5 Noteikumi profesionālākiem e-pastiem

Saglabājiet savu rakstisko komunikāciju profesionāli

Jūs droši vien esat dzirdējis šo: "Tas, kā jūs rakstāt, ir tikpat svarīgs kā tas, ko jūs rakstāt." Mūsdienās kāda personīgais zīmols ir viss - gan tiešsaistē, gan profesionālajā pasaulē. ” Uzturot e-pastus profesionālus, būs liels atbalsts jūsu personīgā zīmola atbalstam.

Daudzos veidos e-pasta un tūlītējās ziņojumapmaiņas programmas ļauj vizuāli noklausīties tālruņa sarunu. Ir emuāri, kas sniedz padomus, kā rakstīt e-pastu, "piemēram, kādreiz tas būs lasāms tiesas depozītā". Šajos emuāros ir daudz padomu par to, ko nedarīt, bet ļoti maz par to, kas personai būtu jādara vai kāpēc tas ir svarīgi.

Šeit ir mani pieci galvenie noteikumi “ko nedarīt” un ieteikumi, kā rīkoties tā vietā:

1. noteikums: Esiet informēts par savām reakcijām (aka "bez ventilācijas")

Tas var būt visgrūtāk sekot. Šeit ir visbiežāk novērotā situācija:

Jūs kaut ko dzirdat virtuālā sapulcē, un jūsu reakcija ir nekavējoties nosūtīt tūlītēju ziņojumu, emocijzīmes (ja jūsu IM ir tādas iespējas) vai e-pastu kādam, kurš arī piedalās sapulcē.

Kāds ir risks?

Ja persona, kurai sūtāt komentāru, koplieto savu ekrānu ar lielāku auditoriju, bet šī persona aizmirsa izslēgt e-pasta paziņojumus un / vai turēt tērzēšanas ekrānu slēgtu… jūsu komentāri tagad ir publiski.

Nedomājiet ne minūti, ka neviens to nepamanīja - ticiet man, VISI REDZĒJA.

Ko darīt?

1. Ja jūsu komentārs attiecas uz sapulces tēmu: runājiet sanāksmē.
2. Ja jūsu komentārs ir vienkārši zarnu reakcija: paturiet to uz minūti un klausieties mazliet tuvāk sarunai. Iespējams, ka paziņojums, uz kuru jūs reaģējāt, bija tikai daļa no stāsta.
3. Pagaidiet līdz sanāksmei: ja tā patiešām bija tik laba vai slikta, pēc sapulces beigām saglabājiet to privātai diskusijai.

2. noteikums: vēlreiz pārbaudiet, kam tiek nosūtīts jūsu e-pasts

Ātrās uzņēmējdarbības tempa dēļ mēs visi visu laiku esam modrībā, un viss ir jāapmaksā vakar.

Šeit ir iespējams scenārijs:

Kāds nosūta e-pastu. Pēc tam pēc piecām minūtēm šī persona parādās pie jūsu galda, zvaniem vai tērzēšanas sarunas “Vai jūs saņēmāt manu e-pastu?”

Galu galā jūs iemācāties pārtraukt visu, ko darāt, lai lasītu katru e-pastu, kas uzreiz ienāk. Tā rezultātā jūs esat arī motivēts nekavējoties reaģēt.

Tad jūs uzzināt, ka jūsu atbilde tika nosūtīta nepareizai (-ām) personai (-ām) uzņēmumā.

Kā tas notika?

Iespējams, ieraduma dēļ nospiedāt “Atbildēt visiem”, nevis sūtīt e-pastu kā sānu sarunas sākumu. Varbūt sūtītājs ierakstīja nepareizu vārdu, vai arī jums ir tāds pats vārds kā kādam citam uzņēmumā.

Ko darīt?

1. Pirms nospiežat nosūtīt: veltiet papildu minūti, lai visu izlasītu: adresātu sarakstu, e-pastu kopumā (varbūt jūsu ziņa nav skaidra, jūs izlaidāt vārdus utt.);
2. Mēģiniet atcelt ziņojumu, tiklīdz pamanāt kļūdu. Ja funkcija “Atsaukt šo ziņojumu” nedarbojas:

3. noteikums: Turiet personīgo atsevišķi no profesionāļa

Ja pats to neesat izdarījis, esat dzirdējis šādus stāstus:

Ļoti personisks e-pasts ir nosūtīts ne tikai paredzētajai personai, bet arī VISAI UZŅĒMUMAM.

YIKES !!! Apkaunojuma faktors nav iekļauts diagrammās… gan sūtītājam, gan saņēmējiem.

Ko darīt?

VIENMĒR saglabājiet savu darbu un personiskos e-pastus atsevišķi un izvairieties no pieteikšanās savā Gmail, MSN, Yahoo vai Hotmail kontu tiešsaistes versijā no darba izdotā klēpjdatora (vai galddatora).

