2. nodaļa: ceļojumu un izmitināšanas organizēšana uzņēmējdarbībā

Piezīme: Šī informācija palīdzēs jums iegūt 2. līmeņa uzņēmējdarbības un administrācijas diplomu. Lūdzu, nekopējiet.

Dažādi sapulču veidi

Sanāksmju veidi ir atkarīgi no organizācijas lieluma, apspriežamajiem jautājumiem un to cilvēku skaita, kuri, iespējams, apmeklēs.

Stāv tikšanās ir tieši tas izklausās: satikšanās stāvus. Šīs sanāksmes vadītājs bieži rīko ikdienā uz īsu laiku. Tos parasti izmanto, ja vadītājam ir jāinformē darbinieki par vienkāršām izmaiņām vai uzdevumiem, kas jāsāk un jāpaveic.
Konference ir ļoti plānots un organizēts tikšanās un konferences ir ievērojami balstīti uz diskusijām un viedokli. Tās rīko priekšsēdētājs, lai apspriestu vienu vai vairākas tēmas, un organizācijā to bieži apmeklē dažādi cilvēki. Dažreiz notiek konferences zvani. Tie var iesaistīt vienu vai vairākus cilvēkus.
Prezentācija ir tikšanās, kas notiek, lai informētu darbiniekus par izmaiņām ikdienas, noteikumiem un procedūrām. Prezentācijas plānošana bieži ir ļoti laikietilpīga, jo ir svarīgi, lai visa informācija būtu precīza un detalizēta. Prezentācijā bieži ir viens vai divi vadītāji, un apmeklētājiem parasti ir iespēja pārrunāt visus jautājumus beigās.
Aktuāla sapulce ir tikšanās, kas notiek, lai apspriestu vienu atsevišķu tēmu.
Ārkārtas sanāksmes notiek pēkšņi, bieži vien bez īpašas plānošanas un iepriekšēja brīdinājuma. Parasti tās ietver diskusijas par organizācijas iekšējo vai ārējo krīzi. Ārkārtas sanāksmē būs jāpiedalās visiem komandas locekļiem, kas var radīt traucējumus dienas darbā, tomēr tas ir ļoti svarīgi. Ārkārtas sanāksmes darba kārtība nav nepieciešama īsā paziņojuma dēļ; tomēr tikšanās laikā vai pēc tās tik un tā ir jāpievieno protokols.

Administratīvais atbalsts sanāksmēm

Ir ļoti svarīgi, lai sanāksmēm tiktu sniegts administratīvais atbalsts. Pirms sapulces rīkošanas jāsastāda visu dalībnieku saraksts un jāsavāc īsa informācija par sapulces mērķi. Kad cilvēki ierodas sapulcē, ir svarīgi, lai kāds pierakstītu, kas ieradīsies.

Vienmēr vajadzētu būt minūtes ņēmējam; tie ir cilvēki, kuri pieraksta sapulces laikā notiekošās diskusijas un vienošanās, ļaujot cilvēkiem uz tām atsaukties. Kad cilvēki ieceļo sapulces zonā, ir svarīgi, lai kāds pierakstītu tur esošo cilvēku vārdus, ja ir nepieciešama otra tikšanās ar tiem pašiem dalībniekiem. Tas arī ļauj vadītājam utt. Zināt, kam ir doti jaunie mērķi vai kurš zina jaunos rezultātus.

Administratīvs atbalsts ir vajadzīgs arī sapulces plānošanas un organizēšanas laikā (skat. 3. jautājumu, ar ko viņi palīdz).

Organizēt sapulces

Organizējot sapulci, apsveriet tās mērķi un to, kurš būs sapulces “vadītājs”. Būtu jāparedz piemērots laiks, lai sapulce nebūtu pretrunā ar sapulcē iesaistīto cilvēku nozīmīgām iecelšanām. Būtu jāplāno sapulces ilgums, kā arī saraksts, kas piedalīsies, un jāizvēlas piemērota vieta (tādu, kuru varēs saņemt arī visi dalībnieki). Būtu jāizveido darba kārtība; šis ir punktu saraksts, kurā izklāstītas sanāksmē apspriežamās tēmas.

