Plānojiet un organizējiet sanāksmes: nvq 3. līmeņa diploms uzņēmējdarbībā un administrācijā

Pārskatiet svarīgus sapulču plānošanas un organizēšanas aspektus šajā nodaļā.

Fotoattēla Christina @ wocintechchat.com vietnē Unsplash

Ievads šajā nodaļā

Šī vienība ir B grupas izvēles vienība 3. līmenī ar 5 kredītpunktiem. Šī nodaļa palīdz kandidātam izprast kārtību un darbības, kas nepieciešamas sapulču plānošanai un organizēšanai, kā sagatavoties sanāksmei, kā atbalstīt sanāksmes norisi un kā sekot sanāksmei.

Šai vienībai ir pievienots arī personīgā paziņojuma piemērs!

1.1. Izskaidrojiet sapulces plānotāja un organizētāja lomu

Lai sapulce noritētu efektīvi, ir nepieciešama laba plānošana un sagatavošanās. Šie divi soļi prasa daudz laika.

Plānojot sapulci, apsveriet sekojošo:

• Uzziniet sapulces pamatinformāciju: sanāksmes veidu, budžetā paredzēto summu, ko var iztērēt, apmeklētāju skaitu, vietu, kur tā notiks, un citu informāciju.
• Uzziniet tikšanās mērķi
• Uzziniet katras personas lomu, kas apmeklē komandu.
• Sakārtojiet kontrolsarakstu un ierakstiet kalendārā visus datumus, lai pārliecinātos, ka dažādas sanāksmes vai notikumi nav pretrunā.
• Ja sanāksmes būs periodiski jāplāno, lai uzraudzītu veiktās darbības, sanāksmi, kas atkārtojas katru mēnesi vai ik pēc divām nedēļām, var iekļaut elektroniskajā kalendārā

Organizējot sapulci, apsveriet sekojošo:

• Pilnībā izprotiet sapulces mērķi
• Uzziniet to cilvēku laika ierobežojumus, kuri tiks iesaistīti sapulcē, lai noteiktu labāko laiku sapulces rīkošanai, lai tā nebūtu pretrunā ar citām tikšanās reizēm.
• Izvēlieties vietu, kas ir viegli pieejama visiem dalībniekiem.
• Plānojiet sapulces ilgumu, ņemot vērā apmeklētājus un apspriežamo jautājumu skaitu.
• Plānojiet, kādi atspirdzinājumi tiks nodrošināti un kas būs atbildīgs.
• Apkopojiet darba kārtības jautājumus un sagatavojiet tos atbilstošā formātā un kārtībā.
• Ja pienākumi ir jāsadala starp dažādiem cilvēkiem, sastādiet sarakstu, kas ko darīs!
• Pārliecinieties, ka persona, kas veicina sanāksmi, zina, kas sanāksmē ir jāsasniedz un cik ilgi sapulce ir paredzēta.

1.2. Aprakstiet dažādos sanāksmju veidus un to galvenās iezīmes

Ir dažādas sapulces. Sanāksmes atšķiras attiecībā uz:

• Cilvēku skaits, kas apmeklē sanāksmi
• Sanāksmes mērķis
• Organizācijas lielums
• Persona, kas vada sapulci
• Sanāksmes ilgums

Sapulču pamata veidi ir šādi.

• Pastāvīga sanāksme: Šī ir tikšanās, kas regulāri notiek katru nedēļu vai divas nedēļas ar vadītāju attiecībā uz jebkuru notiekošo projektu. Šīs sanāksmes ilgst līdz projekta pabeigšanai, un tām ir vispārīgs darba kārtības un protokola formāts.
• Aktuāla sanāksme: sanāksme, kas paredzēta, lai apspriestu noteiktu tēmu, kas saistīta ar darbu vai projektu.
• Prezentācija: Sapulce, kas notika, lai informētu komandu par izmaiņām, kas veiktas procesos un procedūrās. Šajā sapulcē ir kāds vadītājs vai divi, un beigās apmeklētājiem ir iespēja uzdot jautājumus.
• Konference: sapulce, kuru organizē ar ievērojamu plānojumu un struktūru un kuru vada priekšsēdētāja. Dalībnieku skaits ir atkarīgs no konferences mērķa.
• Ārkārtas sanāksme: Sanāksme notika pēkšņi bez īpaša iepriekšēja brīdinājuma, lai risinātu visas organizācijas iekšējās vai ārējās krīzes. Visiem komandas locekļiem ir jāpiedalās sanāksmē.
• Seminārs: sanāksme notiek galvenokārt izglītības nolūkos, un to vada konkrētas jomas eksperti.

