Nvq 3. līmenis: dienasgrāmatu sistēmu izmantošana (mērķis, veidi un citi)

Pārskatiet dienasgrāmatu sistēmu izmantošanu uzņēmējdarbībā, tostarp pieejamo dienasgrāmatu veidus, iekļaujamo informāciju un to, kā droši uzglabāt ierakstus.

Viktora Talašuka fotogrāfija vietnē Unsplash

Ievads šajā nodaļā

Šī ir B grupas izvēles vienība 2. līmenī ar 3 kredītpunktiem. Pabeidzot šo nodaļu, kandidātam būs labas zināšanas par dienasgrāmatu sistēmu mērķi, kā tās izmantot un kāpēc tās izmantot. Viņi zinās, kāda informācija ir nepieciešama, lai uzturētu dienasgrāmatu un kāpēc, kā arī zinās, kā skaidri un precīzi ierakstīt dienasgrāmatas ierakstus un kāpēc.

Kandidāti zinās izmaiņu mērķi un to, kā noteikt prioritātes un paziņot par tām, kā arī izprot nepieciešamību par tām paziņot. Kandidāti arī zinās, kā ziņot un atrisināt visus jautājumus dienasgrāmatas ierakstos un kā tos droši uzglabāt, jo tie var saturēt sensitīvu un konfidenciālu informāciju. Tiek aplūkota arī dienasgrāmatu koplietošana, tostarp koplietošanas līmeņi, katras personas tiesības uz dienasgrāmatu un kā konfidenciālas un privātas tikšanās nepieļaut visiem lietotājiem.

Esmu pievienojis arī personisku paziņojumu.

1.1 Kāds ir dienasgrāmatu izmantošanas mērķis?

Laiks ir ļoti svarīgs, un to var izmantot ļoti efektīvi, uzturot dienasgrāmatu sistēmu. Efektīva sava un citu cilvēku laika plānošana un organizēšana ir viena no vissvarīgākajām aktivitātēm, kurā varat iesaistīties.

Dienasgrāmata ir viens no galvenajiem biroja resursiem, bez kura neviens no mums nezinātu, kur mums vajadzētu būt vai kas mums būtu jādara jebkurā brīdī.

Dienasgrāmatu var uzturēt manuāli vai elektroniski.

1.2. Aprakstiet dažādus dienasgrāmatu veidus.

Dienasgrāmatu sistēmas pamatā var iedalīt divos veidos:

Manuālās sistēmas

Visizplatītākais manuālās dienasgrāmatu sistēmas veids, ko izmanto birojos

ir iesietā grāmata, kurā tiek ierakstītas tikšanās.

Tie var būt:

• Viena diena vienā lapā
• Divas dienas vienā lappusē
• Viena nedēļa, lai apskatītu
• Divas nedēļas, lai apskatītu

Izvēloties vispiemērotāko izmantojamās manuālās dienasgrāmatas veidu, jums būs jāapsver, cik daudz ierakstu jūs, iespējams, izdarīsit vienā dienā.

Iesietas grāmatas alternatīva ir vaļēju lapu sistēma, ko bieži dēvē par laika pārvaldnieku. Tam ir tā priekšrocība, ka dienasgrāmatas sadaļa ir nepārtraukta. Gadiem ejot, vienkārši tiek pievienotas jaunas lappuses, tāpēc katra gada beigās nav nepieciešams iegūt jaunu dienasgrāmatu.

Cita, pilnīgi atšķirīga, manuāla sistēma ir sienas plānotājs. Parasti tās ir laminētas diagrammas, kurās ir vietas dienā, kas aptver visu gadu.

Elektroniskās sistēmas

Elektroniskās dienasgrāmatas var uzturēt personālajā datorā, klēpjdatorā, plaukstdatorā vai elektroniskajā organizatorā. Viņiem ir vairākas priekšrocības salīdzinājumā ar manuālajām sistēmām:

• Izceļot iespējamo konfliktu starp tikšanām
• Regulāru pasākumu ieeja tikai vienu reizi
• Tiek izmantots mazāk papīra.
• Aizsardzība ar paroli.
• Ir pieejama vairākkārtēja piekļuve.
• Ekrānā atgādinājums par tikšanos.
• Datu bāzes savietojamība.
• Elektroniskais kontakts.

Ir svarīgi pārbaudīt ierakstu izmaiņu ietekmi.

123rf.com

1.3 Kāpēc jums vajadzētu iegūt atbilstošu informāciju par pieprasītajiem dienasgrāmatas ierakstiem un izmaiņām?

Izmaiņu pieprasījumi var šķist salīdzinoši nelieli, taču tiem var būt papildu efekts, kam varētu būt nozīmīgas sekas. Novilcinot tikšanos, persona, kas apmeklē sanāksmi, var novēloties vai pat nespēt ierasties uz citām sanāksmēm, kas paredzētas vēlākai dienai. Tāpēc ir svarīgi pārbaudīt sekas, kādas būs pieprasītajām izmaiņām, pirms tām piekrītat.

