9 Projektu vadības jomas (un kāpēc tām ir nozīme)

Projekta veiksme ir svarīga

Patiesībā dzīvē un biznesā lielākā daļa projektu neizdodas. Bet panākumiem ir nozīme. Ikreiz, kad projekts neizdodas, tiek izniekots laiks un nauda. Dažreiz tiek zaudētas dzīvības, tāpat kā glābšanas misijā pēc viesuļvētras vai citas dabas katastrofas.

Ir divu veidu projekti. Viens ir, saskaņā ar biznesa guru Džozefa M. Jurana teikto: "Problēma, kas plānota atrisināt." Ja šāds projekts neizdodas, viss laiks, pūles un nauda tiek izšķiesti, un problēma joprojām ir mums. Otrs projekta veids ir centieni sapni pārvērst realitātē. Kad šāda veida projekts neizdodas, sapnis nekad netiek īstenots. Piemēram, šī mēneša sākumā uzņēmums ar lielu redzējumu aizvēra durvis. Es zinu divdesmit cilvēkus, kuri zaudēja lielu daļu ienākumu, un vēl simtiem cilvēku bija. Un uzņēmums palīdzēja tūkstošiem cilvēku, taču tā vairs nav.

Fakts ir tāds, ka vairāk nekā puse no visiem projektiem neizdodas - un tas attiecas uz labi izstrādātiem, labi pārvaldītiem projektiem, un tas veiksmīgi ietver projektus, kas tiek piegādāti novēloti un ar pārāk lielu budžetu. Patiesais veiksmes rādītājs - projekti, kas nodrošina pieņemamus vai brīnišķīgus rezultātus laikā un ar nepietiekamu budžetu, ir pazūdoši mazs.

Mēs varam darīt daudz labāk. Mēs to darām, pievēršot uzmanību visām projekta daļām, tas ir, pārvaldot deviņas projekta vadības jomas, kas attiecas uz mūsu projektu.

Šajā rakstā

Mēs apskatīsim:

• Projekta panākumu definīcija
• Kā definēt projekta mērķi
• Deviņas projekta vadības jomas
• Kā es izmantoju šīs jomas reālajā dzīves piemērā
• Trīs projekta fāzes, ieskaitot sagatavošanu, veikšanu un sekošanu

Mērķis: Projekta panākumi

"Projekta panākumi" izklausās kā šausmīgi neskaidrs mērķis. Patiesībā tas nav neskaidrs, bet ir pārāk vispārīgs.

Mēs to varam viegli noteikt katram projektam. Un patiesībā šī konkrētā projekta mērķa definīcija ir pirmais solis uz projekta panākumiem. Projekta vadības institūts (PMI) formāli definē projektu kā "pagaidu pūliņus, kas veikti, lai radītu unikālu produktu, pakalpojumu vai rezultātu". Galvenie elementi ir:

• Katrs projekts ir pagaidu. Tas neturpināsies mūžīgi. Tas sāksies noteiktā datumā un beigsies vēlāk.
• Katrs projekts ir unikāls. Katrs projekts sniedz kādu jaunu, jaunu, atšķirīgu rezultātu.
• Katrs produkts sniedz noteiktu rezultātu, kad tas ir izdarīts.

Projekta mērķa noteikšana

Šeit ir daži projekta mērķu paraugi:

• 20. jūnijā mums būs brīnišķīgas kāzas ar 300 viesiem.
• Jauns četru joslu tilts starp Markosa salu un kontinentu būs atvērts transportlīdzekļu satiksmei 30. novembrī, un tā cena būs mazāka par 4 miljoniem ASV dolāru.
• Mūsu jaunākais Amazing Planning programmatūras izlaidums, versija 10.0, tiks izlaists 20. augustā par cenu 29,99 USD ar visām zināmajām beta testa kļūdām, kuru izstrādes izmaksas ir mazākas par 50 000 USD.

Kā redzat, projekti ir gan personīgi, gan arī uzņēmējdarbībai. Jūs redzēsiet arī to, ka laba projekta definīcija ietver to, kas tiks piegādāts, kad un cik tas maksās. (Kāzām ir jāmaksā, bet tas ir personīgi. Es tās neiekļāvu, jo tā nav jūsu lieta.)

Šie piemēri ilustrē pirmās trīs jomas projektā, kas mums jāpārvalda.

• Darbības joma ir izdomāts vārds tam, ko mēs darām.
• Laika adreses: kad sāksies projekts; kad tas beigsies, sniedzot rezultātus; ilgums no sākuma līdz beigām; un darba apjomu (cilvēka stundas).
• Izmaksas ir projekta izmaksu definīcija.

Šīs ir pirmās trīs projekta definētās jomas, un mēs tās saucam par Rezultātu (r) faktoriem, jo ​​tos var izmērīt ar skaidriem, definējamiem rezultātiem. Attiecībā uz darbības jomu vai nu mērķis ir sasniegts, vai arī tas nav. Attiecībā uz laiku: vai nu tas ir vienreiz, vai arī ir vēls. Attiecībā uz izmaksām: vai nu mēs nepārsniedzām budžetu, vai arī mēs pārsniegām budžetu. Lai uzzinātu vairāk par šiem rezultātu faktoriem un to, kāpēc tos sauc par dzelzs trīsstūri, varat izlasīt Kā izveidot projekta vadības plānu.

