Nvq: apstrādā un izplata pastu un pakas uzņēmējdarbībā un administrācijā

Katrā birojā liels saziņas apjoms, piemēram, vēstules, apkārtraksti un telegrammas, tiek nosūtīti nepiederošām personām vai tiek saņemti no viņiem. Organizācijas iekšienē rakstiski materiāli tiek apmainīti starp dažādām nodaļām. Plānota un efektīva pasta apstrāde ir būtiska jebkuras biznesa organizācijas panākumiem. To raksturo kā biroja mugurkaulu un neatņemamu sastāvdaļu.

Efektīvai pasta apstrādei ir jāizveido noteiktas procedūras, kas ietver pakāpenisku pasta apstrādi. Ienākošais pasts būtu jāsaņem un jāizplata ar ātrumu un precizitāti. Precīza ienākošā pasta apstrādes metode dažādos birojos atšķiras.

Mūsu organizācijā ir divas dažādas pasta sistēmas - iekšējais pasts un ārējais pasts.

• Pieejamie iekšējie pasta pakalpojumi ir paredzēti pastu izplatīšanai ____________ birojos un nodaļās (noņemti konfidencialitātes nolūkos) . Tie tiek savākti un piegādāti katru dienu.
• Ārējās vēstules tiek sūtītas, izmantojot ______________ (noņemtas konfidencialitātes nolūkos) . Ārējie pasta pakalpojumi tiek izmantoti, ja vēstules nevar vai neattiecas uz iekšējo pasta pakalpojumu kritērijiem. Piemēram, ja vēstules ir jānogādā klientiem vai citiem uzņēmumiem, vai ____________ (konfidencialitātes nolūkos noņemtas) korespondences. Tie tiek piegādāti un savākti arī katru dienu.

Pasta sastāv no trim galvenajiem veidiem - uz iekšu, uz āru un starp departamentiem. Pasta pakalpojumi palīdz uzņēmumam nodibināt un sazināties ar klientiem un sabiedrību kopumā. Tiek izveidota neatkarīga pasta nodaļa, kas birojā apstrādā visu veidu pastu. Centralizēto pasta pakalpojumu priekšrocības ir specializācija, labāka uzraudzība, ekonomiskums, labāki rezultāti, pasta telpu aprīkojuma optimāla izmantošana un apmācīts personāls.

Ienākošā pasta kārtība ietver tādas darbības kā pasta saņemšana, pasta šķirošana, pasta atvēršana, pasta atzīmēšana, pasta ierakstīšana (ienākošais reģistrs) un pasta izplatīšana.

Izejošā pasta kārtība ietver arī dažādas darbības, piemēram, izejošā pasta vākšana, izejošā pasta ievadīšana (nosūtīšanas reģistrs, kurjera grāmata), vēstuļu locīšana, aplokšņu sagatavošana, šķirošana, svēršana un apzīmogošana un visbeidzot nosūtīšana.

Es katru dienu no rīta un pēcpusdienā vācu gan iekšējo, gan ārējo pastu. Es izplata pastu, kas adresēts konkrētai personai, konkrētajai personai, un jebkuru citu departamenta vispārējo pastu es atveru es. Es skatos caur viņiem, lai redzētu, kas viņiem ir, un attiecīgi tos izplata. Kad mans apvidus pārvaldnieks ir atvaļināts ikgadējā atvaļinājumā vai slimības prombūtnes laikā, es sekoju arī viņas pastam un daru visu steidzamo, sazinoties ar dienestu vadītāju. Es arī pārliecinos, ka tos izplata savlaicīgi, lai pastā norādītais uzdevums tiktu izpildīts minētajā termiņā un tiktu ievērots termiņš.

Mēs izmantojam ārējā pasta pakalpojumus, ja piegāde notiek ārpus apgabala un kur tā tiek piegādāta citiem uzņēmumiem vai klientiem. Tās būs teritorijas, kas neietilpst ______________ ( konfidencialitātes nolūkos noņemtas ) biroja telpās. Mēs izmantojam iekšējo pastu, ja piegāde jāveic birojiem vai nodaļām, uz kurām attiecas ___________________ ( noņemts konfidencialitātes nolūkos ). Iekšējie pasti ietaupa laiku un naudu. Tātad visi e-pasta ziņojumi, kurus var nosūtīt pa iekšējo pastu, tiek nosūtīti, izmantojot šo līdzekli, un tikai pārējie tiek sūtīti, izmantojot ārējo pasta sistēmu.

