Tekstu apstrādes programmatūra: nvq diploms uzņēmējdarbībā un administrācijā un tā: ii daļa

Izveidojiet un modificējiet tekstu apstrādes dokumentu izkārtojumu un struktūras

Dokumentu nevar uzrakstīt tikai ar tekstu un attēliem, kas izkaisīti šeit un tur. Visiem dokumentiem ir nepieciešama kārtīga prezentācija ar standarta struktūru un izkārtojumu. Lai to paveiktu, ir jāzina, kā strukturēt dokumentu, kādi paņēmieni un rīki tam nepieciešami un kur tos atrast.

2.1. Nosakiet dokumentu prasības struktūrai un stilam

Jebkuram izveidotajam dokumentam ir jāatbilst noteiktiem standartiem, lai atvieglotu lasāmību un saglabātu profesionalitāti. Ja mēs vispārīgi aplūkojam jebkura dokumenta standarta struktūru, tam būs titullapa, satura rādītājs, ievads, dokumenta pamatteksts utt.

Dokumenta titullapas paraugs

nsf.gov

Katrai dokumenta daļai ir savs stils un struktūra.

Piemēram, dokumenta titullapā būs pārskata nosaukums, datums, dokumenta statuss utt., Satura rādītājā būs visas dokumenta sadaļas un apakšsadaļas ar attiecīgajiem lapu numuriem un tā tālāk..

Atkarībā no dokumenta veida jums ir jāiestata standarta lapu izkārtojums tekstapstrādes lapām. Daži no pamata iestatījumiem ietver papīra izmēru, papīra veidu, papīra orientāciju, pamata fontu, valodu, datuma iestatījumus, dokumenta satura pamatojumu, piemales, rindu atstarpi, kolonnas, galvenes, kājenes, lappušu numurus, rindkopu nosaukumus, tabulas, un tik daudz citu atkarībā no mērķa.

Bez tiem mums ir jāpēta dokumenta grafiskā daļa. Grafikai, kuru izmantojat dokumentā, arī jāatbilst noteiktiem standartiem. Tiem jābūt vienkāršiem un jāiet kopā ar dokumenta saturu (jābūt jēgpilnam) , atbilstoši jāparaksta, vajadzības gadījumā jāapzīmē ar leģendām, ja tādas ir.

Nākamais svarīgais aspekts, kas jāņem vērā dokumentā, ir dokumenta gramatika, lasāmība un stils. Pareizrakstības pārbaude un gramatikas kļūdu pārbaude. Dažiem pamatstandartiem ir jāizvairās no teksta pasvītrošanas, dubultpēdiņu vietā izmantojot atsevišķas pēdiņas, atstājot atstarpi starp teikumiem un rindkopām, pārbaudot pieturzīmes utt. Arī dokumenta rakstīšanas laikā labāk izmantot aktīvo balsi, nevis pasīvo balsi.

Pēc tam, kad ir parūpējušies par visiem dokumenta stiliem un struktūru, iestatītā lapa ir jāpielāgo tā, lai dokuments būtu glīts un reprezentabls drukāšanai un lasīšanai.

2.2. Nosakiet, kādas veidnes un stili ir pieejami un kad tos izmantot

Kolekcija specifikāciju, piemēram, izmēra lapas, orientāciju, kas atrodas lapas malām, fontus, rindstarpu, utt, sauc veidne. Katrs Word izveidots dokuments ir balstīts uz veidni.

Piemēram, atverot jaunu dokumentu programmā Word, Word izmanto noklusējuma veidni ar dažiem parastajiem vai noklusējuma iestatījumiem, un to sauc par parasto veidni.

Veidnei ir arī dokumenta stili.

Piemēram, normālai veidnei noklusējuma stils ir normāls stils. Tam būs noklusējuma fonts, fonta lielums, rindu atstarpe, piemale un tā tālāk. Pašā vārdam ir pieejami dažādi citi stili ( Formāts -> Stili un formatējums ), no kuriem jūs varat izvēlēties vienu, vai arī modificēt esošu stilu vai izveidot savu stilu.

Atkarībā no katras organizācijas un nodaļas, kurā strādājat, jums jau var būt dažādas veidnes, kas iepriekš ir izstrādātas īpašiem mērķiem, ņemot vērā organizācijas un tās standartu vajadzības un prasības. Veidnēm var būt atšķirīgi lapas formāti, dažādi stili un daži standarta teksti, un tas viss ir atkarīgs no organizācijas vajadzībām un standartiem.

