Projekta vadības laika un izmaksu aprēķināšanas metodes: pārskats

1. attēls: laika un izmaksu aprēķins saistībā ar projekta plānošanu

Sākotnējā plānošana ļauj veikt agrīnu novērtēšanu, savukārt detalizētāka plānošana ļauj precīzāk novērtēt.

Sids Kemp

Nepieciešamība pēc projekta laika un izmaksu aprēķināšanas

Biznesā lielākās daļas projektu mērķis ir nopelnīt naudu. Tas prasa, lai projekts vai nu nopelnītu vairāk, vai ietaupītu vairāk, nekā tas maksā projekta veikšanai. Projekts maksā naudu līdz brīdim, kad tas ir paveikts, un tikai pēc tam, kad tas ir paveikts, tas sāk uzlabot uzņēmuma rezultātu. Turklāt katru gadu uzņēmumam ir tikai tik daudz naudas, ko tas var tērēt projektiem. Tātad, pat pirms projekta sākuma vadītāji vēlas saņemt atbildes uz četriem jautājumiem:

• Cik maksās projekts?
• Vai mēs esam pārliecināti, ka nepārsniegsim budžetu?
• Cik ilgs laiks prasīs projektu un kad tas tiks paveikts?
• Vai mēs esam pārliecināti, ka nenokavēsim?

Tie ir ļoti pamatoti jautājumi. Mēs lūdzam tās pašas lietas, kad mēs pieņemam automašīnu remontam vai labojam gaisa kondicionieri. Tomēr krietni vairāk nekā puse no visiem projektiem - pat labi pārvaldīti - kavējas vai pārsniedz budžetu. Tāpēc atbilde uz šiem jautājumiem ar aplēsēm, uz kurām mēs varam paļauties un kurām varam uzticēties, ir liels izaicinājums.

Projektu vadības pasaulē mēs par projekta sponsoriem saucam vadītājus, kas iegulda naudu un organizatoriskas pūles projekta īstenošanai, un viņu uzticība ir izšķiroša mūsu, kā projektu vadītāju, panākumiem. Ja viņi neiegādāsies projektu, nenodarbosies ar visu laiku, nenodrošinās nepieciešamos resursus un nenoņems šķēršļus, mūsu projekts neizdosies. Viņu pieprasījums pēc laika un izmaksu aprēķina no viņu viedokļa ir pilnīgi pamatots.

To ir arī ļoti grūti, dažreiz neiespējami nodrošināt. Pēc definīcijas projekts ir "unikāls pasākums, kas tiek veikts, lai radītu unikālu produktu vai pakalpojumu" (PMI leksika). Ja katrs projekts ir unikāls un tas vēl nekad nav izdarīts, tad kā mēs uzzināsim, cik daudz tas maksās, lai to paveiktu? Kā mēs varam zināt, cik ilgs laiks būs vajadzīgs? Kā mēs varam aprēķināt nezināmā izmaksas? Un kā mēs varam būt pārliecināti, ka mums ir taisnība? Ja mums nav taisnība, mēs izskatīsimies slikti, kad pārsniegsim budžetu vai piegādāsim novēloti, vai abus.

Tie ir reāli jautājumi, un uz tiem ir reālas atbildes. Esmu iemācījis vairāk nekā 3500 projektu vadītājiem, kā plānot projektus, novērtēt izmaksas un laiku, kā arī paveikt laikā un budžeta ietvaros. Esmu uzrakstījis trīs dažādas projektu vadības grāmatas ar laika un izmaksu aprēķināšanas metodēm. Sākot no saviem klientiem un studentiem, esmu redzējis visu, sākot no izcilām, dolāra vērtībām, kas var iegūt konkurētspējīgus piedāvājumus, līdz vadības sistēmām, kas labu aprēķinu padara neiespējamu. Bet ir iespējamas labas aplēses. Un mēs iegūstam daudz autoritātes, kas atvieglo mūsu darbu, kad mēs kā projektu vadītāji labi novērtējam savus projektus.

