Labākais veids, kā organizēt kvītis

Šīs vienkāršās darbības var palīdzēt organizēt kvītis.

VirginiaLynne CC-BY, izmantojot Hubpages

Ātri un viegli saņemšanas organizēšanas sistēmas

Vai jūs pavadāt pārāk daudz laika, mēģinot atrast kvīti, lai atgrieztu preci? Vai esat gatavs nodokļu laikam, vai arī tas ir juceklis, lai to izdarītu laikā līdz 15. aprīlim? Ja jūs esat tāds pats kā es, jums var rasties kārdinājums vienkārši ļaut čekiem sakrāties, līdz tie kļūst par nešķirojamu putru. Tāpēc labākais veids, kā organizēt kvītis, ir saglabāt jūsu sistēmu:

• Vienkārši atcerēties.
• Ātri dokumenti.
• Viegli atrast to, kas jums nepieciešams.

Paturot prātā šos trīs mērķus, varēsiet izmantot šādus četrus vienkāršus soļus, lai izveidotu jums piemērotu sistēmu.

1. Izvēlieties sistēmu

Neviena kartotēkas sistēma nav ideāla. Jums vienmēr ir jāizvērtē izmaksas par detalizētu sistēmu, kas ļauj viegli atrast kvītis ar laiku, kas vajadzīgs šo kvīšu iesniegšanai. Šeit ir četras dažādas sistēmas ar katras puses plusiem un mīnusiem.

Binder System for Quitts ir nedaudz vairāk darba, taču palīdz ātri atrast lietas. Izmantojiet Pocket Index Dividers, lai iesniegtu mazākas kvītis.

VirginiaLynne CC-BY, izmantojot HubPages

Saistvielas

Izmantojot saistvielu, kurai ir indeksu kartes, lai nošķirtu kvīšu veidus, jūs viegli varat atrast nepieciešamo. Šī sistēma vislabāk darbojas cilvēkiem, kuri bieži atgriežas un skatās kvītis, jo jūs varat viegli pārslēgties uz priekšu un atpakaļ uz dažādām sadaļām un tāpēc, ka saistviela uztur papīrus kārtībā. Ja jūs vienmēr iesniedzat jaunus dokumentus vai nu sadaļas priekšpusē, vai aizmugurē, jūs varat ātri apskatīt kvītis hronoloģiskā secībā.

Es izmantoju šo sistēmu, lai kārtotu sava vīra vecāku kvītis, kad viņam bija aizbildnība, jo mums bija regulāri jāsniedz pārskati par viņu ienākumiem un izdevumiem, un man vajadzēja viegli atrast kvītis.

Plusi un mīnusi saistvielu lietošanā

• Lietošanai tiek veltīts visvairāk laika
• Visvieglāk saglabāt failus mēneša secībā.
• Vislabākais kvītīm, uz kurām bieži jāatsaucas
• Veikls un viegli turams grāmatu plauktā.
• Ierobežots ar piezīmjdatora izmēru, vai arī jūs varat izmantot vairākus.

Failu mapes ir ātras, ērtas un paplašināmas.

VirginiaLynne, CC-BY, izmantojot HubPages

Failu mapes

Failu mapju sistēma ir vienkāršākā un ātrākā izmantojamā sistēma, tāpēc jums ir lielākas izredzes faktiski uzturēt lietas sakārtotas. Pēc 6 mēnešu atpalicības, iesniedzot savu piezīmju grāmatiņu mūsu ģimenes kvītiem, es beidzot nolēmu atgriezties pie failu mapēm. Es ievietoju priekšā neuzpildītus papīrus un parasti tos ievietoju, kad šī priekšējā daļa ir piepildīta vai apmēram reizi mēnesī.

Padoms. Saglabājiet kopā dokumentus, par kuriem zināt, ka jums būs nepieciešami vēlāk. Es visu savu nodokļu informāciju, ieskaitot labdarības iemaksas, ievietoju vienā failā.

Plusi un mīnusi failu mapju izmantošanā

• Lēti un vienkārši.
• Vienkārši nepieciešamas failu mapes un lietu skapis vai kastīte.
• Ātri failējams.
• Paplašināms uz jebkura izmēra un failu skaitu.
• Grūtāk atrast papīru nekā Piezīmju sistēma.

VirginiaLynne, CC-BY, izmantojot HubPages

Failu paplašināšana

Mazākam organizēšanas projektam paņemiet paplašināmo failu, kurā ir sadaļas un cilnes. Ja esat students ar tikai dažu veidu kvītīm vai vēlaties organizēt kvītis no tāda projekta kā mājas renovācijas projekts, tas ir lielisks veids, kā to izdarīt. Es arī izmantoju šo sistēmu visiem mūsu pieņemšanas dokumentiem un atvaļinājumu plāniem bieži izmantoju nelielu paplašināmu failu.

Plusi un mīnusi failu paplašināšanas izmantošanā

• Glabā visu kārtīgā, pārnēsājamā failā.
• Lieliski noder, lai kārtotu kvītis, kuras vēlaties saglabāt pastāvīgi.
• Labi mazām papīra partijām.
• Pārnēsājama.
• Nestrādā ar daudziem papīriem.

Digitālās datnes

Es sāku palikt bez papīra, un arī jūs varat būt. Daudzi uzņēmumi vēlas, lai jūs “bez papīra” nonāktu, un, iespējams, jums to piešķirs. Daži veikali, piemēram, Home Depot, ļauj jums saņemt e-pasta kvīti, nevis papīra formātā. Turklāt jūs varat skenēt, lai fotografētu kvītis, kas nav digitālas. Tomēr jums joprojām būs jāatceras:

• Organizējiet digitālos failus: nemetiet visus kvītis tikai vienā failā, pavadiet kādu laiku, veidojot failu grupas, un, izveidojot to, noteikti iezīmējiet katru kvīti, citādi jums būs sāpīgi atvērt katru no tām, kad jūs mēģināt kaut ko atrast.
• Rezerves kopija: datorvīrusi vai datoru sabrukumi var traucēt jūsu sistēmu, tāpēc pārliecinieties, ka kvītis ir datorā, kuram ir mākoņa rezerves kopija, piemēram, karbonīts.

Digitālās kvītis var mazināt daudz galvassāpju, iesniedzot dokumentus, bet tikai tad, ja esat uzmanīgs. Jums vajadzētu būt pārliecinātam, ka faktiski lejupielādējat visu svarīgo pārskatu kvītis, kas jums varētu būt nepieciešamas vēlāk, jo daudzi uzņēmumi jūsu pārskatu kvīšu uzskaiti veic tikai 12 mēnešus. Piemēram, kad es devos iesniegt kredītkartes pagarinātās garantijas prasību par salauztu trauku mazgājamo mašīnu, viņiem bija nepieciešams mūsu sākotnējais paziņojums par iepriekšējiem 15 mēnešiem. Tas nebija pieejams