Satura rādītājs:
- Kā mēs pieprasām produktus un pakalpojumus
- Pasūtījumu uzraudzība un novērtēšana
- Kā mēs pārliecināmies par vislabāko pakalpojumu un produktu vērtību
- Pārskatīšana un saziņa ar piegādātājiem un pakalpojumu sniedzējiem
Lai efektīvi vadītu uzņēmumus un organizācijas, visiem produktiem un pakalpojumiem ir jābūt savlaicīgi. Katram uzņēmumam ir savs piegādātājs. Viņi no dažādiem avotiem vāc informāciju par piegādātājiem un produktiem. Mūsu organizācija agrāk kancelejas preču pasūtīšanai izmantoja __________ (noņemta konfidencialitātes nolūkos) , un nesen ir pārcēlusies uz _______________ (noņemta konfidencialitātes nolūkos) , jo viņiem šķiet, ka tas ir rentablāk. Produktu izmaksas tiek salīdzinātas, un no piegādātājiem tiek saņemta vispārēja cena. Pakalpojumiem tiek izvēlēts uzņēmums, kas nodrošina labāko piedāvājumu kopā ar kvalitāti.
Mēs sazināmies ar piegādātājiem un, ja iespējams, organizējam vizīti pie piegādātāja, lai apskatītu viņu sniegto pakalpojumu kvalitāti. Mūsu uzņēmums pieņem pakalpojumus no _____________ (noņemts konfidencialitātes nolūkos) . Tāpēc parasti tiek organizēts apmeklējums, lai pārbaudītu, vai tie atbilst visām politikām un procedūrām, kā arī, vai tā būs drošāka un labāka vieta klientam. Mēs arī pārbaudām pēdiņas, lai atrastu vislabāko kvalitāti un servisu.
Kā mēs pieprasām produktus un pakalpojumus
Pēc piegādātāja izvēles mēs turpinām no viņiem saņemt pakalpojumus. Katru mēnesi tiek veikti pasūtījumi atbilstoši stacionāriem un ikdienas citiem pakalpojumiem. Pieprasot pakalpojumu vai produktu, mēs pārliecināmies, ka mēs ļoti skaidri norādām vajadzības un specifikācijas. Mēs pierakstām produkta nosaukumu, kodu, ja tāds ir, daudzumu un izmaksas. Tas ir iespējams tikai tad, ja es pārzinu produktus un pakalpojumus.
Izvēloties produktus un pakalpojumus, mans biroja vadītājs sazinās ar piegādātājiem un saņem piedāvājumus no dažādiem piegādātājiem. Piegādātāji arī nodrošina produktu paraugus, lai mēs varētu pārbaudīt to kvalitāti. Pēc rūpīgas izpētes par izmaksām un kvalitāti mans biroja vadītājs izlemj, ar kuru uzņēmumu doties, un saņem no viņiem pakalpojumus.
Kvalitāte ir ļoti svarīga, izvēloties pakalpojumus un produktus. Tam jāatbilst klientu vēlmēm. Tikpat svarīgi ir arī tas, kā šie pakalpojumi dos labumu darbiniekiem.
Vēl viena svarīga lieta, kas jāpatur prātā, ir tikai tādu produktu iegāde, kas mums nepieciešami, paturot prātā klientu un darbinieku prasības. Ja tā nav, nauda, kas iztērēta par nevēlamiem priekšmetiem, kļūs par atkritumiem. Skaidra plānošana palīdz ietaupīt budžetu.
Atrodot piegādātājus un produktus, biznesa vadītājs sazinās ar dažādiem piegādātājiem, lai iegūtu vislabāko cenu. Tas palīdz organizācijai ietaupīt naudu un nepārsniegt budžetu.
Sazinoties ar piegādātājiem, ikviens pārliecinās, ka viņš saglabā profesionalitāti un savlaicīgi veic maksājumus, kā arī seko līdzi pasūtījumiem un piegādēm. Mēs pārliecināmies, ka pasūtījums ir veikts laicīgi uz priekšu un dodam piegādātājam pietiekami daudz laika, lai savlaicīgi piegādātu produktus vai pakalpojumus.
Pasūtīšana, saņemšana un viss, kas saistīts ar preču un pakalpojumu sniegšanu un saņemšanu, pieder pie tā sauktās piegādes ķēdes. Piegādes ķēde sākas no izejvielām, kas izmantotas produkta ražošanai, līdz piegādātajam produktam patērētājam, ieskaitot visus, piemēram, vairumtirgotāju, mazumtirgotāju utt. Tātad visi, kas iekļauti šajā ķēdē, ir atbildīgi par veiktspēju un kvalitāti.
