Nvq 3. līmenis: sagatavojiet dokumentus biznesa vidē

Pārskatiet politikas un procedūras, kas saistītas ar augstas kvalitātes biznesa dokumentu izveidi.

Sharon McCutcheon fotogrāfija vietnē Unsplash

Ievads šajā nodaļā

Šī ir B grupas izvēles vienība 3. līmenī ar 4 kredītpunktiem. Kandidātiem būs pamatīgas zināšanas un praktiskas iemaņas, kas saistītas ar mērķi sagatavot augstas kvalitātes dokumentus. Viņiem būs jāzina, kādi resursi ir pieejami organizācijā / uzņēmumā un kā tos izmantot, jāievēro visas politikas un procedūras, lai sagatavotu dokumentus, efektīvi izmantotu resursus un ievērotu specifikācijas.

1.1. Sniedziet piemērus dažāda veida dokumentiem, kurus var sagatavot uzņēmējdarbības videi, un izskaidrojiet dažādus izmantojamos stilus.

Uzņēmējdarbības vidē var izveidot daudz dažādu veidu dokumentus. Tie ietver: faksa dokumentus, vizītkartes, piezīmi, darba kārtības, protokolus, izklājlapas, analīzes diagrammas, datu lapas, vēstules, slaidrādes un daudz ko citu. Viņiem visiem ir atšķirīgi mērķi un izmantojums;

Vizītkartes

Tie tiek izmantoti, lai sniegtu klientam informāciju par to, kā sazināties ar uzņēmumu. Tās var būt mazas kartes.

Faksa dokuments

Cits uzņēmējdarbībā izmantojams dokumentu veids ir faksa dokuments; Tie ir ļoti noderīgi uzņēmējdarbībā un ir ātrākie dokumentu pārsūtīšanas veidi. Tie ir papīra formātā, vai nu krāsainos, vai melnbaltos.

Darba kārtība

Darba kārtības stāsta, kas notiks. Viņi palīdz cilvēkiem organizēties tā, lai viņi precīzi zinātu, kas viņiem būtu jādara un kas notiks. Kad tās tiek vestas uz sapulcēm, tās ir papīra formātā, un tās var izplatīt elektroniski.

Piezīmes

Piezīmes tiek izmantotas neformālai saziņai ar organizāciju, un tās var būt gan papīra, gan elektroniskā formātā.

Protokols

Viņiem ir informācija par to, kas notika sanāksmē. Tos var izdrukāt papīra formā sanāksmēm un tos var izplatīt elektroniski.

Izklājlapas

Tos var izmantot dažādiem mērķiem, sākot no statistikas līdz analītiskiem. Tie ir elektroniskos formātos, tos var pārvaldīt vienā grāmatā vai kā dažādas lapas atbilstoši vajadzībām.

Analīzes diagrammas

Tie var būt vai nu diagrammas, vai diagrammas, kas palīdz uzraudzīt veiktspējas statistiku. Tie ir arī elektroniskā formātā, un vajadzības gadījumā tos var izdrukāt papīra formātā.

Datu lapas

Šīs lapas var būt vai nu Word, vai Excel formātā. Tos var izmantot, lai apkopotu konkrētus datus, kas jāpaziņo organizācijās vai ārpus tām, vai arī statistikas un veiktspējas uzraudzībai.

Vēstules

Tie ir dokumenti, kas tiek izmantoti dažāda veida saziņai visos departamentos dažādiem mērķiem. Ir dažādi vēstuļu veidi - oficiālas, neoficiālas, biznesa utt.

Slaidrādes

Tie ir PowerPoint dokumenti un tiek izmantoti demonstrāciju vajadzībām sapulcēs. Tie ir elektroniskā formātā, un vajadzības gadījumā tos var izdrukāt.

1.2. Sniedziet piemērus un paskaidrojiet dažādus teksta formātus.

Saglabājot dokumentu, datorā varat iestatīt faila nosaukumu un vietu, kur failu glabāt.

Varat arī mainīt faila formātu. Mainot formātu, mainās dizains, izkārtojums vai fonti. Tas ir pilnīgi atšķirīgs formāts, turpretī saturs paliek nemainīgs.

