5 veidi, kā uzņēmuma īpašnieks var samazināt izmaksas

Pieci padomi un ieteikumi izmaksu samazināšanai (uzņēmumu īpašniekiem)

Martens Bjorks, izmantojot vietni Unsplash.com

Šajā ekonomikā izpilddirektori vēlas paveikt divas lietas: palielināt ieņēmumus un samazināt izmaksas. Veiksmīgi pārvaldot šīs divas jomas, ieņēmumus un izmaksas, tiek palielināta peļņa. Pārvaldīt tikai vienu un ignorēt otru bieži nozīmē galvassāpes un stresu, kā arī dažos gadījumos aizvērt durvis.

Izpilddirektoriem un uzņēmumu īpašniekiem ir viegli koncentrēties uz ieņēmumu palielināšanu. Ieņēmumu palielināšana nozīmē darbu ar uzdevumiem, kas ir kritiski misijai, jeb citiem vārdiem sakot, darbu ar uzdevumiem, kas ir “bizness”: ti, labāka logrīka izveidi, lielo kontu pārdošanu un šīs konkurences priekšrocības atrašanu vai palielināšanu.

Daudziem izmaksu kontrole un samazināšana ir pēcpārdomāšana, dažreiz novēršot uzmanību. Izmaksas, kas tieši saistītas ar ieņēmumiem, parasti tiek ļoti rūpīgi uzraudzītas. Tie ietver materiālu, pārdošanas un darbaspēka izmaksas. Tomēr dažas izmaksas, kas saistītas ar uzņēmuma vadīšanu, piemēram, grāmatvedības funkcijas (piemēram, algas, A / P, A / R), cilvēkresursu pārvaldību un lietvedību, var viegli ignorēt.

Nekontrolējot vai neuzraugot šīs netiešās izmaksas, parasti rodas tādu problēmu kā sniega pika, piemēram, atkritumu skaita palielināšanās, krāpšanas risks, paaugstinātas darbaspēka izmaksas un lielākas alternatīvās izmaksas. Šeit ir pieci veidi, kā izpilddirektors vai uzņēmuma īpašnieks var labāk pārvaldīt un samazināt netiešās izmaksas.

1. Pielietojiet “metodi” trakumam

Viena no pirmajām lietām, kas jādara, lai iegūtu kontroli pār darbību, kuru jūs vai jūsu uzņēmums veic, ir metodikas vai sistēmas piemērošana šai darbībai. Piemēram, tā vietā, lai katru reizi, kad meklējat kaut ko konkrētu, jūs vienkārši sajauktu nejaušu, nesakārtotu papīru kaudzīti, jūs varat kārtot dokumentus alfabētiskā secībā pēc tēmas. Tas ļauj ātrāk atrast meklēto katru reizi, kad piekļūstat šai papīra kaudzei.

Papīru alfabētiskās sistēmas piemērošana nozīmē, ka lietas var atrast dažu sekunžu, nevis minūšu laikā. Reiziniet šos ietaupījumus katru reizi, kad kaut ko meklējat, un pēc tam aprēķiniet sava laika izmaksas, un jūs sākat redzēt, ka kaut kas tik vienkāršs kā alfabēta burti var ietaupīt naudu.

Papīra alfabētiskā secība ir tikai piemērs, ar kuru var iepazīties ikviens, un tas parāda neefektivitāti, uzbrūkot darbam bez procesa, kas palīdz atvieglot darba funkciju.

Standarta metodes piemērošana uzņēmējdarbībai tiek saukta par “biznesa procesu vadību” jeb BPM. Izmantojot iepriekš minēto piemēru, papīri maģiski nesaņem alfabētu, tāpēc ir jāievieš process, lai pārliecinātos, ka papīri tiek glabāti alfabēta secībā.

2. Automatizācija

Procesa automatizēšana var būt viens no ātrākajiem izmaksu samazināšanas veidiem. Pareizi, izmaksas. Ja tas tiek izdarīts pareizi, automatizācija var samazināt ne tikai darbaspēka izmaksas. Automatizācija var arī samazināt defektu novēršanas izmaksas, noņemot cilvēka kļūdas (un citus mainīgos) no procesa. Automatizācija arī palīdzēs atklāt atkritumus un efektīvāk izmantot resursus.

Lai precizētu punktu par darbaspēka izmaksu samazināšanu - automatizācija nenozīmē, ka jūs varēsiet iesaistīties liela apjoma spēka samazināšanā. Tas nozīmē, ka jūsu darbinieki varēs precīzāk koncentrēt spēkus un paveikt vairāk darba īsākā laikā.

Automatizācija nenozīmē robotu ieviešanu vai milzīga kapitāla tērēšanu lielām sarežģītām datorsistēmām. Automatizēta procesa ieviešana var būt tikpat vienkārša kā makro veidošana Excel izklājlapā, vai arī tā var būt tikpat sarežģīta kā pilnīgi jaunas dokumentu attēlveidošanas platformas ieviešana. Jebkurā gadījumā, līdzīgi kā “metodes pielietošana trakumam”, jums jāspēj noteikt, kur tiek ietaupīts laiks un / vai materiāli, un pārvērst tos dolāros.

