Sagatavošanās kā panākumu atslēga

Pixabay

Sagatavošanās var šķist garlaicīga un laikietilpīga, kad viss, ko jūs patiešām vēlaties darīt, ir ienirt projektā un sākt justies kā kaut ko paveicu. It īpaši, ja termiņi ir cieši. Bet unces profilakse var mazināt mārciņu intervences. Pavadot kādu laiku projekta sakārtošanai un plāna sastādīšanai, var ietaupīt daudz laika, kas velti iztērēts vēlāk, veicot atkārtotu darbu, vai palīgi, kas sagroza īkšķus, jo jūs nezināt, kādu darbu viņiem dot tālāk. Turklāt, veltot laiku pareizu procedūru ievērošanai, var novērst problēmu rašanos vēlāk, kas tērē laiku, slikti prezentē uzņēmumu klientiem un lieku stresu un satraukumu liek darba kolēģiem.

Lēciens no darbinieka līdz vadītājam

Pārejot uz augšu korporatīvās atbildības pakāpēs, mēs varam atrast sev pāriet no bišu strādnieka lomas uz vadību, pat ja mūsu amata nosaukumā nav šī vārda. Bites strādnieka uzdevums ir izpildīt rīkojumus un pēc iespējas ātrāk atzīmēt lietas no sakāmvārda "To Do" saraksta. Bet, pārejot uz vadības lomu, dziļi iesakņojusies ideja par to, ka '' tas ir jādara, tas jādara '', faktiski var kavēt jūsu spēju pārvaldīt.

Vadītājiem ir jāatkāpjas no kņadas un jāmācās pavadīt laiku, gatavojoties, deleģējot un sazinoties. No strādājošo bišu domāšanas viedokļa šīs lietas šķiet ļoti netveramas un var likt justies kā neko nedarījušu. Bet šo lomu prasību ignorēšana var nozīmēt, ka tie, kurus pārvaldāt, faktiski neko nedara, jo neesat veltījis laiku, lai pastāstītu viņiem, kas jādara, vai neesat veltījis pietiekami daudz laika, lai pārliecinātos, ka viņi saprot, ko jūs lūdzat priekš. Vadītājiem ir svarīgi arī ņemt vērā katra darba ņēmēja vajadzības un pielāgot viņu saziņas un instrukcijas stilu šī darbinieka vajadzībām, lai maksimāli izmantotu viņu potenciālu.

Zināšanas ir spēks

Viena no labākajām metodēm, lai sagatavotos nākotnes notikumiem, ir pašreizējo dokumentēšana. Zināšanas ir spēks. Ir vajadzīgs zināms laiks, lai soli pa solim dokumentētu to, ko esat tikko izdarījis, lai novērstu problēmu vai konfigurētu funkciju. Tas nozīmē, ka nākamreiz, kad būs jādara viens un tas pats, jūs varat deleģēt šo uzdevumu kādam citam, jo ​​visi jādara, ir norādīt viņiem uz rakstu, kurā soli pa solim izklāstīts, kas viņiem jādara. Ja atvēlat stundu, lai dokumentētu procesu, kas tiks atkārtots, ietaupīsit divas stundas 3 mēnešos un atkal 6 mēnešos, un atkal un atkal un atkal, katru reizi, kad jums nav nepieciešams vēlreiz izdomāt procesu un pēc tam to izdarīt vai iemācīt to kādam citam. Neizgudro riteni no jauna, dokumentē izgudrojumu un pēc tam ļauj kādam citam to izgatavot.

Projekta plānošana, lai koncentrētos

Aplūkojot visa projekta apjomu, var būt biedējoši, pat nepārvarami. Kad projekts ir sadalīts sīkās daļās un īpašos uzdevumos, kļūst viegli koncentrēties uz katru mazo uzdevumu un efektīvi pāriet no viena uz nākamo. Projekta plānošana un uzdevumu un termiņu noteikšana ir galvenais solis, lai sagatavotos gaidāmajam darbam. Šo procesu var iemācīties. Jūs varat uzzināt, kā organizēt sevi un savu darbu, un, to darot, jūs saņemsiet vairāk darba mazāk laika un mazāk stresa. Saskaroties ar jaunu projektu, vispirms ir jānosaka termiņš. Pēc tam sadaliet projektu galvenajos tematiskajos darba gabalos. Tie būs jūsu pagrieziena punkti. Aprēķiniet termiņus katram pagrieziena punktam, lai jūs ievērotu savu galīgo termiņu. Ja izmantojat Planner, Kanban stila organizatoru,šie pagrieziena punkti kļūs par jūsu kolonnām vai spaiņiem. Tad paņemiet katru atskaites punktu un sadaliet to sīkāk uzdevumos, kas nepieciešami šī starpposma sasniegšanai. Organizējiet šos uzdevumus secīgi, un, visticamāk, jums ir projekta plāns, lai jūs noturētu.

Ikdienas un nedēļas sagatavošana

Varbūt jūsu darbs nav balstīts uz projektiem vai aptver vairākus projektus. Ikdienas un nedēļas sagatavošanās kļūst par galveno, lai saglabātu uzmanību un sasniegtu mērķus. Katras dienas sākumā ne tikai ieleciet pirmajā redzamajā e-pastā un sāciet atbildēt. Sāciet katru dienu ar sagatavošanos.

• Uzturēt uzdevumu sarakstu, ieskaitot kalendāru
• Pārskatiet esošos uzdevumus
• Pārskatiet visus jaunos sakarus un pievienojiet vienumus uzdevumu sarakstam. Ja tie ir konkrēti datumi, piemēram, sapulce, pievienojiet kalendārā atsauci uz šiem uzdevumiem.
• Piešķiriet prioritāti uzdevumu sarakstam
• Izmantojot kalendāru un uzdevumu sarakstu, identificējiet uzdevumus, kurus paredzēts izpildīt līdz dienas beigām
• Tagad sāciet strādāt.

Katru pirmdienu pārskatiet uzdevumu sarakstu un kalendāru, lai iegūtu priekšstatu par to, kā izskatīsies jūsu nedēļa. Bloķējiet nepieciešamos lielos laika posmus sanāksmēm vai lieliem uzdevumiem.

Galvenie punkti

• Sagatavošana ir būtiska, nevis pēc izvēles
• Gatavība palielina efektivitāti, ietaupot laiku un naudu
• Nespēja sagatavoties rada risku klientu apmierinātībai
• Sagatavotības trūkums palielina darbinieku stresu, trauksmi, kavējumus un izdeg.
• Sagatavojieties, pārvaldot uzdevumu sarakstus un dokumentējot procesus.