Ja ir jānodrošina kādi atspirdzinājumi, jādomā par daudzumu un atkarībā no tā, cik tālu / tuvu ir sapulce, atspirdzinājumus vajadzētu nopirkt un pareizi uzglabāt. Jāņem vērā īpašas diētas.

Būtu jāapsver piekļuve invalīdiem, lai atbalstītu dalībniekus. Ja nepieciešams, jāpārbauda sapulces vieta, lai pārliecinātos, ka tā ir piemērota piekļuvei ratiņkrēsliem utt. Varētu pieņemt darbā vai uzaicināt uz viņiem zīmju valodas tulkus, lai palīdzētu saziņā.

Biznesa izmitināšana

Ceļojot biznesa nolūkos, teritorija varētu būt vietēja vai starptautiska. Pirms rezervēšanas ir svarīgi izpētīt visas dažādās ceļošanas iespējas, lai salīdzinātu piemērotību un uzticamību, kā arī dažādos izmitināšanas veidus.

Dažādas ceļošanas iespējas: automašīna, taksometrs, autobuss, autobuss, vilciens, laiva / prāmis, lidmašīna
Dažādi izmitināšanas veidi: Viesnīca, gulta un brokastis.

Biznesa sektorā ir ļoti svarīgi apstiprināt norādījumus un prasības darījumu braucieniem un izmitināšanai. Organizējot darījumu braucienus ar izmitināšanu, ļoti svarīgs ir plānošanas process. Būs jāatklāj ceļojošo cilvēku skaits un budžets, lai virzītos uz priekšu plānošanas procesā.

Pirmkārt, būtu jāzina dažādi darījumu braucienu veidi; vai ceļojums būs vietējs vai starptautisks? Kad atrašanās vieta ir apstiprināta, naktsmītnes izvēlē ir rūpīgi jāapsver.

Viesnīcas bieži nodrošina trīs kvadrātveida maltītes dienā (kas var ietvert pusdienas līdzņemšanai), tomēr tā var būt diezgan dārga. Tomēr viņi apmeklētājiem nodrošina daudz dažādu iespēju, tostarp sabiedriskās telpas viesnīcā, kā arī var nodrošināt bezmaksas bezvadu internetu, kas biznesa darbiniekiem ļaus sekot līdzi viņu uzdevumiem, atrodoties savā istabā, un ļaus viņiem sazināties ar citiem darba ņēmējiem.
Gulta un brokastis vienmēr piedāvā brokastis no rīta, kas ir iekļautas kāda cilvēka uzturēšanās cenā. Dažās gultas un brokastīs telpas ir ierobežotas, un par to nevajadzētu uztraukties pārāk daudz, jo komandējumos, iespējams, darba ņēmējs bieži neatrodas viņu atvēlētajā telpā.

Ceļojumu rezervēšana

Rezervējot ceļojumus, ir svarīgi veikt papildu izpēti. Ja viesnīcā / viesu namā un brokastīs rezervēšanai ir noteikts komandanta laiks, ir svarīgi, lai biznesa darbinieks ierastos tur pirms tam. Dažos gadījumos ir vieglāk ceļot dienu iepriekš, lai apmestos istabā un atpūstos, līdz sākas darbs. Izdevumi būs rūpīgi jāpārbauda, lai izmaksas nepārsniegtu budžetu.

Biļetes ceļojumiem un viesnīcas / viesu un brokastu telpām ir jāpiesaka iepriekš, lai izvairītos no vilšanās un stresa. Dažos gadījumos biznesa ceļotājiem var tikt piešķirta noteikta naudas summa pārtikas iegādei, ceļošanai ar autobusu vai taksometru un citu vajadzību nodrošināšanai.

Kad plānošana ir pabeigta, visiem darbiniekiem, kas piedalās komandējumos, jāsniedz sīkāka informācija par ceļošanu un izmitināšanu, lai viņi varētu sagatavoties un zināt precīzu informāciju par to, ko viņi dara.

Ir svarīgi veikt lietišķo ceļojumu un izmitināšanas uzskaiti, lai sekotu naudas plūsmai un uzņēmuma peļņai, jo darījumu braucieniem izmantotā nauda bieži tiek noteikta budžetā. Ja tiek glabāta informācija par ceļošanu un izmitināšanu, piemēram, cik daudz naudas viņi maksā, un par piemērotību, nākotnē, lai ietaupītu naudu un / vai atrastu labākas naktsmītnes, ierakstu var atsaukt.

