapkalpošanās aptaujā Cedar Group lēsa, ka Ziemeļamerikā uzņēmumi ar automatizētu atlīdzību plānošanas sistēmu ir ietaupījuši 5,29 USD par vidējo darījumu (Wright, 2004). Ja šis skaitlis atbilst patiesībai, pat mazie un vidējie uzņēmumi var gūt labumu no datu integrēšanas un kompensācijas plānošanas automatizācijas, lai izveidotu šāda veida vadītāju pašapkalpošanās lietojumprogrammu.

Integrētā HRIS nodrošina arī bezrūpīgu federālo ziņojumu izpildi. Organizācijām, kurām katru gadu jāziņo par datiem, datu apkopošana var būt garlaicīga un laikietilpīga. Piemēram, integrētu sistēmu, kas izseko nepieciešamo apmācību, var viegli izmantot, lai izveidotu standarta Apvienotās komisijas ziņojumus. Tas pats attiecas uz ziņojumiem par EEO-1 un Vets-100. Papildus plānotajai atbilstībai integrētās sistēmas ļauj organizācijām savlaicīgi sniegt atbildes auditoriem un sagatavot datus, lai veiktu pašpārbaudes. Datu integrēšana no darbinieku pašapkalpošanās tīmekļa platformām arī palielina efektivitāti un samazina kļūdas, liekot darbiniekiem pašiem iesniegt savus datus HRIS.

Apsveramie izaicinājumi

Ārējo datu integrēšana nebūt nav pozitīva, un tā noteikti rada virkni izaicinājumu, kas organizācijai jāapsver. Datu un sistēmu integrēšana ir dārga, un bieži vien ir nepieciešami risinājumi vai labojumi, lai nodrošinātu datus, kas ir noderīgi lēmumu atbalstam. Ja organizācija vēlas integrēt pašmāju sistēmu ar piegādātāja sistēmu vai integrēt divas vai vairākas piegādātāja sistēmas, un datu apmaiņai starp sistēmām būs nepieciešams HRIS eksperts ar tehniskām zināšanām par protokoliem un programmēšanas valodām (Kavanagh and Johnson, 2018). Ja šis programmētājs pašlaik nav organizācijas personāls, HRIS vadītājam būs jāparedz budžets papildu amatam. Kaut arī ļoti integrējošā HRIS var nodrošināt lielāku efektivitāti, izmantojot pieteikuma iesniedzēja, darbinieka un vadītāja pašapkalpošanos,daži apgalvo, ka šīs sistēmas var pārnest darbu no personāla uz vadītājiem un darbiniekiem, tādējādi pārslogojot tiešos vadītājus un tiešos darbiniekus. Tiek uzskatīts, ka tam ir ilgtermiņa ietekme, samazinot kopējo produktivitāti organizācijās. Pabalstu sistēmas var nebūt labi uztvertas darbiniekiem, kuri uzskata, ka lēmumu pieņemšanā viņiem nepieciešams papildu atbalsts (Stone, et al. 2015). Turklāt dažiem darbiniekiem, iespējams, nav patīkami izmantot tehnoloģijas, un viņi var dot priekšroku papīra veidlapām, nevis ievadīšanai datorā.dažiem darbiniekiem, iespējams, nav ērti izmantot tehnoloģijas, un viņi var dot priekšroku papīra veidlapām, nevis datoram.dažiem darbiniekiem, iespējams, nav ērti izmantot tehnoloģijas, un viņi var dot priekšroku papīra veidlapām, nevis datoram.

Vēl viena liela problēma, kas jāņem vērā, ir sistēmas elastība, kas ir būtiska datu integrācijas panākumiem. Kompensācijas automatizācijas piemērā kompensācijas plāni laika gaitā mainās, un HRIS jāspēj sekot šīm izmaiņām. Izmaiņas varētu ietvert atbilstību, uzņēmējdarbības noteikumus (piemēram: minimālās un maksimālās palielināšanas summas), budžetus, vadlīnijas, piekļuves datumus, aprēķinus un pat ekrāna prezentācijas. Bāzes algas komponentu, prēmiju plānu vai krājumu plānu pievienošana vai noņemšana ir nepieciešama, lai nodrošinātu elastību tipiskām programmas izmaiņām (Wright, 2004). Sistēmām jānodrošina arī elastība, kas nepieciešama, lai pielāgotos arī mainīgajām ar atbilstību saistītajām vajadzībām. Piemēram, kompensāciju plānošanā darbiniekiem, kas atbrīvoti no nodokļa, un darbiniekiem, kuri nav atbrīvoti no nodokļa, var ievērot dažādas vadlīnijas.Kompensācijas datu integrācija var arī nodrošināt vadītājus ar karodziņiem, lai norādītu uz iespējamām atbilstības problēmām - piemēram, rādītājus sievietēm un mazākumtautību darbiniekiem, kad viņu algas ir zemākas par līdzvērtīgi kvalificētiem vīriešiem un vairākumam. Šāda veida karodziņu var būt sarežģīti ieviest, jo tas prasa sistēmai iegūt datus no vairākām dažādām sistēmām (galvenie HRIS, ATS, algu tirgus dati), piemērot aprēķinus (kompas koeficients, pamatojoties uz stundas likmi vai gada algu atkarībā no FLSA statusa), un izsūtīt vadītājam rādītāju vai karodziņu, pamatojoties uz uzņēmuma definīciju par to, kas ir elements, kas jāpārskata (Wright 2004).Šāda veida karodziņu var būt sarežģīti ieviest, jo tas prasa sistēmai iegūt datus no vairākām dažādām sistēmām (galvenie HRIS, ATS, algu tirgus dati), piemērot aprēķinus (kompas koeficients, pamatojoties uz stundas likmi vai gada algu atkarībā no FLSA statusa), un izsūtīt vadītājam rādītāju vai karodziņu, pamatojoties uz uzņēmuma definīciju par to, kas ir elements, kas jāpārskata (Wright 2004).Šāda veida karodziņu var būt sarežģīti ieviest, jo tas prasa sistēmai iegūt datus no vairākām dažādām sistēmām (galvenie HRIS, ATS, algu tirgus dati), piemērot aprēķinus (kompas koeficients, pamatojoties uz stundas likmi vai gada algu atkarībā no FLSA statusa), un izsūtīt vadītājam rādītāju vai karodziņu, pamatojoties uz uzņēmuma definīciju par to, kas ir elements, kas jāpārskata (Wright 2004).

