Nvq diploms: tekstapstrādes programmatūra uzņēmējdarbībā un pārvaldē vai tā

deli-stationery.org

Kad esat identificējis dokumentam nepieciešamo informāciju, lietojis visus stilus un formatējumu un sasniedzis vēlamo stilu un izkārtojumu, jums jāpabeidz dokuments prezentācijai vai drukāšanai un izplatīšanai. Jums ir jāzina, kā izmantot dažādus pieejamos paņēmienus un rīkus, lai pabeigtu dokumenta sagatavošanu prezentācijai

Gatavošanās 2. vai 3. līmeņa diplomam

Šeit sniegtā informācija ir rakstīta, pamatojoties uz Word apstrādes programmatūras vienību kandidātiem, kuri strādā pie 2. vai 3. līmeņa biznesa un administrācijas vai IT diploma iegūšanas. Paredzams, ka kandidātiem būs teksta apstrādes prasmes vidējā līmenī, ja viņi ir IT lietotāji.

Novērtējums lielākai daļai šīs vienības ( aptverot visas sadaļas ) tiek veikts, piešķirot uzdevumus, novērojot un iztaujājot, kā arī izskatot kandidāta iepriekš izveidotos dokumentus.

Šajā sadaļā mēs aplūkosim, kā izmantot teksta apstrādes lietojumprogrammu vai programmatūru, lai formatētu dokumentu prezentācijai, drukāšanai vai izplatīšanai. Jums jāpārliecinās, ka dokuments izskatās jēgpilni, saturiski saturīgs un atbilst organizācijas noteiktajiem standartiem. Pirms pabeigšanas pārbaudiet arī formatējumu, pareizrakstības pārbaudi, gramatikas pārbaudi un citus izkārtojumus.

Izmantojiet tekstu apstrādes programmatūras rīkus, lai efektīvi formatētu un prezentētu dokumentus, lai izpildītu prasības

Esmu pievienojis ekrānuzņēmumus un pēc iespējas vairāk instrukciju, lai būtu vieglāk saprast. Ekrānuzņēmumi ir no Microsoft Word 2003.

3.1. Nosakiet, kā dokuments jāformatē tā, lai tas palīdzētu

Dokumentam jābūt lasāmam un jēgpilnam, izmantojot kārtīgu izkārtojumu, formātu, struktūru un stilus. Lai to panāktu, ir jāformatē dokuments tā, lai tas būtu jēgpilns un izskatās jēgpilns, un formatēšana ir viena no dokumentam nepieciešamajām pamatlietām. Labs formatējums dod skaidru kontūru ikvienam, kurš skata dokumentu.

Formāts, rindkopas, aizzīmes, lapas iestatīšana, drukāšana, drukas priekšskatījums: Word 2003

Labākā prakse formatēšanai

Formatēšanas laikā noteikti iestatiet piemales uz vēlamo standartu, izmantojiet pareizās cilnes pozīcijas, vajadzības gadījumā izmantojiet galvenes, kājenes un zemsvītras piezīmes. Izmantojiet stilus, kur vien iespējams, piemēram, virsraksta stilu, rindkopu stilu, rakstzīmju stilus un pārbaudiet, vai atstarpe starp rindām un rindkopām ir pieņemama. Teksts jāpamato atbilstoši dokumenta vajadzībām un standartiem.

Izvēlieties piemērotu fontu, fonta lielumu un krāsu. Piemēram, profesionālā dokumentā neizmantojiet stilīgus un funky izskata fontus. Vislabāk izmantojiet treknrakstā fontus, kursīvu, pasvītrojumus ( ja nepieciešams ), kur vien nepieciešams. Jūs varat izcelt svarīgu tekstu, izmantot aizzīmes un numerāciju, lai skaidri uzskaitītu punktus, lai atvieglotu lasāmību.

Izmantojiet tabulas, grafikus un diagrammas kopā ar grafiku, kur vien iespējams, lai izskaidrotu jēdzienus, salīdzinātu attēlus un precīzi parādītu noteiktu informāciju. Apmales, ēnojums un fons nav obligāti, taču tie var uzlabot dokumenta izskatu un radīt vēlmi lasīt.

