Kāpēc ir svarīgi atjaunināt darba aprakstus

Ir svarīgi regulāri atjaunināt darba aprakstus, lai patiesībā atspoguļotu veicamo darbu.

Autors

Darba apraksti ir efektīvs līdzeklis, kas darba devējiem ir darba vietā. Kā amata uzdevumu un pienākumu kopsavilkums darba apraksti var būt noderīgi darba devējam dažādu iemeslu dēļ: jaunu darbinieku pieņemšanai darbā, izpildes novērtējumu pabeigšanai, darba vietu sūdzību izmeklēšanai un būtisko izpratnei. funkcijas, kas saistītas ar ADA.

Regulāri atjaunināti un precīzi amata apraksti var būt īpaši svarīgi pienākumu noteikšanai, jo tie attiecas uz organizācijas mērķu un uzdevumu izpildi. Tie ir ļoti noderīgi rīki, kas palīdz uzraugiem un darbiniekiem, kuri veic darbu.

Lai pareizi izveidotu amata aprakstu, jāiekļauj vairāki darba elementi.

Autors

Kas ir darba apraksts?

Ir noderīgi zināt amata apraksta definīciju, lai izprastu viņu lomu darba vietā. Amata apraksti tiek izveidoti pēc darba analīzes veikšanas. Šajā analīzē tiek apskatītas darba būtiskās funkcijas un minimālās prasības, kas nepieciešamas, lai veiksmīgi veiktu piešķirtās funkcijas. Specifikāciju vai "apraksta" uzskaitījums ir tas, kas kļūst par amata aprakstu. SHRM mācību sistēmā (2. modulis, Darbaspēka plānošana un nodarbinātība 2006) amata apraksts ir definēts kā darba būtisko iezīmju apkopojums, tostarp:

Cilvēkresursu vadības biedrības (SHRM) ļaudis atzīst, cik svarīgi ir precīzi attēlot darba vietas, izmantojot efektīvus darba aprakstus darba vietā. Lai iegūtu papildinformāciju par amatu aprakstiem un citiem cilvēkresursu jautājumiem, skatiet SHRM vietni www.shrm.org.

Visiem darbiem, ieskaitot pagaidu, jābūt atjauninātiem amata aprakstiem, lai precīzi attēlotu darbu.

Autors

Kāpēc vadītājiem regulāri jāatjaunina darba apraksti?

Vadītājiem bieži uzdod pārskatīt un modificēt amata aprakstus, lai nodrošinātu, ka viņi pareizi apraksta darbu. Darba aprakstu atjaunināšanai ir vairāki iemesli. Apsveriet sekojošo:

1. Pieņemšana darbā un pieņemšana darbā

Kad darba vietā rodas vakance, vadītājam jāveic pasākumi, lai atrastu aizstājēju tukšuma aizpildīšanai. Viens no pirmajiem soļiem darbā pieņemšanas procesā ir izvilkt jaunāko amata aprakstu, lai pārskatītu minimālās prasības un aizpildāmā darba būtiskās funkcijas.

Tā kā mērķus un uzdevumus ietekmē izmaiņas organizācijas vispārējos stratēģiskajos plānos, uzraugi atklās, ka amatu aprakstos dažreiz vairs īsti nav attēlots aizpildāmais darbs. Prioritāšu maiņa ierobežotu personāla un / vai darba vietu izmaiņu dēļ organizatoriskajā struktūrā bieži izraisīs izmaiņas tajā, kas patiesībā ir jāpaveic ar darbu. Kad amata apraksts tiks atjaunināts, lai atspoguļotu veicamo darbu, darba devējs būs gatavs norīkot vakanci pretendentu pieteikšanai.

Turklāt daži darba devēji amata aprakstu ievieto savā tīmekļa vietnē, lai pretendenti tos pārskatītu pirms darba tiešsaistes pieteikuma aizpildīšanas. Kad darba meklētājiem ir pieejams amata apraksts, viņi var labāk saprast, vai viņu prasmes sakrīt ar norīkotajiem amatiem. Gan darba devējs, gan darbinieks var izvairīties no daudz izšķērdēta laika, kad amata apraksts tiek ievietots vai pieejams darba meklētājiem, kuri interesējas par norīkoto darbu.

2. Jauna darbinieka orientācija

Jaunajiem darbiniekiem pirmajā darba dienā jāsaņem sava darba apraksta kopija. Jaunas darbinieku orientācijas laikā, piemēram, jaunie darbinieki saņem daudz dokumentu par darba devēja politiku, informāciju par algas pārbaudi, veselības pabalstiem un / vai citiem pabalstiem, kas piešķirti pilna laika darbiniekiem. Tajā pašā laikā viņi saņem šādu informāciju un var saņemt arī sava darba apraksta kopiju.

Arī šis amata apraksts ir jāatjaunina, lai jaunajam darbiniekam sniegtu precīzu darba, kurā viņš ir pieņemts, aprakstu. Jauns darbinieks viegli apniks ar jauno darbu, kad darbs, uz kuru viņš / viņa domāja, ka pretendē, ievērojami atšķiras no mājas lapā ievietotā. Darba devēji var zaudēt labus darbiniekus, kuri šī iemesla dēļ izvēlas nepalikt pie jaunā darba devēja.

Ieteicams arī likt darbiniekam parakstīt amata aprakstu, lai parakstītu kopiju varētu ievietot personāla lietā. Parakstītais eksemplārs vienkārši norāda, ka persona ir saņēmusi amata apraksta kopiju, kurā attēlots darbs, kuru viņš ir pieņemts darbā.

