Kā uzturēt kārtību ar kontrolsarakstu

Šajā rakstā būs aprakstīts, kā izmantot kontrolsarakstus, lai uzturētu kārtību.

mohamed_hassan, CC0, izmantojot PIxabay

Vai jūs jūtaties kā zaudējis kontroli?

Vai jums kādreiz ir bijusi kāda no šīm dienām, kad jūs pametat darbu ar sajūtu, ka neko neesat sasniedzis?

Jūsu galds izskatās pārblīvētāks nekā tad, kad ieradāties.
Jūsu iesūtne maksimāli palielinājās pagājušajā nedēļā.
Post-it piezīmes pārklāj jūsu datora ekrānu.
Zem rakstāmgalda jūsu kājām nav vietas.
Un šī rīta sanāksme beidzot beidzās pirms stundas.

Palikt organizētam ir izaicinājums. Informācija mūs bombardē no visiem virzieniem. Īsziņas, sociālie mediji, e-pasts, atbildes uz tīmekļa veidlapām, sapulces pieprasījumi, sarunu nokārtošana, tālruņa zvani un standarta pasta uzmanība.

Nav brīnums, ka stresa līmenis ir augsts. Amerikas Psiholoģiskā asociācija (APA) ziņo, ka 39% amerikāņu 2017. gadā cieta no "nedaudz nozīmīga" līdz "ievērojama stresa", ko izraisīja "pārāk liela slodze" darba vietā.

Dezorganizācija darba vietā

Nereālas vai neskaidras lomas bija arī piecas galvenās darbavietas uzsvērtās vietas APA aptaujā 2017. gadā. Šie negatīvie aspekti, kā arī pārāk daudz darba apgrūtina palikšanu jūsu darba augšgalā.

Un ne tikai biroja darbinieki cīnās ar uzdevumu pārslodzi un laika pārvaldības ierobežojumiem. Tirgotāji, mazumtirdzniecības darbinieki un izklaidētāji arī cīnās, lai lietas tiktu paveiktas.

Lielākā daļa darba vietu nodrošina darba aprakstu, kurā uzsvērti pienākumi un uzdevumi. Dažreiz tie ir novecojuši vai neaptver visu, ko darāt. Lai arī viņi varētu paziņot pienākumu sarakstu, viņiem trūkst specifikas.

Pat ja darba vietā ir soli pa solim dokumentētas procedūras, jums joprojām var būt pārāk daudz darāmā. Zinot, kā noteikt prioritāti un pārvaldīt lielu slodzi, izmantojot kontrolsarakstu, ir priekšrocības. Pārbaudes saraksti kalpo kā būtisks organizatorisks rīks.

Ja darbā jūtaties nomākts, sakārtojieties, izmantojot uzdevumu sarakstu. Katra rīta sākumā pierakstiet visu, kas jums jādara. Esi konkrēts.

Turiet ikdienas sarakstu, kas pārnāk

Ikdienas uzdevumu un darbību saraksts:

Darbojas kā atgādinājums
Palīdz jums noteikt dienas prioritāti
Parāda, vai esat pārspīlēts
Ietaupa jūsu laiku

Pārvaldiet savu laiku un prioritātes uz augšu

Kontrolsaraksts palīdz arī darbplūsmā. Ja esat sekretārs vai personīgs palīgs, kurš atbild vairāk nekā vienam tiešajam vadītājam, kontrolsaraksts palīdz jums pārvaldīt uz augšu. Iekļaujiet sleju savā sarakstā, lai ierakstītu katra uzdevuma izpildes laika aprēķinu.

Mudiniet savus vadītājus ierakstīt uzdevumus, ko viņi jums dod, to uzdevumu sarakstā. Kontrolsaraksts paplašina viņu izpratni par jūsu darba slodzi. Viņi redz, kas vēl jums jādara un kad tas ir nepieciešams. Saraksts pārvalda viņu cerības.

Pat ja jums ir tikai viens tiešais vadītājs, kontrolsaraksts ir būtisks pierādījums jūsu darba slodzei. Izmantojiet savu uzdevumu sarakstu, lai:

Atklājiet efektīvākus darba procesus
Maziniet darba slodzi
Pieprasiet palīdzību
Strīdieties par palīgu vai jaunu komandas biedru

Tomēr tas, ko es gatavojos jums dalīties, nav tikai parasts darāmo darbu saraksts. Tas ir kontrolsarakstu organizētājs.

