Vienojieties par budžetu: aprēķinus, prioritātes un finanšu resursus, kā arī budžeta plānošanas mērķi un ieguvumus

Šis raksts ir uzrakstīts, pamatojoties uz NVQ nodaļu “ Vienojieties par budžetu ”. Šī ir 3. līmeņa vienība, kuras kredītvērtība ir 4.

Šajā vienībā ir divas daļas; pirmā daļa tiek vērtēta, balstoties uz zināšanām un sapratni, personīgiem izteikumiem, nopratināšanu, diskusijām un citiem pierādījumiem. Otro daļu novērtē, pamatojoties uz pierādījumiem, izmantojot dažādas procedūras.

Ko tas nozīmē, lai vienotos par budžetu

Ja jums ir daži skaitliski izteikti mērķi, kas jums jāsasniedz, vai jūs zināt, ka jums jātiek galā kritiskās situācijās, kas var rasties jebkurā laikā, jums būs nepieciešams plāns. Jums būs jāplāno uzkrājumi, ienākumi un izdevumi, un tas attiecas gan uz personiskajiem mērķiem, gan uz uzņēmējdarbības mērķiem. Īsāk sakot, jums būs jāvienojas par budžetu.

Kas ir budžets?

Budžets ir finanšu dokuments, kas plāno nākotnes uzkrājumus, tēriņus, ienākumus un izdevumus. Budžetu var plānot privātpersonas, uzņēmumi vai organizācijas, lai viņi prognozētu, vai var darboties ar plānotajiem ienākumiem un izdevumiem. Budžets arī dos priekšstatu par to, kā bizness darbosies nākamajā finanšu gadā.

Daudzi budžeta veidi

Atkarībā no attiecīgā biznesa stāvokļa vai daļas, kā arī pieejamajiem finanšu rādītājiem var būt daudz dažādu veidu budžetu.

• Kad nav pieejami pietiekami finanšu rādītāji, budžetu sagatavo, pamatojoties uz iepriekšējā gada aplēsēm, un to sauc par Prognozējamo budžetu.
• Budžets, kas balstīts uz to, cik daudz naudas tiks iztērēts nākamajā finanšu gadā, tiek saukts par naudas budžetu.
• Ja tiek aprēķinātas jaunas uzņēmējdarbības uzsākšanas izmaksas, ieskaitot visu uzņēmējdarbības uzsākšanai nepieciešamo aktīvu izmaksas, to sauc par uzņēmējdarbības uzsākšanas budžetu.
• Ir arī darbības budžeta s, kuru pamatā ir pakalpojumi vai projekti, kur budžeti tiek veidoti, novērtējot katru atsevišķo posteni.
• Uzņēmuma nākotnes pārdošanas aplēsi sauc par pārdošanas budžetu.

Budžetu ir daudz vairāk, tas viss ir atkarīgs no mērķa, mērķiem un citiem iesaistītajiem faktoriem.

Kāpēc ir svarīgi izveidot budžetu?

Plānojot ar budžetu, jūs gūsiet skaidru priekšstatu par to, cik daudz naudas ienāks un cik iztērēsiet. Tātad, pirms jūs faktiski iztērējat kaut ko, varat izlemt, vai tas ietekmēs attiecīgā gada finanses. Jūs varat noteikt prioritātes, sasniegt mērķus, samazināt nevēlamus izdevumus un efektīvi pārvaldīt naudu. Budžeta veidošana atbrīvos jūs no stresa un šaubām, jo ​​jūs jau zināt, kas jums ir un ko gaidīt.

Budžeta veidošanai nepieciešamās prasmes un procesi

Ir dažādi procesi, kas jāzina un jāsaprot pirms budžeta izstrādes un saskaņošanas. Daži no tiem ir apspriesti turpmāk:

• Kā izmantot aprēķinus, izstrādājot budžeta projektu (1.1. Sadaļa)
• Kā noteikt prioritātes un nepieciešamos finanšu resursus, sagatavojot budžetu (1.2. Sadaļa)
• Prioritāšu noteikšanas mērķis un ieguvumi, sagatavojot budžetu (1.3. Sadaļa)
• Paredzēto izmaksu un ienākumu novērtēšanas un pamatošanas mērķis un ieguvumi (1.4. Sadaļa)

Saprast, kā izstrādāt budžetu

Budžeta izstrādei ir dažādi posmi, un jāņem vērā arī dažādi faktori. Tiek izveidots budžeta projekts, kurā ir priekšlikumi minētā budžeta perioda izdevumiem un ieguldījumiem.

