Kā pareizi automatizēt biznesa tālruņu sistēmu

Tālruņa reģistratūra

Attēla pieklājība FreeDigitalPhotos.net

Šī rokasgrāmata attiecas uz jebkura veida automatizētām biznesa tālruņu sistēmām. Tas jums būs nepieciešams pēc tam, kad sistēma jau ir instalēta un visi savienojumi ar tālruni ir pabeigti.

Es jums sniegšu informāciju, kas jums nepieciešama, lai automatizētais pavadonis ieprogrammētu efektīvi rīkoties ar zvanītājiem.

Pareiza konfigurācija ir izšķiroša, lai sniegtu izcilu pirmo iespaidu par jūsu biznesu.

Biznesa tālruņu sistēmai ir trīs daļas:

1. Galvenā sastāvdaļa ir PBX, kas nozīmē “ P rivate B rančo E x maiņa ”. Aktīvai personai ir jāatbild un jāievada ienākošie zvani, ja vien sistēmā zemāk nav iekļauts vienums "2".
2. Automatizēts pavadonis nodrošina iespēju izvēlni, kuru zvanītāji var izmantot zvanu pāradresēšanai, neprasot tiešraides reģistratūru.
3. Visbeidzot, balss pasta komponents ļaus zvanītājiem atstāt ziņas personālam.

Automatizētās tālruņa sistēmas priekšrocības

Biznesa zvani var traucēt darbinieku koncentrēšanos un uzlikt viņiem papildu atbildību par ziņojumu saņemšanu citiem darbiniekiem. Automatizēta tālruņu sistēma ļauj personālam būt produktīvākam, bet tikai tad, ja tā ir ieprogrammēta, lai pareizi virzītu zvanītājus.

Zvanītājus uz konkrētiem tālruņiem birojā var automātiski novirzīt. Daudzos gadījumos darbinieki pat var pārsūtīt paplašinājumus uz ārējām vietām vai mobilajiem tālruņiem.

Iekļaujot balss pastu, sistēma pieņems ziņas aizņemtam personālam. Katrs cilvēks var ierakstīt savu apsveikumu, kas tiek atskaņots zvanītājam, ja viņi neatbild.

Automatizēts pavadonis var arī ļaut zvanītājiem klausīties ierakstīto informāciju, negaidot, kamēr dzīvs cilvēks atbild uz ikdienas jautājumiem. Tas ir lieliski, lai nodrošinātu darba laiku, norādes uz biroju, darba piedāvājumu uzskaitīšanu un atbildes uz visiem citiem bieži uzdotajiem jautājumiem.

Kā vairāki zvanītāji tiek galā ar vienu numuru?

Ja jums ir tikai viena tālruņa līnija, cauri tiks tikai viens zvanītājs. Otrais zvanītājs saņems aizņemtu signālu, jo jūsu tālruņa uzņēmums nevar veikt otro zvanu.

Ja nevēlaties, lai zvanītāji saņem aizņemtus signālus, katram zvanītājam vienlaicīgi ir nepieciešama atsevišķa tālruņa līnija.

Jums ir nepieciešams atbilstošs tālruņa līniju skaits, lai atbalstītu gaidāmo zvanu apjomu, un tālruņa sistēmai ir jāatbalsta papildu līnijas.

Piemēram, ja jums ir desmit paplašinājumi un pieci cilvēki parasti vienlaikus veic ārējos tālruņa zvanus, jums vajadzēs piecas tālruņa līnijas, kas ienāk no tālruņu uzņēmuma. Ja tiek izmantotas visas piecas līnijas, nākamais zvanītājs saņems aizņemtu signālu.

Faktiskā ienākošo zvanu piegādes metode ir tālruņu uzņēmuma funkcija. Katrs zvanītājs izsauc to pašu numuru - jūsu galveno uzņēmuma numuru. Tālruņu kompānija piedāvā funkciju, ko sauc par apgāšanās pakalpojumu . Ja pirmā līnija ir aizņemta, nākamais zvanītājs pāriet uz nākamo pieejamo līniju.

No aizņemtiem signāliem var izvairīties, ja ir pietiekami daudz tālruņa līniju, lai piegādātu visus iespējamos vienlaicīgos zvanītājus.

Kā padarīt biznesa tālruņu sistēmu pareizi rīkoties ar zvanītājiem

Programmējot izvēlnes opcijas, ir svarīgi ņemt vērā loģisko nodaļu un personāla izvietojumu jūsu uzņēmumā. Labi sakārtota tālruņa izvēlne palīdzēs zvanītājiem ātri tikt cauri.

Jūs vēlaties norādīt savu zvanītāju pareizajā virzienā, nesajaucot izvēli. Izšķiroša nozīme ir viegli sekojamai izvēlnei, kurā ir norādītas iespējas konkrētiem departamentiem, personālam vai citai informācijai.

Kā jūs plānojat pareizu izvēlnes struktūru? Padomājiet par to, par ko zvana lielākā daļa jūsu zvanītāju un kas viņiem jums ir vajadzīgs. Apsveriet arī to, cik labi jūsu klienti zina jūsu uzņēmumu.

• Vai viņi regulāri sazinās ar konkrētu personālu?
• Vai viņi zina paplašinājumu numurus?
• Vai viņi zina jūsu darbinieku uzvārdu?
• Vai arī viņiem vienkārši ir neskaidrs priekšstats par to, kādā nodaļā viņiem ir jāsasniedz?

