Nvq 3. līmenis: sazināties biznesa vidē

Šī vienība aptver atbilstošu saziņu uzņēmējdarbības vidē.

Fotoattēla antena vietnē Unsplash

Saziņa uzņēmējdarbības vidē ir A grupas trīs kredītpunktu obligātā vienība, kas paredzēta 3. līmeņa valsts profesionālās kvalifikācijas diplomam uzņēmējdarbībā un administrācijā, ko piedāvā Anglijā, Velsā un Ziemeļīrijā. Šis modulis palīdz kandidātam iegūt pilnīgu izpratni par saziņas mērķi. Kandidāti arī uzzina, kā sazināties gan mutiski, gan rakstiski, kā meklēt un izmantot atgriezenisko saiti (un tās nozīmi) un kā attīstīt komunikācijas prasmes nākamajiem līmeņiem.

Šajā rakstā tiks aplūkoti visi moduļa rezultāti, paskaidrots, ko tie nozīmē, un apspriests, kā tos sasniegt. Tas palīdzēs iegūt izpratni par to, ko kandidāti parasti raksta. Atkarībā no jūsu konkrētā darba, sagatavojot savu portfeli, jums būs jāpārveido tas, kas šeit rakstīts savam darbam un organizācijai.

Kā lietot šo rakstu

Šis raksts attiecas uz 304. nodaļas 1. un 2. iznākumu NVQ uzņēmējdarbības un administrācijas 3. līmeņa diplomam, kas aptver komunikācijas elementus darbavietā.

Tas ir tīri informatīvs un domāts, lai palīdzētu jums izveidot savu portfeli. Nekopējiet šeit neko tieši savam failam, jo ​​fails ir jāpielāgo jūsu darba un organizācijas specifikai. Tieša valodas kopēšana no šī raksta ir ne tikai negodīga, bet arī vājina jūsu failu.

1. rezultāts: izprast komunikācijas plānošanas mērķi

1.1 Izskaidrojiet komunikācijas mērķa zināšanas priekšrocības

Komunikācija attiecas uz ideju vai satura nodošanu starp indivīdiem, grupām vai indivīdiem un grupām. Komunikācija sastāv no:

• Avots: persona vai cilvēki, kas veido ziņojumu.
• Ziņojums: saziņas saturs.
• Vidējs: kā tiek pārraidīta saziņa (e-pasts, tālrunis, klātienē utt.).
• Uztvērējs : auditorija vai persona, ar kuru sazinās. Saņemšanas prasmes ietver efektīvu klausīšanos un lasīšanu.

Biznesa vidē mēs sazināmies, uzklausot otra problēmas un kopīgi risinot ikdienas problēmas.

1.2. Izskaidrojiet iemeslus, kāpēc zināt auditoriju, kurai tiek sniegts paziņojums

Ja saprotat savu auditoriju, varat efektīvāk sazināties un pārliecināt viņu.

Lai nodrošinātu, ka jūsu ziņa tiks labi uztverta, jums jāapgūst, ko auditorija sagaida, kādu noskaņojumu un kādus jautājumus viņi varētu vēlēties, lai jūs atbildētu.

1.3. Paskaidrojiet saziņas paredzēto rezultātu zināšanas mērķi

Izpratne par “iecerēto komunikācijas iznākumu” nozīmē izprast gan savu vēstījumu, gan to, kā auditorija to var saņemt.

Mērķauditorija var būt:

• Viens kolēģis
• Cilvēku skaits sapulcē
• Istaba pilna ar cilvēkiem

Sazinoties, jums jāzina, vai mēģināt:

• Nodot informāciju
• Pārliecināt
• Izklaidēt

Jūsu komunikācijas efektivitāte ir atkarīga no tā, cik labi jūs saprotat, kā jūsu mērķis mijiedarbojas ar auditorijas nostāju un cerībām.

1.4 Aprakstiet dažādas saziņas metodes un kad tās izmantot

Saziņu var klasificēt kā: verbālu vai neverbālu, formālu vai neformālu.