Paskaidrojiet, kā izmantot aprēķinus, izstrādājot budžeta projektu (1.1. Sadaļa)

Izstrādājot budžeta projektu, jāņem vērā iepriekšējo finanšu gadu budžets, ienākumu pārskati un naudas plūsma biznesam. Plānojot ienākumus un izdevumus, esiet ļoti piesardzīgs un piesardzīgs un vienmēr izmantojiet pareizos un noteiktos faktiskos skaitļus, ja jums tie ir rokā. Esiet gatavs pārvaldīt arī budžeta aplēsto vērtību svārstības.

Piezīme: Ja jums nav faktisko skaitļu, tad, aprēķinot izdevumus, novērtējiet pēc iespējas augstāku, piemēram, vislielāko komunālo pakalpojumu rēķinu; novērtējot ienākumus, uzminiet zemu vērtību, piemēram, ņemiet vērtību, kas par pakalpojumu radīja vismazākos ienākumus.

Izmantojot budžeta aprēķinu aprēķinus, sagatavojiet visu resursu sarakstu, kas jums būs nepieciešami budžeta izstrādei. Apkopojiet visus resursus un pēc tam salieciet tos kopā, lai izstrādātu budžetu. Jums tas būs jāsagatavo pirms finanšu (fiskālā) gada sākuma.

Svarīgi fakti, kas jāievēro, ievērojot iepriekš minēto procesu, ir:

• Jums jāizveido visu izdevumu saraksts. Kategorizējiet izdevumus atsevišķi un sastādiet sarakstu. Piemēram, biroja kancelejas preces, aprīkojums, algas un apdrošināšana. Sagatavojiet aplēsto izdevumu sarakstu un izmantojiet atsaucei iepriekšējā gada izdevumus.
• Meklējiet ierobežojumus, piemēram, maksimālo vai minimālo tēriņu summu vai laika periodu, kas piešķirts noteiktiem uzdevumiem un projektiem, un ņemiet tos vērā.
• Nākamais solis ir visu ienākumu saraksta izveide. Kategorizējiet, kā norādīts iepriekš, un sagatavojiet visu avotu sarakstu, caur kuriem jums būs ienākumi, un katram paredzamo summu. Piemēram, ienākumi no sniegtajiem pakalpojumiem, sniegtajiem produktiem, ārējais finansējums, nodokļi, pārdošana vai jebkādi līdzekļu vākšanas pasākumi.
• Izveidojiet saikni starp ienākumiem un izdevumiem. Jums ir gan ienākumu, gan izdevumu saraksts. Noskaidrojiet ienākumu avotu, kas palīdzēs ar izdevumiem, un izveidojiet interaktīvu izklāstu.

• Gatavojot budžetu, vislabāk ir izmantot padomus no pieredzējušiem un kvalificētiem cilvēkiem, jo ​​ne visi ir prasmīgi paši izstrādāt budžetu, it īpaši lielās organizācijās vai uzņēmumos.
• Kamēr jums ir izdevumu saraksts, izveidojiet sarakstu ar prioritātēm, ņemot vērā to, kādi izdevumi veicina organizācijas attīstību vai konkrēta mērķa sasniegšanu. Pierakstiet katra prioritārā uzdevuma aprēķinātos izdevumus (ņemiet vērā visus izdevumus, piemēram, personāla komplektēšanu, algu, transportu, resursus, komunālos maksājumus un visus citus saistītos izdevumus).
• Nedomājiet, ka ienākumi un izdevumi būs cieši saistīti. Negaidīti izdevumi var rasties jebkurā laikā, un tāpēc ir prātīgi atlicināt naudu dažādiem izdevumiem.

• Izveidojiet sarakstu ar lietām, kuras vēlaties pirmo reizi ieviest jaunajā finanšu gadā; piemēram, algas paaugstināšana vai biroja telpu paplašināšana vai atjaunošana. Izveidojiet šo lietu paredzamo izdevumu sarakstu.
• Labākais veids, kā uzskaitīt visus iepriekš minētos datus, ir izmantot izklājlapu ar ienākumiem un izdevumiem, kas norādīti kopā ar avotiem. Ja plānotās ienākumu un izdevumu vērtības ir aptuveni vienādas, budžetu sauc par līdzsvarotu budžetu. Ja jūsu izdevumi ir mazāki nekā ienākumi, tad jums ir pārpalikums, un jūs varat meklēt, vai ar to var kaut ko darīt, lai uzlabotu uzņēmējdarbību vai organizāciju. Ja izdevumi ir lielāki nekā ienākumi, būs deficīts, un organizācijai būs jāmeklē veidi, kā samazināt izdevumus; piemēram, samazināt komunālos maksājumus un kancelejas preces, vai meklēt līdzekļu vākšanas pasākumus vai ziedojumus.

