Kas jāiekļauj iknedēļas projekta statusa pārskatā

Ievads

Iknedēļas projekta statusa atjauninājumu rakstīšana var šķist nepatīkams darbs, taču tie ir kritisks rīks, kas palīdz projektu vadītājiem uzturēt projektu pareizā virzienā. Iknedēļas projekta statusa ziņojumi nodrošina augstāko vadību un projekta komandu par projekta statusu, sniedz jums forumu, kur riskus un jautājumus izvirzīt ikvienam, un dod jums vēl vienu iespēju, kā turpināt virzīt atskaites datumus visiem priekšā nodrošinātu, ka cilvēki turpina koncentrēties uz viņiem. Šajā rakstā ir izklāstīti kritiskie elementi, kas jums jāiekļauj katrā iknedēļas projekta statusa pārskatā.

Vienkāršs zaļās, dzeltenās vai sarkanās gaismas indikators var ļoti ātri sazināties ar projekta statusu.

ASV Valsts departaments

Stoplight statuss

Bremžu signāla statuss ir zaļš, dzeltens vai sarkans indikators. Zaļš norāda, ka projekts ir saskaņā ar grafiku un tajā nav problēmu. Dzeltenā krāsa norāda, ka pastāv draudi, kas, ja netiks novērsti, noteikti ietekmēs vai nu projekta grafiku, vai projekta budžetu. Sarkans norāda, ka projektam ir būtiskas problēmas, un ietekme uz darbības jomu, grafiku vai budžetu ir neizbēgama. Pēc tam, kad esat uzrunājis projektu, kas atrodas sarkanā statusā, jums būs jāpārveido projekts, un tajā laikā jūs varat to pārvietot no sarkanās gaismas signāla.

Statusa atjauninājums

Statusa atjaunināšanas sadaļa ir īss, izrakstīts kopsavilkums, kurā norādīts, kur šobrīd atrodas projekts. Ideālā gadījumā tas būtu jāierobežo ar dažiem teikumiem, kas sasniedza augstās piezīmes. Parasti tas izsauks vietu, kur atrodas komanda, lai sasniegtu nākamo projekta atskaites punktu. Alternatīvi, ja projektam pašlaik ir nopietna neveiksme, šī ir laba vieta, kur to izsaukt, lai tas nokļūtu vecāko vadītāju radarā. Turklāt, ja jūsu projektam ir vairākas fāzes, iekļaujiet īsu statusa atjauninājumu, kas saistīts ar katras fāzes statusu vai galveno projekta daļu.

Projekta atskaites punktu un ar tiem saistīto datumu iekļaušana dod visiem augsta līmeņa rūtiņas, kas jāpārbauda, lai pārliecinātos, ka projekts ir uz pareizā ceļa.

Projekta paātrinātāja ziņas

Starpposma grafiks

Atskaites punkti ir svarīgi datumi, kurus projekta komandai ir svarīgi sasniegt projekta izstrādes laikā. Piemēram, atskaites punkts var būt demo par to, pie kā strādājat ieguldītājiem vai galvenajām ieinteresētajām personām, vai paredzamais izpildes datums. Iknedēļas projekta statusa pārskatā jums jāzvana starpposma datumi, lai nodrošinātu, ka gan galvenās projekta ieinteresētās puses, gan projekta komanda tos nezaudē.

Lidojums un gaidāmais darbs

Iknedēļas projekta statusa atjauninājumā iekļaujiet sadaļu, kurā ir apkopots, pie kā projekta grupas dalībnieki pašlaik strādā un kādu darbu viņi pāries pēc tam. Jums vajadzētu būt iespējai iegūt šo informāciju, apvienojot projekta grafiku un darba sadalījuma struktūru. Tas arī palīdz pārbaudīt projekta vadītāju, jo tas liek viņiem sazināties ar bāzi ar visiem, lai apstiprinātu, ar ko viņi strādā un kādus uzdevumus viņi pārcels uz nākamo. Tas arī dod projekta grupas locekļiem citu iespēju izvirzīt visus jautājumus, ar kuriem viņi saskaras, vai riskus, kas ir pie horizonta.

Riski un jautājumi

Pēdējās, bet tomēr kritiskās sadaļas, kas jums jāiekļauj iknedēļas projekta statusa pārskatā, attiecas uz riskiem un jautājumiem. Sadaļā, kurā izsaukti riski, skaidri jānorāda visi iespējamie riski projektam, kuru redzat pie horizonta, un plāns, kas jums jāmazina, ja tie kļūst par jautājumiem. Šī nav precīza zinātne, un visam nevar būt gatavam, taču vēlaties pārliecināties, ka esat identificējis visu iespējamo un jums ir aptuvens priekšstats par to, kā jūs to kontrolētu, ja tas kļūst par izdevums. Izdevumu sadaļā būtu jāuzskaita visi ar projektu pašlaik saistītie jautājumi un darbības, kas tiek veiktas, lai tos risinātu.