Verbāli

• Verbālā komunikācija ir vissvarīgākais, izplatītākais un efektīvākais saziņas veids. Tieša runāšana un klausīšanās palīdz mums saprast viens otra emocionālās vajadzības.
• Efektīvai verbālajai komunikācijai ir tikpat liela saistība ar to, cik labi jūs uzklausāt citus, kā ar to, kā jūs ar viņiem runājat.

Neverbāls

• Neverbālā komunikācija nozīmē rakstīšanu, bet attiecas arī uz zīmju valodu, sejas izteiksmēm un žestiem. Neverbālā komunikācija ir mazāk efektīva nekā verbālā komunikācija - vienmēr labāk ir būt tiešai, taču jums joprojām ir svarīgi uztvert neverbālās norādes.
• Neverbālā komunikācija var uzlabot verbālo komunikāciju. Ķermeņa valoda un sejas izteiksmes parasti ir godīgas un var palīdzēt nodot sirsnību.
• Daži cilvēki - tostarp, bet neaprobežojoties ar tiem, kuriem ir vājdzirdība, galvenokārt izmanto neverbālo komunikāciju zīmju valodas, žestu un sejas izteiksmes veidā.

• Neoficiāla saziņa ir klātienes mijiedarbība, kas notiek nejauši visas dienas garumā. Tie var būt saistīti ar darbu vai nav, verbāli vai neverbāli.
• Daži piemēri: tērzēšana par kaut ko, kas nav saistīts ar darbu pusdienu telpā, ātra e-pasts, kurā tiek jautāts par projekta statusu, vai līmlapiņa, kurā tiek prasīta improvizēta sanāksme, lai nosauktu dažus.

Oficiālā komunikācija

• Daži saziņas veidi atbilst oficiālajām vēlmēm vai protokolam, tiek kaut kādā veidā ierakstīti vai tiek plānoti un mēģināti pirms laika.
• Formālas verbālās komunikācijas piemērs būtu scenāriju prezentācija. Verbālā oficiālā saziņa ietver rakstiskas ziņas, piemēram, gada pārskatus, darba noteikumus un līgumus.

2. rezultāts: saprast, kā sazināties rakstiski

2.1. Nosakiet attiecīgos informācijas avotus, kurus var izmantot, sagatavojot rakstisku saziņu

Informācijas avotus var klasificēt kā primāros vai sekundāros.

Primārais avots

• Pasākuma laikā tiek iegūts primārais avots. Šāda veida informāciju apkopo persona, kas tieši saskaras ar incidentu vai notikumu.
• Šie avoti var būt dienasgrāmatas, vēstules, avīzes, tiesas protokoli, intervijas, aptaujas utt.
• Primārie avoti parasti ir nesamāksloti un vistuvāk pašiem notikumiem.

Sekundārais avots

• Šāda veida informācija tiek filtrēta caur primāro notikumu noņemto personu.
• Šos avotus var interpretēt vai analizēt primārā avota literatūru, un tie ietver grāmatas, interpretējošus dokumentus vai kāda notikuma nepiederoša cilvēka stāstījumu.
• Parasti sekundārie avoti interpretē notikumu, un to var radīt pēc tā.

2.2. Aprakstiet saziņas principus rakstiskas saziņas elektronisko formu izmantošanai uzņēmējdarbības vidē

Elektroniskā saziņa attiecas uz e-pastu, faksi vai jebkuru rakstisku saziņu, kas tiek pārsūtīta un saglabāta elektroniski.

• Efektīva elektroniskā saziņa ietver zināmu tehnisko meistarību. Jums vajadzētu būt pietiekami prasmīgam, lai pārsūtītu informāciju, izmantojot telekomunikāciju tehnoloģijas, un zināt, kā izmantot nepieciešamo programmatūru.
• Izvēloties elektroniskos sakarus informācijas apmaiņai, jums rūpīgi jādomā un jāizlemj, kura ir labākā un efektīvākā saziņas metode.
• Biroja vidē jums vajadzētu būt iespējai interpretēt informāciju no elektroniskiem avotiem un ar labām pārfrāzēšanas prasmēm.