Šajā rakstā jūs uzzināsiet, kā mēs kā projektu vadītāji varam izveidot precīzus un uzticamus aprēķinus. Jūs uzzināsiet: kas mums ir nepieciešams, lai izveidotu tāmi; kāda veida aplēses ir iespējamas; un katra aprēķina veida sagatavošanas pamatprocedūras. Detalizētas aprēķināšanas tehnikas instrukcijas ir pārāk lielas, lai iekļautos šajā rakstā. Bet jūs zināt pareizās novērtēšanas metodes nosaukumu un to, kā to izmantot. Un jums būs piemērs, kam sekot. No turienes jūs, iespējams, varat to izdarīt pats. Ja nē, detalizētas instrukcijas varat viegli atrast projekta vadības mācību grāmatā vai PMBOK - Projekta vadības institūta rokasgrāmatā par projektu vadības zināšanām.

Šis raksts parāda, kā veikt labākos laika un izmaksu aprēķinus, gan projekta sākumā, gan vēlāk, kad plānošana ir gandrīz pabeigta, kā parādīts 1. attēlā.

Dators, kas darbojas visu laiku

Viens no maniem klientiem nodrošināja datorsistēmas valsts aģentūrām. Pirms es strādāju ar viņiem, aģentūra lūdza viņu e-pasta sistēmai datoru, kas "darbotos visu laiku". Projekta vadītājs skrēja ar to un nopirka 1 miljona ASV dolāru lielu datoru, kas darbotos 24 stundas diennaktī, 7 dienas nedēļā, ar visa veida dubultu automātisko dublēšanu. Kad viņš pastāstīja klientam, viņi bija satriekti. "Bet mēs esam atvērti tikai 16 stundas dienā. Mums tas nav vajadzīgs, lai darbotos visu nakti. Un mēs noteikti par to nemaksāsim!"

Uzņēmumam bija iestrēdzis 1 miljona dolāru liels dators, kuru klients nevēlējās. Un reālais risinājums maksāja daudz mazāk nekā pusi no tā, ko projekta vadītājs uzskatīja par vajadzīgu.

Nodarbība: Nelieciet pieņēmumus un neuzskatiet, ka saprotat, ko jūsu klients domā, lietojot noteiktu valodu. Pārbaudiet katru detaļu skaidri un precīzi.

Priekšnosacījumi: kas jums ir jābūt pirms laika un izmaksu tāmes izveidošanas

Iedomājieties, ka draugs pienāca pie jums un teica: "Cik man maksās jaunas automašīnas iegāde?" Nekādā veidā nevar atbildēt uz šo jautājumu, neprasot: "Kādu automašīnu vēlaties?" Un ja viņš atbild: "Ak, es neko nezinu par automašīnām. Vienkārši iegūstiet man automašīnu, kas man derēs. Cik tas maksās?"

Šajā situācijā mēs nevaram novērtēt automašīnas izmaksas. Mums ir jāsadarbojas ar savu draugu, uzdodot tādus jautājumus kā "Cik liela ir jūsu ģimene?" - Vai jūs braucat uz darbu? un "Ko jums patīk darīt atvaļinājumā?" Ja mūsu draugs strādā ar mums, izmantojot šo visu, un mēs zinām automašīnas, iespējams, mēs varam viņam izvēlēties labu automašīnu un pēc tam pateikt izmaksas. Bet, ja mūsu draugs saka: "Man nav laika atbildēt uz visiem jūsu jautājumiem! Vienkārši pasakiet man, cik maksā automašīna!" tad mēs esam atgriezušies nekurienē. Vai arī mēs sakām kaut ko līdzīgu - no 12 500 USD, ja vēlaties Hyundai, un 85 000 USD, ja vēlaties Cadillac. Tā ir patiesa, bet ne pārāk noderīga atbilde.

Kā projektu vadītāji mēs visu laiku nonākam šajā situācijā. Piemēram, klients var vēlēties jaunu vietni. Bet viņš īsti nezina, kāda ir laba vietne viņa biznesam. Viņš vienkārši zina, ka viņa pašreizējais nedarbojas. Mēs zinām, ka tīmekļa vietne var maksāt no 1200 līdz 15 000 ASV dolāru un aizņemt no divām nedēļām līdz četriem mēnešiem, atkarībā no tā, kādas funkcijas ir nepieciešamas konkrētam biznesam. Bet, kamēr mēs nezinām viņa biznesu, mēs nevaram veikt laika vai izmaksu aprēķinu.