Izejošos amatus aizvedu uz pieņemšanu pēcpusdienā. Kārtoju amatus pēc izmēriem. Es atstāju izejošās iekšējās vēstules attiecīgajās ailēs, kuras ir sakārtotas pēc apgabala. Arī es kārtoju izejošo iekšējo pastu pēc steidzamības un nozīmīguma kā pirmās klases vai otrās klases. Ir jāsakārto arī visi aizjūras amati.

Pirms pasta nosūtīšanas tiek aprēķināta pareiza pasta maksa atkarībā no tā, vai sūtījumi ir pirmās klases, vai otrās klases, vai reģistrētas piegādes. Lai izvairītos no kavēšanās, es nosūtu pastu īstajā laikā ar pareizo pasta sūtījumu. Aizdomīgas pakas vai pasts tiek apstrādāts ar vislielāko rūpību, un, ja tas tiks uzskatīts par aizdomīgu, par to tiks ziņots biroja vadītājam un reģistrācijā reģistrēts incidentu grāmatā.

Apstrādājot pastu, man jāievēro un jāievēro noteiktas procedūras.

1. Vispirms es izskata katras nodaļas pastu un sakārtoju tos pēc lieluma un klases, un pēc tam uzzinu labāko metodi, kā tos nosūtīt - vai nu normālu, vai ierakstītu.
2. Pēc tam es skatos svarus un izmērus un meklēju izmaksas. Svaru var uzmeklēt uz mašīnas, ar kuru sver stabus.
3. Ja kādu iemeslu dēļ ir nepieciešamas īpašas piegādes ar kurjeru starpniecību, es runāšu ar savu vadītāju, lai saņemtu atļauju, un pēc tam ar biroja vadītāju, un tad mēs veiksim pasākumus, lai nauda tiktu izslēgta no mūsu izmaksu koda. Pretējā gadījumā mūsu uzņēmumā izmantotie pakalpojumi tiek ___________ (noņemti konfidencialitātes nolūkos) .
4. Ja es redzu vienumus, kuros teikts, ka ierakstīta pirmā klase, es reģistrēju visu ziņas sūtījumu, ieskaitot sūtītāja un saņēmēja adresi, un veicu nepieciešamo etiķeti steidzamām un reģistrētām piegādēm.
5. Jebkuras pasta pakas, kas ir smagākas par parasto svaru un lielākas par parasto izmēru, es izmantoju mašīnu, ko izmanto pastu un paku svēršanai, un aprēķinu pareizās pasta izmaksas. Par pārējo pastu mums ir diagramma, kurā ir norādītas izmaksas atbilstoši lielumam gan pirmās, gan otrās klases piegādei.
6. Katrai nodaļai amati tiek attiecīgi frankēti. Tātad katras nodaļas izmaksas iet uz viņu attiecīgajiem izmaksu centriem. Par citām reģistrētām piegādēm izmaksas reģistrē grāmatā reģistratūrā.
7. Visi amati tiek apzīmogoti, sašķiroti un glabāti gatavi nosūtīšanai katru dienu līdz pulksten 15:45. Mums ir loceklis the________ (noņemts konfidencialitātes nolūkos) komandu, kurš nāk, lai savāktu amatu no ēkas reģistratūrā, ikdienas.

Apstrādājot pastu un pakas, var rasties daudzas problēmas.

1. Visas ienākošās ziņas un pakas reģistratūrā apzīmogo ar uzņēmuma zīmogiem. Jebkurš e-pasts no aizdomīgām adresēm vai cilvēkiem, vai pakas, kas nejūtas normālas vai izskatās aizdomīgas, tiek atstātas malā, bez tām rīkojoties.
2. Par aizdomīgajām vēstulēm un pakām tiek ziņots biroja vadītājam. Biroja vadītājs un administratori reģistratūrā reģistrē incidentus incidentu grāmatā un veic nepieciešamās darbības. Viņi arī pārliecināsies, ka ____________ (noņemts konfidencialitātes nolūkos) ir informēts par problēmām.

Jautājumi un atbildes

Jautājums: kas ir nevēlamais pasts?

Atbilde: nevēlamais pasts ir nevēlams vai nevēlams reklāmas vai reklāmas / reklāmas materiāls, kas saņemts pa pastu vai pa e-pastu. Parasti mārketinga kompānijas tos nosūta, lai ieviestu jaunus produktus vai paziņotu par ieguldījumu iespējām utt. Saņemot nevēlamus pa e-pastu, to sauc arī par surogātpastu.