Visa attiecīgā informācija ir jāiegūst, jo jums jāpārliecinās, ka ikvienam, kurš apmeklē sapulci vai jebkuru tikšanos, ir ērti un ka viņiem tiek sniegta visa informācija, lai nevienā brīdī nekļūdītos.

2.1 Kāda informācija ir nepieciešama, lai ierakstītu dienasgrāmatā?

Tāda informācija kā laiks, ilgums, datums, norises vieta, apmeklētāji, krēsls, apmeklētāji ir jāieraksta dienasgrāmatā.

2.2 / 3 Kāpēc jums vajadzētu noteikt prioritāti pieprasījumiem un kā jūs to darāt?

Ir svarīgi noteikt prioritāti darbībām, kas jāveic, ja vienlaikus saņemat vairākus pieprasījumus vai izmaiņas kārtībā. Acīmredzot izmaiņas, iespējams, vislabāk tiek risinātas hronoloģiskā secībā. Pirms pieprasījumu vai izmaiņu apstiprināšanas ir jāsazinās arī ar visiem sapulcē iesaistītajiem un jāpārliecinās, ka tas ir ērti visiem. Pirms izmaiņām tikšanās vai sapulcēs būs jārisina izmaiņas, kas ietekmē tikšanās dienā, kad saņemat izmaiņas.

Dienasgrāmatas programmatūras piemērs.

2.4 Kāpēc jums vajadzētu mēģināt līdzsvarot visu iesaistīto personu vajadzības?

Katrai personai, kas iesaistīta tikšanās vai sapulces laikā, jāpiešķir pietiekami daudz laika plānošanai, ceļošanai un citām vajadzībām, lai tikšanās noritētu gludi un nevienam nerastos nekādas problēmas. Lai sapulce būtu veiksmīga, ir jāpiedalās visiem iesaistītajiem un jāsniedz pietiekams sagatavošanās laiks.

2.5 Kāpēc jums jāpaziņo par izmaiņām skartajiem?

Par izmaiņām ir jāpaziņo savlaicīgi, un, ja esat atbildīgs par citu cilvēku dienasgrāmatām, ir svarīgi savlaicīgi paziņot par visām izmaiņām, lai viņi varētu sagatavoties visām iesaistītajām sanāksmēm vai ceļojumiem. Ir svarīgi arī atstāt dienā pietiekami daudz laika, lai viņi varētu kārtot ikdienas lietas, un, ja nepieciešams, pietiekams ceļojuma laiks starp tikšanās reizēm.

Citiem, kurus skar izmaiņas, dienasgrāmatās būs arī citas tikšanās. Ir svarīgi, lai jūs viņiem neradītu iespaidu, ka izmaiņas tiek veiktas vai nu viegli, vai tieši otrādi, jo ir radies kas svarīgāks.

Elektroniskās dienasgrāmatu sistēmas var automātiski paziņot par izmaiņām iesaistītajām personām, kuru sistēmas ir savienotas ar jūsu tīklu, taču jums būs jāsazinās ar citiem, kurus tas skar. Atkarībā no iesaistītā grafika to var izdarīt pa tālruni, e-pastu, faksu, vēstuli vai mutiski.

Manuālas dienasgrāmatas piemērs.

getentrepreneurial.com

2.6 Kāpēc jums jāatjaunina dienasgrāmatu sistēma?

Dienasgrāmatas atjaunināšana, kad ir panākta vienošanās par izmaiņām, ir ārkārtīgi svarīga. Jums jāpārliecinās, vai esat izdzēsis visas atceltās tikšanās. Ir gan kaitinoši, gan neērti ierasties uz tikšanos, lai pateiktu, ka tā ir atcelta, kā arī laika izšķiešana.

Dienasgrāmata, kas netiek pilnībā atjaunināta, radīs visdažādākās neskaidrības. Tas liks cilvēkiem zaudēt pārliecību un kļūt par laika izšķiešanu.

Paziņojot par kārtības grozījumiem, var būt saistīti ar drošību un konfidencialitāti. Var notikt sarunas, kas varētu ietekmēt organizācijas nākotni. Ja jums tas ir zināms sanāksmju organizēšanas rezultātā, ir svarīgi, lai šī informācija nebūtu pieejama.

Var teikt, ka visas organizācijas efektivitāte ir atkarīga no izmantoto dienasgrāmatu sistēmu pareizas uzturēšanas. Lai arī tas, šķiet, var šķist ļoti nenozīmīga loma, būtu ļoti grūti, ja katram darbiniekam būtu jāatceras, kādas iecelšanas amatā viņi bija un kur viņiem vajadzēja būt attiecīgajā brīdī.

