Biroja e-pasta etiķete vadītājiem

E-pasta ziņojumu darbiniekam no mājām nosūtīt vēlu vakarā tikai ārkārtas ārkārtas situācijās. Lielāko daļu laika jums labāk gulēt uz tā un nākamajā dienā rakstīt e-pastu darbā, kad domājat, ka tas ir skaidrs.

Kas ir labāk: saziņa pa e-pastu vai klātiene?

Vadītāji bieži paļaujas uz e-pastu, lai ātri paziņotu svarīgu informāciju saviem darbiniekiem. Bet, ja to neizmanto apdomīgi, vadītāji, kuri pārāk daudz paļaujas uz e-pastu, kad viņiem ir jārisina klātienes sarunas ar saviem darbiniekiem, var nodarīt vairāk ļauna nekā laba. Izpildiet šos vienkāršos padomus, lai izvairītos no izplatītām e-pasta kļūmēm, kas grauj jūsu autoritāti un atsvešina jūsu personālu.

7 izplatītas e-pasta kļūdas, ko pieļāvuši vadītāji

Lielākajā daļā biroju e-pasts ir dominējošā metode saziņai starp birojiem, ja klātienes tikšanās nav iespējamas. Tas nozīmē, ka ir dažas situācijas, kad e-pasta saziņa starp vadītāju un padoto nav piemērota.

Šeit ir dažas izplatītas e-pasta kļūdas, no kurām jāizvairās, ja vēlaties saglabāt labas attiecības ar darbiniekiem.

Vai jūs slēpjaties aiz sava datora, lai izvairītos no konfliktiem darbā?

Microsoft Office

1. Nelietojiet e-pastu kā veidu, kā izvairīties no kāda.

Nekad nelietojiet e-pastu disciplinārām darbībām, darbības pārskatiem vai citiem sensitīviem jautājumiem. Sliktu ziņu paziņošana pa e-pastu grauj jūsu kā līdera uzticamību. Jūs vēlaties, lai darbinieki zinātu, ka uz jums var paļauties, lai klātienē risinātu sarežģītus jautājumus. Piešķiriet darbiniekiem cienīgu attieksmi, pat ja jūs viņus disciplinējat, un rīkojiet klātienes tikšanos.

Kā pārvaldnieks, ja no sava padotā saņemat mulsinošu e-pasta ziņojumu, tā vietā, lai reaģētu, nosūtot citu e-pastu, paņemiet tālruni vai domofonu un lūdziet padotajam klātienē precizēt savu e-pastu. Ja e-pasta ziņojumapmaiņa neatbilst jūsu saziņas mērķiem, kā vadītājs jums ir pienākums pārtraukt apļveida e-pastu ciklu un sākt skaidri sazināties.

Pirms nosūtīt e-pastu savam kolēģim divu galdu attālumā, pajautājiet sev, vai saruna klātienē būtu piemērotāka.

2. Nenovērtējiet par zemu e-pasta pastāvīgumu.

Neaizmirstiet, ka viss, ko rakstāt e-pastā, kļūst par jūsu saziņas pastāvīgu ierakstu, pievienojot datuma un laika zīmogu. Visu, ko jūs rakstāt e-pastā, var izmantot tiesā par nelikumīgu atlaišanas prasību. E-pastus ir daudz vieglāk izrakt, izdrukāt un / vai pārsūtīt ārpus biroja nekā tradicionālās papīra piezīmes.

Ja esat satraukts, veiciet pārtraukumu un nomierinieties, pirms nosūtāt e-pastu darbiniekam. Kad dusmīgs e-pasts ir nosūtīts, to vairs nevar atsaukt, tāpēc uzmanīgi izvēlieties vārdus.

3. E-pastā nelietojiet pasīvu agresīvu valodu.

Ja jūtaties pats spēcīgi reaģējis uz e-pastu, tālruņa zvanu vai diskusiju nesenā sapulcē, sēdiet dažas minūtes ar savām izjūtām. Tad izlemiet, vai e-pasta rakstīšana un nosūtīšana ir vispiemērotākā atbilde. (Kad emocijas tiek uzlādētas, parasti tā nav.)

Kad jums ir jāatbild uz sarežģītu situāciju pa e-pastu, noskatieties izmantoto signālu. Izturieties pret e-pasta saziņu tāpat kā piezīmi. Par katru cenu izvairieties no liesmojošas, pasīvi agresīvas valodas un sarkasma, ja vien nevēlaties stipri demoralizēt personālu un radīt nepārvaramus komunikācijas šķēršļus tālāk pa ceļu.