Pielāgojiet tekstu atkarībā no dokumenta veida. Piemēram, avīžu raksti ir slejās, nevis rindkopās.

Vēl viens svarīgs faktors, kas jāņem vērā, ir tas, vai jūs izmantojat veidni, vai esat izveidojis pats savu veidni vai veidojat dokumentu no jauna, jums tas ir jāprojektē mērķtiecīgi.

Piemēram, rēķinam vajadzētu izskatīties kā rēķinam ar pareizu izkārtojumu, standartiem un informāciju, vēstulei vajadzētu izskatīties kā vēstulei ar informāciju, kas ievietota pareizā formātā un standartā, rakstītam rakstam vai žurnālam ir jāievēro žurnāla standarti un tā tālāk.

3.2 Atlasiet un izmantojiet atbilstošas metodes rakstzīmju un rindkopu formatēšanai

Mēs tikko apskatījām, kāpēc formatēšana ir svarīga un kādi faktori ir jāņem vērā vai jāatceras, formatējot dokumentu. Kad esat uzzinājis dokumenta mērķi, izkārtojumu un struktūru, vizuālo iztēli par dokumenta galīgo izskatu un to, kāda veida dokumentam ir nepieciešama formatēšana, jums būs jāizmanto atbilstošās metodes, kas ir pieejamas dokumenta formatēšanai. rakstzīmes un dokumenta rindkopas.

Rīka padoma teksts rindiņu atstarpei

Lai mainītu fonta iestatījumus, atlasiet tekstu, kuram vēlaties mainīt iestatījumus, noklikšķiniet uz Formatēt - Fonts

1/5

Rakstzīmju formatēšana

Rakstzīmes var formatēt, mainot rakstzīmju lielumu ( fonta lielumu ), mainot rakstzīmes tipu ( fonta stilu ), pievienojot rakstzīmēm krāsas, lai uzlabotu dokumentu, izmantojot vienkāršus rīkus, piemēram, treknrakstu, kursīvu un pasvītrojumu, lai izceltu svarīgās daļas vai dokumenta apgabali ( lai atvieglotu apkopoto lasīšanu ), ir arī iezīmēšanas iespēja, lai izceltu noteiktu apgabalu vai vārdus vai dokumenta daļas, kurām nepieciešama lielāka uzmanība utt.

Izņemot tos, kad izmantojat apakšrakstus un virsrakstus ( biežāk tos izmanto apgabalos, kur ir formulas vai citi matemātiski aprēķini ), formatēšanas rīkjoslā jāizmanto apakšvirsraksta un virsraksta rīks. Ir arī simboli, kurus varat izmantot apgabalos, kur nepieciešams ievietot simbolu.

Atveriet Ievietot -> Simbols -> Izvēlieties simbolu, kuru vēlaties parādīt.

Īsinājumtaustiņi

Var noderēt iemācīšanās īsinājumtaustiņus šiem vienkāršajiem rīkiem. Lai lietotu formatējumu, jums nav jāturpina klikšķināt uz rīkjoslas, taču tos var ātrāk pielietot, nospiežot tastatūras taustiņus.

Piemēram, jums ir atlasīta teksta vai rakstzīmju zona, kurai jāparādās treknrakstā. Viss, kas jums jādara, ir atlasīt nepieciešamo tekstu un nospiest taustiņu kombināciju Ctrl + B. Ctrl + B ir saīsnes taustiņš treknrakstā.

Tāpat Ctrl + I kursīvam, Ctrl + U pasvītrojumam utt.

Arī tos ir viegli atcerēties. Piemēram, Ctrl + darbības pirmais burts, piemēram, Ctrl + B - treknrakstā, kur B nozīmē treknrakstā, Ctrl + I - kursīvā, kur es - kursīvā utt. Ir arī izvēlne Formāts, kurā ir vairāk iespēju lai formatējumu izmantotu fontiem un rindkopām.