2.7. Aprakstiet dažādus problēmu veidus, kas var rasties, iesniedzot jaunus pieprasījumus, un šo problēmu risinājumus.

Jauni pieprasījumi dienasgrāmatu sistēmā var tikt iesniegti sanāksmei vai tikšanās reizei, telpas rezervēšanai vai izmaiņām esošajā rezervācijā. Pieprasījumi ir atkarīgi no lomām, kurās dienasgrāmatas turētājs ir iesaistīts. Kad tiek iesniegti pieprasījumi, pieprasītājs, iespējams, ir meklējis dienasgrāmatu, lai atrastu pieejamos laika nišus vai brīvos laikus, un tas varētu būt tāpēc, ka viņiem nav piekļuves vajadzīgajai informācijai. Kad tiek iesniegts jauns pieprasījums, var rasties šādas problēmas

• Ietekme uz esošajiem pieprasījumiem - to pamatā var būt šādi faktori, piemēram, pārklāšanās un dublēšanās
• Vairāku pieprasījumu pārklāšanās - jāraugās, lai pieprasījumi nepārklājas, jo tie var radīt haosu un neļaut cilvēkiem apmeklēt sapulces vai tikšanās.
• Dublētas vai dubultas rezervācijas - bieži sastopama kļūda, kas rodas, ja dienasgrāmatu apstrādā vairāki cilvēki, un saziņa ir vāja
• Nepaziņošana par pieprasījumiem vai pieprasījumu maiņa - slikta komunikācija neizdodas visai sistēmai
• Neapstiprina pieprasījumus - pieprasījumi ir jāapstiprina, pretējā gadījumā nebūs pārliecināts, vai pieprasījums tiks izpildīts. Dažreiz tā rezultātā laika nišas paliek brīvas, liekot cilvēkiem, kuriem tas vajadzīgs, gaidīt
• Pieprasījumu nereģistrēšana - tas tiks parādīts kā vakants, kad tiešām būs pieprasījums
• Pieprasījumu prioritātes noteikšana - pieprasījumi pārcelt grafikus, kad tiek saņemti daži augstas prioritātes / ārkārtas / steidzamības pieprasījumi
• Pieprasījumu atjaunināšana - lai izvairītos no nepareizas saziņas un dezinformācijas
• Datu aizsardzība
• Drošība

Risinājumi

Šo problēmu risinājumi ir:

• Jums ir padziļinātas zināšanas par dienasgrāmatu sistēmām, kā tās izmantot, kā plānot un koordinēt pieprasījumus, izvairoties no dublēšanās un pārklāšanās
• Zināšanas par attiecīgas informācijas iegūšanu par pieprasījumu un nepieciešamās informācijas veidiem
• Piešķirot pieprasījumiem prioritāti atbilstoši vajadzībām un steidzamībai un ierakstot tos pareizā formātā, kā arī nodrošinot piekļuvi vajadzīgajam personālam
• Saziņa ir vēl viens svarīgs aspekts, kuru neizmantojot, organizācijas darbība neizdosies
• Atjaunināšana daudzos veidos novērš vilšanos un kļūdas
• Ievērojot organizācijas politiku un procedūras saistībā ar datu aizsardzību un drošību.
• Izmantojot reģistrēto failu sistēmu, lai neviens nevarētu piekļūt failiem, ja tas nebūtu pieteicies sistēmā

Kalendāra kopīgošana

2.8 Izskaidrojiet drošības un konfidencialitātes procedūru ievērošanas mērķi, lietojot dienasgrāmatu sistēmu.

Dienasgrāmatu var izmantot dažādiem mērķiem. Viens savā dienasgrāmatā ieraksta personīgas vai konfidenciālas tikšanās, tikšanās, sanāksmes un citu informāciju. Var būt arī ieraksti, kas saistīti ar citu personu konfidenciālu informāciju, kas ir sensitīva un personiska. Tāpēc katram dienasgrāmatas ierakstam ir jābūt tādiem iestatījumiem kā “privāts” privātai informācijai un jāpārliecinās, ka visus ierakstus redz tikai atbilstoši cilvēki, pretējā gadījumā tiks pārkāpts konfidencialitāte. Mēs nevēlamies, lai kāds redzētu mūsu vai kāda cita konfidenciālu informāciju. Piemēri ir arodveselības iecelšana, oficiāla pārbaude, disciplināras sanāksmes, rehabilitācijas vai sapulces nodrošināšana utt. Tāpēc cilvēku piekļuve informācijai ir jāsaglabā un jāuzrauga.

Runājot par drošības jautājumiem, ja kalendārs vai dienasgrāmata nebija aizsargāta, ikvienam būs piekļuve dienasgrāmatā esošajai informācijai, un viņi var pat rediģēt vai dzēst svarīgu informāciju. Kad cilvēkiem tiek dota piekļuve kalendāriem, viņiem tiek dota noteikta līmeņa atļauja, apsverot piekļuves tiesības un rediģēšanas tiesības. Arī dienasgrāmatai jābūt pieejamai tikai cilvēkiem, kuriem nepieciešama konkrētā informācija, un tā ir slēgta no visiem citiem.

Tātad, lai organizācija vai nodaļa darbotos un darbotos pareizi, ir jāievēro konfidencialitātes un drošības procedūras.

Veiksmi ar studijām

Es ceru, ka tas jums ir bijis noderīgs. Lūdzu, nevilcinieties atstāt savus komentārus vai atsauksmes. Ja jums ir kādi jautājumi vai nepieciešama palīdzība un padoms, lūdzu, sazinieties ar mani. Paldies.