1.3. Paskaidrojiet, kā plānot sapulces, kas pilda saskaņotos mērķus un mērķus

Sanāksmes jāplāno ar lielu uzmanību un detaļām, jo ​​tām ir ļoti svarīga loma organizācijas mērķu sasniegšanā. Pirmkārt un galvenokārt, sagatavojiet sanāksmes kontrolsarakstu.

Sapulces kontrolsaraksts:

• Pārbaudiet, vai ir noteikti konkrēti un reāli mērķi.
• Pārbaudiet, vai sapulces norises vieta ir pieejama visiem.
• Pārbaudiet, vai datumi un laiki ir ērti visiem apmeklētājiem.
• Pārbaudiet, vai priekšsēdētājs ir informēts par darba kārtību.
• Sagatavojiet programmu, kas var sasniegt visus mērķus.
• Pārbaudiet, vai darba kārtība ir izdrukāta un gatava, sapulcei ir gatavi resursi un vai visi uzaicinājumi ir izsūtīti.
• Pārbaudiet, vai priekšsēdētājs, protokola vadītājs un vadītāji ir gatavi, un vai visi atspirdzinājumi ir sagatavoti.

Plānošana: saplānojiet sapulci kopā ar priekšsēdētāju un visiem apmeklētājiem, ieskaitot sanāksmes veidu, mērķi, pieejamo budžetu, dalībnieku skaitu, vietu un citas pamatinformācijas.

Prasības norises vietai : izvēloties sapulces norises vietu, apskatiet sapulces mērķi un apmeklētāju skaitu un to, vai vieta ir labi sasniedzama. Sazinieties ar norises vietu, lai redzētu, vai viņiem ir visas sanāksmei nepieciešamās iespējas. Ja nepieciešams, informējiet arī priekšsēdētāju un klātesošos un, ja nepieciešams, iegūstiet idejas par viņu cerībām uz norises vietu, lai izvairītos no sapulces grūtībām vai neveiksmēm.

Mērķa dalībnieki un ielūgumi: skaidri norādiet sapulces dalībniekus un nosūtiet uzaicinājumus uz sapulci. Pajautājiet, par ko viņi runās un cik ilgi viņiem tas būs vajadzīgs. Tādā veidā jūs varat aprēķināt sapulces ilgumu.

1.4. Paskaidrojiet sapulces īsuma saskaņošanas mērķi

Īss ir īss apraksts par to, kas ir sapulce: mērķis, kurš apmeklēs un kāpēc viņi apmeklēs.

Īss apraksts ļauj mums koncentrēties uz sanāksmes mērķiem un rezultātiem, un tas palīdz efektīvi veidot komandu.

Labam īsumam jābūt īsam, skaidram un mērķtiecīgam, pievienojot visas domas, kas jāizsaka. Tas ļaus skaidri saprast, ko jūs mēģināt darīt bez apjukuma.

Īsumā jābūt ļoti skaidram par sapulces mērķiem attiecībā uz uzņēmējdarbību.

Vietas lielums ir svarīgs sapulces apsvērums.

1.5 Paskaidrojiet, kā noteikt piemērotas vietas dažāda veida sanāksmēm

Izvēloties sapulces vai konferences norises vietu, jāpatur prātā dažas lietas.

• Piemērotība : pārbaudiet, vai norises vieta ir pietiekami liela, lai tajā varētu izmitināt visus sapulces apmeklētājus.
• Atrašanās vieta : pārliecinieties, ka norises vieta atrodas vietā, kas ir pieejama visiem sapulces apmeklētājiem.
• Pieejamība : Lai izvairītos no vilšanās pēdējā brīdī, pārbaudiet, vai pieprasītajā datumā norises vieta ir brīva. Tas var radīt papildu problēmas, nezinot, ka norises vieta nav pieejama pēc visu pasākumu veikšanas un visu dalībnieku ierašanās.
• Izmērs : pārbaudiet, vai vieta var uzņemt visus apmeklētājus un resursus, kas viņiem būs nepieciešami, un vai ir pieejama palīdzība nepieciešamo resursu izmantošanai.
• Iespējas : Pārbaudiet norises vietu, lai redzētu, vai jūs varat tur noturēt sapulci bez grūtībām izmantot resursus.
• Izmaksas : Pārbaudiet arī, vai norises vieta iekļaujas budžetā un vai tā ir rentabla.