Rindkopu formatēšana

Nākamais formatēšanas aspekts pēc rakstzīmju formatēšanas ir rindkopu formatēšana. Rindkopas teksts ir jāsaskaņo, un jums ir trīs iespējas; izlīdzināt pa kreisi, līdzināt pa labi un centrā.

Pārsvarā dokumenti tiek atstāti izlīdzināti, jo tas palīdz viegli lasīt. Visur, kur ir vienumu saraksts, formatējiet tos ar aizzīmēm vai numerāciju, jo tas piešķirs dokumentam glītu un standarta izskatu. Tiešsaistes dokumentu gadījumā aizzīmēšana un numerācija palīdzēs palīgtehnoloģiju programmatūrai tos atpazīt kā sarakstu.

Rindkopu un rindiņu atstarpes: Word 2003

Rindu atstatums

Nākamais formatējums ir atstarpes starp līnijām, kas ir ļoti svarīgi. Dažādiem dokumentiem ir standarti. Pēc noklusējuma programmā Word 2003 rindiņu atstarpe ir starp 1 un 1,5. Ja jums ir jāmaina līniju atstatums, to varat izdarīt, izmantojot formatēšanas rīkjoslas rīku Rindu atstatums.

Robežas un ēnojumu lapām un tabulām var izmantot, izmantojot izvēlnes Formatēt opciju apmales un ēnojums.

Atraitnes / bāreņu kontrole

Livingsta

Atraitnes un bāreņu kontrole rindkopām

Nākamais ir atraitņu un bāreņu kontrole, kas jāiestata rindkopās. Piemēram, ja mums ir rindkopa, kurā ir tikai trīs rindas, ja rindkopas pēdējā rindiņa ir sadalīta uz nākamo lapu ( atraitne ), tā neizskatīsies labi un apgrūtina arī lasīšanu. Ja rindkopas ( bāreņa ) pēdējā rindā ir tikai viens vārds, dokuments var izskatīties dīvains. Lai no tiem izvairītos, rindkopu formatēšanas apgabalā varat izmantot atraitnes / bāreņu vadību.

Cilnes un ievilkumi

Cilnes un ievilkumi ir vēl viens rīku komplekts, ko izmanto rindkopu formatēšanai.

Ir četri ievilkumu veidi; Kreisais ievilkums, labais ievilkums, pirmās rindas ievilkums un piekārtais ievilkums. Kreisais un labais ievilkums norāda rindkopas atstarpi starp atstarpēm atstarpēs. Pirmās rindas ievilkums tiek izmantots rindkopas pirmās rindas ievilkšanai, un piekārtotais ievilkums palīdz ievilkt rindas, kas seko rindkopas pirmajai rindai, īpaši tiek izmantotas, izmantojot aizzīmes vai numerāciju.

Cilnes tiek izmantotas, lai kontrolētu, kā teksts tiek ievietots dokumentā. Tie izlīdzina tekstu dažādās cilnes vietās. Cilnes varat iestatīt dialoglodziņā Cilnes.

Izņemot tos, pārliecinieties, vai dokumentā ir pareizrakstība, gramatika un pieturzīmes. Pārbaudiet pat nelielas kļūdas, piemēram, pārbaudiet, vai visi teikumi sākas ar lielo burtu un beidzas ar punktu. Kļūdas var atspoguļot organizācijas standartus un tām var būt nopietna ietekme.

Īsinājumtaustiņi parastajiem simboliem

Ir labi zināt arī to simbolu īsinājumtaustiņus, kurus izmantojat diezgan bieži. Piemēram

Alt 0169 - ©
Alt 172 - ¼
Alt 171 - ½
Alt 0190 - ¾
Alt 0153 - ™
Alt 0174 - ®

Vienkārša formatēšana var radīt milzīgas atšķirības dokumenta vispārējā noformējumā un izjūtā.