Apakšējā līnija ir šāda: Pirms mēs varam sagatavot precīzu laika vai izmaksu aprēķinu, mums ir jāsadarbojas ar klientu, lai noteiktu projekta apjomu. Gadījumā, ja termins "darbības joma" nav pazīstams, tas nozīmē "tas, ko mēs darām". Pilna darbības jomas definīcija ir skaidrs paziņojums par to, ko mēs darām, veicot šo projektu. Lai uzzinātu vairāk par šo, skatiet sadaļu Kā izveidot projekta vadības plānu.

Papildus skaidram paziņojumam par darbības jomu mums ir nepieciešamas vēl trīs lietas:

• Mums ir jālikvidē neizteiktie pieņēmumi. Piemēram, mūsu draugs lūdza "jaunu" automašīnu. Vai viņš domāja pilnīgi jaunu, šī gada modeli, vai arī viņš domāja "jauns man", un lietotās automašīnas iegāde būtu lieliski. Mēs nezinām, kamēr neprasām. Skatiet sānjoslu par sadaļu "Dators, kas darbojas visu laiku", lai uzzinātu reālu projekta izmaksu aprēķina katastrofu, piemēram, šo.
• Mums jāizlemj, kā projekts tiks veikts, un jāsaņem klienta vienošanās par pamata pieeju. Mums nav jāzina visa informācija. Bet mums ir jāzina vispārējā pieeja. Piemēram, ja mūsu projekta mērķis ir izveidot montāžas iekārtu, mēs vēlamies uzzināt, vai klients plāno to drīz pāraugt. Ja tā, tad, iespējams, labākā ideja ir īrēt īpašumu, nevis pirkt to vai noslēgt ilgtermiņa nomu. Un projekta izmaksas, kas saistītas ar īres īpašumu, pilnībā atšķiras no projekta izmaksām, kas saistītas ar ēkas pirkšanu vai nomu.
• Mums jāzina pašreizējā situācija. Ja klients vēlas jaunu vietni, mums ir jāzina viss par viņa veco vietni un to, kas darbojas un kas ne. Mums arī jāzina par viņu drukātajiem mārketinga materiāliem, produktu aprakstiem un viņu produktu attēliem. Tīmekļa vietnes izveide no pašreizējā kataloga maksā daudz mazāk nekā tīmekļa vietnes izveidošana no nulles, kur mums jāorganizē fotoattēlu un aprakstu iegūšana desmitiem projektu.

Ir stāsts, kas ilustrē šo pēdējo punktu. Vienu reizi bija projekts purva novadīšanai. Apgabala izpilddirektors jautāja: "Cik maksās šī purva nosusināšana?" Projekta vadītājs atbildēja: "Tas ir atkarīgs no tā, cik aligatoru tur ir". "Nu, kā mēs zinām, cik daudz aligatoru tur ir?" "Mēs notecinām purvu un redzam, cik daudz beigsies."

Tā ir liela laika un izmaksu aprēķināšanas problēma. Mums ir jāplāno pietiekami daudz, lai zinātu, ko klients patiešām vēlas, un jāpaveic pietiekami daudz darba pie projekta, lai atklātu, kas patiesībā notiek, pirms mēs varam precīzi aprēķināt izmaksas. Bet bieži vien vadītāji vēlas precīzu izmaksu aprēķinu pirms projekta pat sākuma.

Jums būs nepieciešama vēl viena lieta, un es par to esmu uzrakstījis rakstu: Izpratne par galvenajiem faktoriem, kas saistīti ar labu laika, izmaksu vai jebkura cita aprēķinu.

Tagad, kad mēs esam izklāstījuši problēmu, apskatīsim dažus risinājumus.

Mūsu gadījumu izpēte: vienkārša tīmekļa vietnes izmaksu tāme

Darba apjoms, kas nepieciešams, lai veiktu labu izmaksu tāmi, ir atkarīgs no jūsu veiktā projekta lieluma, kā arī no tā, cik jūs un komanda esat iepazinušies ar projekta darbu. Šeit aprakstītās aprēķināšanas metodes var dot labu projekta izmaksu aprēķinu dažu stundu laikā projektam, kura cena ir mazāka par 10 000 USD. Tie paši paņēmieni, kas tiek izmantoti pāris nedēļās, var novērtēt projektus, kuru izmaksas ir aptuveni 100 000 USD. Un tos pašus paņēmienus, kas rūpīgi izmantoti, veicot daudz pētījumu, var izmantot, lai novērtētu projektus, kas maksās miljoniem dolāru. Bet tas prasīs vairākus mēnešus ilgu darbu, un daudz citu noderīgu projektu plānošana iekļaus izmaksu un laika aprēķinos.

