Satura rādītājs:
- Ievads:
- 1.1 Kāds ir sanāksmju mērķis?
- 1.2 Kādas ir organizatoriskās un juridiskās prasības, kas var attiekties uz protokola sastādīšanu?
- 1.3 Kāpēc protokolam jābūt precīzam diskusiju un lēmumu protokolam?
- 1.4 Kāds ir sanāksmēs parasti izmantoto dokumentu un terminu mērķis?
- 2.1. Kāda ir priekšsēdētāja loma un citi oficiāli pienākumi sanāksmēs?
- 2.2. Kā jūs strādājat partnerībā ar priekšsēdētāju, protokolējot?
- 3.1 / 2 Kāpēc jums vajadzētu aktīvi klausīties, kad ņemat minūtes un kā jūs to darāt?
- 3.3. Kā jūs veicat piezīmes sanāksmēs notiekošo diskusiju laikā?
- 3.4 / 5 Kāpēc jums vajadzētu saņemt skaidrojumu un kā jūs to darāt?
- 3.6 Kā jūs kārtojat, atlasāt un strukturējat informāciju, lai izveidotu minūtes?
- 3.7. Ko nozīmē pareizā toņa un profesionālās valodas lietošana minūtēs?
Minūtes ir ļoti svarīgas jebkurā biznesā.
Deivids Treviss, CC0, izmantojot Unsplash
Ievads:
Šī vienība ir B grupas izvēles vienība 2. līmenī ar 4 kredītpunktiem. Šī nodaļa palīdz kandidātam ar labām zināšanām un izpratni par uzdevumiem, vienlaikus ņemot protokolus, priekšsēdētāja un protokolētāja lomu sanāksmēs, protokolēšanas procedūru, gatavošanos protokolēšanai un to, kā ievērot organizatoriskās procedūras, politiku un vadlīnijas minūtes
Lūdzu, atrodiet personisku paziņojumu, kas attiecas uz šo vienību!
PS: Lūdzu, nekopējiet neko šeit iesniegto un parādiet savā failā. Tas ir publicēts šeit, lai palīdzētu jums iegūt priekšstatu / izpratni par to, ko viņi sagaida no jums un kā jums jāraksta. Sagatavojot failus, jums būs jāattiecas uz savu darba jomu un organizāciju un jāievēro tas. Paldies par sadarbību.
1.1 Kāds ir sanāksmju mērķis?
Sanāksmju galvenais mērķis ir dalīties idejās un izteikt dažādas domas. Sapulces tiek izmantotas gandrīz katrā organizācijā kā veids, kā paziņot informāciju citiem cilvēkiem, kur viņu galvenā funkcija ir informēt, meklēt idejas, meklēt skaidrojumu, atrisināt problēmas, apspriest priekšlikumus / darba veidus, pieņemt lēmumus un izšķirt strīdus.
1.2 Kādas ir organizatoriskās un juridiskās prasības, kas var attiekties uz protokola sastādīšanu?
Protokolam jābūt precīzam sapulces darba kārtības attēlojumam. Protokola struktūra atbilst darba kārtības punktu sarakstam. Lai efektīvi izmantotu minūtes, veidnei jābūt gatavai, pamatojoties uz darba kārtības jautājumiem. Atstājiet daudz vietas piezīmju pierakstīšanai tikšanās laikā. Tas palīdzēs jums neapjukt un netraucēti pārvietoties pa vienumiem, tikšanās laikā.
Protokols ir juridisks dokuments, kas kalpo kā pierādījums turpmākajām atsaucēm uz visām sanāksmē notiekošajām diskusijām. Protokolā jāiekļauj nosaukums, laiks, datums, sanāksmes vieta, dalībnieku vārdi, atvainošanās, apmeklētāji, nepieciešamās lietas, nepieciešamās darbības un nākamās sanāksmes datums.
Noteikti pierakstiet darbības katram darba kārtības punktam un kurš to veic. Protokoliem jābūt precīziem, jo cilvēki uz to atsauksies nākotnē, un viņiem jāspēj precīzi saprast, kas notika sanāksmē.