1.6. Aprakstiet dažādu veidu sanāksmēm nepieciešamo resursu veidus

Tālāk ir sniegti daži sapulcei nepieciešamie pamatresursi.

• Rakstiskais materiāls: sapulces piezīmju noņemšana.
• Grafiskais projektors: lai demonstrētu vai parādītu dokumentus vai slaidus.
• Sausais dēlis: tas palīdz personai, kura demonstrē, dalībniekiem skaidri pierakstīt lietas vai idejas, lai nerastos šaubas.
• Dators / klēpjdators: tos izmanto kopā ar projektoru, lai parādītu slaidrādes vai dokumentus.
• Informācijas izdrukas citiem dalībniekiem: tās ietver darba kārtības un citus dokumentus, kas dalībniekiem varētu prasīt sekot sapulcei bez problēmām.

1.7. Norādiet galvenos jautājumus, kas jāiekļauj darba kārtībā un sanāksmju dokumentos

Darba kārtība tiek sagatavota pirms sanāksmes un tiek izsūtīta visiem klātesošajiem. Tas ir tēmu saraksts, kas tiks izvirzīts diskusijai.

Darba kārtībā jāiekļauj:

• īss sapulces mērķu apraksts
• aptveramo tēmu saraksts
• saraksts, kurā norādīts, kurš un cik ilgi pievērsīsies katrai tēmai.
• Lai rīkotu informētu diskusiju par sapulces tēmu, būs jāzina sapulces laiks, datums un vieta, kā arī jebkura dalībnieku pamatinformācija.

Sapulces dokumenti ir ieraksts

• klātesošie
• laiks, kad sapulce sākās un beidzās
• visas apspriestās tēmas; neko nevajadzētu atstāt malā.

1.8. Paskaidrojiet sapulces dalībnieku vajadzību un īpašo prasību mērķi un sniedziet viņiem sapulcei nepieciešamo informāciju.

Sanāksmes organizatoram būs jāpārliecinās, vai tiek apmierinātas visu apmeklētāju vajadzības. Vienmēr nāciet gatavi, ja jums ir piešķirts kaut kas konkrēts. Ja plānojat konferences zvanu, pārliecinieties, vai to darāt iepriekš. Jums var lūgt paņemt līdzi pārtiku vai dzērienus.

• Ja jūs tikai apmeklējat sapulci, jums jāņem līdzi vismaz divas pildspalvas un pietiekami daudz papīra, lai varētu pierakstīt.
• Ja jūs esat atbildīgs par ēdienu un dzērienu organizēšanu dalībniekiem, pārbaudiet, vai kādam no dalībniekiem ir īpašas diētas prasības.
• Ja krēslam vai skaļrunim ir jāizmanto klēpjdators un projektors, pārliecinieties, ka tie ir uzstādīti un gatavi.
• Ja dalībnieks ir fiziski invalīds un viņam nepieciešama īpaša piekļuves kārtība, pārliecinieties, ka pasākuma vietā šai personai ir iespējas.
• Sazinieties ar norises vietu par sapulces datumu un laiku un to, vai vieta būs pieejama visu laiku.
• Ja dalībniekiem ir nepieciešama adrese un norādījumi, pārliecinieties, ka viņiem informācija par e-pastu ir nosūtīta jau laikus.

Informējiet visus ārējos apmeklētājus par sapulces mērķi un individuālajiem uzdevumiem.

1.9. Aprakstiet veselības, drošības un drošības prasības, kas jāņem vērā, organizējot sanāksmes

Veselība, drošība un drošība ir vissvarīgākie faktori, kas jāņem vērā, vadot sanāksmi.