Ir arī noderīgi veikt uzskaiti, jo tas ļauj sazināties ar darbiniekiem par iespējamām izmaiņām viņu ceļojumu laikā.

Biroja aprīkojuma veidi

Kancelejas preces: kancelejas preces lielā mērā izmanto birojā. Kancelejas preču piemēri: Pildspalvas, zīmuļi, skavotāji, saspraudes, piezīmes post-it, lineāli.

Drošības sistēma: manā darba vietā visas biroja durvis tiek aizvērtas un tām ir kodētas slēdzenes. Tas ir paredzēts, lai nodrošinātu, ka sabiedrība un nepiederošas personas nevar piekļūt pacientu dokumentiem, kā arī sīkajai naudai. Reģistratūrā un ārpus ēkas ir arī videonovērošanas kameras, lai nodrošinātu gan iekšējo, gan ārējo klientu drošību. Visiem personāla datoriem ir īpaša “panikas” poga, kas, nospiežot, tiek parādīta kā trauksme citu personāla datoros. Tas viņus brīdina, ka jūs esat nonākuši briesmās, un mūsu politika ir tāda, ka, ja tas notiek, kamēr mēs nenodarbojamies ar pacientu, mums jādodas pie darbinieka, kurš aktivizēja panikas pogu, lai redzētu, kas nav kārtībā.

Dators: Dators ir viena no galvenajām iekārtām, ko izmanto birojā. Tie satur dažādu programmatūru, piemēram, Microsoft vārdu, kas ļauj darbiniekiem veidot burtus utt. Datori parasti ir savienoti ar internetu, kas ļauj tiešsaistē sazināties un veikt pētījumus. Visiem datoriem drošai lietošanai, lietojot internetu, jāinstalē īpaša pretvīrusu programmatūra. Ir arī svarīgi, lai viss darbs tiktu dublēts, lai nezaudētu darbu. Lielāko daļu programmatūras datoros var šifrēt ar paroli, lai atļautu tikai autorizētu piekļuvi un aizsargātu konfidencialitāti.

Printeris / kopētājs: kopētājus izmanto, lai izgatavotu uz papīra esošus dokumentus. Informācijas kopijas vienmēr ir noderīgas, it īpaši, ja tā attiecas uz klientu.

Skeneris: skeneri ir savienoti ar datoriem un tiek izmantoti, lai kaut ko no papīra pārsūtītu uz datoru. Mans darbs manā darba vietā ir izmantot skeneri, lai pacienta piezīmes un slimnīcas vēstules ievietotu piešķiršanas sistēmā.

Galdi un krēsli: Lielākā daļa biroja organizācijas darbinieku tiek norīkoti uz saviem galdiem. Dažās organizācijās darbinieku karstais galds. Tas nozīmē, ka viņiem nav sava rajona, viņi vienkārši ved visur, kur vien iespējams.

Fakss: faksa aparātus izmanto dokumentu kopēšanai ārējam uzņēmumam. Katram faksa aparātam ir individuāls numurs, līdzīgi kā tālruņa numurs, kas ļauj citiem uzņēmumiem nekavējoties nosūtīt jums informāciju.

Franking Machine: Franking mašīnas tiek izmantotas, lai svērtu un “izdrukātu” aploksnes (vēstules / pakas), lai tās varētu izlikt. Iekārta tiek nopirkta un ievadīta mašīnā, lai apmaksātu zīmoga izmaksas, kuras var mainīt uz 1. vai 2. klasi. (Plašāku informāciju par frankēšanas mašīnām skatiet 12. blokā)

Laminators: Papīrs vai karte tiek ievietota laminatorā, kas pēc tam tiek "aizzīmogots" plastmasas pārklājumā, lai pasargātu tos no ūdens bojājumiem un plīsumiem. Dokumenti bieži tiek laminēti, ja tos paredzēts izlikt, piemēram, plakātus vai instrukcijas.