Personiskos un biznesa e-pastus ir vieglāk apvienot vienā vietā, lai jūs varētu sekot abiem. Tomēr tagad, kad mūsu mobilie tālruņi ir tikpat gudri un jaudīgi kā klēpjdatori (planšetdatori utt.), E-pasta adrešu grāmatu apvienošana vairs nav nepieciešama.

4. noteikums: Esiet informēts par savu auditoriju

Pat ja jūsu e-pasts ir paredzēts konkrētai auditorijai, to var pārsūtīt ikvienam, jebkur uzņēmumā vai ārpus tā.

Korporatīvajā pasaulē jūs nekad nerakstāt tikai draugam vai kolēģim. Jums vienmēr jāpieņem, ka e-pastu lasīs kāds augstāk esošs uzņēmums. Labākais risinājums ir pieiet katram e-pastam tā, it kā jūs rakstītu savam vadītājam, vadītāja priekšniekam vai klientam.

Tajā pašā laikā izvairieties lietot nozares žargonu, akronīmus vai vārdus, kurus drīkst lietot tikai jūsu koledžas literatūras profesors. Šīs lietas neliek jums izskatīties gudrākām… tas tikai kaitina lasītāju (-us) un padara jūsu ziņojumu grūtāk saprotamu.

5. NOTEIKUMS: Skatieties savu valodu

Tas nenozīmē tikai "bez zvēresta" (vai arī saglabājiet to kā "PG", piemēram, filmas vērtējumu) - tam vajadzētu būt acīmredzamam. Ja tā nav, sagaidiet sarunu ar cilvēkresursiem.

Valoda “Watch you” nozīmē arī to, ka tā ir “PC” (politkorekts).

ATcerieties: Jūsu e-pastu varēja izlasīt ikviens uzņēmuma iekšienē vai ārpus tā. Tā kā nevar zināt, kas varētu būt galīgais lasītājs, saglabājiet savu valodu un toni neitrālu.

Ko darīt, ja neesat pārliecināts?

1. Ļaujiet uzticamam kolektīvam izlasīt e-pastu un sniegt atsauksmes vai ieteikumus par to, kā ziņa varētu būt labāka.
2. Uzrakstiet e-pastu (bez adresātiem), pēc tam kādu laiku saglabājiet to mapē “melnraksts”. Nākamajā dienā (vai vēlāk tajā pašā dienā, ja jums ir termiņš), pārskatiet to.

• Vai tas joprojām saka to, ko jūs domājāt, ka rakstāt?
• Vai e-pasts parāda tevi kā profesionāli, kāds esi? Ja nē, salabojiet to vai lūdziet palīdzību.

Esiet ļoti piesardzīgs, izliekot ziņas sociālajos tīklos.

Ja esat mazā uzņēmuma īpašnieks, neatkarīgs darbuzņēmējs utt. - jūsu uzņēmumam vajadzētu būt atsevišķām sociālo tīklu lapām. Pārliecinieties, ka jūsu komentāriem un ziņām jābūt tieši saistītām ar jūsu piedāvāto produktu vai pakalpojumu.

Ja jums ir bijusi slikta diena, nepārraidiet to Facebook vai Twitter un nemetiet uzņēmumu, kurā strādājat. Iespējams, ka jūsu kolēģis vai darba vadītājs Facebook draugi (bijušie un tagadējie) nesaprot. Turklāt tagad daudziem uzņēmumiem ir programmas, kas uzrauga to, kā un kad un kā tiek izmantots viņu uzņēmuma nosaukums (pārbaudiet sava uzņēmuma rokasgrāmatu).

Neaizmirstiet - potenciālie darba devēji mēģinās iekļūt jūsu (-u) lapā (-ās), lai izlemtu, vai jūs labi atbilstat šim darbam. Nav nepieciešams daudz, lai apšaubītu savu reputāciju (personīgo zīmolu) un zaudētu intervijā vai darba piedāvājumā.

Jūsu labākais plāns: paņemiet tālruni (jā, tā lieta ar numuriem uz tā) un piezvaniet kādam, kuram uzticaties, lai atbrīvotu neapmierinātību.

Strādājot korporatīvajā vidē, ir svarīgi atcerēties, ka neviens no jūsu sakariem nav privāts. Katru jūsu nosūtīto e-pastu (gan iekšējo, gan ārējo) varēja izlasīt ikviens, kam ir interese par šo tēmu. Sakiet nepareizu lietu, atbildiet uz visiem vai nosūtiet to nepareizai personai, un jūs varētu apdraudēt savu profesionālo reputāciju (personīgo zīmolu), savu darbu un uzņēmumu.

Galu galā labākais padoms ir vienkārši izmantot veselo saprātu un pēc iespējas vairāk turēt personīgo no uzņēmējdarbības. Kā mums atgādina 1972. gada filma “Krusttēvs ” - “Tas nav personiski, tas ir bizness.”