Projekta vadība: uzraudzība un cilvēku vadība

Gerda Altmana attēls no Pixabay

Izsekošana un kontrole

Projekta plāna ieviešanas vai izpildes mērķis ir sasniegt gaidītos rezultātus.

Kā projekta vadītājam jums ir jārisina jebkura problēma ieviešanas posmā brīdī, kad jūs par to zināt. Labākais veids, kā pieiet problēmu risināšanai, ir cerības uz to, ko var izdarīt, nevis pārdomājot to, ko varēja darīt, lai to izjauktu. Jums ir jāidentificē un jāsaprot problēma, ja vēlaties atrast labāko risinājumu.

Cilvēku vadība un kontrole ir divas kritiskās daļas, vadot projektu īstenošanas posmā. Tie ir savstarpēji saistīti; problēma vienā no tām var radīt vai novest pie problēmas otrā.

Jūs pārvaldāt, kā tiek veikts projekts, uzraugot, pārskatot un pārplānojot. Jums jāpārvalda arī cilvēki un procedūras.

Uzraudzība

Uzraudzība nozīmē pārraudzīt notiekošās darbības, lai nodrošinātu, ka tās notiek pareizi un pēc grafika, lai sasniegtu vispārējo darbības mērķi. Mērķi nosaka, kas jāsasniedz, kad un kā tas tiks darīts.

Jūs uzraugāt projekta plāna izpildi, izmantojot rīkus, lai regulāri apkopotu informāciju par progresu.

Jūs izveidojat mainīgo pārvaldīšanas metodes vēlamā veidā. Šīs metodes sauc par uzraudzības mehānismiem. Lai tas notiktu, jums jāapraksta:

• Nepieciešamās informācijas veids.
• Nepieciešamās informācijas apjoms un detalizācija.
• Oficiālā un neoficiālā metode informācijas iegūšanai, piemēram, novērošana, saruna ar priekšmetu ekspertiem, sanāksmes un ziņojumi.
• Informācijas piegāde neatkarīgi no tā, vai tā notiks mutiski vai rakstiski, klātienē, pa tālruni, pastu, e-pastu vai virtuālā sanāksmē.

Pārskatīšana

Jūs novērtējat progresu, salīdzinot informāciju par progresu ar plānu attiecībā uz trim kvalitātes, grafika un izmaksu ierobežojumiem:

• Pabeigtā darba kvalitāte.
• Pabeigšanas datums.
• Darba izmaksas.

Kad esat izveidojis labas uzraudzības sistēmas un saņemat regulāru informāciju, varat novērtēt projekta progresu salīdzinājumā ar laiku, izmaksām un veicamā darba kvalitāti.

Lielākā daļa programmatūras pakotņu ļauj izmērīt progresu, atceroties “bāzes” informāciju, ti, informāciju sākuma punktā. Kad esat ievadījis jaunos datus, dators tos parādīs salīdzinājumā ar pamata plānu, lai jūs varētu salīdzināt un analizēt progresu.

Pārplānošana - plānojiet vēlreiz vai citādi

Jums ir jāpārplāno, kad pārskatīšanas process jebkurā laikā parāda neatbilstību starp plānotajiem un faktiskajiem pabeigumiem vai mainās projekta mērķi.

Jūs pārbaudāt jebkuru izpildes stadijas problēmu no cilvēciskās un tehniskās puses, jo tās ietekmē viena otru. Ir lietderīgi ātri atrisināt problēmu, jo pat vienkārša problēma var pasliktināties un apdraudēt visa projekta veiksmīgu pabeigšanu.

Jūs vēlaties izvairīties no augsta riska risinājuma pieņemšanas problēmai, ja tai trūkst rezerves, ja kaut kas noiet greizi, jo tas apdraud projekta izpildi.

Pārplānojot, projekta galveno mērķi mainītu tikai kā pēdējo iespēju. Mainot galveno mērķi, mūs var novest pie tā sauktā “darbības joma”, kas tiek uzskatīts par kaitīgu.

Projekta darbības joma ir ieinteresēto personu kopīga izpratne par to, kas notiek projektā un kas nosaka tā panākumus. Darbības joma ir precīzi definētas produkta īpašības vai funkcijas, kas nepieciešamas projekta pabeigšanai.