• Pārbaudiet, vai norises vieta ir droša veida sanāksmei.
• Pārbaudiet, vai elektrības vadi ir pareizi piestiprināti un nav aiz grīdas.
• Pārliecinieties, ka izmantojamais aprīkojums, piemēram, klēpjdatori un OHP, ir labā darba kārtībā un ir izturējis IKT testēšanu, lai izvairītos no drošības jautājumiem.
• Pārliecinieties, ka konfidenciālie dokumenti, kas paņemti uz sapulci, netiek atstāti un tiek droši atgriezti. Pārliecinieties arī, vai tikai pilnvarotas personas drīkst piekļūt šiem dokumentiem.

1.10. Paskaidrojiet priekšsēdētāja informēšanas pirms sanāksmes mērķi un ieguvumus

Sapulces vadītājam jābūt informētam par sanāksmi, lai viņi zinātu, ko sanāksmē gaidīt. Dažiem priekšsēdētājiem ir daudz jāstrādā pie grafika, un tāpēc viņi nevar visu uzmanību veltīt vienam projektam vai jomai. Persona, kas atbild par priekšsēdētāja instruktāžu, ir persona, kas atbild par sapulces vienmērīgu norisi.

1.11. Paskaidrojiet apmeklētāju sagaidīšanas un piemērotu uzkodu sniegšanas mērķi

Apmeklētāju sagaidīšanas un piemērotu atspirdzinājumu mērķis ir likt viņiem justies gaidītiem un nepiespiestiem, kā arī dot viņiem labu garastāvokli būt uzmanīgiem un piedalīties. Atbilstoši atspirdzinājumi arī neļauj cilvēkiem justies nogurušiem.

1.12 Aprakstiet informācijas, padomu un atbalsta veidus, kas var būt jāsniedz sanāksmes laikā

Visredzamākais atbalsta veids, kuru jums var lūgt sniegt, ir dažu minūšu ilgs process. Jums var lūgt iesniegt darba kārtību un citus apliecinošus dokumentus. Cita veida informācija un atbalsts var ietvert IT resursus, piemēram, projektoru, klēpjdatorus vai pat pārtiku un dzērienus.

1.13 Aprakstiet problēmu veidus, kas var rasties sanāksmes laikā, un kā tos atrisināt

Sanāksmes laikā var rasties dažādas problēmas. Tās var rasties no cilvēkiem, kas piedalās sanāksmē, vai no sapulcē izmantotajiem resursiem.

IKT problēmas

Sapulcei izmantotais klēpjdators vai projektors, iespējams, nedarbojas pareizi, jo rodas konflikts ar programmatūru. Vairumā gadījumu problēma nav savienojums ar iekštīklu. Šādas problēmas var atrisināt tikai tad, ja ir administratīvās tiesības veikt izmaiņas sistēmā. Ja nē, jāmeklē padoms pie IT tehniķa.

Problēmas ar dalībniekiem

Bez tam sanāksmes var izraisīt konfliktus. Konfliktu veidi biznesa sanāksmēs var ietvert:

• Profesionālās atšķirības: tās rodas viedokļu atšķirību dēļ. Ja šīs atšķirības paliek neatrisinātas, tās var sabojāt darba attiecības.
• Cīņa par varu un personības problēmas: tās rodas, ja indivīdi vai grupas viens otram nepatīk. Tie izriet no cilvēku personības, nevis no darba konfliktiem.

Konflikta atrisināšana

Šīs ir dažas pieejas un paņēmieni, kurus varat izmantot, lai atrisinātu konfliktus.

Konflikti var būt šādi:

• Nesaskaņas par slodzi
• Viedokļu atšķirības
• Nesaskaņas par pusdienu pārtraukumiem, ikgadējo atvaļinājumu, brīvdienām utt.
• Atšķirības attiecībā uz dažādiem darba veidiem.

Konfliktus var atrisināt šādi:

• Ir jāveic klātienes diskusijas, kurās cilvēki skaidri klausās. Tie ir nepieciešami, lai detalizēti izprastu problēmu un arī zinātu problēmas nopietnību
• Rotas var mainīt vai labot, lai tas atbilstu vajadzībām un atrisinātu visus konfliktus
• Kad tikai klātienes diskusijas neatrisina konfliktus, vadībai ir jāiesaistās.
• Sūdzības procedūras ir jāveic, ja problēma ir nopietna un cietusī persona vēlas veikt sūdzību par konfliktu.

