Noteikumi un padomi par labu e-pasta etiķeti

Iesūtnes ekrānuzņēmums ar noderīgiem padomiem.

Pārejot dziļāk digitālajā laikmetā, mēs uzzinām, ka joprojām pastāv etiķetes noteikumi, kas mums jāievēro. E-pasta pasaulē ir arī īpaši etiķetes noteikumi. Katru reizi, kad sūtāt e-pastu, jūs sūtāt arī ziņojumu par sevi. Cilvēki, pamatojoties uz jūsu rakstīto, izdarīs secinājumus par jums neatkarīgi no tā, vai viņi jūs pazīst vai nē.

Ja ievērosiet šos sešus e-pasta etiķetes noteikumus, jūs pieliksit visu iespējamo. Jūs varat būt pārliecināts, ka radīsit pozitīvu iespaidu. Šie noteikumi īpaši attiecas uz darba vietu.

E-pasta etiķetes noteikums Nr. 1: pārliecinieties, vai ziņojuma formāts ir profesionāls

Sūtot e-pastu, izmantojiet atbilstošo sveicienu. Jūs varat uzrunāt personu pēc vārda vai pat iekļaut sveicienu.
Izmantojiet dzimumu neitrālu valodu.
Ja jūs pirmo reizi sūtāt e-pastu kādam un nezināt, kas ir šī persona, izmantojiet adresi: "Godātais kungs vai kundze".
Beidziet e-pastu ar atbilstošām beigām, piemēram, paldies, patiesi, ar cieņu un citiem līdzīgiem vārdiem.
Iekļaujiet elektronisko parakstu ar savu vārdu, nosaukumu un e-pasta adresi un / vai citām saziņas metodēm, piemēram, tālruņa numuriem, vietnēm utt.

E-pasta etiķetes noteikums Nr. 2: saglabājiet īsu ziņojumu

Iekļaujiet tēmu, lai cilvēki zinātu, par ko ir ziņojums, un viņi varētu noteikt e-pasta atbilstību. Ja tēmas rindiņā neievietojat tēmu, adresāts var būt piesardzīgs un nepārbaudīt ziņojumu.
Ziņojuma pamattekstam jābūt īsam - nekavējoties ķerieties pie lietas. Dažiem teikumiem vajadzētu būt visiem, kas jums nepieciešami.
Jūsu rakstā jāiekļauj īsi teikumi.
Uzrakstiet īsas rindkopas un izmantojiet atstarpi. Tas ir, rakstiet internetam.

Hmm… nedomāja to nosūtīt

E-pasta etiķetes noteikums Nr. 3: lietojiet profesionālo valodu

E-pasta ziņojumi ir mazāk formāli nekā vēstuļu rakstīšana, taču neļaujiet sev būt paviršam.
Pārbaudiet pareizo gramatiku, pieturzīmes un pareizrakstību. Jūsu uzticamību nekas nemazina vairāk kā ziņojums, kas pilns ar kļūdām.
Izvairieties no emocijzīmju pārmērīgas lietošanas. Ja ievietojat pārāk daudz, jūs varētu apdraudēt savu profesionalitāti. Daži apgalvo, ka emocijzīmju izmantošana kopumā ir neprofesionāla.
Padomājiet par formulējumu savā ziņojumā. Dažreiz ir grūti rakstiski nodot savas nozīmes toni. Izvairieties no sarkasma, jo jūsu lasītājs to var viegli nepareizi interpretēt kā apvainojumu.
Izvairieties no emocionāli uzlādētu ziņojumu rakstīšanas. Ja esat emocionālā stāvoklī, pirms mēģināt kaut ko uzrakstīt, pagaidiet, kamēr esat mierīgākā prāta stāvoklī.
VISU CAPS izmantošana nozīmē, ka jūs uz kādu kliegat. Tas ir arī grūti lasāms.

Modificēts "KISS" princips. Mazāk ir vairāk.

C. Kalhūns

E-pasta etiķetes noteikums Nr. 4: nav nevēlamu ziņojumu

Nevēlama e-pasta nosūtīšana kaitina cilvēkus un var likt viņiem bloķēt jūs.
Nepievienojiet nevajadzīgus failus. Cilvēki nevēlas nosūtīt nezināmu sūtītāju pielikumus un pamatoti: tie var saturēt vīrusus.
Izvairieties sūtīt “uz priekšu”. Šie ziņojumi ir bezpersoniski, un bieži vien cilvēki tos izdzēsīs pirms lasīšanas.
Izsmalcinātus fontus un fonus var būt grūti nolasīt un novērst uzmanību no lasītāja. Arī tava auditorija var tevi uztvert mazāk nopietni. Kurš vēlas būt pazīstams kā Curly Cue Sue - un tā nav atsauce uz viņas matiem.

E-pasta etiķetes noteikums Nr. 5: e-pasts nav privāts

Jūs joprojām varat padarīt ziņas personiskas, taču ņemiet vērā, ka jūsu ziņu var redzēt citas acis.
Jebkurš ziņojums, ko jūs kādam nosūtāt, var tikt pārsūtīts.
Izmantojiet funkciju “CC” (kopēt uz) tikai tad, ja šai pusei ir jāzina pieejamā informācija. Pretējā gadījumā jūs pārblīvējat kāda iesūtni.
Funkcija “BCC” (akla kopija) ir piemērota masveida sūtījumiem, jo saņēmējiem nebūs jāritina daudz e-pasta adrešu. Ja jūs slepeni iekļaujat kādu sarunā, atcerieties, ka e-pasts NAV privāts.
Pārliecinieties, ka jūsu nosūtītā personiskā ziņa faktiski tiek nodota tam, kuru esat iecerējis. Daudzi e-pasta ziņojumi ir nosūtīti nepareizajai pusei, kaitējot sūtītājam.
Ja jūs meklējat darbu, nedariet to, NEIZMANTOJIET sava pašreizējā darba devēja e-pastu šāda veida uzņēmējdarbības veikšanai. Jūsu nākamais darba devējs tikai pieņems, ka jūs to darīsit vēlreiz - bet ar viņiem.
Tā kā e-pasts nav drošs, pieņemiet, ka jūsu darba devējs uzrauga visus ienākošos un izejošos ziņojumus.

E-pasta etiķetes noteikums Nr. 6: nekavējoties atbildiet uz ienākošajiem ziņojumiem

Jūs ātri saglabāsit savu profesionalitātes tēlu.
Atbildiet uz jautājumiem, kurus kāds jums ir uzdevis e-pastā. Dažreiz cilvēki sūta atpakaļ informāciju, kurai nav nozīmes, aizmirstot atbildēt uz sākotnējo jautājumu.
Labs veids, kā kaitināt lasītāju, ir tas, ja izmantojat kvītis “Piegādes pieprasīšana / lasīšana”. Dažreiz jūsu adresāts nelasīs šādus ziņojumus un / vai nevarēs lasīt e-pasta filtrēšanas programmu dēļ. Izvairieties no šīs funkcijas.