Tā kā mēs koncentrējamies uz metodēm, mēs strādāsim ar ļoti vienkāršu, nelielu projektu: pirmā vietne jaunam starta uzņēmumam, ieskaitot 40 lappuses teksta un grafikas, kā arī iepirkumu grozs ar aptuveni 200 produktiem. Drukas katalogs ar visiem produktu attēliem un aprakstiem jau ir izveidots. Bet uzņēmumam nepatīk kataloga izkārtojums, un tīmekļa vietnei ir nepieciešams jauns mākslas darbs un koncepcijas dizains, ko tas izmantos arī turpmākajā drukas mārketingā.

1. tabula: Agrīnās novērtēšanas kopsummas

Projekta sastāvdaļa	Zems	Vidējs	Augsts
Hostings (pirmais gads)	300 USD	360 USD	396 USD
Grafika	2500 USD	3500 USD	5000 USD
Tīmekļa lapas	1 824 USD	2280 USD	3420 USD
Kataloga preces	1 920 USD	2400 USD	3600 USD
Ej tiešraidē	300 USD	500 USD	600 USD
Kopā	6844 USD	9 040 USD	13 016 ASV dolāri

Agrīnās izmaksu un laika aprēķināšanas metodes

Kā mēs jau teicām, agrākajai izmaksu tāmei jānotiek pēc tam, kad ir skaidri definēta projekta joma, saskaņota pieeja projektam un precizēti pieņēmumi. Kad tas ir izdarīts, bet mums vēl nav pakāpeniska plāna visu darbu veikšanai, mēs varam izveidot savlaicīgu izmaksu tāmi. Agrīno izmaksu aprēķinu Projekta vadības institūts sauc par izmaksu novērtējuma secību . Veidojot to, mēs piedāvājam diapazonu, kurā mēs esam gandrīz pārliecināti, ka projekta izmaksas samazināsies. Bet tas ir diezgan liels diapazons. Zemākais gals ir 50% no mūsu aplēses, un augstākais gals ir divreiz lielāks par mūsu novērtējumu. Tātad, ja mēs domājam, ka projekts maksās 100 000 USD, mēs ar pārliecību varam teikt, ka projekta izmaksas būs no 50 000 līdz 100 000 USD.

Uzrādot lieluma secības tāmes

Kad mēs piegādājam tāmi ar tik lielu diapazonu, projekta sponsori, iespējams, dosies ballistiski. Lielākā daļa projektu sponsoru vēlas un vajag daudz precīzāku novērtējumu daudz agrāk, nekā tas ir iespējams. Ir nepieciešams izglītot uz augšu, tas ir, iemācīt mūsu priekšniekiem to, kas ir reāli, lai palīdzētu viņiem saprast, ka lieluma secība ir vislabākā, ko var izdarīt pat labākie projektu vadītāji pasaulē jau projekta sākumā, pirms plāns ir gandrīz sasniegts. pabeigta. Šajā posmā vienkārši ir pārāk daudz nezināmo, lai sniegtu reālāku garantiju.

Mums un mūsu sponsoriem ir vairākas labas ziņas par agrīnu projekta novērtēšanu:

• Ja mēs veicam komandai pazīstamu projektu veidu, tad varam būt drošāki, ka izmaksas nebūs pārāk augstas par mūsu aplēses centrālo punktu.
• Ja mēs varam kontrolēt darbības jomu, mēs varam ierobežot projektu ar pieejamo budžetu, nodrošinot dažas, bet ne visas funkcijas.