3.3. Lai parādītu un izdrukātu dokumentus, atlasiet un izmantojiet atbilstošās lapas un sadaļu izkārtojumus

Tagad, kad dokuments ir gatavs ar visu nepieciešamo un atbilstošo formatējumu un stiliem, jums jāzina, kā atlasīt lapas un sadaļas prezentācijai vai drukāšanai. Atkarībā no dokumentu veida jums būs jāpievieno kolonnas visam dokumentam vai tā daļai. Iespējams, dokumentā būs jāievieto lapu pārtraukumi un kolonnu pārtraukumi. Jums būs jāuzrauga piemales lielums, lappušu numuri un vissvarīgāk jāiekļauj arī galvenes, kājenes un zemsvītras piezīmes atkarībā no dokumenta un tā prasībām.

Lai iestatītu lapas piemales un orientāciju, noklikšķiniet uz File - Page setup

1/11

Maržas

Visiem dokumentiem ir standarta piemales lielumi, un pats vārds ir noklusējuma iestatījums. Ja jums ir jāmaina iestatījumi, jums būs jādodas uz

File -> Page Setup -> Margins -> Šeit jums būs jāiestata dokumenta piemales lielums. Varat arī mainīt dažādu lapu orientāciju, jo dažos gadījumos tabulas vai diagrammas vai citi statistikas attēlojumi būs jādokumentē ainavas izkārtojumā.

Kolonnas

Lai dokumentam pievienotu kolonnas, noklikšķiniet uz

Formatēt -> Kolonnas -> Izvēlieties kolonnu skaitu, kā arī atlasiet visu dokumentu vai no šī brīža un noklikšķiniet uz Labi.

Kolonnu platumu var iestatīt arī manuāli. Lai kolonnas lietotu noteiktai dokumenta sadaļai, atlasiet konkrēto sadaļu un pēc tam lietojiet kolonnas. Kolonnu pārtraukumus var pievienot, lai sadalītu kolonnu noteiktā punktā un pārnestu tekstu uz nākamo kolonnu.

Pārbaudiet, vai attēli un citi attēli ir izlīdzināti pareizās vietās, kā arī pārliecinieties, ka tie ir saskaņoti ar dokumenta tekstu.

Lappušu pārtraukumi, galvenes un kājenes

Lappušu pārtraukumus var pievienot apgabaliem, kur vēlaties, lai dokumenta teksts vai saturs tiktu sadalīts un pārietu uz nākamo lapu.

Ievietojiet galveni un kājeni tekstiem, kuriem jāparādās visu dokumenta lappušu augšdaļā un apakšdaļā. Dažiem dokumentiem var būt nepieciešama atsauce uz zemsvītras piezīmēm. Šādos gadījumos dokumentos ievietojiet pēdu piezīmes. Lappušu numuri ir svarīga dokumenta daļa, kurai ir vairākas lappuses.

Kā dokumenta izmantošana vada izkārtojumu

Iestatot dokumenta izkārtojumu, jāizlemj formāts un izkārtojums atkarībā no tā, kā dokuments tiks izmantots.

Piemēram, ja dokuments tiks izdrukāts, tas ir jāformatē, lai drukātu uz standarta izmēra papīra. Ja dokuments ir jāpublicē papīros, izkārtojumam un formatējumam jābūt saskaņā ar to. Dokumenti, kas tiks publicēti tīmekļa vietnē, atbilstoši jāformatē kā dažādi displeji, mainīs dokumenta lielumu un izšķirtspēju, tāpēc tīmekļa publicēšanai ieteicams izmantot vienkāršus formātus un izkārtojumus.

Jāņem vērā arī dokumenta lielums un dokumentā esošie attēli, jo, ja izmērs ir pārāk liels, tīmekļa lapas ielāde prasīs laiku. Tāpēc ir jāpievērš uzmanība, lai mainītu attēlu izmērus, daudz nezaudējot kvalitāti.

Drukāšana

Ja nepieciešams izdrukāt dokumentu, dokumentu var izdrukāt dažādos veidos. Atbilstoši vajadzībām jūs varat izdrukāt lappušu atlasi vai lapas daļu, kas ir tikai atlasītais teksts, vai visu dokumentu. Jūs varat izdrukāt vienpusējus vai divpusējus dokumentus. Drukāšanas dialoglodziņā ir visas iespējas un iestatījumi, kas jāveic vai var tikt veikti pirms dokumenta izdrukāšanas. Arī dokumentiem, kas jāizdrukā, nedrīkst būt animēts vai mirgojošs teksts, jo tas uz dokumenta netiks pareizi izdrukāts.