Bet rezultātu (r) faktori nav pietiekami. Ja mēs strādāsim tikai ar šiem trim elementiem, mūsu projekts neizdosies.

Kādas ir deviņas projektu vadības jomas?

Darbības joma, laiks, izmaksas, risks, kvalitāte, komunikācija, cilvēkresursi, iepirkumi, integrācija

Reālās dzīves piemērs: Dienas ceļojums

Aptuveni pirms gadiem man un sievai bija patiešām jautra diena. Būdams projektu vadītājs, es gribu teikt, ka tas notika tāpēc, ka es to vadīju kā projektu. Jebkurā gadījumā tas ir labs piemērs tam, kā projekta panākumi balstās ne tikai uz trim rezultātu (r) faktoriem: apjomu, laiku un izmaksām.

Mūsu plāns bija uzņemt jūnija sestdienu un izvēlēties ličī (mēs mīlam ličī augļus), izvēloties savu licīšu fermu apmēram stundu uz ziemeļiem no mūsu dzīvesvietas. Mēs vēlējāmies mājās nogādāt piecas mārciņas ličī, kas bija pietiekami, lai mūs izturētu visu vasaru. Ličī maksāja 4 ASV dolārus par mārciņu, un degviela braucienam bija aptuveni 10 ASV dolāri, tātad projekta kopējās izmaksas bija 30 ASV dolāri.

Rezultāti paļaujas uz procesiem

Tas izklausās vienkārši. Lielākā daļa projektu izklausās vienkārši. Bet, kad jūs apstājaties un domājat, cik daudz lietu noiet greizi, tas stāsta citādi. Šeit ir virkne lietu, kas varētu noiet greizi, organizētas, lai ilustrētu deviņas projekta vadības jomas.

• Darbības joma. Ja mēs apmaldījāmies un nekad neatradām liču saimniecības - neviena ličī!
• Laiks. Ja mēs sāktu vēlu, mēs ierastos dienas vidū. Ličīšu izvēle karstā saulē nemaz nav jautri. Dienas brauciena laikā izklaide nav projekta izgāšanās!
• Izmaksas. Hmm… Ličī ir ļoti jutīgs auglis. Viņiem vajag dzesētāju un nedaudz ledus, vai arī viņi nonāks slikti, pirms mēs atgriezīsimies mājās. Pievienojiet 5 USD par putupolistirola putu un 1 USD par ledu.
• Risks. Ko darīt, ja automašīna sabojājas - nožēlojama diena! Saņemiet to noregulētu un pārbaudiet, pirms mēs ejam.
• Kvalitāte. Izvēlieties uzmanīgi! Mēs vēlamies mājās vest tikai labākos ličus.
• Komunikācijas. Automašīnā pusstundu no mājām. - Mīļā, vai tev ir karte? "Ko! Es domāju, ka jums ir karte?"
• Cilvēku resursi. - Mīļā, laiks celties un lasīt ličīšus? "Tu ej, man tas nejūtas. Turklāt mana draudzene Barbara ved mani uz pusdienām." Dienas brauciens tikko pārvērtās par šķiršanos!
• Iepirkumi. Tālruņa zvans sestdienas agrā rītā. "Kemp kungs, liels paldies, ka vakar ievedāt savu automašīnu, lai noregulētu. Diemžēl mēs esam izveidojuši rezerves kopiju, un mēs vēl neesam sākuši pie tā strādāt." - Bet to vajadzēja izdarīt vakar vakarā! "Es saprotu, kungs, bet, patiešām, mēs darām visu iespējamo. Jūsu automašīnai vajadzētu būt pieejamai apmēram pēcpusdienā šajā pēcpusdienā. Paldies, ka izvēlējāties ātru un uzticamu autoservisu centru!" Nav automašīnas, nav ceļojuma, nav ličīšu!
• Integrācija. Mēs ar saviem ličiem atgriezāmies pie automašīnas. "Mīļā, kur ir vēsāks?" "Es samaksāju par to, es domāju, ka jūs to izvedāt no veikala." - Es to iznesu no veikala, un jūs to ievietojāt bagāžniekā. "Nē, es atvēru bagāžnieku. Es domāju, ka jūs ievietojāt dzesētāju." - Bet jūs aizvērāt bagāžnieku. "Es aizvēru bagāžnieku, jo domāju, ka jūs ievietojat dzesētāju." - Nē, es noliku dzesētāju uz zemes, jo jūs pietiekami ātri neatvērāt bagāžnieku. "Tātad jūs sakāt, ka tā ir mana vaina, ka jūs atstājāt dzesētāju pārtikas preču veikala autostāvvietā!" Nav dzesētāja; karsti ličī; dusmīga sieva.

Kā jūs varat redzēt, daudzas lietas var noiet greizi procesā un pat vienkāršu dienas ceļojumā. Cik daudz vairāk var noiet greizi biznesa projektā, kura vērtība ir 10 000 ASV dolāru vai desmit miljoni dolāru!

Ja mēs skatāmies godīgi, šāda veida problēmas pastāvīgi notiek katrā projektā. Un tāpēc lielākā daļa projektu izgāžas. Bet panākumi ir vieglāk, nekā jūs domājat - ja pievērsiet uzmanību visām deviņām jomām.

Projekta ličī: jautrība un veiksme!

Šādi izskatās ličī augļi. Katrs no tiem ir nedaudz lielāks par vīnogu.

Oho! Bāka! Ejam!

1/8

Ličī un bākas