Satura rādītājs:
Sanāksmes bieži notiek katrā organizācijā, un tām ir ļoti svarīga loma, lemjot par labāku sniegumu. Es apzinos, ka, lai sapulce noritētu veiksmīgi un notiktu veiksmīgi, ir nepieciešama pareiza plānošana un organizēšana. Plānojot sapulci, es ņemu vērā sapulces mērķi, sanāksmes veidu, dalībnieku skaitu, vietu utt. Pārbaudu, vai nav apmeklētāju, kuri ir pieprasījuši ienākt sanāksmē. Ja jā, es sazinos arī ar viņiem, lai redzētu, vai datumi ir ērti.
Pēc plānošanas es organizēju tikšanos. Es pārliecinos, ka tikšanās laiks nav pretrunā ar citām iesaistīto cilvēku iecelšanām. Es izvēlos vietu, kurā var izmitināt sanāksmes apmeklētājus. Es klātesošajiem sniedzu sapulces laiku un aptuveno sapulces ilgumu. Es pārliecinos, ka tiek pasniegti arī atspirdzinājumi. Organizējot atspirdzinājumus, es izpētīju dalībnieku uztura prasības, ja kādam tādas ir. Ir svarīgi nodrošināt atspirdzinājumus, jo tas ļauj apmeklētājiem justies gaidītiem un arī neļauj viņiem būt nogurušiem, īpaši, ja dažiem tā ir bijusi nogurdinoša gara diena.
Sapulču veidi
Mūsu organizācijā mums ir dažāda veida sanāksmes, atkarībā no apmeklētāju vajadzības un skaita. Mums ir komandas sanāksmes, kas notiek reizi divās nedēļās vai reizi mēnesī atkarībā no vajadzībām. Apmeklētāji parasti ir mani komandas locekļi un visi apmeklētāji, ja viņi to ir pieprasījuši. Mums ir kopīgas komandas sanāksmes, kas ir apvienota sanāksme ____________________________ (noņemta konfidencialitātes nolūkos) komandai, kas piedalās kopā ar visiem apmeklētājiem. Dažreiz mēs aicinām uz ārkārtas sanāksmēm, kad ir steidzami apspriežami jautājumi. Notiek arī viena līdz viena sanāksme, kad tiek apspriesti konfidenciāli jautājumi, kā arī par personu sniegumu. Prezentācijas notiek, ja sistēmā tiek veiktas izmaiņas vai ieviestas jaunas politikas un procedūras, par kurām ir jāpaziņo departamentam.
Plānojot sapulces, es pārliecinos, ka sapulcei ir nopietns iemesls un vai vieta ir viegli pieejama visiem dalībniekiem. Es sagatavoju darba kārtību un vadu to caur priekšsēdētāju, lai pārliecinātos, ka viņa ir informēta par jautājumiem, kas tiks apspriesti. Es viņai sniedzu īsu informāciju par to, kas būs sapulce, kurš apmeklēs, kurš neapmeklēs, ko apmeklēs viesis, kur sanāksme notiks un cik ilgi tā ilgs, un dodieties uz priekšu. Ir svarīgi viņu informēt, lai viņa būtu gatava un zinātu, ko iepriekš sagatavot. Es visiem dalībniekiem nosūtu darba kārtības kopiju, kā arī sapulces uzaicinājumus. Es viņus informēju par adresi, kur sanāksme notiks. Ja kāds noraida uzaicinājumu uz sapulci, viņam būs jāpamato iemesls, jāpieņem vadītāja piekrišana un jānosūta atvainošanās par sapulci.Es arī pārliecinos, vai sapulce var notikt ar cilvēkiem, kuri neapmeklēs.
Rezervēšana un iestatīšana
Rezervējot sanāksmju norises vietas vai telpas, es meklēju vietas vai telpas, kas spēj uzņemt visus dalībniekus un ka telpā vai vietā ir visas sanāksmei nepieciešamās iespējas. Es precizēju ar norises vietu vai pārbaudu, vai vieta ir droša pēc konstrukcijas, un vai visas elektriskās vadi ir noslēgti un vai tie atbilst veselības un drošības procedūrām. Ja ir dalībnieki ar invaliditāti, es pārliecinos, ka viņiem ir visas nepieciešamās iespējas sapulces norises vietā. Es arī pārliecinos, ka norises vieta ir viegli pieejama un ērta visiem apmeklētājiem. Ja vieta tika rezervēta krietni uz priekšu, es zvanu viņiem, lai pārliecinātos, ka sanāksmei ir pieejama telpa, lai pēdējā brīdī izvairītos no vilšanās. Par visiem maksājumiem, kas jāveic par norises vietu, vienojas budžeta menedžeris.Budžets atspirdzinājumiem dalās visiem komandas darbiniekiem.
Pirms sanāksmes man ir visi sapulcei nepieciešamie resursi, piemēram, piezīmju bloki, pildspalvas un aprīkojums, piemēram, OHP, klēpjdators, projektori, pagarinātāji un Ethernet kabeļi utt. Krēsli un galdi ir izvietoti atbilstoši atbilstības prasībām. Es izdrukāju dažus darba kārtību eksemplārus un arī protokolus no iepriekšējām sanāksmēm, lai pārbaudītu, vai visas darbības ir pabeigtas. Ja kādam izdales materiālam ir nepieciešama drukāšana un izplatīšana, man tie ir pārāk gatavi dalībniekiem. Es uzstādīju klēpjdatorus un projektorus, ja tie nepieciešami sanāksmei. Visus konfidenciālos dokumentus, kas tiek ņemti uz sapulci, es tos glabāju drošībā, lai tie nenonāktu nepareizās rokās un lai tos atļautu apskatīt tikai pilnvarotiem cilvēkiem.