Ātrais kontrolsaraksts

Daži punkti, kas jāatceras:

Pārbaudiet, vai visur, kur nepieciešams, tiek izmantoti izceltie, treknraksti, kursīvs, pasvītrojums, aizzīmes un numerācija
Pārbaudiet, vai komentāri un atklātais formatējums ir izslēgti
Formatēšanai izmantojiet stilus
Pārbaudiet, vai attēli ir parakstīti un atzīmēti.
Pārbaudiet, vai tabulas ir pareizi izlīdzinātas un vai tās ir pareizi formatētas un marķētas
Pārbaudiet, vai saites vai vietrāži URL darbojas.
Apskatiet dokumentu drukas priekšskatījumā, lai redzētu, vai tas izskatās apmierinoši.
Saglabājiet dokumentu ar faila nosaukumu, kas ir jēgpilns un ka faila nosaukumā nav atstarpes vai īpašu rakstzīmju.
Pārbaudiet, vai nav dokumentu rekvizītu, piemēram, autors, nosaukums, valoda utt., Kā arī pārbaudiet satura rādītāju.

Pirms drukāšanas vienmēr ir jāpārliecinās, vai drukāšana ir nepieciešama, jo, ietaupot papīru, var ietaupīt vidi.

Drukāšana, saraksti un pamata formatēšana: Word 2003

3.4 Aprakstiet visas kvalitātes problēmas ar dokumentiem

Lielākā daļa problēmu, kas rodas saistībā ar kvalitātes jautājumiem, ir šādas:

Drukāšanas laikā dokumenta formatēšana nav vietā - formatējot dokumentu un nepiemērojot nepieciešamo formatējumu vai stilus pareizi, tad dokuments var izskatīties slikts, ja dati ir nepareizi un sliktas kvalitātes, ja teksts, attēli, objekti un rakstzīmes ir ārpus vieta.
Problēmas ar tabulu, diagrammu un diagrammu izlīdzināšanu un izvietošanu - ievietojot tabulas un iestatot rekvizītus, jums jāpārliecinās, ka esat veicis nepieciešamos iestatījumus, kā vēlaties tabulu izskatīties un kā vēlaties formatēt tabulas saturu.. Pretējā gadījumā izvadam vai iegūtajam dokumentam nebūs kvalitātes. Tas pats attiecas uz diagrammām un diagrammām, kuras ievietojat dokumentos
Saites vai URL nedarbojas - ievietojot vai pievienojot saites vai URL dokumentam, lūdzu, pārliecinieties, vai esat to ievadījis pareizajā formātā un vai saite ir darba stāvoklī. Saite var būt norāde vai palīdzība, un, ja tā nedarbojas, dokumenta izskats ir nepilnīgs un tas var izraisīt lietotāja neapmierinātību.

Pareizrakstības, pieturzīmju un gramatikas kļūdas, slikts formatējums un stilu izmantošana - šīs kļūdas, ja tās nav novērstas, var atspoguļot organizācijas un tās darbinieku kvalitāti.
Dokumenta saturs nav pietiekams vai neatbilst standartiem - vienmēr pārliecinieties, vai dokumentā izmantojat augstas kvalitātes un standarta informāciju, lai lasītājs būtu apmierināts ar to, ko viņš gaidīja.
Informācija dokumentā ir nepareiza un satura kvalitāte ir slikta - dokumentā esošajiem datiem jābūt bez kļūdām, un visai informācijai jābūt nesenai un atjauninātai. Slikta kvalitāte un nepareiza informācija dokumentā nepiesaistīs lasītājus, un tā arī iezīmēs dokumentu bezvērtīgu.
Pārāk daudz treknrakstu un izcelto dokumentu, padarot dokumentu par neprofesionālu - tekstā lietojiet treknrakstus un izceltus tekstus tikai tad, ja tas ir piemērots un nepieciešams. Pārāk daudz izcelt un treknu tekstu var būt grūti nolasīt, un tas var padarīt dokumentu izskatītu pārblīvētu