Piemēram, pieņemsim, ka esam izveidojuši aprēķinu no 50 000 līdz 200 000 USD, un sponsors saka: "Es tiešām varu budžetā ieguldīt tikai 120 000 USD, un, ja tas pārsniedz šo summu, varbūt es varu izspiest kopā 150 000 USD. Mēs varam atbildēt, 100 000 USD visticamāk, un ir ļoti lielas izredzes, ka mēs nonāksim zem USD 120 000. Ja vēlaties garantiju par USD 150 000, tad piekrītiet, ka, ja mums tas absolūti ir nepieciešams, mēs varam samazināt divus no pieciem sarakstā iekļautajiem priekšmetiem, un mēs veiksim projektu par USD 150 000 vai mazāk. Jūs, iespējams, iegūsit visu, ko vēlaties. Ja nē, jūs saņemsiet trīs vai četras vissvarīgākās lietas, un mēs varam paveikt pēdējo vai divas no nākamā gada budžeta. "

Sadalot mūsu izlases projektu dažos lielos gabalos

Lielāko daļu projektu var sadalīt dažos lielos gabalos, un no gabaliem sastādītās aplēses vienmēr ir labākas nekā tāmes, kas izveidotas no projekta kopumā. Tāpēc aplūkosim mūsu piemērā esošās tīmekļa vietnes daļas. Mēs iekļausim:

1. Hostings: iestatiet mitināšanu un stieples ietvaru e-komercijas vietnei ar iepirkumu grozu
2. Grafika: izstrādājiet jaunu grafisko dizainu: krāsas, vietnes attēls, logotips, galvenie attēli katrai no 7 produktu līnijām
3. Tīmekļa lapas: izveidojiet 40 teksta un grafikas lapas
4. Preču katalogs: izveidojiet iepirkumu grozu ar 200 kataloga precēm, izmantojot esošos produktu nosaukumus, produktu aprakstus un attēlus
5. Tiešraide: pārbaudiet visu vietni, novērsiet problēmas un palaidiet tiešsaistē

Augstas un zemas aplēses par katru gabalu

Mūsu pirmais solis ir noskaidrot labāko veidu, kā iegūt izmaksu tāmi katrai no piecām iepriekš uzskaitītajām projekta daļām. Pirmajam, otrajam un piektajam vienumam mūsu labākais risinājums ir izveidot tāmi, pamatojoties uz faktiskajām izmaksām par to pašu darbību veikšanu līdzīgām vietnēm iepriekšējiem klientiem. 1. precei mēs, iespējams, pat varam bloķēt fiksētu cenu. 2. pozīcijā mēs runājam ar grafiķi. Viņš var teikt: "Nu, tas ir atkarīgs. Ja viņi zina biznesa vispārējo stilu un viņiem patīk manas pirmās idejas, tā ir viena lieta. Bet, ja viņiem nav ne jausmas, ko viņi vēlas, un viņiem ir komiteja, kas pieņem lēmumus, un tad viņi sāk mainīt savu produktu līniju nosaukumus, kamēr es daru grafiku, tas varētu maksāt daudz vairāk. " Ja mums ir laba komunikācija ar klientu, mēs varam mēģināt saņemt atbildes uz šiem jautājumiem. Bet pieņemsim, ka mēs to nedarām.Tad mēs lūdzam grafiķus aplēst labākos un sliktākos scenārijus, un tie ir mūsu zemie un augstie aprēķini.

3. un 4. posteni vislabāk var novērtēt, izmantojot kausa metodi. Bet derēs arī 1., 2. un 5. postenim aprakstītā metode.

5. prece ir līdzīga 2. precei. Piemēram, ja visa pārdošana notiek ASV kontinentālajā daļā, tad iepirkumu groza pārbaude ir standarta. Ja jums ir nepieciešama starptautiskā pārvadāšana, kā arī starptautiskie nodokļi un tarifi, būs jāveic daudz vairāk testēšanas. Šajā gadījumā mēs devāmies pie klienta un viņi teica: "Ak, mēs esam ASV un šobrīd pārdodam tikai ASV. Tāpēc, pēc mūsu aplēsēm, mēs iesakām diezgan šauru zemu un augstu diapazonu. jūs redzat 1. tabulā.

Šī metode apvieno labu agrīnu laika un izmaksu novērtējumu. Izmaksu aprēķins ir parādīts 1. tabulā. Laika aprēķins tiek veidots līdzīgā veidā, katram darbiniekam vai komandas vadītājam prasot zemu, iespējamu un augstu novērtējumu par to, cik ilgs laiks būs darbs, un tāmes tiek saskaitītas kopā.