2.3. Paskaidrojiet dažādus valodas stilus un toņus, kā arī situācijas, kad tos var izmantot rakstveida saziņai

Sarunvalodas, gadījuma rakstura un oficiālie raksti ir dažādi stili ar savām cerībām un rezultātiem. Izmantotais rakstīšanas stils ir atkarīgs no jūsu nodomiem, vidēja un auditorijas.

• Ikdienas valoda ir neformāla un sarunvaloda. Tas ir tas, kā jūs rakstāt draudzīgās īsziņās vai tērzēšanā. Visticamāk, darba vietā saprātīgi lietojat tikai gadījuma valodu, it īpaši ar priekšniekiem. Ikdienas valoda ir veids, kā jūs runājat ar saviem vienaudžiem.
• Sarunvaloda ir līdzīga un attiecas uz valodu, kuru mēs izmantojam, lai sazinātos ar ģimeni un tuviem draugiem. Sarunvaloda ietver slengu un dialektu.
• Oficiālā valoda tiek izmantota biznesa komunikācijā, un to lieto, ja vēlaties sastapties kā profesionālu un autoritatīvu. Tas ir atkarīgs arī no izmantotajiem vārdiem un toņa. Oficiālā rakstībā jūsu valodai jābūt pareizai sintaksei, vārdu krājumam un gramatikai.

2.4. Paskaidrojiet iemeslus valodas izvēlei un lietošanai, kas atbilst rakstiskās saziņas mērķim

Komunikācija ir informācijas, ideju, domu, jūtu un emociju apmaiņas process, izmantojot runu, signālus, rakstīšanu vai uzvedību. Mūsu lietotajai valodai jābūt viegli saprotamai, precīzai un taktiskai.

Katram ziņu veidam - sūdzībām, protokoliem un sūdzībām, lai nosauktu tikai dažus - ir nepieciešama dažāda līmeņa takts.

• Rakstot kaut ko kritisku, vienmēr mēģiniet uzrunāt organizāciju vai grupu kopumā, nevis padarīt to personisku.
• Sāciet ar pozitīviem punktiem pirms negatīvajiem, lai uztvērējs netiktu nekavējoties ievietots aizsardzībā.
• Paskaidrojiet faktus tieši, nevis lietojiet neskaidru vai netiešu valodu.
• Rakstīšanas laikā izvairieties no treknraksta vai lielo burtu lietošanas. Rakstiskajā saziņā tas notiek kā naidīgs.

2.5. Aprakstiet rakstiskās informācijas organizēšanas, strukturēšanas un pasniegšanas veidus, lai tā atbilstu dažādu auditoriju vajadzībām

Organizējot, strukturējot un uzrādot rakstisku informāciju, ņemiet vērā sekojošo:

• Uzstādot prezentāciju, pirms laika sagatavojiet visus nepieciešamos dokumentus. Tie var ietvert PowerPoint prezentācijas (vai līdzīgu slaidrādes programmatūru), izdales materiālus vai skriptu sev.
• Saglabājiet dokumentus pareizā secībā, lai saziņa notiktu bez apjukuma un kļūdām. Iepriekš pārbaudiet pasūtījumu.
• Prezentēšanas laikā skaidri norādiet savus mērķus. Sniedziet ievadu par to, ko jūs gatavojaties prezentēt, savus prezentācijas motīvus, kāpēc apmeklētāji ir tur un kāpēc tēma ir svarīga.
• Soli pa solim iepazīstiniet ar savu darbu, kur nepieciešams, skaidri izmantojot atbilstošas ​​atsauces.
• Galu galā noslēdziet, paskaidrojot, kā tika sasniegti visi jūsu mērķi.
• Veltiet laiku atbildēm uz jautājumiem.

2.6 Aprakstiet veidus, kā pārbaudīt rakstiskās informācijas satura precizitāti

Jebkurai rakstiskai saziņai jābūt precīzai, profesionāli noformētai un bez pareizrakstības vai gramatiskām kļūdām. Pirms dokumenta noformēšanas nosūtīt tā adresātiem pārbaudiet sekojošo.