1.14. Paskaidrojiet, kas jāiekļauj sapulces protokolā, un mērķis ir nodrošināt, lai protokols būtu precīzs un apstiprināts.

Protokolos jāiekļauj visa informācija par sapulcē pieņemtajiem lēmumiem un darbībām, kas jāveic noteiktā laika posmā. Kad lēmumi tiek ierakstīti, tas ļauj visiem iesaistītajiem cilvēkiem sekot līdzi lietām un atgādina, kas viņiem jādara. Visas šaubas vai neskaidrības, kas rodas pēc sanāksmes, var tikt noskaidrotas, atsaucoties uz protokolu.

Protokoliem jābūt skaidriem un kodolīgiem. Protokolētāja ir jāsagatavo pirms sapulces, esiet uzmanīgs un trauksmes laikā sanāksmes, un pierakstiet minūtes pēc sanāksmes.

Pirms sapulces

Minūtes dalībniekam nevajadzētu būt aktīvam sapulces dalībniekam, jo ​​var būt grūti tikt galā ar abiem uzdevumiem. Izveidojiet sapulces protokola ierakstīšanas veidni un pārliecinieties, ka atstājat nelielu vietu piezīmju ierakstīšanai. Iekļaujiet šādu informāciju:

• Sanāksmes datums un laiks
• Sanāksmes mērķis
• Sanāksmes vadītāja vai priekšsēdētāja vārds
• Piešķirtie darbības vienumi
• Pieņemtie lēmumi
• Veicamās darbības
• Citi jautājumi
• Nākamās sanāksmes datums

Pirms sanāksmes savāciet pēc iespējas vairāk informācijas no organizatora. Lūdziet dalībnieku sarakstu, kā arī nelielu informāciju par sapulces mērķi.

Izlemiet, kā ierakstīt piezīmes. Ja jums nav ērti paļauties uz pildspalvu un bloknotu, mēģiniet izmantot magnetofonu.

Tikšanās laikā

Kad cilvēki ienāk telpā, pārbaudiet viņu vārdus dalībnieku sarakstā vai pierakstiet vārdus, cilvēkiem ienākot sapulces telpā. Ja ir jauni cilvēki, kurus jūs nezināt, lūdziet vai nu priekšsēdētājam, vai pašam cilvēkam iepazīstināt viņus ar komandu. Ir arī labi iepazīstināt visus klātesošos, jo apmeklētāji vai daži apmeklētāji, iespējams, nezina, kas ir klāt sapulcē. Iepazīšanās arī palīdz protokolā pierakstīt, kurš ir uzdots ko darīt.

Minūtes dalībniekam jābūt ļoti uzmanīgam klausītājam, nenovirzot prātu uz kaut ko citu, lai precīzi pierakstītu piezīmes. Ja jūs precīzi nesaprotat, kāds lēmums ir pieņemts vai kāda darbība ir piešķirta, lūdziet sapulces vadītājam precizēt.

Pēc sapulces

Pēc sapulces apskatiet piezīmes un pievienojiet jebkādus papildu punktus, kas palikuši ārpusē, noskaidrojot visas šaubas tad un tur, lai nezaudētu sapulcē apspriesto. Ierakstiet piezīmes veidnē, kuru izveidojāt pirms sapulces, tas visiem padarīs piezīmes vieglāk lasāmas un izmantojamas.

Kad rakstāt piezīmes:

• Numerējiet lapas ejot, lai vēlāk neapjuktu.
• Koncentrējieties uz darbības priekšmetiem, nevis uz diskusiju.
• Esi objektīvs.
• Ja jums ir jāatsaucas uz citiem dokumentiem, pievienojiet tos pielikumā vai norādiet, kur tie ir atrodami.
• Kad esat pabeidzis ierakstīt protokolu, palūdziet sapulces vadītājam pārskatīt, vai dokumentā nav kļūdu.

Labas minūtes nodrošina, ka sapulces rezultātā pieņemtie lēmumi un darbības netiek pazaudētas vai aizmirstas. Tie kalpo arī kā ieraksts turpmākajām atsaucēm, un tādējādi tie ir svarīgi dokumenti organizācijas vienmērīgai darbībai.