Datu integrēšanas paraugprakse

Raits (2004) piedāvā astoņus ieteikumus, kas jāievēro, integrējot datus un izmantojot tos kompensācijas plānošanas automatizēšanai. Ieteikumi ir piemērojami visām HR funkcijām, un HRIS ekspertiem ir jāņem vērā ieteikumi.

Plānojiet pamatīgi. Datu integrācijai nevajadzētu būt pēdējā brīža lēmumam vai pārdomai. Dati no visām sasaistē iesaistītajām sistēmām ir jāapkopo, lai pārliecinātos, ka datu kopas ir saderīgas pārsūtīšanai.
Laika gaitā funkcionalitātei vajadzētu būt pakāpeniskai. Organizācijām ieteicams nemēģināt darīt pārāk daudz pārāk ātri. Īstenojot posmus, organizācijas dod sev iespēju reaģēt uz izaicinājumiem un, ja nepieciešams, novirzīt resursus.
Ir svarīgi izpētīt un ievērot paraugpraksi, kas ir specifiska nozarei. Medicīniskās iestādes vajadzības, visticamāk, ievērojami atšķirtos no ražotāja vajadzībām. Datu integrācijas vajadzībām nav vienota risinājuma, un HRIS ekspertiem tas būtu jāzina, uzsākot projektu.
HR jāpārbauda biznesa noteikumu izņēmumu biežums, lai noteiktu, vai tikko integrētā sistēma ir jākonfigurē tā, lai tā atbilstu izņēmumiem.
Organizācijām jāņem vērā aprēķinu sekas, kuru pamatā ir noapaļošana. Šis padoms ir raksturīgs kompensācijas datiem, taču tas ir svarīgi ņemt vērā. Ja skaitļi ir noapaļoti, tas var negaidīti ietekmēt budžetu un izjaukt budžeta prognozes. Tas šķiet mazs jautājums, tomēr laika gaitā tas var izrādīties dārgs.
Apstipriniet nepieciešamos datus galvenajā HRIS un, ja nepieciešams, plānojiet laiku, lai ieviestu plānoto datu tīrīšanu.
Raits uzsver nepieciešamību pārbaudīt visas sistēmas modifikācijas, pirms tās sāk darboties. Ir svarīgi, lai sistēmā tiktu pārbaudīti visi iespējamie scenāriji, lai nodrošinātu, ka drošība ir neskarta un integrētā sistēma darbojas, kā paredzēts.
Un, visbeidzot, astotais ieteikums ir plānot pārmaiņu vadības komunikāciju. Tiek teikts, ka HRIS ieviešana neizdodas ne aparatūras vai programmatūras problēmu dēļ, bet gan pārmaiņu vadītāja, kā arī ar izmaiņām saistīto cilvēku un organizatorisko problēmu dēļ (Kavanagh and Johnson, 2015).

Noslēgumā, ārējo datu integrēšanai ir vairākas priekšrocības. Datu integrācija ļauj labāk atbalstīt lēmumu pieņemšanu un metriku. Lai gan efektivitāte galu galā tiek realizēta, ar datu integrāciju ir saistītas sākotnējās izmaksas, par kurām HRIS ekspertiem jāatskaitās. Turklāt daži darbinieki un vadītāji var izturēties pret pašapkalpošanās funkciju izmantošanu, no kuras ir atkarīgi integrētie dati. Ja vadītāji piemēros efektīvas izmaiņu pārvaldības metodes un attiecīgi plānos resursus, datu integrācijai, iespējams, būs pozitīva ietekme uz personāla vadības funkciju un uzņēmējdarbību kopumā.

Avoti:

HRIS integrācija ar globālo algu sarakstu - četras panākumu atslēgas. (2017. gada 6. oktobris). Iegūts 2018. gada 24. februārī vietnē

Kavanagh, MJ un Johnson, RD (2018). Cilvēkresursu informācijas sistēmas (4. izdev.). Losandželosa, Kalifornija: Sage.

Akmens, DL, Deadriks, DL, Lukaševskis, KM un Džonsons, R. (2015). Tehnoloģiju ietekme uz cilvēkresursu vadības nākotni. Cilvēkresursu vadības pārskats, 25 (Cilvēkresursu vadība: pagātne, tagadne un nākotne - 2. sējums), 216.-231. doi: 10.1016 / j.hrmr.2015.01.002

Raits, A. (2004). Neapmieriniet mazāk: globālajām kompensācijas programmām ir nepieciešami globālie kompensācijas rīki. Darbinieku pabalstu plāna pārskats, 58 (9), 14.