3. Tehnoloģija

Tehnoloģija ir automatizācijas līdzeklis, taču to nevajadzētu jaukt ar automatizāciju. Kā minēts iepriekš, automatizācija var būt tikpat vienkārša kā Excel izmantošana, lai aprēķinātu materiālu lietojumu, vai Access datu bāze, lai ieviestu vienkāršu darbplūsmas izsekošanas sistēmu. Tehnoloģija ļauj tvert informāciju tādā apjomā, kas nav sasniedzams manuālā procesā.

Izmantojot pareizo tehnoloģiju pareizajam darbam, jāuzlabo kvalitāte, jāpalielina ātrums un jāsamazina atkritumu daudzums. Tehnoloģiju nevajadzētu ierobežot, jo tikai dzinējs, kas virza, veic procesa uzlabošanas darbības, to var izmantot arī, lai sistēmā ievadītu darbu (piemēram, papīra dokumenta skenēšanu vai e-pasta saņemšanu) un izietu no sistēmas (piem.,, drukas izpilde vai izejas datu saskarne).

Pareizajai tehnoloģijai vajadzētu atvieglot jūsu darbinieku dzīvi un sākt apkopot vērtīgu informāciju par to, cik labi jūsu uzņēmums veic gan pamata, gan administratīvos procesus.

4. Uzraudzība

Informācija ir procesa uzlabošanas atslēga. Nav svarīgi, vai šī informācija tiek apkopota automatizētā procesā vai arī šī informācija ir apkopota, izmantojot tehnoloģiju. Svarīgi ir tas, ka jums ir pieejama informācija, lai jūs varētu identificēt galvenos modeļus un tendences, lai noteiktu savu procesu izmaksu trajektoriju. Kā izpilddirektors jūs jau esat iepazinies ar šāda veida uzraudzības veikšanu, izmantojot finanšu datus, tirgus datus un lasot galvenos pamatdarbības darbības rādītājus.

Informācijai par visiem jūsu biznesa procesiem jābūt pieejamai visām jūsu organizācijas ieinteresētajām pusēm. Tas ļauj šīm ieinteresētajām personām (ti, biroju vadītājiem, iepirkumu vadītājiem, noliktavu vadītājiem utt.) Veikt to pašu analīzi, ko jūs darītu jūsu biznesam kopumā, taču tādā līmenī, kas atbilst viņu atbildības jomai. Tagad jūsu ieinteresētās personas ir pilnvarotas pieņemt apzinātus lēmumus par jēgpilnām procesa izmaiņām. Viņi var redzēt šo izmaiņu priekšrocības (vai to trūkumu), sākot procesu defektu un izmaksu novēršanas procesu.

5. Īpašumtiesības

Tagad, kad jūsu ieinteresētajām personām ir informācija, lai uzraudzītu viņu procesus, viņi sāks izjust lielāku atbildību un īpašumtiesības, nevis tikai pārvaldīt status quo. Apstrādāt ieinteresētās personas, kuras uzskata, ka tās veicina uzņēmuma labklājību, stratēģiski vairāk laika pavada, domājot par to, kā viņi var ietaupīt organizācijas laiku, naudu un citus resursus; nevis reaktīvi pārvaldīt krīzes un izmaksu pārsniegšanu.

Dažreiz izpilddirektoram var būt grūti atteikties no zināmas kontroles pār noteiktiem procesiem. Cik reizes jūs esat teicis: “Visiem izdevumiem, kas pārsniedz 1000 USD, ir jābūt manam apstiprinājumam” vai “Man jāapstiprina visas jaunās nomas prasības”? Šāda rīcība palēnina jūsu uzņēmuma veiklību; ļaujot jūsu vadītājiem darīt savu darbu, ļauj jums darīt savu. Atteikties no pārvaldnieka īpašumtiesībām ir daudz vieglāk, ja ir ieviesta metode, tehnoloģija un uzraudzība.

Secinājums

Uzņēmuma darbības veida maiņa (ti, procesa izmaiņu ieviešana) vienmēr rada izmaksas. Jebkurām izmaiņām procesā būtu jāiegūst vismaz ātra izmaksu un ieguvumu analīze. Jo lielākas izmaiņas, jo dziļāka analīze. Procesa izmaiņu analīze var būt sarežģīts darbs. Izmaksu ietaupījumu skaitliskā noteikšana tādās jomās kā atkritumi un kvalitāte var būt sarežģītāka nekā laika un resursu ziņā.

Ieviešanas metode, automatizācija, tehnoloģija, pārraudzība un īpašumtiesības tuvina jums iespēju identificēt patiesās uzlabošanas izmaksas, sniedzot jums informāciju, kas nepieciešama šo lēmumu pieņemšanai. Procesa uzlabošana parasti prasa laiku, un dažos gadījumos procesa uzlabošanas izmaksas tiek sākotnēji noslogotas projektā. Nepalaidiet garām ilgtermiņa mērķus un pārāk ātri pametiet procesa uzlabošanas projektu.

Šie izmaksu pārvaldīšanas veidi ir pārbaudīti laikā. Tirgū ir daudz metodiku, kuras varat ieviest, kā arī programmatūras / aparatūras risinājumi, kas sniegs jums nepieciešamo informāciju, lai efektīvāk vadītu savu biznesu. Kā izpilddirektors ir atkarīgs no jums, lai sāktu pārmaiņu procesu.