Šīs pieejas galvenā priekšrocība ir tā, ka, pat ja viena daļa tiek vērtēta pārāk zemu, otra daļa, visticamāk, tiek vērtēta kā augsta. Tātad kopējam novērtējumam ir lielāka iespēja būt taisnībai nekā jebkurai daļai. Tas ir galvenais iemesls, kāpēc projektu sadalīt daļās un novērtēt katru atsevišķi, nevis mēģināt novērtēt visu projektu vienlaikus.

Precizitāte mainās atkarībā no nozares

Cik precīzs ir mūsu aprēķins? Tas ļoti atšķiras atkarībā no nozares, kā arī pēc citiem projekta un komandas faktoriem. Būvniecības nozarē, kad uzņēmumi apkopo konkurētspējīgus piedāvājumus, lai būvētu ceļus projektiem, ko finansē valsts, kas parasti izvēlas zemāko cenu piedāvājumu, esmu redzējis 25 miljonu ASV dolāru lielu projektu, kas novērtēts līdz pēdējam dolāram. Pārāk augsta cena nesaņems līgumu, un pārāk zema cena uzņēmumam nozīmēs finansiālus zaudējumus.

Būvprojektus var novērtēt tik precīzi, jo metodes, materiāli un izmaksas ir ļoti standarta.

No otras puses, informācijas tehnoloģiju (IT) projekti ir bēdīgi slikti novērtēti. Sliktākais gadījums, par kuru es zināju, bija IT projekts, kas tika lēsts 2000 USD apmērā, kas galu galā izmaksāja vairāk nekā 170 000 USD, taču tas bija ārkārtējs gadījums. Bet faktiskie rezultāti, kas galu galā divkāršo vai trīskāršo laika vai izmaksu aprēķinu, ir pārāk bieži. Viens no iemesliem ir tas, ka rīki, paņēmieni un vide ātri mainās IT pasaulē. Gadās pat tā, ka programma tiek uzrakstīta, teiksim, vienai Windows versijai, pēc tam pirms tās izlaišanas tā ir jāatjauno citai Windows versijai.

Kā mēs varam izdarīt labākās aplēses, kādas mēs varam savā nozarē? Galvenais ir konsekventa, pilnīga projekta vadības plānošana un izsekošana, kā arī gūtā pieredze, lai uzlabotu mūsu metodes katra projekta beigās. Veicot katru tāmi, jautājiet: "Cik mana komanda ir iepazinusies ar tieši šo darba veidu? Vai mēs kādreiz esam strādājuši kopā? Kas šajā projektā ir jauns un atšķirīgs? Jo biežāk jūsu konkrētā komanda ir paveikusi šāda veida darbu iepriekš, jo precīzāka var būt jūsu aplēse. Tajā pašā laikā, kad jūs novērtējat darbu, izmantojot jaunus rīkus un metodes, vai izstrādājot eksperimentālus prototipus, vai strādājot ar jauniem klientiem, ņemiet to vērā un dodiet lielāku rīcības brīvību neparedzētiem gadījumiem.

Novēlotu izmaksu novērtēšanas paņēmieni

Vēlāk projekta plānošanas procesā mēs varam izveidot daudz precīzāku tāmi. Un to izdarīt ir arī daudz vieglāk. PMI izsauc novēlota laika un izmaksu aprēķinu no apakšas uz augšu, jo mēs novērtējam katru detalizēto darbību un saskaita tos visus, lai iegūtu kopējo. PMI saka, ka faktiskās izmaksas būs no -10% līdz + 15% no aplēstajām izmaksām, izmantojot augšupēju novērtējumu. Un grafika dispersija ir tāda pati. Tas nozīmē, ka, ja tāme ir 100 000 USD, paredzams, ka projekta faktiskās izmaksas samazināsies no 90 000 līdz 115 000 USD. Ja paredzams, ka projekts darbosies 100 dienas no sākuma līdz beigām, tad tas, visticamāk, darbosies no 90 līdz 115 dienām. Projekta sponsoriem ir daudz vieglāk strādāt ar šo mazāko diapazonu.