Stacionārais tālrunis: birojā gandrīz vienmēr tiek izmantoti tālruņi. Tos var izmantot, lai veiktu / saņemtu ārējos, kā arī iekšējos zvanus. Manā darba vietā tālruņi tiek izmantoti saziņai ar citiem darbiniekiem un tiek izmantoti, lai zvanītu citiem veselības uzņēmumiem un pacientiem. Mēs saņemam arī ienākošos zvanus no pacientiem, kuriem, iespējams, ir vaicājums vai kuri vēlas rezervēt tikšanos. Katrā tālrunī ir arī “pastkaste”, kur zvana cilvēki var atstāt ziņojumu, ja jūs uz to nevarat atbildēt. Tos var arī ievietot iestatījumā “Netraucēt”.

Kartotēka: dokumentu kārtošanai un glabāšanai tiek izmantota kartotēka. Viņiem bieži ir vairākas atvilktnes un sekcijas, kuras var marķēt, lai palīdzētu organizēt. Manā darba vietā mums ir dokumentu skapīši, īpaši pacientiem paredzētie personas dati, kas sakārtoti alfabētiskā secībā pēc uzvārda un kurus var bloķēt. Daudzu no tām priekšrocība ir tā, ka tie ir ugunsdroši, tāpēc ugunsgrēka gadījumā svarīga informācija netiks iznīcināta.

Smalcinātājs: Smalcinātājus birojā var izmantot, lai iznīcinātu privātu un konfidenciālu informāciju par citu personāla locekli vai klientu / pacientu. Tas ir paredzēts, lai nodrošinātu to, ka neviens nepiederošs cilvēks nevar iegūt informāciju. Datu aizsardzības likumā ir noteikts, ka personiskā informācija ir “jāglabā ne ilgāk, kā tas ir absolūti nepieciešams”. Manā darba vietā mēs sasmalcinājām visu konfidenciālo informāciju, kas vairs nav vajadzīga.

Seifs: seifs ir ļoti svarīgs biroja “aprīkojums”, ja notiek naudas glabāšana. Seifs droši uzglabās naudu, un tikai pilnvarotiem cilvēkiem būtu jāzina, kā tai piekļūt, izmantojot atslēgu vai kodu. Seifa (-u) atslēga (-as) arī jāglabā drošā vietā, lai izvairītos no nozaudēšanas vai zādzībām.

Biroja aprīkojuma izmantošana

Izvēloties biroja aprīkojumu uzdevuma izpildei, jāņem vērā tas, kas jums jāveic. Ja jums ir jāraksta vēstule, varat izvēlēties izmantot Microsoft Word datorā un pēc tam izmantot printeri. (Apsveriet pieejamos resursus: drukāšanai var nebūt pietiekami daudz papīra.)

Ir svarīgi arī ņemt vērā laiku, kas jums jāveic uzdevuma izpildei. Piemēram, ja jums ir jāizveido diagramma, tas prasīs vairāk laika, lai to uzzīmētu brīvi, nekā tad, ja programmatūru izmantojat datorā.

Ja uzdevums ir sniegt informāciju citiem cilvēkiem, vai tas ir jādara ātri vai ātrums nav īpaši svarīgs? Faksu sūtīšana un tālruņa sakaru izmantošana ir gandrīz tūlītēja, savukārt e-pasta nosūtīšana ir atkarīga no tā, cik ilgs laiks kādam nepieciešams, lai piekļūtu tai un to izlasītu.

Veicot kādu uzdevumu, būs jāņem vērā arī izdevumi un kvalitāte. Daži biroja aprīkojums var uzrādīt kvalitatīvākus dokumentus, taču par lieliem izdevumiem tas būs rūpīgi jāplāno.

Atkritumu samazināšana

Darba vidē ir svarīgi samazināt atkritumu daudzumu, jo sniegums būs efektīvāks un klienti / pacienti jutīsies brīvāk. Visiem darbiniekiem jānodrošina pareiza apmācība, ieskaitot to, kā identificēt un samazināt atkritumu daudzumu.

E-pasta izmantošana palīdz samazināt papīra izšķiešanu, jo sanāksmju protokolus, biļetenus utt. Darbiniekiem var nosūtīt uz e-pastu, nevis uz papīra.
Ja darbinieks lieto printeri, viņam vajadzētu drukāt tikai nepieciešamo lappušu daudzumu un, ja iespējams, abpusējās drukas. Tas var attiekties arī uz fotokopētāja izmantošanu.
“Elektrisko atkritumu” samazināšanai ir arī liela nozīme: rēķini būs mazāki, ēka un vide ekonomiskāka. Kad darba diena ir beigusies, ir jāizslēdz visi apgaismojumi, kā arī datori un to sastāvdaļas (skeneri, printeri, kopētāji). Centrālā apkure vai gaisa kondicionēšana jāizmanto tikai nepieciešamības gadījumā.