Piezīme. Gūstot pieredzi budžeta izstrādē, nākamo gadu budžeta sastādīšana kļūs vieglāka. Jūs zināt, kur meklēt informāciju un resursus un kā noteikt prioritātes.

Paskaidrojiet, kā noteikt prioritātes un finanšu resursus, kas nepieciešami, sagatavojot budžetu (1.2. Sadaļa)

Lai bizness atrastos uz pareizā ceļa, ir pareizi jānosaka prioritātes (uz prioritātēm balstīts budžets) un labi jāplāno un jāpārvalda finanses.

Prioritārā budžeta plānošanas loģika ir tāda, ka finanšu resursi jāpiešķir budžeta posteņiem - piemēram, pakalpojumiem vai projektiem -, pamatojoties uz šī budžeta pozīcijas efektivitāti mērķu un uzdevumu sasniegšanā, kas ir organizācijas vērtīgi. Tātad budžeta pozīcijas tiek sakārtotas, pamatojoties uz iepriekš minētajiem faktiem, un finansējums tiek attiecīgi sadalīts.

Tagad mums ir jāmeklē veidi, kā noteikt prioritātes un finanšu resursus.

Kā kāds var noteikt prioritātes?

Jums nepieciešamas prasmes, pieredze, loģiskā domāšana un labas zināšanas par organizācijas darbību vai darbību. Ja jūs sastādījāt iepriekšējā gada budžetu, jums būs ideja par to, kā jūs identificējāt šos faktorus, un tas jums atvieglos uzdevumu. Prioritāri priekšmeti ir pakalpojumi, kas organizācijai vai uzņēmumam piedāvā visaugstāko vērtību.

Daži veidi, kā jūs varat noteikt prioritātes, izstrādājot budžetu

• Ja budžetus esat sastādījis iepriekšējā (-ajos) gadā (-os), par pamatu izmantojiet šos plānoto ienākumu un izdevumu sarakstus. Izmantojiet uzņēmuma vai organizācijas jaunāko finanšu pārskatu pārdošanas un peļņas rādītājiem. Atsevišķos skaitļos var būt nelielas izmaiņas vai svārstības, un arī prioritātes būtu mainījušās. Piezīmējiet visas šīs izmaiņas un budžeta sastādīšanas laikā ņemiet vērā visus iepriekš minētos faktorus.

• Piešķirot prioritātes budžeta posteņiem, rūpīgi izpētiet katru posteni un tā nozīmi organizācijai. Izpētiet apgabalus, uz kuriem šis postenis ietekmēs, un uzskaitiet no tā atkarīgos departamentus; piemēram, IT pakalpojumu uzlabošana, uzlabotas tehnoloģijas, izmaksu samazināšana, darba vietas produktivitāte uc.
• Meklējiet fundamentālus mērķus, kādiem organizācija vada, piemēram, sabiedrības labklājību, veselīga dzīvesveida atbalstīšanu, kvalitatīvu pakalpojumu sniegšanu vecākiem cilvēkiem vai kvalitatīvu mājas produktu piegādi par saprātīgām cenām. Izveidojiet stratēģisko plānu, lai noteiktu prioritātes.
• Jūs varat veikt aptaujas, sanāksmes vai fokusa grupas, tostarp ar sabiedrību, lai pieņemtu lēmumus par pakalpojuma prioritāti.

Kad ir pieņemts loģisks lēmums par prioritāšu sarakstu, mums jāpiešķir līdzekļi šīm lietām. Lai to izdarītu, mums jāidentificē finanšu resursi.

Veidi, kā noteikt nepieciešamos finanšu resursus, sagatavojot budžetu

Resursi būs nepieciešami pastāvīgajiem izdevumiem, īstermiņa izdevumiem un vienreizējiem izdevumiem.

• Pārskatiet prioritāšu sarakstu par izdevumiem, kas jums ir. Jūs varat atsaukties uz iepriekšējā gada resursu sadales modeli un sekot tam, vai veikt izmaiņas, ja ir pieejama praktiskāka un izdevīgāka alternatīva. Vienam priekšmetam var būt nepieciešams lielāks finansējums nekā citam, tikai tāpēc, ka tas ir augstākas prioritātes līmenī. Dažiem pakalpojumiem var būt kopīgs finansējums.
• Apskatiet katru izdevumu un uzzīmējiet visu, kas atkarīgs no konkrētajiem izdevumiem, aprakstu; piemēram, nodaļas, apkalpošanas zonas un darbības zonas. Izpētiet budžeta ietekmi uz šīm darbības jomām un, izmantojot šo informāciju, sastādiet prioritāro sarakstu. Skatīt iepriekšējos finanšu pārskatus. Uzziniet izdevumus par šīm jomām, vienlaikus uzskatot tos par prioritāriem.
• Pārbaudiet, vai ir pietiekami resursi visiem priekšmetiem, kuriem ir noteikta prioritāte, un, ja to trūkst, varat meklēt sponsorus, organizēt pasākumus naudas vākšanai vai sadarboties ar partnerības organizācijām, lai samazinātu vai dalītos izdevumos.

