Darba sadalījuma struktūra (WBS) un aktivitāšu saraksts, lai gūtu panākumus projektā

WBS un darbību saraksts: vai ir kāda atšķirība?

Daudzi projektu vadītāji nezina atšķirību starp darba sadalījuma struktūru (WBS) un darbību sarakstu. Mazos projektos atšķirībai nav lielas nozīmes. Bet, tā kā lietas kļūst sarežģītākas, ir svarīgi saprast atšķirību un paveikt labu darbu, veidojot katru no tām.

WBS un aktivitāšu saraksts: kāda ir atšķirība?

Daudzi projektu vadītāji terminus Darba sadalījuma struktūra (WBS) un Aktivitāšu saraksts lieto savstarpēji aizstājami. Tas ir labi maziem, vienkāršiem projektiem. Bet tas mums var sagādāt daudz nepatikšanas, jo mēs kļūstam atbildīgi par lielākiem un sarežģītākiem projektiem, īpaši tiem, kuros iesaistītas komandas ar īpašām prasmēm vai tiek izmantoti apakšuzņēmēji.

Šeit ir mulsinošs veids, kā to pateikt:

• WBS ir saraksts ar to, ko mēs veidojam.
• Darbību saraksts ir saraksts ar to, ko mēs darām.

Domājiet šādā veidā, un tie izklausās gandrīz vienādi… un jūs dodaties uz nepatikšanām.

Tāpēc domāsim par to savādāk.

• WBS ir piegādātāja sastāvdaļu saraksts.
• Darbību saraksts ir to darbību saraksts, ar kurām mēs iesaistīsimies projekta laikā.

Tagad tie izklausās pavisam citādi. Mums ir vajadzīgi abi, un pareizā secība ir šāda: vispirms izveidojiet darba sadalījuma struktūru un otro - darbību sarakstu.

Cik svarīgi ir atdalīt WBS no darbību saraksta?

Reiz es iztaisnoju 10 miljonu dolāru projektu, kas jau bija iztērējis 600 000 dolāru un sešus mēnešus nekur nedevās. Viņi nebija izveidojuši atsevišķu aktivitāšu sarakstu no sava WBS, un visi darīja nepareizi. Es strādāju ar komandu tikai divas nedēļas, un mēs visu iztaisnojām. Kad komandas locekļi pārdomāja paši savu darbu un veidoja savus aktivitāšu sarakstus, viss kļuva skaidrs un taisns, un projekts atgriezās pareizajā sliedē.

Iedomājieties vakariņu ēdienkarti…

Iedomājieties, ka esat ēdinātājs, un jūs izveidojat to priekšmetu sarakstu, kas tiks pasniegti iepriekš sagatavotās vakariņās bez īpašiem pasūtījumiem. Jums varētu būt šāds saraksts:

• Jūras velšu biskvīts
• Cēzara salāti
• Vistas marsala
• Sautēti jaukti dārzeņi
• Makaroni
• Tiramisu

Jauki! Un tas, ko jūs redzat iepriekš, ir šo vakariņu darba sadalījuma struktūra (WBS). Darbību saraksts izskatās šādi:

• iepirkšanās plāns - kādos veikalos iet un ko nopirkt katrā veikalā
• katra priekšmeta receptes ar gatavošanas instrukcijām
• apkalpošana, pasniegšana un pēc tam tīrīšana

WBS uzskaita vienumus; darbību sarakstā aprakstīti procesi.

Kad mēs veidojam WBS un darbību sarakstu?

Darba sadalījuma struktūras un aktivitāšu saraksta izveide ir pagrieziena punkts projekta plānošanā. Pēc pakāpeniskas izstrādes WBS tiek izveidots kā precīzākā noteiktā projekta apjoma detaļa. Tas pabeidz mūsu darbu apjoma plānošanā un sagatavo mūs plānot visas astoņas citas projekta vadības jomas, ieskaitot laiku. Un pirmais solis detalizētā laika un izmaksu aprēķināšanā ir Darbību saraksta izveide. Darbību saraksts ir jāsagatavo, lai mēs varētu izveidot savu PERT diagrammu.

Labs WBS atvieglo pāreju no darbības jomas plānošanas uz laika plānošanu. Kad mēs skaidri zinām, ko mēs darām, ir viegli plānot, kā mēs to darīsim.

Kurš veido WBS un aktivitāšu sarakstu?

Starp WBS un Aktivitāšu sarakstu notiek lielas izmaiņas projektā strādājošajos. WBS izveidošana prasa lielu klientu ieguldījumu. Klientu komunikāciju veic vai koordinē projekta vadītājs. WBS izveidošanas darbu galvenokārt veic projekta vadītājs vai dizaineri, kuri zina, kā izsaukt klientu prasības.

Turpretī darbību sarakstu vislabāk sagatavo faktiskie darbinieki, kuri veiks šo darbu. Ja viņi apraksta, kā viņi veiks savu darbu, tad darbību saraksts ir precīzāks. Vēl svarīgāk ir tas, ka projekta vadītāja vadībā komanda var atrast ļoti efektīvus veidus, kā ātri strādāt un novērst problēmas. Komandas, kuras pašas plāno darbu un kuras pašas pārvalda, izveido lieliskas lietas par zemām izmaksām. Kad komandas locekļi sagatavo aktivitāšu sarakstu, viņi kļūst ļoti motivēti un mērķtiecīgi, tāpēc projekts ir ceļā uz panākumiem.

Būvniecībā WBS izgatavo arhitekts vai viņa komandas arhitektūras dizainers. Tad ģenerāluzņēmējs pārbaudīs un pārveidos WBS un, strādājot ar faktiskajiem būvdarbu vadītājiem, izstrādās darbību sarakstu.