Oriģinālā un drukātā dokumenta krāsas nav vienādas - tas ir jautājums, ar kuru lielākā daļa no mums saskaras, drukājot dokumentus. Ja krāsas nav labas, jāpārbauda printera iestatījumi un jāizmanto kvalitatīva tinte un saderīga tinte, kas paredzēta tieši šim printerim un papīram. Papīra kvalitāte var ietekmēt arī krāsas.
Attēli ir izplūduši vai sagrozīti, attēlu kvalitāte ir zema, attēla izmērs ir atšķirīgs, izlīdzināšana ir sagrozīta - šīs kļūdas ir saistītas ar dokumenta formatēšanas un stila iestatījumiem un izlīdzināšanas iestatījumiem. Ja dokumenta izveidošanas un formatēšanas laikā visi iestatījumi ir bez kļūdām un tiek ievērotas pareizās procedūras, var izvairīties no šāda veida kļūdām.
Laiks - kļūdas dokumentā, veidojot dokumentu, liks iziet visus dokumenta iestatījumus, formatēšanu un citas problēmas, tādējādi patērējot daudz laika. Tāpēc, lai ietaupītu laiku, jādara viss iespējamais un jāizveido kvalitatīvi dokumenti, pārskatot katru daļu un soli, vienlaikus veidojot pašu dokumentu.

3.5 Pārbaudiet, vai dokumenti atbilst vajadzībām, izmantojot IT rīkus un pēc nepieciešamības veicot labojumus

Pirms dokumenta drukāšanas vai izplatīšanas, tas ir rūpīgi jāpārbauda, vai tas atbilst auditorijas un organizācijas vajadzībām vai kādam nolūkam tas tika izveidots. Mēs jau esam redzējuši, kādi pasākumi jāveic un no kuriem jāizvairās, lai dokuments izskatītos labi ar augstas kvalitātes saturu. Lai pārliecinātos, ka dokuments atbilst vajadzībām un prasībām, jums jāizmanto rīki, kas ir pieejami jūsu izmantotajā tekstapstrādes programmatūrā.

Pareizrakstības un gramatikas pārbaude

Livingsta

Pareizrakstības pārbaude un gramatikas pārbaude - tas ir ļoti noderīgs rīks, tomēr vārdu procesors ne vienmēr var izcelt visas kļūdas, tāpēc ir ieteicams manuāli pārbaudīt pareizrakstību un gramatiku.

Pārbaudiet lielo burtu, pieturzīmju, gramatikas un citu saistītu kļūdu nepareizu lietošanu. Pāris reizes pārbaudiet, vai nav kļūdu, un lūdziet arī citas personas veikt korektūru, jo daudzas kļūdas ir grūti saskatīt personai, kas izveidojusi dokumentu. Jūs varat nolikt dokumentu uz dažām dienām malā un pēc tam pārbaudīt, vai nav kļūdu, kad esat citā domāšanas režīmā. Tas palīdzēs viegli identificēt kļūdas.

Ir arī daudz vārdu, kas izklausās vienādi, bet ar atšķirīgu pareizrakstību un nozīmi. Jums jābūt ļoti uzmanīgam, jo lasītāji tad nesapratīs, ko domājāt. Vienmēr lietojiet pareizrakstību. Kļūdas var izraisīt nepareizu saziņu, un tām ir milzīga ietekme uz organizāciju un tās uzņēmējdarbību. Lasot dokumentu skaļi, tiks atklātas arī kļūdas, kuras jūs nenoskaidrojāt, lasot tikai vizuāli.