Katram vārdu procesoram ir savs krātuves formāts. Daudzos teksta failos tiek izmantots vienkāršs teksts (.txt), bagātināta teksta formāts (.rtf), kā arī Microsoft Word (.doc) un tagad.docx. Bet ir iespējas importēt un eksportēt Word formātā.

RTF failus var nolasīt ar katru teksta apstrādes paketi, un to izmērs ir mazāks.

PDF ir vēl viens pārnēsājams faila formāts, kuru nevar rediģēt. Tomēr ir daži rediģējami lauki, kas ļauj atsevišķiem laukiem, kuros ir tekstlodziņi, kas ļauj ievadīt datus. PDF failus var konvertēt uz vārdiem un formatēt, un pēc tam pārvērst tos atpakaļ PDF formātā, ja nepieciešams. Bet PDF faili vienmēr tiek izmantoti gataviem dokumentiem, kuriem nav nepieciešama papildu rediģēšana. Ja sūtāt dokumentus citiem, kuriem nav nepieciešams rediģēt vai kurus nevajadzētu rediģēt, vislabāk tos nosūtīt PDF formātā.

1.3 Kāds ir kvalitatīvu un pievilcīgu dokumentu izgatavošanas mērķis un ieguvumi?

Jūsu organizācijai sagatavotie dokumenti ir jūsu organizācijas attēls vai attēls. Tātad tas automātiski rada lasītājam iespaidu par organizācijas standartiem un to, kā tā vērtē savus klientus. Labas kvalitātes dokuments labi izskatās arī lasītāja acīs, un to ir viegli sekot un lasīt.

Labas kvalitātes dokumenti piesaista klientus un piegādātājus, tādējādi palielinot organizācijas peļņu. Tas palīdz uzlabot dažādas jomas un palielina radošumu tajā, ko jūs darāt, kas savukārt piesaistīs klientus. Kārtīgi sagatavotam dokumentam būs soli pa solim izskaidrojums vai plāns vai statistika par pieprasīto, un tas palīdzēs identificēt, pārvaldīt un uzraudzīt riskus. Tas savukārt palīdzēs organizācijai rūpēties un būt atbildīgam par saviem klientiem.

Arī jūsu dokumentu kvalitāte atspoguļo jūs.

2.1 Izskaidrojiet dažādos resursus, kas nepieciešami kvalitatīvu un pievilcīgu dokumentu sagatavošanai.

Resursi, kas jums varētu būt nepieciešami augstas kvalitātes un pievilcīgu dokumentu sagatavošanai, ir

Ražošanai

1. Augstas kvalitātes kopētāja un kopētāja lietotājs, lai jūs iegūtu kārtīgu un skaidru druku

2. Augstas kvalitātes printeris kvalitatīvām izdrukām

3. Skeneris, lai jūs varētu skenēt dokumentus to sākotnējā formā.

4. Dators visu iepriekš minēto mašīnu apstrādei un darbināšanai

5. Augstas kvalitātes programmatūra, ti, Microsoft Word teksta apstrādei

6. Spējīgs vai kvalificēts mašīnrakstītājs sagatavot dokumentu tā, lai dokuments būtu sagatavots vajadzīgajā formātā un izkārtojumā

7. Iespējams, ka tas ir glīts un gatavs izskats

Par kvalitāti

1. Attēli, lai dokumenti izskatās pievilcīgāki un draudzīgāki

2. Lasāms fonts, lai ikviens to varētu izlasīt bez grūtībām

3. Pienācīgs fonta lielums, lai to varētu izlasīt visi

4. Vienkāršs izkārtojums veiklam un patīkamam izskatam.

2.2 Kā jūs varat izmantot dažādus resursus kvalitatīvu un pievilcīgu dokumentu sagatavošanai?

Izmantojot augstas kvalitātes papīrus, kvalitatīvus lāzera strūklas printerus un labu rediģēšanas programmatūru, var izveidot augstas kvalitātes un pievilcīgu dokumentu.