Pārbaudiet punktu precizitāti

• Neprecizitātes var kaitēt jūsu un jūsu organizācijas reputācijai. Atkarībā no problēmas, sekas var būt no apkaunojošām līdz katastrofālām.
• Informācija, kas jāpārbauda, ​​ir: datumi, vārdi, statistika, notikumi un citāti.
• Ja neesat pārliecināts par kaut ko, pārliecinieties, vai esat sazinājies ar zinošu vai pieredzējušu personu.

Pārbaudiet pareizrakstību un gramatiku

• Lielākajai daļai vārdu procesoru un e-pasta sistēmu ir iebūvēti pareizrakstības pārbaudītāji. Izmantojiet savu vērtējumu, jo tie ne vienmēr ir precīzi, it īpaši, ja runa ir par cilvēku vārdiem vai nozarei raksturīgo žargonu.
• Pirms pabeigšanas vienmēr divreiz pats izlasiet dokumentu.
• Lieciet kādam citam lasīt un rediģēt dokumentu jūsu vietā. Jauns acu pāris pamanīs kļūdas, kuras esat palaidis garām.

Izmantojiet veidni

• Daudzām organizācijām ir iekšēji stili dažādiem dokumentiem. Tās visas būs pieejamas kā veidnes, kurās jūs viegli varēsit ievadīt informāciju.
• Ja saziņai nav noteiktas veidnes, jums vajadzētu izpētīt pareizo stilu atkarībā no jūsu organizācijas vai nodaļas vajadzībām. Jautājiet saviem kolēģiem vai atrodiet līdzīgus dokumentus, lai izprastu pareizo stilu.

2.7. Paskaidrojiet gramatikas, pieturzīmju un pareizrakstības precīzas lietošanas mērķi

• Pareiza gramatika, pieturzīmes un pareizrakstība nodrošina, ka lasītājam būs viegli lasīt jūsu saziņu, padarot saziņu efektīvāku.
• Ja dokumentā ir kļūdas faktos, lasītāji mēdz neuzticēties visai lietai. Uztvertā neuzticamība var negatīvi ietekmēt jūsu reputāciju un līdz ar to arī jūsu reputāciju jūsu organizācijā.

2.8 Paskaidrojiet, ko nozīmē vienkāršā angļu valoda un kāpēc to lieto

Vienkāršā angļu valoda ir valoda, kas uzsver skaidrību un izvairās no tehniskās valodas vai žargona. Tas ir īpaši svarīgi, runājot ar cilvēkiem, kas nav jūsu profesijas pārstāvji, kuriem tehniskā valoda ir jātulko kaut ko vieglāk saprotamu.

Vienkāršā angļu valoda:

• Var izmantot, lai sazinātos ar ikvienu, neatkarīgi no viņa lasītprasmes vai zināšanām.
• Skaidrs un tiešs, bez nekā slēpta, bez liekiem vārdiem vai idejām.
• Bez tehniskā žargona vai slenga.

2.9. Paskaidrojiet korektūras nolūku un rakstiskā darba pārbaudi

Jums vajadzētu izlasīt visu rakstisko darbu. Tam ir daži iemesli:

• Gramatiski pareiza rakstīšana labi atspoguļo jūsu, kā arī jūsu organizācijas profesionalitāti un veiklību. Citi tevi vērtēs pēc tā, cik slīpēts izskatās tavs rakstiskais darbs.
• Labi uzrakstīta proza ​​jūsu lasītājam prasa mazāk laika nekā kļūdu pārņemts teksts, padarot rakstisko saziņu efektīvāku.

Visiem rakstiskajiem darbiem, sākot no e-pasta līdz sapulces protokolam, līdz oficiāliem ziņojumiem, jābūt kļūdu pārbaudei.

2.10. Paskaidrojiet svarīga un neatliekama darba atzīšanas mērķi

Ikdienas darbā mums ir dažādi uzdevumi, daži svarīgi, citi steidzami un citi ar zemu prioritāti. Visiem uzdevumiem ir noteikti termiņi, kas jāievēro. Tomēr svarīgums un steidzamība ir divas dažādas lietas. Daži uzdevumi var būt abi, taču tiek apzināti, kuri uzdevumi ir