Pasūtot produktus, es ļoti rūpējos, lai es sniegtu skaidru informāciju par man nepieciešamajiem produktiem, tostarp kodu, izmēru, krāsu un citu nepieciešamo informāciju. Pārbaudu, vai visas preces pēc pasūtījuma ir nepieciešamas un kam tās vajadzīgas. Es piešķiru pasūtījumam prioritāti atbilstoši vajadzībām un pasūtu tikai būtiskākās. Tad es viņus saņemu sava menedžera pilnvarojumus. Pasūtījumus veicu, izmantojot sistēmu ar nosaukumu ____________ (noņemta konfidencialitātes nolūkos) . Pasūtījumi tiek veikti caur piegādātāja katalogu, kas jau ir pieejams sistēmā. Kad esam saņēmuši pasūtījumus, tos rūpīgi pārbauda, salīdzinot ar rēķinu, lai redzētu, ka esam saņēmuši visas preces, kā norādīts rēķinā, un pēc tam tiek parakstīta kvīts. Arī es pēc tam preču saņemšanas pasūtījumu ____________ (noņemts konfidencialitātes nolūkos), lai tas brīdinātu Maksājumu komandu, ka esam saņēmuši pasūtījumu. Sistēma ģenerē pirkuma pasūtījuma numuru. Pēc tam es rēķinā pierakstu pirkuma pasūtījuma numuru un nosūtu tos maksājumu komandai, kas atbrīvo maksājumus piegādātājam.
Pasūtījumu uzraudzība un novērtēšana
Pasūtījumus, kad tie tiek veikti, uzrauga, lai sekotu līdzi tam, kas notiek. Pasūtījumi tiek uzraudzīti, lai nodrošinātu ātru piegādi un kvalitāti, lai novērstu problēmu rašanos. Pasūtījumi par IKT aprīkojumu tiek veikti, izmantojot mūsu IKT pakalpojumu biroju, un tiek izsekoti visi produkti, sākot no pasūtīšanas līdz piegādei.
Pasūtījumi un pakalpojumi katru mēnesi tiek vērtēti, lai pārbaudītu, vai tie atbilst prasītajai kvalitātei un veiktspējai. Tas arī palīdzēs uzlabot sniegumu un atrast veidus, kā uzlabot sniegumu, jo tas ietekmēs ne vienu indivīdu, bet gan komandu un organizāciju.
Kad uzraudzība un novērtēšana ir pabeigta, to var izmantot, lai uzlabotu iesaistīto procedūru efektivitāti. To var uzlabot, izvēloties pareizo uzņēmumu un pasūtīšanai izmantojot pareizo sistēmu. Man vienmēr ir saraksts ar priekšmetiem, kas man jāpasūta. Es arī nosūtu komandai pa e-pastu, lūdzot viņu prasības, pēc tam tos apkopoju un ievietoju pasūtījumā. Ja es nesaņemu pasūtījumu laikā, es sazinos ar savu biroja vadītāju, kurš savukārt to vajā ar piegādātāju. Kad pasūtījums ir saņemts, es to saņemu sistēmā, lai piegādātājam samaksātu laikā.
Kā mēs pārliecināmies par vislabāko pakalpojumu un produktu vērtību
Mēs strādājam kā komanda kopā, lai iegūtu labākus cenas un kvalitātes attiecību par sniegtajiem un saņemtajiem pakalpojumiem. Labāka cenas un kvalitātes attiecība ir pareizā kvalitatīvā produkta iegūšana par lētāku cenu. Lai to panāktu, mums būs jāvienojas ar piegādātājiem vai pakalpojumu sniedzējiem, mēs izvairīsimies no nevajadzīgiem pirkumiem. Veicam lielapjoma pasūtījumus, ja nepieciešams, jo tas ietaupa laiku un naudu. Lai to visu uzturētu, mēs uzturam labas attiecības ar piegādātāju.
Es atceros, sadarbojoties ar ____________ (noņemti konfidencialitātes nolūkos) 3 nedēļas pirms mēģinot ______________ (noņemti konfidencialitātes nolūkos) klientam. _______________ (noņemts konfidencialitātes nolūkos) mani informēja, ka viņi nevarēs sniegt pakalpojumu, jo nebija pārliecināti, vai kāds pieprasa šo pakalpojumu. Es nekavējoties informēju viņus par mūsu organizācijas zaudējumiem, ja šis klients ___________ (noņemts konfidencialitātes nolūkos) . Mūsu organizācija maksās naudu par šo pakalpojumu, taču nevienam tā nav bijusi, jo tā ir __________ (noņemta konfidencialitātes nolūkos) . Tālruņa kundze runāja ar menedžeri un pēc tam piekrita iet garām manis prasītajam. Tas ir viens veids, kā organizācijai tika ietaupīta nauda.