Novēlota laika un izmaksu aprēķināšanai nepieciešams detalizēts projekta plāns, kas ietver:

• Darba sadalījuma struktūra (WBS) - detalizēts visu projekta sastāvdaļu saraksts
• Darbību saraksts - saraksts ar visiem darbiem, kas tiks veikti, un kas to darīs.
• Detalizēta informācija par izmaksām, piemēram, stundas likmes algai, līgumdarbam un citām lietām, piemēram, biroja telpām vai aprīkojumam.
• Iepirkuma plāns, ieskaitot paredzamās vai, ja iespējams, apstiprinātās izmaksas par katru iegādāto priekšmetu.
• Riska plāns

Ideālā gadījumā detalizēta izmaksu tāme būs daļa no pilnīga projekta plāna, kurā tiek apskatītas visas deviņas projekta vadības zināšanu jomas, kā aprakstīts iepriekš uzskaitītajā rakstā “Kā izkārtot projekta plānu”.

Ar visu pieejamo informāciju detalizētas izmaksu tāmes izveidošana ir diezgan vienkārša - faktiski tā ir vieglāka nekā agrīnas tāmes izveidošana. Mēs vienkārši saskaitām katras projekta aktivitātes izmaksas (laiku un materiālus) un izdomājam kopējo summu. Kā daļu no šī procesa mēs varam izmantot PERT novērtējumu. PERT apzīmē projektu novērtēšanas un pārskatīšanas tehniku, un tas ir veids, kā iegūt vienotu izmaksu tāmi, izmantojot vidējo optimistisko, iespējamo un pesimistisko aprēķinu vidējo vērtību katrai rindai. Jūs varat iemācīties PERT, lasot Kā izmantot PERT diagrammu projektu vadībā.

Labākā izmaksu aprēķināšanas prakse ietver faktora riska iekļaušanu vienādojumā. Daļa riska pārvaldības ir jāiekļauj ārkārtas rīcības plānos, tas ir, darba plānos, kurus mēs varam darīt, ja iestājas riska notikums. Pieņemsim, ka mēs Floridā būvējam jaunu ēku. Mēs apzināmies risku, ka viesuļvētras gadījumā nāksies slēgt būvlaukumu līdz divām nedēļām. Mēs plānojam grafiku, kas nodrošina ēkas pabeigšanu, pat ja viesuļvētra nāk cauri, izmantojot nedēļas nogales virsstundas pēc viesuļvētras. Tas, protams, palielina izmaksas. Riska faktorus mēs varam uzrādīt kā līdzekļus neparedzētiem gadījumiem. Piemēram, mēs varam teikt: "Paredzētās izmaksas par šīs ēkas būvniecību ir 1 miljons USD. Tomēr, ja notiks liela viesuļvētra, mums būs nepieciešami papildu 50 000 USD neparedzētiem gadījumiem, lai pabeigtu projektu laikā.

Projekta darba izsekošana un jūsu aplēses pielāgošana

Kad tiek pieņemts jūsu projekta plāns, grafiks un izmaksu tāme, jūsu projekta plānošanas darbs ir pabeigts, un jūs varat sākt darbu. Formāli to sauc par projekta izpildi un kontroli. Izpilde nozīmē veikt darbu. Kontrole nozīmē sekot līdzi darbam un pārliecināties, ka tas notiek laikā un budžeta ietvaros. Pabeigto darbu (darbības jomas) izsekošanas procesu salīdzinājumā ar laiku un izmaksām sauc par nopelnītās vērtības analīzi (EVA). Tāpat kā mēs darām EVA, mēs strādājam, lai nodrošinātu, ka mēs izpildām budžetu. Mēs arī uzzinām, vai, veicot savu novērtējumu, mēs esam paveikuši labu darbu.

Faktiskā laika un izmaksu izsekošana, strādājot, ir ļoti svarīga divu iemeslu dēļ. Pirmkārt, šie dati ir noderīgs ievads nākotnes aplēsēm. Otrkārt, projekta beigās mēs katru dienu salīdzinām savas aplēstās izmaksas ar faktiskajām izmaksām, pa rindām pa rindām, un mūsu plānoto grafiku ar mūsu faktisko grafiku; un izveidojiet gūto mācību dokumentu. Iegūtās mācības ietver labākas izmaksu aprēķināšanas metodes mūsu nākamajam projektam.

Novērtēšanas paņēmieni