1.3 Kāpēc protokolam jābūt precīzam diskusiju un lēmumu protokolam?
Protokols jāraksta precīzi un kodolīgi, lai jebkura persona, neatkarīgi no tā, vai tā apmeklēja sapulci, varētu uzzināt, kas notika.
Protokols kalpo kā oficiāls protokols par darbībām, kas notika sanāksmē, un veido vēsturisku ierakstu komandai vai nodaļai. Pat ja cilvēki aizmirst atcerēties, kas notika sapulcē vai kas tika apspriests un nolemts, protokols viņiem palīdzēs atsaukties un iegūt šo informāciju. Protokolos tiek ierakstītas arī veiktās darbības un veicamās darbības. Tātad tas darbojas kā atgādinājums, kurā norādīti termiņi, kas jāievēro. Protokols sniedz informāciju arī cilvēkiem, kuri nebija klāt sanāksmē.
1.4 Kāds ir sanāksmēs parasti izmantoto dokumentu un terminu mērķis?
Sapulces dokumenti tiek izveidoti, kad uzņēmums tiekas, lai apspriestu jautājumus, kas attiecas uz pašreizējo un turpmāko biznesa darbību.
Trīs kopīgi sanāksmes dokumenti ir:
- Paziņojums par sapulci (sīkāka informācija, piemēram, datums, laiks, sanāksmes veids, vieta, sanāksmes mērķis)
- Darba kārtība (detalizēts sanāksmes darba kārtības saraksts)
- Protokols (sapulces protokols / pierādījums ar informāciju, piemēram, sapulces vietu un laiku, sapulces mērķi, dalībniekiem, sapulces vadītāju, atvainošanos, darba kārtību, iepriekšējās sanāksmes protokola pārskatīšanu, nākamās sanāksmes datumu, laiku un vietu, kā arī sanāksmes slēgšanas laiku)
2.1. Kāda ir priekšsēdētāja loma un citi oficiāli pienākumi sanāksmēs?
Priekšsēdētāja uzdevums ir nodrošināt precīzu sanāksmes protokolu. Sanāksmes priekšsēdētāja pienākums ir
- Palīdziet minūtes devējam vienoties par darba kārtības jautājumiem.
- Sekojiet darba kārtības punktiem secīgi.
- Protokola devēja informēšana par visiem jautājumiem, kas svītrojami no saskaņotās darba kārtības.
- Apkopojiet konkrētus punktus, lēmumus vai rīcību, par kuru ir panākta vienošanās par katru darba kārtības punktu, pirms pāriet uz nākamo punktu.
- Piekrītiet un sniedziet kopsavilkumu garām diskusijām.
- Pārskatiet protokolu, kad tas ir uzrakstīts kā melnraksts.
2.2. Kā jūs strādājat partnerībā ar priekšsēdētāju, protokolējot?
Es apspriežos ar priekšsēdētāju, pirms sapulce sāk apstiprināt darba kārtības jautājumus, kā arī par visiem apmeklētājiem, kas apmeklē sanāksmi. Es saņemu padomu par sapulces laiku un vietu, ja parastā telpa, kurā notiek sapulce, nav pieejama. Ja rodas šaubas, es jautāju, vai protokolam jāpievieno kāda īpaša diskusija. Es arī precizēju visus sanāksmē apspriestos tehniskos terminus, lai izvairītos no nepareizas informācijas ierakstīšanas. Pēc sanāksmes es sagatavoju protokolu pēc iespējas ātrāk un pirms to izplatīšanas biedriem tos apstiprina mans menedžeris.
3.1 / 2 Kāpēc jums vajadzētu aktīvi klausīties, kad ņemat minūtes un kā jūs to darāt?
Man aktīvi jāuzklausa, vienlaikus protokolējot, jo tie kalpo kā lēmumu un detaļu protokols visam, kas tiek apspriests un saskaņots sanāksmē.
Daži no veidiem, kā es to daru:
- Man vajag klausīties analītiski, meklējot galvenās idejas un detaļas.
