5 Kaitinošas kļūdas biznesa rakstīšanā un kā no tām izvairīties

Rakstiskā saziņa saka daudz par jums

Vai šķiet, ka jūsu karjera nekur nav virzīta? Vai šķiet, ka esat iestrēdzis korporatīvo kāpņu apakšējā pakāpienā? Ja tā, iespējams, vēlēsities rūpīgi apskatīt rakstisko saziņu. Kaitinošas pieturzīmes un gramatikas kļūdas, iespējams, kavē jūs.

Laba biznesa rakstīšana ir ļoti svarīga mūsdienu darba vietā. Aptaujās, kurās darba devēji un profesionālie personāla atlases speciālisti lūdz uzskaitīt īpašības, kuras viņi meklē darbiniekiem, efektīvas biznesa rakstīšanas prasmes ir tieši saraksta augšgalā. Darba devēji vēlas, lai darbinieki varētu organizēti un saskaņoti sazināties ar informāciju, bez nevērīgas rakstīšanas kļūdām, kas traucē labai komunikācijai. Nepareizi lietots vārds vai komats nepareizā vietā var paziņot kaut ko citu, nevis paredzēto ziņojumu. Skaidrības trūkums biznesa dokumentos var izraisīt neapmierinātus klientus un pat tiesvedību.

Pat bez briesmīgām juridiskām sekām, gramatikas un pieturzīmju kļūdu pilns dokuments autoru atspoguļo slikti. Slikta rakstīšana trūkst ticamības un pārliecināšanas. Tas nerada pārliecību. Tas ir kaitinoši.

Vairāk nekā 20 gadu laikā kā korporatīvais advokāts esmu pārskatījis daudzus biznesa sakarus. Esmu redzējis no pirmavotiem, kā bieži sastopamas kļūdas gramatikā un pieturzīmēs noveda pie nesakārtotas saziņas, kaitināja klientus un apstājās karjerā. Šeit ir mans saraksts ar piecām kaitinošākajām kļūdām biznesa rakstīšanā un to, kā no tām izvairīties.

1. Nevietā apostrofs

Iespējams, ka nav citas rakstīšanas kļūdas, kas lasītājos var izraisīt tādu pašu atbildi uz nagiem uz tāfeles kā nevietā apostrofs, īpašnieka formas izmantošana, lai apzīmētu vairāk nekā kaut ko. Šī kļūda ir kaitinoša, jo tā ir tik plaši izplatīta, un tā neaprobežojas tikai ar biznesa rakstīšanu. Jūs visi to esat redzējuši:

• Man brokastīs bija pankūkas.
• Smits nopirka jaunu automašīnu.
• 1960. gadi bija traka desmitgade.

Neskatoties uz apostrofu epidēmiju, kurā paredzēts parādīt daudzskaitļus, tikai daudzskaitļiem, kuriem kaut kas piemīt, ir vajadzīgs apostrofs, un šis apostrofs parasti seko burtam "s":

• Pankūku pūkaina tekstūra
• Smita jaunā automašīna
• 60. gadu sociālā satricinājums

Ir tikai daži gadījumi, kad ir pieņemams izmantot apostrofu daudzskaitļa apzīmēšanai. Šajos gadījumos apostrofs ir nepieciešams, lai izvairītos no neskaidrībām:

• Viņa savā ziņojuma kartītē ieguva trīs A. (Izmantojiet apostrofu, lai izvairītos no sajaukšanas ar vārdu "kā".)
• Pasūtiet piecus # 371KV. (Izmantojiet apostrofu, lai parādītu, ka "s" nav sērijas numura sastāvdaļa.)

2. Neskaidrības par mani, sevi un es

Cik reizes esat lasījis biznesa paziņojumu, kurā secināts: "Ja jums ir kādi jautājumi, lūdzu, sazinieties ar Džeinu vai sevi"? Autore vai nu cenšas izklausīties izsmalcināta, izmantojot “es” vietā elegantāk skanējošu “es”, vai arī, ja Džeina ir sajaukta, ir neizpratnē par to, vai lietot “es” vai “es”, un apmesties uz “sevi”.. " Rezultāts ir kaitinoša un pārāk bieži sastopama refleksīvā personiskā vietniekvārda nepareiza lietošana.