Lai izvairītos no pasīvas agresīvas valodas izmantošanas e-pastā un uzlabotu uztveramību pēc ziņojuma nosūtīšanas, skaidri paziņojiet savas jūtas, pēc iespējas pozitīvāk, tieši ziņojuma sākumā. Efektīvie vadītāji zina, ka pozitīva pastiprināšana ir tikpat svarīga kā konstruktīva kritika. Bet, ja šis pozitīvais pastiprinājums ir pārāk neskaidrs vai aprakts e-pasta ziņojuma apakšdaļā, iespējams, jūsu darbinieks to nedzird.

4. Neiekļaujiet (CC) pārāk daudz cilvēku.

Nelieciet citas personas uz e-pasta sarunu, vispirms neprasot atļauju no sākotnējiem dalībniekiem. Ja jums ir turp un atpakaļ e-pasta saruna ar citu personāla locekli, bet kaut kur notiekošajā pavedienā, jūs domājat, ka, iespējams, būs jāpiedalās citai personai, pirms to vienkārši CC, sazinieties ar personu, ar kuru esat sazinājies iepriekš jūs nosūtiet ziņojumu. Pārliecinieties, ka paskaidrojat, kāpēc vēlaties uzaicināt diskusijā iesaistīto personu, un skaidri norādiet, ko domājat teikt. Piemēram, jūs varētu uzrakstīt kaut ko tādu: "Es tiešām domāju, ka Džeina varētu mums palīdzēt atrast dažus risinājumus X problēmai . Viņa jau 10 gadus strādā XYZ nodaļā, un es vēlētos iegūt viņas ieskatu.Vai es varu viņai nosūtīt šī e-pasta pavediena kopiju un uzdot viņai ABC ? "

5. Uzmanīgi izmantojiet BCC.

Lai citu personu e-pasta adreses grupas e-pastā saglabātu konfidenciālu, jāizmanto BCC (blind carbon copy) funkcija. To nevajadzētu izmantot, lai slepeni nosūtītu privātu e-pasta sarunu kādam citam, bez otras puses ziņas. Ja vien jums nav attaisnojama iemesla (ti, kāda cilvēka drošība ir apdraudēta, ja nesūtāt BCC ziņojumu), ka neesat pārredzams par to, kur sūtāt ziņojumu, BCC funkcijas izmantošana ir nedaudz līdzīga čukstēšanai aiz muguras darbā. Tas ir nepieklājīgi un neprofesionāli. Dažos gadījumos ziņojuma pārsūtīšana vai kopēšana neparedzētiem adresātiem var izraisīt juridisku jucekli.

6. Neaizmirstiet būt taisnīgam.

Efektīvie vadītāji vienmēr cenšas būt taisnīgi: ja jūs esat vadītājs, kuram rūp darījumi ar darbiniekiem taisnīgā, iejūtīgā un tomēr stingrā veidā, jūs redzēsiet, ka e-pasta ziņojumapmaiņa ne vienmēr ir labākais veids, kā sasniegt savus darbiniekus.

Lee Iacocca ir šāds padoms par atgriezeniskās saites sniegšanu citiem:

Tas ir piemērots un savlaicīgs padoms, ja to izmanto saziņai ar darbiniekiem pa e-pastu.

7. Skatīties savu valodu.

Ja vēlaties būt efektīvs vadītājs un komunikators, pievērsiet īpašu uzmanību valodai, kuru izmantojat, nosūtot e-pastu personālam. Ir dažas frāzes, kas var mazināt jūsu ziņojumu un tērēt lasītāja laiku. Frāzes tika parādītas parocīgā infografikā, kas ievietota vietnē Inc.com: 21 teikums, kuru nekad nevajadzētu iekļaut e-pastā.

"Vai varu uzdot jautājumu?" Vienkārši iet uz priekšu un uzdodiet jautājumu. Neuzdodiet to priekšā, lūdzot atļauju veikt jūsu pieprasījumu. Ja lietojat frāzi "Vai es varu uzdot jums jautājumu?" kā veids, kā izvirzīt delikātu tēmu, tas ir zīme, ka jūsu jautājums ir pārāk personisks e-pastam. Ja jums ir jāuzdod personiskais jautājums, dariet to aci pret aci; nevis pa e-pastu, ja jūsu saņēmējam varētu būt pamatotas bažas par kas var notikt ar viņu atbildi, tā tiek kopīgota pa e-pastu.
"Tas varētu neattiekties uz jums?" Kāpēc jūs to sūtāt man, lasītājs var brīnīties.
- Vai tam ir jēga? Ja neesat pārliecināts, ka tiks saprasts tas, ko esat rakstījis e-pastā personālam, tas ir zīme, ka jums jāpārraksta e-pasts, līdz esat pārliecināts, ka teiktais ir skaidrs un tiešs.