Darba kārtība
Darba kārtībā ir datums, nosaukums un vieta, sapulces nosaukums, atvainošanās, apmeklētāju vārdi un apspriežamo jautājumu saraksts. Ja ir noteiktas tēmas, kuras apspriedīs konkrēta persona, tas tiek minēts arī darba kārtībā. Darba kārtību un protokolu sauc par sapulces dokumentiem, un tajos ir katra detalizēta informācija par visām svarīgākajām lietām, kas tika apspriestas sanāksmē.
Tikšanās laikā
Visi sanāksmes apmeklētāji tiek laipni gaidīti, un viņiem tiek nodrošināti atspirdzinājumi. Es izplata darba kārtības un visus izdales materiālus, kuriem nepieciešama izplatīšana. Ja kādam ir kādi jautājumi par kaut ko, es sniedzu viņam skaidru informāciju, un, ja tas nav zināms, ņemu vērā kolēģu vai vadītāju padomus un norādījumus.
Sanāksmju laikā man tiek lūgts atbalstīt protokolēšanu un IT aprīkojuma uzstādīšanu. Es arī uzņemu darba kārtības un iepriekšējo protokolu kopijas.
Es apzinos, ka man būs jābūt gatavam risināt visas problēmas, kas varētu rasties sanāksmes laikā. Ja rodas problēmas ar IT aprīkojumu, es centīšos darīt visu iespējamo, lai atrisinātu manas administratīvās tiesības. Bet, ja tas ir saistīts ar kaut ko citu, es sazinos ar IT servisu, lai saņemtu palīdzību. Dalībnieku vidū varētu būt problēmas profesionālu un personības problēmu dēļ. Tie tiek atrisināti, klātienē apspriežoties, vajadzības gadījumā mainot kvotas, veicot sūdzību procedūras utt.
Ierakstot sanāksmē minūtes, es fiksēju visu svarīgo, jo tas kalpo par atsauci nākotnē un palīdz organizācijas attīstībā. Protokolu es pierakstu skaidri un īsi. Esmu ļoti uzmanīgs, lai nepalaistu garām nevienu informāciju. Līdzi ņemu veidni, kurā ir sīka informācija par visiem jautājumiem, kas tiks apspriesti sanāksmē. Tajā būs sapulces datums, laiks, nosaukums. Tajā ir arī informācija par apspriesto, pieņemtajiem lēmumiem un veicamajām darbībām. Ja tiks nolemts, tiks reģistrēts arī nākamās sanāksmes datums. Kad sapulce sākas, ja ir kādi jauni apmeklētāji un apmeklētāji, mēs iepazīstinām viens otru. Rakstot minūtes, es esmu modrs un rakstot numurēju lapas, lai vēlāk neapjuktu.
Pēc sapulces
Sanāksmes beigās es savācu visus dokumentus, kas jāatņem. Es atvienoju un iesaiņoju visas izmantotās IT iekārtas. Visi pārkārtotie krēsli un galdi tiek novietoti atpakaļ to sākotnējās vietās, lai izvairītos no šķēršļiem nākamajai sapulcei. Pēc sapulces es izlūkoju piezīmes un izstrādāju tās, un, pirms aizmirstu, kādas bija diskusijas, uzrakstīju taisnīgu kopiju. Pēc tam nosūtīt gatavās minūtes uz priekšsēdētāju vai nu pa e-pastu, vai arī izdrukātu kopiju un lūdzu, lai tās to pārskata, pirms to var nosūtīt dalībniekiem. Krēsls tos izskata un veic nepieciešamās izmaiņas. Es tos laboju un sagatavoju taisnīgu kopiju un nosūtu tos dalībniekiem.
Pēc sanāksmes es sekoju līdzi darbībām, kas jāveic pēc tam. Es vai nu zvanu, vai nosūtu cilvēkiem e-pastu, lai pārliecinātos, ka darbības ir pabeigtas līdz mērķa laikam.
Vēl viena svarīga lieta ir dalībnieku atsauksmju apkopošana. Tas man palīdz uzklausīt cilvēku viedokli un veikt visus nepieciešamos uzlabojumus. Es ļoti mierīgi klausos atsauksmes un pārdomāju tās. Tas var būt pozitīvs, neitrāls vai negatīvs. Es neļauju negatīvām atsauksmēm sevi ietekmēt. Tā vietā es to izmantoju, lai uzlabotu savu sniegumu un komandu sniegumu. Strādājot komandā, nav svarīga indivīda ideja vai skatījums; svarīgs ir visas komandas viedoklis. Jebkuras vispārīgas atsauksmes tiek apspriestas un paziņotas ar visu komandu, lai uzlabotu komandas sniegumu.
Visi sapulču jautājumi tiek pierakstīti, un tie tiek apspriesti vadītāju sanāksmēs un viņi izlemj, ko darīt, lai izvairītos no šīm situācijām nākotnē.