2.3 Aprakstiet dažādus pieejamos tehnoloģiju veidus teksta ievadīšanai, formatēšanai un rediģēšanai, kā arī to galvenās iezīmes.

Dažādas pieejamās tehnoloģijas teksta ievadīšanai, formatēšanai un rediģēšanai ir:

• Dators ar monitoru, tastatūru un peli vai klēpjdatoru
• Printeris, skeneris
• Tekstu apstrādes programmatūra

Normāls vai standarta teksta ievadīšanas veids datorā (vai senākos laikos bija rakstāmmašīna) ir tastatūra. Atkarībā no izmantotās ierīces tā var būt bezvadu vai vadu tastatūra vai skārienpaliktnis. Tastatūrā lietotājs nospiež konkrēto taustiņu katrai rakstzīmei, kurai nepieciešama ievade, un tā tiek pārsūtīta uz tekstapstrādes programmatūru, kas ir pieejama, instalēta vai tiek izmantota ierīcē. Parasti tekstu apstrādei lielākajā daļā organizāciju parasti izmanto Microsoft vārdu lietojumprogrammu.

Vēl viena teksta ievades forma ir skeneris. Skeneris var skenēt JPEG vai PDF formātā atkarībā no vajadzībām. Arī skenētos dokumentus var pārveidot par vārdiem un dažos gadījumos veikt izmaiņas. Lai to panāktu, ir pieejama programmatūra.

Pieejamā tehnoloģija teksta ievadīšanai

Tastatūra (un pele) ir paredzēta teksta manuālai ievadīšanai. Tas var būt lēns un / vai pakļauts kļūdām atkarībā no tastatūras operatora prasmēm. Tie ir universāli pieejami un parasti tiek piegādāti kopā ar datoru.

Dokumenti tiek skenēti, izmantojot skeneri, un pēc tam tos var pārveidot par tekstu, izmantojot optisko rakstzīmju atpazīšanas programmatūru. Konvertēšanas precizitāte ir atkarīga no sistēmas kvalitātes. Oriģinālajam dokumentam jābūt ļoti skaidram un piemērotā fontā. Ne visas sistēmas var tikt galā ar oriģinālo grafiku.

Pieejamā tehnoloģija teksta formatēšanai un rediģēšanai

Vienkāršākais pieejamais teksta redaktors ir piezīmju bloks. To var izmantot tikai pamata rediģēšanai. jūs nevarat izmantot pārāk daudz modes fontus vai formātus vai ievietot rakstzīmes. To galvenokārt izmanto rediģēšanai un labošanai, un tas neaizņem pārāk daudz vietas atmiņā, jo tā izmērs ir pārāk mazs, salīdzinot ar citiem vārdu procesoriem.

Kad jums ir nepieciešams meklēt modernus stilus un izkārtojumus, labākais Word procesors, ko izmantot, būs Microsoft Word. Tam ir dažādas i iebūvētas funkcijas, kas ļauj veikt augstāku rediģēšanas, labošanas un teksta uzlabošanas līmeni. Tam ir neskaitāmi pieejami fonti, izkārtojumi, veidnes, funkcijas, krāsas utt. Šo priekšrocību dēļ faila lielums ir salīdzinoši liels, salīdzinot ar bloknotu vai vārdu spilventiņu, jo visas šīs formatēšanas detaļas tiek saglabātas kopā ar rakstzīmēm.

Cita programmatūra (izklājlapa, datu bāzes lietojumprogrammas) tiek izmantota teksta un citu datu kārtošanai. Tos izmanto arī statistikas un analīzes nolūkos.