Piezīme: Atkarībā no organizācijas vai uzņēmuma, kurā strādājat, tā lieluma un darbības veida, dažādām darbībām var būt nepieciešams viens kopējais budžets vai daudzi atsevišķi budžeti.

Paskaidrojiet prioritāšu noteikšanas mērķi un ieguvumus, sagatavojot budžetu (1.3. Sadaļa)

Zinot, kā noteikt budžeta izstrādes prioritātes, ir arī daudz priekšrocību.

Prioritāšu noteikšanas mērķis un ieguvumi, sagatavojot budžetu, ir:

• Budžets palīdz jums ļoti efektīvi pārvaldīt pieejamo naudu.
• Prioritāšu un pieejamo resursu noteikšana palīdzēs piešķirt atbilstošus resursus attiecīgajiem vai prioritārajiem projektiem.
• Kad esat izveidojis labi izplānotu budžetu, varat efektīvi uzraudzīt organizācijas darbību, lai redzētu, vai mērķi un uzdevumi ir sasniegti. Jebkuru kļūdu, kas radusies budžeta lēmumos, vai jebkuru vāju / zemu sniegumu biznesā neefektīvas budžeta dēļ, var izmantot, lai uzlabotu lēmumu pieņemšanas procesu nākotnē.

• Jūs spējat plānot organizācijas nākotnes mērķus, uzdevumus un sniegumu.
• Efektīva prioritāšu noteikšana palīdzēs precīzāk sastādīt nākotnes budžetus.
• Jums būs skaidra ideja par to, kad jāveic nepieciešamās darbības, ja kaut kas neizdodas plānā.
• Jūs varēsiet identificēt problēmas pat pirms to rašanās, jo uzraudzīsit budžetu: piemēram, ārkārtas finanšu vajadzības vai naudas plūsmas problēmas.
• Pareiza budžeta plānošana atbilstoši prioritātēm veicinās organizācijas vienmērīgu darbību un palielinās personāla motivāciju.

Paskaidrojiet paredzamo izmaksu un ienākumu novērtēšanas un pamatošanas mērķi un ieguvumus (1.4. Sadaļa)

Pēc budžeta pozīciju prioritāšu un resursu noteikšanas jums jāatliek katras budžeta pozīcijas izmaksas. Lai to izdarītu efektīvi, jums jāizpēta un jānovērtē summa, kas nepieciešama katram budžeta postenim. Šajā procesā tiek veikta izmaksu un ieguvumu analīze.

• Jūs varat novērtēt, vai kāda budžeta pozīcija atbilst organizācijas darbību regulējošajiem principiem.
• Jūs varat noskaidrot, vai darbības ieguvumi pārsniegs izmaksas vai ja budžeta rezultātā palielināsies produktivitāte.
• Jūs varēsiet noteikt, vai ir nepieciešami papildu budžeta līdzekļi, vai iemesls ir piemērots vai vai tie ir likumīgi.
• Jūs varat izvairīties no pēdējā brīža izmaiņām vai pārskatīt gaidāmos budžeta plānus un būt gatavs tiem stāties pretī.
• Jūs varat noteikt jomas, kurām var būt nepieciešami papildu izdevumi, piemēram, projekti, kas var radīt papildu izdevumus, un būt gataviem
• Jūs varat būt pārliecināti, ka aprēķini ir reāli un precīzi, un tos varat īstenot, neuztraucoties.
• Jūs varat samazināt izmaksas vai izvairīties no izmaksām, vienlaikus novērtējot, ja konstatējat, ka izdevumi nav prasība vai vajadzība.
• Jūs varēsiet viegli izlemt, vai līgumi (projekta nodošana līgumslēdzējām aģentūrām) būs rentablāki nekā organizācija, kas tieši strādā pie projekta.

Šis ir pavadošais raksts par sarunām par aizstātiem budžetiem un prasmēm, kas nepieciešamas, lai vienotos par budžetu.

Es ceru, ka šeit sniegtā informācija jums būs noderīga. Lūdzu, nevilcinieties atstāt savus ieteikumus, pieredzi un idejas zemāk esošajā komentāru sadaļā.

Paldies, ka apstājāties.

Visu to labāko!

Livingsta