Kas jums nepieciešams, lai izveidotu kontrolsarakstu

Piezīmju grāmatiņa (es iesaku izmantot A5 izmēra grāmatu.)
Vismaz četras krāsainas pildspalvas, piemēram, zaļa, dzeltena, violeta un sarkana
Lineāls (pēc izvēles)
Zvaigžņu uzlīmes (jebkura krāsa)

Kad esat izpildījis visus lapas uzdevumus, piešķiriet sev zvaigznīti.

7 soļu kontrolsarakstu organizators

Atveriet piezīmju grāmatiņu uz pirmo pieejamo lapu.
Uzrakstiet šodienas datumu augšpusē.
Pierakstiet visas lietas, kas jums jāpabeidz, pirms dodaties mājās.

* Iekļaujiet jaunus uzdevumus, pat tos, kas jums tajā dienā nav jāveic.

* Katram uzdevumam izmantojiet vienu rindiņu.

* Piešķiriet katram uzdevumam prioritāti ar krāsainām pildspalvām (skatiet krāsu ceļvedi zemāk).

Padoms. Varat sadalīt dažus pienākumus vairākos uzdevumos, lai tos vieglāk pārvaldītu.
Veicot katru uzdevumu, nosakiet taisnu līniju. Vai arī rindas beigās ievietojiet ķeksīti.
Rīt sāciet jaunu sarakstu jaunā lapā.
Katru dienu atgriezieties savā grāmatā un atrodiet lapas bez zvaigznītēm. Novērtējiet visus nepabeigtos uzdevumus. Ja jums ir jāpārnes uzdevums uz jaunu lapu, izpildiet uzdevumu vecajā lapā, lai jūs to vairs neatkārtotu.
Apbalvojiet sevi ar zvaigzni, kad dienas saraksts ir pabeigts. Novietojiet zvaigznītes uzlīmi lapā, kur to var viegli redzēt. Kad jūs atalgojat savus centienus vizuāli, tas arī norāda, ka katrs lapas vienums ir pabeigts. Lappusē bez zvaigznītes ir nepabeigti darbi.

Zvaigžņu uzlīmes nozīmē, ka saraksta vienumi ir pabeigti vai pārnesti uz citu dienu.

Nosakiet prioritāti savam sarakstam ar krāsām

Sarkanajiem uzdevumiem ir steidzamības sajūta. Tie jāaizpilda tajā dienā.
Zilie uzdevumi ir atkārtoti.
Zaļie uzdevumi ir paredzēti gariem projektiem. Jūs domājat, ka to izpilde aizņems vairāk nekā nedēļu.
Melnās krāsas uzdevumi ir vispārīgi uzdevumi, kurus varat atrast darba aprakstā.

Turpmākai kategorizēšanai varat izmantot citas krāsas. Piemēram, jūs varat izmantot dažādas krāsas, lai nošķirtu ikdienas un iknedēļas atkārtotos uzdevumus.

Palieciet organizēts mājās ar savu kontrolsarakstu

Kontrolsarakstu organizators strādā jebkur. Iespējams, vēlēsities glabāt divas piezīmju grāmatiņas: vienu darbam un otru personīgai dzīvei.

Uzturiet māju tīru un zālienu nopļautu, pievienojot darbus mājas organizatora kontrolsarakstam. Jūs to varētu izmantot arī, lai:

Organizējiet kāzas
Darba meklējumi
Plāno tēvoča Bena pensionēšanās ballīti
Prioritāte un samaksājiet rēķinus
Sakārtojiet savas nākamās aizjūras brīvdienas

Jūs to varat izmantot, lai pārvaldītu lielāko daļu notikumu vai dzīves apstākļu.

Digitālo kontrolsarakstu organizatori

Vai jums ir darba process, kas prasa biežu pārbaudi? Apsveriet kontrolsarakstu organizētāja automatizāciju lietošanai viedtālrunī vai planšetdatorā. Izveidojiet PDF veidlapu vai izmēģiniet kādu no tālāk uzskaitītajām lietotnēm.