3.1. Kādas ir vienošanās par dokumentu izgatavošanas mērķi, saturu, stilu un termiņiem priekšrocības?

Visi dokumenti

• tiek rakstīti konkrētai auditorijai;
• ir konsekventa ziņa
• dokumentā jābūt informācijai, kas ir viegli pieejama, skaidra, precīza un salasāma;
• Patiesībā sasniedziet paredzēto auditoriju.
• Tam vajadzētu savlaicīgi sasniegt paredzēto auditoriju

Rakstot dokumentus vai sagatavojot dokumentus, vienmēr ir jābūt mērķim. Atkarībā no mērķa jābūt noteiktam dokumenta izkārtojumam vai stilam, arī dokumentam būs noteikti termiņi. Tāpēc visi šie aspekti ir jāņem vērā un jāvienojas ar vadītāju, organizāciju vai komandu, atkarībā no tā, kura ir politika un procedūra. Tas izlems, vai dokuments būs precīza organizācijai nepieciešamā kopija, un tas palīdzēs jums izveidot dokumentu bez kļūdām un tādu, kas atbilst sasniedzamās auditorijas prasībām. Tātad, plānojot visus šos laikus, jūs pabeidziet dokumenta sagatavošanu laikā, minimāli tērējot laiku un kļūdas.

3.2 Aprakstiet veidus, kā organizēt dokumentiem nepieciešamo saturu.

Pirms sākat darbu pie dokumenta, jums tas ir jāuzzina

• Kā dokuments jāuzrāda
• Iekļaujamā informācija.
• Kam domāts dokuments
• Cik ilgi dokuments var būt
• Dokumenta mērķis
• Kādi formāti būs nepieciešami
• Izstrādājiet aptuvenu melnrakstu
• Izvēlieties pareizo valodu (oficiālu / neoficiālu)

Visa dokumenta sagatavošanai nepieciešamā informācija būtu droši jāuzglabā ar skaidriem failu nosaukumiem, resursu sarakstu vai datu bāzi. Tas, kā gatavais dokuments tiks pasniegts un sakārtots, būs atkarīgs no tā, kādam dokumentam tiks izmantots, formātam un saturam. Tāpēc tas ir jāvienojas ar autoru un regulāri jāatjaunina, lai pārliecinātos, ka gatavais produkts ir piemērots mērķim. Apakšpozīcijas ir noderīgas, lai noteiktu informācijas punktu būtu viegli atrast.

3.3. Aprakstiet teksta un teksta integrēšanas un izvietošanas veidus.

Tekstu un bez teksta var viegli integrēt programmā Microsoft Office Word. Microsoft biroja vārds ļauj ievietot attēlus, grafikus, klipkopas un aplauzt tekstu, un tas palīdz apiet dažādos elementus, lai iegūtu šo konsekvento formātu. Var izmantot arī dažādas funkcijas. Ir arī dažādas citas biroja lietojumprogrammas, kas palīdz integrēt un izkārtot tekstu un tekstu, piemēram, Excel un PowerPoint, palīdz integrēt tekstu un tekstu bez izklājlapām un slaidiem. Neatkarīgi no tā, kāda lietojumprogramma tiek izmantota, formatēšana un citi procesi ir jāveic, paturot prātā, kā jāizskatās izvades dokuments.

3.4 Kā jūs pārbaudītu aizpildīto dokumentu precizitāti, piemēram, pareizrakstību un gramatiku, pieturzīmes, pareizību? Kāpēc jūs to darītu?

Lielākajai daļai tekstu apstrādātāju ir pareizrakstības pārbaudītāji. Tātad, ierakstot kaut ko datorā, tas pastāvīgi pārbaudīs pareizrakstību. Pareizrakstības pārbaudītāji nav pilnīgi precīzi, un arī tad, ja nepieciešamā vārda vietā ievadāt citu vārdu, pareizrakstības pārbaudītājs to neidentificēs. Jums būs nepieciešama vārdnīca. Pareizrakstības pārbaudītājam nebūs visu vārdu, tāpēc jums vienmēr būs jāpievieno jauni vārdi, kad tie jums vajadzīgi vārdnīcā. Var arī pievienot vārdus un vārdus, kurus atkārtoti lietojat, bet ne vārdnīcā, lai tos vienmēr nepārbaudītu.

Pēc pareizrakstības pārbaudes pabeigšanas ir labi veikt arī gramatikas pārbaudi, lai gan gramatikas pārbaudītāji nav tik labi un neizlasīs visas gramatiskās kļūdas. Tāpēc vislabāk ir izlasīt dokumentu vienu vai divas reizes pat pēc visu šo pārbaužu veikšanas, un, ja jūs varat, ir labi panākt, lai to izlasa cits pieredzējis cilvēks, jo mēs vienmēr neredzam visas kļūdas mūsu pašu rakstītajā dokumentā.