3. ADA naktsmītnes

Lai noteiktu, vai darbiniekam vai darba pieteicējam ar invaliditāti var nodrošināt saprātīgu izmitināšanu, organizācijai jāpārskata darba amata apraksts. Tiesas, visticamāk, nelabvēlīgi skatīsies uz darba devēju, kurš sastāda amata aprakstu pēc tam, kad darbinieks pieprasīs izmitināšanu. Izmitināšanu var veikt tikai tad, ja šim darbam ir atjaunināts darba apraksts.

4. Darbinieku sūdzības

Darbiniekiem, kuri nāk pie cilvēkresursiem vai pie saviem tiešajiem vadītājiem, lai sūdzētos par kādu sava darba aspektu, bieži nāk par labu, aplūkojot viņu darba aprakstus. Amata aprakstā ir uzskaitīta galvenā darba funkcija, par kuru darbinieks, kurš uzskata, ka viņam tiek prasīts veikt pienākumus, kas ir ārpus viņu amata apraksta, bieži tiek apstrīdēti.

Lai gan daudziem darba devējiem amata aprakstā ir norādīta rinda "visi pārējie uzticētie pienākumi", uzraugi nedrīkst uzdot darbiniekiem darbu, kas neatbilst viņu darba aprakstam. Šāda valoda ir iekļauta, lai nodrošinātu zināmu elastību darba devējam, ja varētu būt kāds pagaidu darbs vai ārpus parastajiem pienākumiem. Kad darbiniekiem regulāri tiek uzticēti šie uzdevumi, galu galā būs kāds neapmierināts vai neapmierināts darbinieks, kurš uzskata, ka pret viņiem neattiecas godīgi.

5. Kompensācijas jautājumi

Kompensācijas speciālisti novērtē amata aprakstus, lai noteiktu algas, kas būtu jāmaksā par darba izpildi. Darba algas noteikšana ir vēl viens būtisks iemesls, kāpēc amatu apraksti ir precīzi un aktuāli. Tā kā nav nekas neparasts, ka darba vietā notiek būtiskas izmaiņas, vadībai katru gadu vai pēc vajadzības jāpārskata un / vai jāatjaunina darba apraksti.

Turklāt darbinieki var apstrīdēt darba devējus, ja uzskata, ka viņiem par maz maksā par darbu, kas neatbilst viņu darba aprakstam, kuru viņi regulāri veic. Šis jautājums var būt īpaši apgrūtinošs, ja pastāv arodbiedrības līguma valoda, kas nosaka, kā darbiniekam būtu jāmaksā par papildu veikto darbu.

6. EEOC maksas

Kad darba devējs saņem no darbinieka vai bijušā darbinieka apsūdzību par diskrimināciju, izmantojot Vienlīdzīgas nodarbinātības iespēju komisijas (EEOC) sūdzību sistēmu, vadībai ir uzdots izmeklēt prasību un sniegt rakstisku atbildi uz maksājuma datiem. Bieži vien iesniegtajā dokumentācijā tiks iekļauti darba apraksti. Amata apraksts, kas tiek iegūts no darbinieka personāla lietas vai no norīkošanas, EĀDK izmeklētājam sniegs labu amata pienākumu un prasību aprakstu.

7. Veiktspējas novērtējumi

Kad uzraugi gatavojas pabeigt darbinieka darba novērtējumu, ir lietderīgi pārskatīt amata amata aprakstu, lai novērtēšanas veidlapā aizpildītu dažādus vērtēšanas faktorus. Tas nodrošinās struktūru, no kuras pārskatīt sniegumu, jo tas attiecas uz dažādiem darba uzdevumiem un pienākumiem.

Precīzi darba apraksti ir svarīgi

Amata aprakstiem jābūt precīziem, lai tie atbilstu iepriekš uzskaitīto darba pienākumu vajadzībām. Lai gan tie nav domāti tik detalizēti precīzam veikto uzdevumu skaitam vai visiem iespējamiem scenārijiem, ar kuriem darbinieks var saskarties savā darbā, tajos jāiekļauj veicamā darba vispārējā darbības joma un līmenis.

Uzraugiem regulāri jāpārskata amatu apraksti, lai pārliecinātos, ka tie sniedz labu priekšstatu par to, kādi ir darba pienākumi. Nodarbinātības aktivitātes, piemēram, mainība, darbinieku sūdzības un citas darbinieku problēmas, bieži šo jautājumu izvirza vadībā.

Padariet darba aprakstus par prioritāti darba vietā

Amata apraksti ir svarīgi dokumenti, kas jāglabā lietā darba vietā. Kā minēts iepriekš, amata aprakstus var izmantot daudzos cilvēkresursu darbos, kas notiek regulāri vai retāk notiekošās aktivitātēs (EEOC maksas, ikgadējie darbības novērtējumi utt.). Lietā iekļautā informācija tiek izmantota kā līdzeklis lietvedībai.

Tāpat kā jebkurš cits dokuments, arī darba apraksts jāglabā lietā brīžiem, kad tie ir jāizmanto kādam mērķim darba vietā. Ja viņu nozīme netiek atzīta un netiek efektīvi izmantota, lai atspoguļotu attēlotos darbus, darba devējiem tiek uzdoti dažādi nevajadzīgi jautājumi.