Darbiniekiem, kas strādā mūsu organizācijā, nav atļauts pieņemt dāvanas vai viesmīlību bez atļaujas vai informācijas izpaušanas. Politikā teikts, ka “ ___________________ (noņemts konfidencialitātes nolūkos) ”. Ja kāds darbinieks neievēro organizācijas politiku un procedūras, viņš tiks pieņemts oficiālās darbībās, un tas pat var izraisīt atlaišanu, jo tas būs nopietns pārkāpums.
Mēs vienmēr saņemam paziņojumus no pakalpojumu sniedzējiem par viņu sniegtajiem jaunajiem pakalpojumiem. Viņi mums nosūta atjauninātas skrejlapas, kuras mēs pasniedzam klientiem, kuriem tās ir vajadzīgas. Jebkura saziņa, ko saņemu, notiek ar komandu un citām struktūrvienībām, kuras, manuprāt, būs nepieciešamas.
Veicot pasūtījumus, man ir ______________ (konfidencialitātes nolūkos noņemts) autorizācijas ierobežojums. Arī tad, kad tiek saņemts rēķins par lielāku summu vai pakalpojumu vai ja ir jāiesniedz pasūtījums par lielāku summu, es to caurskatīju un pārbaudu, vai tas ir kaut kas mums patiešām vajadzīgs, un tikai tad turpinu rīkojumu.
Pasūtot produktus, es pārbaudu, vai mēs iegūstam to, ko vēlamies. Piemēram, pasūtot faksu, es sarunājos ar savu vadītāju un IKT komandu par dārgu mašīnu, jo lētāka mašīna patērēja pārāk daudz tintes vai lentes, maksājot vairāk naudas, savukārt dārga mašīna patērēja mazāk tintes. Es izvirzīju argumentu iztērēt vienu reizi un pēc tam ietaupīt naudu, nevis nopirkt lētu mašīnu, kurai mums katru reizi būs jātērē nauda.
Pasūtot produktus un pakalpojumus, es noteikti ievēroju un ievēroju organizācijas politikas un procedūras. Es pārliecinos, ka saņemtie rēķini ir īsti un oriģināli rēķini, nevis rēķinu kopijas. Produktus es pasūtu tikai tajos uzņēmumos, ar kuriem mēs esam noslēgti līgumi un kuriem ir atļauts pasūtīt.
Kad es sazinos ar ____________ (noņemts konfidencialitātes nolūkos), lai sniegtu pakalpojumus klientiem, ja nav pieejami ___________ (noņemti konfidencialitātes nolūkos) , es iesaku komandai pieprasīt ___________ (noņemts konfidencialitātes nolūkos) . Tādā veidā mēs izmantojam naudu, par kuru esam samaksājuši, neatstājot savus pakalpojumus neizmantotus, tādējādi netērējot un nezaudējot naudu.
Pārskatīšana un saziņa ar piegādātājiem un pakalpojumu sniedzējiem
Izvēloties piegādātājus rakstāmpiederumiem vai aprūpes pakalpojumiem, vadītāji un seniori tiekas kopā un, ja nepieciešams, organizē vizītes pie pakalpojumu sniedzējiem, lai pārliecinātos, vai tie ir pietiekami labi klientiem, un pēc tam vienojas par pakalpojumu līgumu. Veicot pasūtījumu rakstāmpiederumiem, es piekrītu produktiem, uz kuriem attiecas manis autorizācijas ierobežojums, un es vienmēr pārliecinos, ka pasūtu vajadzīgos produktus, nevis nevēlamus. Kad tas pārsniedz manu limitu, es ņemu padomu no savas menedžeres un paskaidroju viņai, kāpēc tas ir svarīgi, pirms es turpinu rīkoties.
Sazinoties ar pakalpojumu sniedzējiem, es saglabāju profesionalitāti. Es vedu sarunas par pakalpojumiem, kas mums nepieciešami, lai mēs varētu darīt vislabāko mūsu klientu labā. Kā paskaidrots iepriekš, es esmu runājis ar mājām, lai novērstu naudas zaudēšanu mūsu organizācijai, kas ir manas pilnvaras.
Kad klientam tiek sniegti pakalpojumi, es izsūtu līgumus, kas ir līgums starp pakalpojumu sniedzēju, klientu un mūsu organizāciju. Mēs kā organizācija pārliecināmies, ka mēs visi ievērojam to, par ko ir parakstīts līgumā. Sniegtos pakalpojumus vienmēr uzrauga un pārskata, lai pārliecinātos, ka tie ievēro organizāciju līgumus un likumus. Visas radušās problēmas tiek nodotas augstākai vadībai, diskusijas un lēmumi tiek pieņemti, rīkojot steidzamas sanāksmes.
Pārskati tiek veikti periodiski, lai apspriestu pakalpojumu sniedzējus. Visas radušās problēmas tiek nopietni uztvertas, un saņemtie pakalpojumi tiek uz laiku vai pastāvīgi apturēti, ņemot vērā klientu labklājību.