Skaitļi un aprēķini - pārbaudiet, vai dokumentā izmantotajiem skaitļiem ir pareizs decimālzīmju skaits un vai skaitļi ir precīzi. Pārbaudiet, vai aprēķini ir pareizi un bez kļūdām, jo nepareizi skaitļi var būt maldinoši un tiem var būt katastrofāli rezultāti. Jūsu izveidotais dokuments varētu būt viens no vissvarīgākajiem dokumentiem, kas saistīts ar uzņēmuma galveno biznesa informāciju, tāpēc vienmēr jābūt uzmanīgam

Valoda un vārdnīca - lietotajai valodai jābūt profesionālai. Jāizvairās no slengiem un gadījuma valodas. Daži vārdi tiek rakstīti atšķirīgi ASV un Lielbritānijas angļu valodā, tāpēc valodas un vārdnīcas iestatījumu iestatīšana būs ļoti noderīga.

Precizitāte un konsekvence - jums ir jāizlasa dokuments, lai pārliecinātos, vai sniegtā informācija ir pietiekama, vai tā ir skaidra un vai tā ir jāuzlabo. Tas palīdzēs lasītājam saprast, ar kādu vēstījumu jūs mēģināt nokļūt.

Fonts un fonta lielums - Izmantotajiem fontiem un fontu izmēriem jābūt standartiem. Profesionāliem dokumentiem noteikti neizmantojiet stilīgus vai bailīgus fontus. Izmēram jābūt ne pārāk mazam, ne pārāk lielam, bet gan standarta. Arī fontu krāsām jābūt standarta.

Defise - vienmēr izmantojiet aizzīmes un numurus sarakstiem, nevis defises. Tas formatēs dokumentu kārtīgi ar atbilstošiem ievilkumiem un cilnēm. Izmantojot aizzīmes un ciparus, arī palīgtehnoloģiju programmatūrai tiek norādīts, ka tas ir saraksts.

Lapas izkārtojums un piemales - Lūdzu, ievērojiet piemales un izkārtojumu standarta vērtības un orientācijas. Pārbaudiet, vai galvenēs, kājenēs un zemsvītras piezīmēs nav kļūdu un ka tās ir pareizi izlīdzinātas.

Rindu pārtraukumi, lapu pārtraukumi, kolonnu pārtraukumi un rindkopu pārtraukumi - tie ir noderīgi rīki, lai formatētu dokumentu ar glītu izskatu. Izmantojiet šos rīkus visur, kur nepieciešams, lai izvairītos no atraitnēm un bāreņiem.

Galdi, attēli, cita grafika - pārliecinieties, vai visi šo objektu iestatījumi ir pareizi un vai tie ir pareizi saskaņoti ar citām rakstzīmēm un dokumenta tekstu. Pievienojot attēlus un grafiku dokumentos, jāpārbauda teksta iestatījumi attēlos un objektos un ap tiem.

Drukas izkārtojums - pēc tam, kad viss ir pārbaudīts un labots, apskatiet dokumentu drukas izkārtojuma formā. Tas jums precīzi parādīs, kā dokuments izskatīsies, kad tas tiek drukāts. Drukāšanas dialoglodziņā varat arī iestatīt drukas izkārtojuma un drukas papīra utt. Iestatījumus. Ja dokuments neizskatās apmierinošs, jums būs jāatgriežas un jāmaina iestatījumi, līdz dokuments kļūs bez kļūdām un būs pareizi noformēts.

3.6 Atbilstoši reaģējiet uz kvalitātes problēmām un dokumentiem, lai rezultāti atbilstu vajadzībām

Kad visas pārbaudes ir veiktas un kāds uzskata, ka dokuments ir gatavs drukāšanai, izplatīšanai vai publicēšanai, jūs varat turpināt to darīt. Dažreiz ir situācijas, kad auditorija vai lietotājs būtu uzskatījis, ka cits stils, struktūra vai izkārtojums būtu bijis labāks. Šādās situācijās jūs varat saņemt jautājumus un atsauksmes, vaicājot, vai to varētu uzlabot vai mainīt.

Mācoties no atsauksmēm

Vienmēr uztveriet atsauksmes pozitīvi un mācieties no tām. Jāatceras, ka viņi veido dokumentu auditorijai, un tam ir jāpatīk auditorijai, nevis jums, tāpēc visi šie faktori ir jāņem vērā, veidojot dokumentu.