Mūsdienās datorprogrammēšanā mums bieži ir programmētāji-analītiķi, kuri nodarbojas gan ar dizainu, gan ar lietojumprogrammu izstrādi. Tādā gadījumā persona, kas veic darbu, nemainās. Bet loma tomēr mainās. Ja jūs darāt šāda veida darbu - un es to daru, ir ieteicams iedomāties sevi mainām cepures. Uzlieciet vienu cepuri, lai klausītos klientus un veiktu dizainu, un citu cepuri, lai paliktu viens pats un plānotu sava darba aktivitātes.

Mans universālais plaukts

Komunālo plauktu komplekts, kuru izveidoju, izmantojot WBS un vienu no darbību rakstiem šajā rakstā.

Sids Kemp

Gadījuma izpēte: Komunālā plaukta veidošana

Šim gadījuma pētījumam vajadzētu pilnīgi skaidri noteikt atšķirību starp darba sadalījuma struktūru (WBS) un darbību sarakstu.

Es savā veļas mazgātavā uzcēlu komunālo plauktu komplektu. Uz vienas sienas ir trīs plaukti, katrs 3 pēdu garš. Šeit ir WBS:

Komunālo plauktu darba sadalījuma struktūra

3 koka plaukti, 3 'x 8 "x 3/4"

6 bikšturi, 9 "gari, divi katra plaukta turēšanai

2 regulējami sienas stiprinājumi bikšturu turēšanai

6 skrūves plauktu

skrūvēšanai pie sienas

Fotoattēls pa kreisi parāda, kā, starp citu, izskatās plaukti.

Trīs iespējamie darbību saraksti vienam projektam

Lai parādītu, cik aktivitāšu saraksts atšķiras no WBS, es izveidošu trīs dažādus aktivitāšu sarakstus, no kuriem katrs izmanto to pašu WBS, lai izveidotu to pašu plauktu komplektu:

• DIY (dari pats) sarakstu var izdarīt kāds ar galdniecības prasmēm.
• Mājas remonta hobijs to dara pats, bet galdniecību nedara.
• Nomājiet profesionālu risinājumu!

Darbību saraksts Nr. 1: pieeja dari pats (DIY)

1. Pērciet enkurus, skrūves, sienas stiprinājumus un stiprinājumus.
2. Pērciet divus 8 'x 8 "x 3/4" priedes plauktu dēļus un valriekstu traipus
3. Izgrieziet trīs 3 'plauktus no dēļiem.
4. Krāsojiet dēļus un ļaujiet tiem nožūt.
5. Izmēriet sienas stiprinājumu vietas sienā.
6. Atzīmējiet skrūvju atveru vietas.
7. Pārbaudiet skrūvju caurumu vietas ar līmeni.
8. Urbjiet 6 caurumus un ievietojiet 6 enkurus sienās.
9. Uzstādiet 2 regulējamus sienas stiprinājumus ar 6 skrūvēm, skrūves ir brīvi iestatītas.
10. Pievelciet visas skrūves.
11. Piestipriniet stiprinājumus pie sienas stiprinājumiem.
12. Pārbaudiet stiprinājumus ar līmeni.
13. Novietojiet plauktus uz lencēm.
14. Satīrīt.

Darbību saraksts Nr. 2: pieeja mājas remonta hobija pieejai

1. Pērciet visus priekšmetus, kas iekļauti darāmo darbu sarakstā, ieskaitot iepriekš sagrieztus, iepriekš notraipītus plauktus.
2. Izmēriet sienas stiprinājumu vietas sienā.
3. Atzīmējiet skrūvju atveru vietas.
4. Pārbaudiet skrūvju caurumu vietas ar līmeni.
5. Urbjiet 6 caurumus un ievietojiet 6 enkurus sienās.
6. Uzstādiet 2 regulējamus sienas stiprinājumus ar 6 skrūvēm, skrūves ir brīvi iestatītas.
7. Pievelciet visas skrūves.
8. Piestipriniet stiprinājumus pie sienas stiprinājumiem.
9. Pārbaudiet stiprinājumus ar līmeni.
10. Novietojiet plauktus uz lencēm.
11. Satīrīt.

Darbību saraksts Nr. 3: nolīgt profesionālu risinājumu

1. Pērciet visus priekšmetus, kas iekļauti darāmo darbu sarakstā, ieskaitot iepriekš sagrieztus, iepriekš notraipītus plauktus.
2. Nomājiet palīgu, lai uzstādītu plauktus un sakoptu pēc sevis.
3. Maksājiet palīgstrādniekam.

Trīs dažādi darbību saraksti vienam WBS

Kā saka vecais teiciens, kaķi var nomizot vairāk nekā vienā veidā. Jūs redzat iepriekš trīs dažādus viena un tā paša projekta veikšanas veidus; trīs dažādi darbību saraksti. Un jūs varat redzēt, ka katram no tiem būtu arī atšķirīgs grafiks un cits budžets.

WBS un darbību saraksts

Saglabājiet savu WBS un savu darbību sarakstu taisni

Tātad, mācība ir: Saglabājiet savu WBS un aktivitāšu sarakstu atsevišķi un turiet tos taisni.

Veicot nelielu projektu, it īpaši, ja veicat visu darbu, varat tos vadīt kopā.

Bet projektā ar komandu vai projektā, kurā varētu būt dažādas pieejas, kuras vērts apsvērt, vispirms veiciet WBS un pēc tam izveidojiet darbību sarakstu. Un, ja jūs varat, lieciet komandai izveidot savu darbību sarakstu.