PDF kontrolsarakstu organizētāja veidlapa

Darbavietas, kurās klienti piekļūst objektiem, bieži sāk dienu ar vietas revīziju, lai pārbaudītu aprīkojumu un aprīkojumu. Izveidojiet sarakstu ar prioritātēm, piemēram, zemāk esošo, lai izraudzītais darbinieks varētu reģistrēties vai komentēt. Kad darbs ir pabeigts, darbinieks saglabā un nosūta revīzijas kontrolsarakstu vadītājam vai OH&S darbiniekam pa e-pastu.

Kontrolsarakstu lietotnes personālajiem datoriem, viedtālruņiem un planšetdatoriem

Ja nevēlaties pārnēsāt piezīmju grāmatiņu, šīs lietotnes var arī palīdzēt jums organizēties.

Apple iOS ir aprīkots ar standarta lietotni Atgādinājums. Izmantojiet to kā alternatīvu procesu, lai uzturētu organizētību.

Atrodiet lietotni Apple Reminder, kas ierobežo vai nelieto IOS ierīci? Izmēģiniet Todoist: uzdevumu sarakstu un uzdevumu pārvaldnieku. Tas ir pieejams bez maksas vairākās ierīcēs, taču tam ir arī papildu opcija. Piesakieties lietotnē, izmantojot savu Google vai Facebook kontu, vai izveidojiet jaunu. Es to izmantoju savā Windows 10 datorā.

Citi kontrolsaraksts un organizatoriskās lietotnes (dažām ir neliela maksa vai tās satur pirkumus lietotnēs) ietver:

Wunderlist
Google Keep
Habitica (spēlētu darāmo darbu saraksts)
OmniFocus 2
2Do (uzdevumu saraksts, uzdevumi un piezīmes)

Lietotnes salīdzinājumā ar papīra formāta kontrolsarakstiem

Lietotnes automatizē kontrolsarakstus. Tie atvieglo darba plūsmas koplietošanu un integrēšanu ar citiem cilvēkiem, programmām un darba procesiem. Tomēr, kad datorsistēma apstājas vai strāva nedarbojas, manuāls kontrolsarakstu organizētājs ļauj jums kontrolēt.

Pārbaudes saraksts uz papīra ir būtisks līdzeklis ārkārtas situācijām. Apsveriet iespēju turēt pie rokas digitālā kontrolsaraksta drukātu kopiju.

Ja jūs kontrolējat savas darba vietas drošību, glabājiet starpliktuvi un darba vietas veselības un drošības kontrolsarakstu drukātu kopiju viegli pieejamā vietā. Tā varētu būt arī laba ideja, lai būtu kontrolsaraksts aptumšošanas procedūrām.

Uzglabājiet uz papīra balstītus kontrolsarakstus, kad beidzas strāva.

Kāpēc jums vajadzētu palikt organizētam, izmantojot kontrolsarakstu

Izmantojot kontrolsarakstu organizatoru, piemēram, darba uzdevumu sarakstu, jūs pārņemat kontroli pār savu darbu. Tā vietā, lai pastāvīgi atcerētos visu, kas jums jādara, uzdevumu pierakstīšana atbrīvo domas, lai koncentrētos uz izvēlēto darbu.

Pārbaudes sarakstu organizators pārsniedz ikdienas uzdevumu sarakstu. Izmantojiet to, lai pabeigtu noteiktu procesu, piemēram, arodveselības un darba drošības pārbaudi vai vietas revīziju. Vai arī noorganizēt visu nepieciešamo, lai atpūstos un izbaudītu nedēļas nogali prom.

Padarot kontrolsarakstus par daļu no jūsu dienas, jūs atbrīvojat stresu darba vietā. Varat arī izmantot uzdevumu sarakstu, lai:

Izvirziet biznesa lietu, lai iegūtu vairāk resursu
Atjauniniet amata aprakstu un piešķiriet pienākumus

Pārbaudes saraksti galvenokārt palīdz vizuāli pārvaldīt un organizēt procesu vai lietas, kas jums jādara. Rezultātā šī galīgā ķeksīte noņem no jums kaudzi spiediena.

Kā jūs uzturaties organizēts? Vai jūs izmantojat sarakstus?

Vai angļu valoda 2013. gada 1. maijā:

neorganizēts? Tas man ikdienā lol. Jebkurš brīnums, ka es joprojām esmu prātīgs. Man patiesībā ir iphone, un es visu laiku izmantoju lietotni "Atgādinājums", es nezinu, cik organizēta es esmu, pateicoties tai, bet tas ļoti palīdz. Labs centrs.