Kad rodas kvalitātes problēmas, uzklausiet tās un rīkojieties atbilstoši. Jums jārīkojas atbilstoši un atbilstoši jāatbild uz jautājumiem. Iespējams, ka lietotājs vai auditorija vēlas tikai citu struktūru vai stilu tikai tāpēc, ka viņiem ir viegli to lietot vai lasīt. Viņiem var būt nepieciešami atšķirīgi attēla izmēri, jo dažreiz milzīgi attēli vai to orientācija var traucēt.

Runājot par skaitļiem, precizitātes labad daži lietotāji var pieprasīt vairāk nekā divus ciparus aiz komata. Dažreiz aprēķinos var būt nelielas kļūdas. Tātad, uzzinot par savu auditoriju, saņemot atsauksmes, jūs zināt, kā turpmāk izvairīties no šīm kļūdām šai auditorijai, vai arī zināt, kādu izkārtojumu izmantot dažādām auditorijām.

Kad dokumentus neizdodas atvērt

Vēl viena izplatīta problēma, ar kuru mēs ikdienā sastopamies ikdienas biznesa aktivitātēs, ir dokumenti, kurus neizdodas atvērt. Tas ir saistīts ar saderības problēmām vai konfliktiem ar programmatūru, kurā dokuments tika izveidots vai dokuments tiek atvērts. Šādās situācijās vislabāk ir sazināties ar uztvērēju, iziet cauri programmatūrai, kuru viņi izmanto, pajautāt, kādas kļūdas parādās, un atrisināt problēmu.

Jūs varat konvertēt dokumentu citā saderīgā formātā un nosūtīt to vēlreiz, vai arī, ja uztvērējs to var izdarīt, varat tos vadīt šajā procesā. Es šeit atkārtoju šo punktu; mēģiniet vienmēr saglabāt dokumentus pēc iespējas vienkāršākā formātā.

Paskaidrojiet drīzāk nekā strīdieties

Esiet mierīgs un rīkojieties atbilstoši vaicājumam. Var būt gadījumi, kad konkrēta iemesla vai mērķa dēļ izmantojāt noteiktu stilu vai struktūru, formātu vai orientāciju. Jūs to varat paskaidrot lietotājam ( nestrīdēties ) un pārliecināties, vai viņi saprot faktu un ir gatavi to pieņemt. Tas viss beidzot izveidos dokumentu, kas ievēros standartus un būs izpildījis visas kvalitātes prasības mērķim.

Vienmēr atcerieties, ka kvalitāte ir svarīga, jo tā nodrošina biznesa iespējas!

Šīs vienības kopsavilkums

Es ceru, ka jums ir labas zināšanas un izpratne par

Kā izmantot teksta apstrādes lietojumprogrammu vai programmatūru, lai formatētu dokumentu prezentācijai, drukāšanai vai izplatīšanai.
Kā pārliecināties, ka dokuments izskatās jēgpilni, saturiski saturīgs un atbilst organizācijas noteiktajiem standartiem.
Pirms pabeigšanas pārbaudiet formatējumu, pareizrakstības pārbaudi, gramatikas pārbaudi un citus izkārtojumus.

Es ceru, ka tas jums ir bijis noderīgs. Ja vēlaties iepazīties ar iepriekšējām šīs vienības sadaļām, lūdzu, izmantojiet tālāk norādītās saites:

1. sadaļa - Teksta un citas informācijas precīza ievadīšana un apvienošana tekstapstrādes dokumentos (tekstapstrādes programmatūra, 1.1. Līdz 1.7. Jautājums)

2. sadaļa - Teksta apstrādes dokumentu izkārtojuma un struktūru izveide un modificēšana (vārdu apstrādes programmatūra, 2.1. Līdz 2.4. Jautājums)

Lūdzu, nevilcinieties atstāt savus komentārus un atsauksmes. Ja jums ir kādi jautājumi, lūdzu, jautājiet. Visu to labāko!