Jūs varat izvairīties no tās pašas kļūdas, veicot vienkāršu testu. Atstājiet Džeinu ārpus attēla un redziet, kā skan teikums. Vai jūs teiktu: "Ja jums ir kādi jautājumi, lūdzu, sazinieties ar sevi"? Nē, jūs teiktu: "lūdzu, sazinieties ar mani". Pa labi? Ja jūs šajā gadījumā izmantotu “es”, jums jālasa tālāk, lai saņemtu papildu palīdzību saistībā ar gramatiku.

"Es, es un es" ir trīs dažādi personvārda gadījumi. Lieta mainās atkarībā no tā, vai vietniekvārds darbojas kā teikuma priekšmets vai objekts.

Par tēmu teikuma (lietvārdu, kas stāsta kāds teikums ir par), izmantojiet "I":

• Es uzrakstīju vēstuli.

Par objekta teikuma (lietvārdu, kas dod jēgu darbības vārds vai pabeidz prepozicionāls frāzi), izmantojiet "mani":

• Ja jums ir jautājumi, varat man uzdot.
• Jautājumi var būt adresēti man.

Ja darbības priekšmets un darbības priekšmets ir vienādi, izmantojiet refleksīvo vietniekvārdu "es":

• Es pats to izdarīju.
• Es paskatījos uz sevi spogulī.

Tāpat kā jums ir nepieciešams spogulis, lai redzētu sevi, refleksīvam vietniekvārdam, piemēram, "es pats" (vai pats sev, pats utt.), Lai to atspoguļotu, teikumā ir nepieciešams cits lietvārds vai vietniekvārds. Ja tādas nav, attiecīgi izmantojiet subjektīvo gadījumu (I) vai objektīvo gadījumu (es).

3. Nejauši komati

Es vilcinos rakstīt par komatiem, jo ​​tie var būt sarežģītas lietas. Patiesībā es varētu turpināt pāris rindkopas par to, vai iepriekšējā teikumā starp vārdiem "komati" un "tāpēc, ka" būtu jābūt komatam. Bet es to nedarīšu, jo mana problēma ar komatiem ir vēl pamatīgāka nekā tas, vai komats jāizmanto pirms saiknes, kas saista divus neatkarīgus locījumus. (Ja jūs domājat, mana atbilde šeit ir nē; klauzulas ir īsas un domās cieši saistītas.)

Viskaitinošākā komatu problēma ir tad, kad tie parādās nejauši, teikumos, kur tie nav vajadzīgi un nepieder. (Jā, es cenšos šeit pielikt punktu.)

Man ir vienalga, vai jūs izmantojat sērijas komatu vienkāršos teikumos vai nē. Es pārāk nesatraukšos par komata trūkumu starp koordinātu īpašības vārdiem. Mani draugi briti man saka, ka mēs tomēr lietojam pārāk daudz komatu amerikāņu angļu valodā. Prasīgie amerikāņu lietošanas noteikumi var būt tieši iemesls, kāpēc tik daudzi biznesa rakstnieki tos pārmērīgi lieto.

Komata problēma ir tā, ka tā liek acij uz brīdi pārtraukt lasīšanu. Tas ir labi, ja jums ir nepieciešama pauze, piemēram, ievilkt elpu runājot. Bet negaidītie komati ir kā žagas. Viņi kaitina.

Ir desmitiem noteikumu par to izmantošanas laiku, taču, ja atceraties kādu no tiem, atcerieties šo: ja nevarat iedomāties konkrētu iemeslu komata lietošanai, nelietojiet to.

Nekad nelietojiet komatu šādās situācijās:

• Starp aprakstošo vārdu un tā aprakstīto lietvārdu: "Es lasīju slikti uzrakstītu burtu." Nepareizi
• Starp tēmu un darbības vārdu: "Vāji uzrakstītā vēstule mani kaitināja." Nepareizi
• Starp diviem teikumiem ar vienu priekšmetu, kas ir savienoti ar saikni: "Es izlasīju vēstuli un izlaboju visas pieturzīmju kļūdas." Nepareizi
• Lai ieskaitītu ierobežojošu klauzulu (tādu, kas ir būtiska teikuma nozīmei): "Vēstule, kas iedvesmoja šo rakstu, bija pilna ar kaitinošām pieturzīmju kļūdām." Nepareizi