Precizitāte un pareizība tiek pārbaudīta, jo dokumenti ir organizācijas attēls, un tiem jābūt augstas kvalitātes. Tas arī palīdz lasītājam viegli saprast, ko jūs mēģināt izskaidrot vai pasniegt.

Ir gan digitāli, gan fiziski dokumentu glabāšanas risinājumi.

3.5 Paskaidrojiet, kāpēc jūs droši un droši glabājat dokumentus. Sniedziet piemērus, kā jūs to darītu.

Svarīgi dokumenti, neatkarīgi no tā, vai tie ir nelieli vai lielāki, ir droši un droši jāuzglabā, ievērojot organizācijas politikas un procedūras. Atkarībā no vajadzībām un ņemot vērā tā konfidenciālo raksturu, tā var būt gan digitālā, gan fiziskā atmiņa. Digitālā atmiņa var būt organizācijas serveris, disks vai zibatmiņas diski, kas visi ir droši. Fiziskā uzglabāšana var būt kartotēkas. Katrā ziņā tie tiek glabāti turpmākām atsaucēm, un tāpēc tie ir svarīgi. Jāievēro arī Datu aizsardzības likums.

Faili un ieraksti jāglabā, lai tie atbilstu noteikumiem, lai nodrošinātu minētās dokumentācijas / datu drošību, un ir ļoti svarīgi, lai bizness darbotos nevainojami. Informācijai jābūt droši uzglabātai, lai to nevarētu atklāt trešām personām bez attiecīgas atļaujas. Tas ir svarīgi, jo visus datus, kas nav droši, var izplatīt visā internetā. Pārliecinieties arī, ka esat saglabājis savu darbu un pareizi to nostiprinājis.

Arī strāvas padeves pārtraukuma vai datora avārijas gadījumā vienmēr vajadzētu pēc iespējas biežāk saglabāt izmaiņas dokumentā, zīmējumā vai izklājlapā, ar kuru strādājat.

Mūsdienās lielākā daļa uzņēmumu paļaujas uz elektroniskajiem datiem, tāpēc vislabāk ir nodrošināt labu rezerves risinājumu. Mūsu organizācija katru vakaru dublē datus savā serverī un, iespējams, arī ārējos datu nesējos, lai izvairītos no datu zuduma neizbēgamu avāriju gadījumā.

3.6 Kāds ir konfidencialitātes un datu aizsardzības mērķis, sagatavojot dokumentus?

Personas informācijas izpaušana var izraisīt nopietnas sekas. Iespējams, ka nevienā biznesā nav svarīgāka aspekta kā datu aizsardzība un konfidencialitāte. Tas palīdz ietaupīt uzņēmumu, tā vērtības un klientu uzticību.

3.7 Kāds ir termiņu ievērošanas mērķis un ieguvumi?

Ir svarīgi ievērot termiņus, jo tas ietaupa laiku, naudu un resursus, un mēs vienmēr vēlamies būt priekšā konkurentiem.

Termiņu ievērošanas mērķis un priekšrocības ir tas, ka jūs ietaupāt uz finanšu lietām, piemēram, izmaksu samazināšanu, un ietaupāt dārgo laiku. Ja termiņi netiek ievēroti, jūs tērējat vairāk naudas darbam, kas gaida pabeigšanu, un tas ietekmē kopējo apgrozījumu, tādējādi krasi ietekmējot jūsu budžetu.

Termiņa neievērošana netieši ietekmē arī citas savstarpēji saistītas nodaļas. Piemēri var būt finanšu nodaļa, algas nodaļa un kontu nodaļa, un noteikti visi pārējie departamenti, kas ir saistīti. Tad tas ietekmē organizācijas kopējos ienākumus vai peļņu, kas savukārt ietekmēs darbinieku algas, algu pieaugumu un prēmijas.