Piemēram, veidlapu piemērs ir katras organizācijas veidlapa. Tajā var būt pamatinformācija un kontaktinformācija par uzņēmumu. Šīs veidnes var modificēt, vai arī varat izveidot veidnes un saglabāt tās viegli pieejamā vietā cietajā diskā. Dokumenta izskatu nosaka dokumenta stili un specifikācijas.

Veidnes var būt parastās noklusējuma veidnes vai veidnes ar makro. Ja jums ir jāizveido veidne dokumentiem, kurus veidosiet diezgan bieži, tad jums jādara: jāizveido veidne ar nepieciešamo stilu un specifikācijām un jāpievieno teksts, kas parādīsies katru reizi, kad tiek izveidots jauns dokuments; tad saglabājiet veidni ar nozīmīgu nosaukumu. Ja vēlaties modificēt jau esošu veidni atbilstoši savām vajadzībām, atveriet jau esošu veidni, veiciet nepieciešamās modifikācijas un saglabājiet to ar citu nosaukumu.

Word 2003 apmācība, izmantojot veidnes

Ir divu veidu veidnes: iebūvētas veidnes un pielāgotas veidnes.

Iebūvētajām veidnēm ir iepriekš iestatīta struktūra, kas paredzēta dažādu veidu dokumentiem.

Piemēram, fakss, piezīmes, vēstules, CV, atskaites utt.

Pielāgotās veidnes ir veidnes, kuras izveidojis lietotājs, kad iebūvēta veidne to mērķiem un prasībām nav pieejama vai pieejamā veidne nav apmierinoša. Lietotājs izveido veidni, izmantojot savu formatējumu un stilus, un saglabā to kopā ar citām veidnēm, lai tās būtu pieejamas turpmākai izmantošanai.

Fails - veidnes - atzīmējiet izvēles rūtiņu “Automātiski atjaunināt dokumentu stilus”

michaelgoerz.net

Gadījumos, kad vēlaties pārformatēt esoša dokumenta stilus stiliem, kurus esat izveidojis jaunā veidnē, to varat panākt, pievienojot jaunizveidoto veidni dokumentam, kuram nepieciešama pārformatēšana.

Lai dokumentam pievienotu veidni, Fails -> Veidnes -> Pārbaudiet opciju Automātiski atjaunināt dokumentu stilus -> Noklikšķiniet uz Labi

Word pārrakstīs stilus, kuriem vecajā dokumentā ir atbilstoši nosaukumi, un stilu sarakstam tiek pievienota jauna veidne un jauni stili. Šajā procesā mainās tikai stili un nemainās citas specifikācijas, piemēram, piemale, galvenes, kājenes utt., Jo tie ir dokumenta līmeņa iestatījumi. Dokumenta līmeņa iestatījumi vienmēr aizstāj veidņu līmeņa iestatījumus.

Lai apskatītu pieejamos formatējumus un stilus, noklikšķiniet uz Formatēt - Stili un formatēšana

Ievieto tabulu

Galdi tiek izmantoti dažāda veida dokumentos dažādiem mērķiem, un ir dažādi tabulu veidi. Mēs izskatīsim dažādus iestatījumus un funkcijas, kas ir pieejamas, lai modificētu tabulu un tajā sakārtotu informāciju.

Izveidojiet vai ievietojiet tabulu - Tabula -> Ievietot -> Tabula -> Iestatīt rindu un kolonnu skaitu -> Varat izmantot automātisko iestatīšanu saturam, kas pielāgos tabulu atbilstoši saturam, vai atlasīs automātisko ievietošanu logā, kas izstieps tabulu līdz lapas malām.

Pievienot un grozīt tabulas struktūru - vienmēr varat ar peles labo pogu noklikšķināt uz tabulas un iedziļināties tabulas rekvizītos un veikt tik daudz izmaiņu tabulas rekvizītos. Varat arī pievienot un dzēst rindas un kolonnas, mainīt tabulas platumu, apmales, ēnojumu un daudzas citas īpašības.

Lai tekstu pārvērstu tabulā, vispirms ierakstiet datus, atdalot tos ar cilnēm vai komatu, šeit es esmu atdalījis datus pēc cilnēm

Lai apvienotu šūnas tabulā, atlasiet šūnas, kuras vēlaties apvienot - ar peles labo pogu noklikšķiniet uz atlasītajām šūnām - izvēlieties "apvienot šūnas"

Apvienot un sadalīt šūnas tabulā - lai apvienotu šūnas, atlasiet šūnas, kas jums jāapvieno -> ar peles labo pogu noklikšķiniet uz tām -> noklikšķiniet uz apvienot šūnas.