Dienasgrāmatu sistēmas

Drukāta kopija vai manuāla dienasgrāmatu sistēma bieži ir iesietas vai gredzenā iesietas grāmatas formā. Viņiem ir daudz dažādu dienu / mēnešu formātu, tāpēc pirms atlasīšanas būs jāapsver, cik daudz ierakstu dienasgrāmatā būs. Šīs sistēmas trūkumi ir zaudēšanas iespēja un papīra izmantošana. Iesietā dienasgrāmatā vietas var būt ierobežotas, un tas var novest pie neskaidriem ierakstiem. Tā rezultātā ieraksti var tikt nepareizi nolasīti. Manā organizācijā katrā personāla uzturētajā telpā ir viens vai vairāki sienas plānotāji, kurus regulāri atjaunina. Tie ir noderīgi, jo vienmēr ir redzami. Tas ir personīgs lēmums par to, vai mēs izmantojam “grāmatas stila” dienasgrāmatu vai nē.

Elektroniskās dienasgrāmatu sistēmas var izveidot datorā, tālrunī vai elektriskā organizatorā. Datorā ir daudz dažādu programmu, kuras varat izmantot, lai izveidotu dienasgrāmatu sistēmu, tāpēc tas ir atkarīgs no personīgās izvēles. Ja dienasgrāmatu sistēmas ir elektroniskas, vienmēr ir iespēja tās šifrēt ar paroli, lai nodrošinātu, ka tās var skatīt un rediģēt tikai personas ar autorizētu piekļuvi.

Dienasgrāmatas sistēmas priekšrocības

Izmantojot dienasgrāmatu sistēmas, varat efektīvi plānot un organizēt savu laiku, kā arī citus. Ja dienasgrāmatu sistēmas ir pieejamas citiem darbiniekiem, tas viņiem ļauj uzzināt jūsu vispārējo pieejamību sapulcēm, mācību dienām un manā darba vietā, kad ir viņu administratīvās dienas. Dienasgrāmatu sistēmas palīdz plānot sapulces un pasākumus, jo jūs varēsiet pārliecināties, ka nekas ar tiem nepārklāsies.

Pasūtot resursus, bieži vien ir ieteicams uzturēt dienasgrāmatu par pasūtīto, kad un pasūtītā daudzumu. Tas palīdz vadītājam un sīkai naudas vadītājam sekot līdzi tam, cik bieži resursi tiek izlietoti, un, iespējams, tas varētu palīdzēt atrisināt problēmas, lai samazinātu resursu izšķiešanu.

Ir ļoti svarīgi dienasgrāmatā iekļaut datumus un laikus. Ja nepieciešams, pēc tiem jānorāda vārdi un informācija par iecelšanu amatā vai notikumu. Dienasgrāmatu sistēmām vienmēr jābūt precīzām un pareizām, un tajās jābūt visām nepieciešamajām detaļām.

Izmantotās sistēmas piemērs

Veicot dienasgrāmatas ierakstus, ir ļoti svarīgi iegūt pareizu informāciju. Manā darba vietā mēs izmantojam programmatūru ar nosaukumu “SystmOne”. Tas satur sava veida elektronisko dienasgrāmatu sistēmu, lai rezervētu tikšanās un konsultācijas pa tālruni. Ir svarīgi, lai informācija par to būtu pareiza, lai izvairītos no tikšanās klasificēšanas, palīdzētu aizsargāt pacientus, nodrošinātu pareizu pacienta ievadīšanu un lai ārsts vai zāļu izrakstītājs varētu zināt nelielu kopsavilkumu par pacientu simptomiem / vajadzībām.

Mums ir arī iespēja saglabāt savas dienasgrāmatu sistēmas, lai ievadītu komandas sanāksmju un apmācību dienu datumus. Šo datumu izsekošana palīdz mums saglabāt pieejamo brīvo laiku. Apmeklējot sapulces un apmācības dienas, mēs varam sazināties ar citiem kolēģiem, uzlabot visas problēmas, kas mums var rasties operācijas laikā, un palīdz mums paplašināt zināšanas.