4. Vārda "kā tāda" ļaunprātīga izmantošana

Pārāk bieži uzņēmējdarbībā frāze "kā tāda" tiek izmantota kā fantastisks veids, kā pateikt "tāpēc", it kā būtu vajadzīgs formālāks vārds. Piemēram, vēstulē var būt teikts: "Šī sarakste kalpo kā paziņojums, ka jūs nepildāt mūsu vienošanos. Tādējādi jums ir 10 dienas, lai izlabotu noklusējumu, vai arī līgums tiks izbeigts." Šajā piemērā vārda "tāpēc" vietā tiek lietota "kā tāda", kas nozīmē "šī iemesla dēļ" vai "līdz ar to". Tas ir nepareizi.

Pareizi lietojot frāzi "kā tādu", lasītājs atsaucas uz vārda vai lietvārda frāzes identitāti, raksturu vai ietilpību pirms tās:

• "Es esmu gramatikas uzlīmētājs. Kā tāds mani kaitina, kad rakstnieks apvelk divdabjus." Pareizi

Lai izvairītos no nepareizas "kā tādas" lietošanas, pajautājiet sev "kā?" Ja iepriekšējais lietvārds der, lietojums ir pareizs:

• "Kā gramatikas uzlīmētājs mani kaitina, kad rakstnieks apvelk divdabjus." Pareizi

Ja "kā tāds" nenorāda lasītāju uz iepriekšējo lietvārdu, lietojums ir nepareizs:

• "Tā kā viņš nepievērsa uzmanību gramatikas likumiem, rakstnieks atkārto divdabjus. Kā tāds viņš kaitināja savus lasītājus." Nepareizi

Jautājiet, vai jūs varat aizstāt vārdu "tāds" ar tuvumā esošo iepriekšējo vārdu vai lietvārdu frāzi:

• Kā gramatikas likumus viņš kaitināja savus lasītājus.
• Kā rakstnieks viņš kaitināja savus lasītājus.
• Kā divdabis viņš kaitināja savus lasītājus.

Ja aizstāšanai nav jēgas vai otrā piemēra gadījumā tā pilnībā nenorāda paredzēto nozīmi, vārda "kā tāds" lietošana ir nepareiza. Lai izvairītos no lasītāju kaitināšanas, izmantojiet “tāpēc” vai aizstājiet pārejas frāzi ar jēgpilnāku vārdu vai frāzi.

5. “Verbiage” nepareiza lietošana

Šis nav jautājums par gramatiku vai pieturzīmēm, bet gan par neglaimojoša vārda izplatītu, bet noslēpumainu nepareizu izmantošanu. Kā korporatīvais advokāts es gandrīz katru dienu saņemtu e-pastu, kurā teikts kaut kas līdzīgs šim: "Vai jūs varētu pārskatīt pievienotā dokumenta otrajā rindkopā esošo vārdu salikumu un paziņot man, vai tas ir labi?" Katru reizi man nācās atturēties no šaušanas uz atbildi: "Ja tā ir verbija, kāpēc jūs tērējat manu laiku?"

Verbiage nenozīmē "tekstu", "vārdus", "formulējumu", "saturu" vai citus vārdus, kurus e-pasta ziņojuma autors varētu izmantot, lai pieprasītu manu juridisko pārskatīšanu. "Verbiage" nozīmē runu vai rakstību, kurā tiek izmantots pārāk daudz vārdu vai pārāk tehniskas izteiksmes. Tā nav laba lieta. Rakstniekam ir jāizvairās no verbijas, nelietojiet terminu, lai aprakstītu savu rakstīto darbu.

Bonusa padoms: vienkāršojiet valodu

Tas dod vienu pēdējo nodarbību par biznesa stila rakstīšanu. Nemēģiniet ieskaidrot cilvēkus, izmantojot izdomātus vārdus, ja labāka izvēle ir vienkārša un aprakstoša. Lietišķā runāšana ir pilna ar izdomātiem, izdomātiem vārdiem. Neiekļūstiet to izmantošanas slazdā. Nesakiet “utilize”, kad “use” darbojas lieliski. Jūs nāksit kā pretenciozs un sliktāks, it īpaši, ja nesaprotat, ko nozīmē jūsu izdomātais vārds.

Biznesa rakstīšanas aptauja

Papildu palīdzība rakstīšanā