1.15. Paskaidrojiet, kā ierakstīt darbības, un, ja nepieciešams, veiciet papildu pasākumus

Jebkura sanāksmē apspriesta darbība ir jāreģistrē tur un tur. Darbības, kas jāveic, var iesaistīt indivīdu vai komandu kopumā. Tāpēc pirms nākamās komandas sanāksmes, ja pēcpārbaudei ir kāds sakars ar jums vai jūsu komandu, pārliecinieties, ka tā ir pabeigta. Ja tas ir saistīts ar citu komandu vai personu no ārpuses organizācijas, vajājiet pa tālruni vai e-pastu, lai redzētu, vai uzdevums tika izpildīts.

1.16. Paskaidrojiet dalībnieku atsauksmju apkopošanas un novērtēšanas mērķi no sanāksmes

Atsauksmes atspoguļo indivīdu sniegumu komandā. Katrs cilvēks komandā strādā atšķirīgi. No mūsu viedokļa kāda situācija varētu izskatīties pareiza, taču mums ir jāskatās arī no novērotāja viedokļa. Atsauksmes dod iespēju saprast citu cilvēku viedokli par mūsu darba veidu.

Atsauksmes var būt pozitīvas, negatīvas vai neitrālas.

Atsauksmes var sniegt dažādos veidos, un ir svarīgi pievērst uzmanību pēc iespējas vairākiem no tiem. Atsauksmes parāda to, kā cilvēki redz mūsu darbu, un kā to var uzlabot. Ne visas atsauksmes vienmēr ir precīzas.

Sēdes atgriezeniskās saites apkopošanas un novērtēšanas mērķis ir:

1. Tā kā organizācija strādā saviem klientiem, klientu apkalpošana ir ļoti svarīga organizācijas vienmērīgai darbībai. Tāpēc mums jāuzklausa atsauksmes, lai uzlabotu klientu apkalpošanu.

2. Atgriezeniskās saites iegūšana palīdz atšķirt pareizo un nepareizo. Jūs arī uzzināt, kas ir vajadzīgs vai kas nepieciešams, un kas nav, tādējādi palīdzot uzlabot savu efektivitāti.

3. Mēs dzīvojam sabiedrībā, kurā ir dažādas kultūras un uzskati. Tātad atsauksmju apkopošana palīdz uzlabot darbu ar daudzveidīgo sabiedrību.

4. Mēs strādājam ar cilvēkiem, kuriem ir atšķirīga personība, attiecības un raksturs sabiedrībā. Atgriezeniskās saites saņemšana palīdz mums efektīvi strādāt tādā veidā, kas piemērots ikvienam sabiedrības loceklim.

5. Atsauksmes norāda, vai jūsu darba veids ir veiksmīgs vai nē. Tas arī palīdzēs jums apsvērt alternatīvus veiktspējas uzlabošanas veidus.

6. Izmantojot atgriezenisko saiti, mēs uzzinām, vai mēs kādam esam nodarījuši pāri, vai kādam liekam justies neērti vai nevienu necienīt. Mēs to varam darīt neapzināti, tāpēc atsauksmes palīdz mums noteikt šīs kļūdas.

7. Atsauksmes palīdz mums koncentrēties uz to, ko prasa sapulces dalībnieki, nevis to, kas mums vajadzīgs.

Dalībnieku atsauksmju izmantošana:

1. Mēs varam izmantot atsauksmes, lai labāk izprastu sabiedrības vajadzības.

2. Mēs to varam izmantot, lai izprastu izmaiņas sabiedrībā.

3. Mēs to varam izmantot pašas programmas uzlabošanai.

4. Atsauksmes palīdz attīstīt organizācijas kultūru, kas aptver un izmanto to, kas iegūts no citiem.

1.17. Aprakstiet, kā vienoties par mācību punktiem, lai uzlabotu turpmāko sanāksmju organizēšanu

Pierakstiet sapulcēs sastopamos jautājumus un apspriediet tos ar vadītājiem. Tādējādi cilvēki var izlemt, kā rīkoties šādos jautājumos nākotnē.

Jautājumi ir jārisina, jo tie ietekmē visus sapulces apmeklētājus un apmeklētājus. Ja netiek veiktas nekādas darbības, neatrisināti jautājumi var kaitēt organizācijas vienmērīgai darbībai.