Darbības jomas ložņošana nozīmē pastāvīgas vai satracinātas izmaiņas galvenajā mērķī jebkurā laikā pēc projekta sākuma. Tas var notikt, ja darbības joma nav definēta, dokumentēta vai pienācīgi kontrolēta.

Par visām darbības jomas izmaiņām jums ir jānorāda projekta sponsoram, kuram tās vispirms jāapstiprina.

Uzraudzības, pārskatīšanas un pārplānošanas process ilgst visu projekta laiku.

Pārplānošana ir nepieciešama, ja projekts acīmredzami nesasniedz mērķus vai ja mērķi ir mainījušies. Šī ir situācija, kad jāizmanto scenāriji “Kas būtu, ja būtu” (skat. Sadaļu “Projektu vadības principu 2. pants no 3)” par uzdevumiem un darbībām, kas vēl jāveic.

Cilvēku vadība

Jūs kā projekta vadītājs esat atbildīgs par projektu. Jūs uzņematies atbildību par ikdienas projekta vadīšanu, kā arī par rīcību ar komandu un domstarpību risināšanu.

Ja rodas kāda problēma, izvairieties no kārdinājuma meklēt grēkāzi, jo tas var aizkavēt risinājuma atrašanu. Parasti labāk risināt sarunas nekā konfrontēt, kad tiekat galā ar problēmu.

Efektīvi vadāt komandu, kad noskaidrojat katra komandas locekļa lomu un pienākumus, noskaidrojat autoritātes un atbildības līmeni, izvirzāt reālistiskas cerības, sniedzat atbalstu komandas locekļiem un pieņemat reālus lēmumus.

Jūs efektīvi motivējat savus komandas locekļus, kad iesaistāt viņus lēmumu pieņemšanā, deleģējat bez mikropārvaldības, izvirzāt reālus personiskos mērķus komandai un katram komandas loceklim, kā arī atalgojat ieguldījumu.

Jūs veicat sarunas, interesējoties par konkurējošo prasību būtību, zinot, ka šīs prasības ir pamatotas, apspriežot risinājumus ar komandu, izklāstot alternatīvo risinājumu priekšrocības un vājās vietas, paskaidrojot, kāpēc un kā tika pieņemta procedūra situācijas risināšanai, un izprotot neapšaubāmi ir projekta globālais mērķis.

Jūs izveidojat savienojumu, izveidojot sakaru un uzraudzības sistēmas, pārvaldot informācijas plūsmu komandā, daloties informācijā ar komandu, projekta sponsoru un visām ieinteresētajām personām, lūdzot atgriezenisko saiti par visu saziņu un iesaistot komandu lēmumu pieņemšanā, lai palielinātu viņu motivāciju pieder viņu darbs.

Personīgais rīcības plāns

Projektu vadībai nav jābūt liela mēroga. Tas neaprobežojas tikai ar lieliem projektiem, piemēram, jaunas dzelzceļa stacijas būvniecību vai esošās uzlabošanu.

Lai izstrādātu personīgo rīcības plānu, varat izmantot daļu no manos trīs projektu vadības principu rakstos minētās informācijas. Piemēram, jūs varētu izlemt par trim dzīves jomām, kuras, jūsuprāt, gūtu labumu no dažiem uzlabojumiem.

Pierakstiet savus mērķus jums saprotamā veidā, nosakiet sev reālistiskus grafikus un vienkāršas, bet efektīvas procedūras, lai uzraudzītu un pārskatītu savu progresu.

Es labprāt dzirdētu no jums par personīgo projektu, kuru plānojat veikt, un kuram jūs varētu izmantot daļu no manos trīs rakstos sniegtās informācijas.

Projektu vadība: mērķu noteikšana

• Projektu vadība: mērķu

  noteikšana Projektu vadības prakse ir labi izveidota. Tam ir izstiepts diapazons dažādās nozarēs. Tagad tiek piemēroti vairāki uzņēmumi un organizācijas tādās jomās kā mārketings, finanses, produktu izstrāde, patērētāju pakalpojumi un valdība

Projektu vadība: plānošana

• Projektu vadība: plānošana

  Plānošana ir svarīga, lai atrastu labāko rīcības veidu, precizētu, kas jādara, pārbaudītu, kas nav mūsu kompetences jomā, un zinātu, kā deleģēt un iestatīt darbus citiem.

Kā es kļuvu par sertificētu projektu vadības partneri

• Kā es kļuvu par sertificētu projektu vadības partneri,

  atšķirieties no mūžizglītības