Lai sadalītu šūnas -> ar peles labo pogu noklikšķiniet uz šūnas, kas jums jāsadala -> noklikšķiniet uz split cell -> iestatiet rindu vai kolonnu skaitu, kurā šūna jāsadala

Teksta izlīdzināšana horizontāli vai vertikāli tabulā - atlasiet šūnas, kurās vēlaties izlīdzināt tekstu. Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz tiem -> noklikšķiniet uz "Teksta virziens" -> pēc tam izvēlieties nepieciešamo izlīdzinājumu

Šūnu mala, apmales un ēnojums tabulā - ar peles labo pogu noklikšķiniet uz galda -> noklikšķiniet uz apmales un ēnojums -> mainiet piemales, apmales un ēnojuma iestatījumus

Kā izveidot veidlapu?

Mēs arī apskatīsim, kā izveidot un modificēt veidlapu. Veidlapas ir teksta dokumenti, kuros ir veidlapu lauki, kurus jūs aizpildāt, kad nepieciešams. Šīs veidlapas var izmantot datorā vai arī izdrukāt un aizpildīt. Līdzīgi kā citus dokumentus, veidlapas var saglabāt arī kā veidni. Lai izveidotu veidlapu, MS Word -> Jauns -> Tukšs dokuments -> Pēc nepieciešamības varat ierakstīt nepieciešamo nosaukumu un citu informāciju. Lai veidlapai piešķirtu profesionālu izkārtojumu, varat izmantot arī tabulu.

Skats - Rīkjoslas - Veidlapas, parādīs veidlapu rīkjoslu

Lai pievienotu aizzīmes un saraksta stilus - Formāts - Aizzīmes un numerācija

Iebūvētie stili atvieglo darbu, veidojot virsrakstus, rindkopas un satura rādītāju. Piemēram, manuāli atlasot virsrakstu, mainot fontu, fonta lielumu, fonta krāsu, jūs veicat darbības trīs soļos, lai sasniegtu rezultātu, un jums tas būs jāatkārto katrai virsrakstai. Bet, mainot stilus ar iebūvētajiem vai jau izveidotajiem stiliem, darbs tiek pabeigts ar vienu klikšķi.

Saistītie stili maina gan rakstzīmes, gan rindkopu stilus, un tie beigās tiek apzīmēti ar “ ¶a”. Šie stili darbojas vai nu kā rindkopas, vai rakstzīmju stils, un tos var lietot, noklikšķinot uz jebkuras rindkopas, lai pieteiktos uz visu rindkopu, vai arī varat atlasīt konkrētu rindkopas sadaļu un lietot stilu, ja jums nepieciešams stils, kas piemērots tikai daļai. punkta.

Sarakstu stili tiek izmantoti, lai mainītu sarakstu izskatu. Tam ir hierarhijas līmeņi ar atkāpi un numerācijas stiliem.

Tabulu stili tiek izmantoti, lai mainītu tabulu izskatu. Viņiem ir atšķirīgs izskats uz apmalēm, ēnojums, izlīdzinājums un fonti tabulās.

Lūdzu atsauksmes:

Es ceru, ka jums visiem ir zināšanas

• Nepieciešamās dokumentam nepieciešamās struktūras un izkārtojuma izpēte
• Pieejamie stili un veidnes
• Izmantojot tabulas un citu dokumentam nepieciešamo informāciju
• Iepriekš minēto paņēmienu piemērošana dokumentam

Esmu centies maksimāli pievienot ekrānuzņēmumus lielākajai daļai šeit izskaidroto darbību. Daži ekrānuzņēmumi ir no Microsoft Word 2010, un es tos pēc iespējas ātrāk nomainīšu ar vārdu 2003.

Es ceru, ka šī informācija jums šķita noderīga. Lūdzu, nekautrējieties sniegt atsauksmes un uzdot jautājumus, ja jums ir. Šīs vienības pirmā sadaļa ir atrodama zemāk esošajā saitē

1. sadaļa - Teksta un citas informācijas precīza ievadīšana un apvienošana tekstapstrādes dokumentos (tekstapstrādes programmatūra, 1.1. Līdz 1.7. Jautājums)

Nākamā šīs vienības sadaļa ir atrodama zemāk esošajā saitē

3. sadaļa - Izmantojiet tekstu apstrādes programmatūras rīkus, lai efektīvi formatētu un noformētu dokumentus, lai tie atbilstu prasībām (Vārdu apstrādes programmatūra, 3.1. Līdz 3.6. Jautājums)