- Es precizēju nesaprotamās lietas vai lūdzu priekšsēdētājam atkārtot man nesaprotamus faktus.
- Es ņemu vērā runātāju un klātesošo jūtas.
- Esmu proaktīvs un gatavs reaģēt.
- Es novēršu traucējošos faktorus (troksni, pārtraukumus utt.) Un koncentrējos uz runātāju, lai nepalaistu garām svarīgus punktus un darbības, kas jāreģistrē.
3.3. Kā jūs veicat piezīmes sanāksmēs notiekošo diskusiju laikā?
Es agri tieku uz sapulci, es pārliecinos, ka zinu, kas ir priekšsēdētājs, sēžu blakus priekšsēdētājam un pārbaudu, vai visiem ir visi dokumenti (darba kārtība), un ņemu rezerves. Es krietni pirms sanāksmes izlasīju visus dokumentus un lūdzu klāt esošo cilvēku vārdus. Uzmanīgi klausieties, pierakstiet atslēgas vārdus un pierakstiet lēmumus. Es lūdzu skaidrojumu un pārbaudu savas piezīmes ar krēslu.
3.4 / 5 Kāpēc jums vajadzētu saņemt skaidrojumu un kā jūs to darāt?
Jebkuras šaubas, kas rodas, pierakstot protokolu, ir jānoskaidro, jo tie ir lēmumi, kas pieņemti kā grupa, un tie palīdz nākotnē.
Es paskaidroju lietas, lūdzot priekšsēdētāju vai grupu atkārtot vai runāt mazliet lēnām, ja es šaubos par kādām diskusijām. Es dodu sev laiku klausīties un novērst uzmanību.
3.6 Kā jūs kārtojat, atlasāt un strukturējat informāciju, lai izveidotu minūtes?
Es izmantoju konsekventu veidni, lai sagatavotu minūtes. Sapulces mērķis dažādos sanāksmju veidos ir atšķirīgs, tāpēc var atšķirties arī protokola izkārtojums.
Izmantotā veidne arī atvieglos svarīgas informācijas atrašanu, un tai jābūt konsekventai sapulču virknē.
Protokolu es strukturēju šādi:
- Sanāksmes nosaukums.
- Sanāksmes datums un laiks.
- Visu klātesošo saraksts ar virsrakstu "Klāt".
- Saraksts ar visiem tiem, kas nav klāt, bet ir nosūtījuši savu atvainošanos, šim sarakstam vajadzētu būt zem nosaukuma "Atvainošanās".
- Apstiprinājums, ka iepriekšējās sanāksmes protokols ir saskaņots. Jāiekļauj iepriekšējās sanāksmes datums.
- Jāpieraksta visi grozījumi vai darbības, kas izriet no iepriekšējās sanāksmes protokola.
- Visi jautājumi, kas izriet no iepriekšējā protokola, būtu jāiekļauj sarunu sadaļā.
- Protokolos vienmēr jāievēro tā pati secība, kāda tika ievērota sanāksmē.
- Nākamās sanāksmes datums.
3.7. Ko nozīmē pareizā toņa un profesionālās valodas lietošana minūtēs?
Protokols ir protokols par to, kas tieši notika sanāksmē. Tāpēc tam vajadzētu būt diskusiju un darbību ierakstam. Tam vajadzētu koncentrēties uz apspriestajiem jautājumiem, un tam jābūt skaidrai informācijai par to, kas tika nolemts par katru posteni. Protokols jāraksta pilnos teikumos un pietiekami detalizēti. Šāda rīcība palīdzēs ikvienam lasītājam, kurš nav sapulcē, saprast, kas faktiski tika apspriests.
PS: Lūdzu, nekopējiet neko šeit iesniegto un parādiet savā failā. Tas ir publicēts šeit, lai palīdzētu jums iegūt priekšstatu / izpratni par to, ko viņi sagaida no jums un kā jums jāraksta. Sagatavojot failus, jums būs jāattiecas uz savu darba jomu un organizāciju un jāievēro tas. Paldies par sadarbību.