Zinot to, jūs varat izveidot tālruņa izvēlni, lai tā atbilstu klientu vajadzībām.

Ja jums zvana daudzi cilvēki, kuriem ir bieži uzdotie jautājumi vai kuriem nepieciešama informācija par jūsu produktiem, iekļaujiet tādu opciju kā " Nospiediet 5, lai iegūtu informāciju par mūsu logrīkiem ".

Ja jūsu klienti zina jūsu personālu pēc vārda, tad ir lietderīgi piedāvāt numuru sastādīšanas direktoriju. Zvanītājam tiek uzdots tālruņa tastatūrā sastādīt uzvārdu.

Atcerieties, ka, ja kāds pamet jūsu uzņēmumu vai jūs algojat citus, jums jāatjaunina tālruņu katalogs.

Kā drošības līdzeklis, lai pārliecinātos, ka nezaudējat zvanītājus, vienmēr ir noderīgi dot zvanītājam iespēju nokļūt pie operatora, nospiežot nulli. Jūsu operators varētu būt jūsu reģistratūra vai ikviens, kas var palīdzēt zvanītājiem, kuriem nepieciešama vadība.

Tālruņa zvanītājs, nospiežot izvēlnes opcijas

Pete Linforth attēls no Pixabay

Automatizēta biznesa tālruņu sistēmas etiķete

Tā ir laba biznesa prakse, lai zvanītājiem būtu pēc iespējas vieglāk sazināties ar atbilstošo personu, lai viņiem palīdzētu. Svarīgi ir šādi punkti.

Nodrošiniet noderīgu izvēlņu izvēli

Ir ierasts izvietot nodaļas izvēlnē un piešķirt personāla paplašinājumus. Dažos gadījumos jūs varat ievietot cilvēkus izvēlnē, lai jūsu zvanītājs dzirdētu: "Sallijai Džonsai nospiediet 1, Džonam Smitam nospiediet 2 utt."

Ņemiet vērā, ka šajā gadījumā zvanītājam sniedzat priekšstatu par sava uzņēmuma lielumu. No tā var izvairīties, izmantojot funkciju Dial-by-Name un izdarot šo vienu no izvēlnes izvēlēm.

Dodiet zvanītājiem ātru tiešraides personu ar nulles iespēju

Daudzi cilvēki steidzas, un dažiem nav pacietības klausīties visu ēdienkarti. Jūs nevēlaties zaudēt šos potenciālos klientus un noteikti nevēlaties viņus sarūgtināt. Daudzkārt šie zvanītāji vēlas nospiest nulli, lai reāla persona nekavējoties pievērstu uzmanību. Tāpēc ieteicams iestatīt, lai izvēlnes opcija nulle zvanītu pavadonim, kurš var viņiem palīdzēt vai vadīt zvanu.

Nejauciet biznesa un personīgos apsveikumus

Vēl viena svarīga lieta ir nejaukt biznesa un personīgos apsveikumus. Kad jūsu darbinieki pārsūta paplašinājumus uz mobilajiem vai mājas tālruņiem, viņi, iespējams, nevēlas, lai zvanītāji dzirdētu izejošo apsveikuma ziņojumu, ja viņi neatbild uz pārsūtīto zvanu.

Zvanu skrīningu var izmantot, lai bloķētu galamērķa personisko apsveikumu, tāpēc zvanītājs dzird tikai profesionālo apsveikumu, kas paredzēts zem paplašinājuma. Ja atbildēs mobilā tālruņa balss pasts, zvanītājs netiks izveidots. Tā vietā zvanītājs tiks atgriezts un nomests biznesa sistēmas balss pastā ar atbilstošu sveicienu, kas saistīts ar uzņēmējdarbību.

Zvanu skrīnings

Tā vietā, lai izveidotu savienojumu, kad tiek atbildēts, tas vispirms atskaņo zvanītāja vārdu saņēmējam. Tad viņi var nospiest taustiņu, lai pieņemtu zvanu. Ja atbildēs uz balss pastu, tas neatgriezīs taustiņa signālu, tāpēc tālruņa sistēma atsauks zvanītāju, kā es tikko paskaidroju iepriekš.

Zvanu apstrāde, kad personāls nav pieejams

Jūsu personāls ne vienmēr var būt pieejams zvanu veikšanai. Bet ir jārūpējas par klientiem, kad viņi zvana.

Tātad, ja zvans paliek neatbildēts, zvanītāja ātra novirzīšana uz atbilstošu balss pastkasti ar norādījumiem apsveikumā palīdzēs jūsu zvanītājam pārliecināties, ka par viņu nekavējoties rūpēsies.

Kad jūsu personālam ir nepieciešama privātums, lai veiktu iesaistītos uzdevumus, to paplašinājumus var iestatīt uz režīmu "Netraucēt", lai svarīgi zvanītāji ne tikai dzirdētu zvana signālu, ne arī nonāktu balss pasta cietumā .

Tā vietā, kad paplašinājums ir iestatīts kā “Netraucēt”, tas atskaņos alternatīvu sveicienu, kuru pastkastes lietotājs bija iestatījis, lai apstrādātu zvanītājus, kad tie nav pieejami. Šis apsveikums ir pazīstams kā "nepieejams apsveikums". Tajā sniegti norādījumi zvanītājam, piemēram, kāds paplašinājums jāzvana, lai cits darbinieks varētu nekavējoties sazināties.

Fakts, ka pastkastes lietotājs var ierakstīt gan parastu, gan nepieejamu apsveikumu, ļauj viegli pārslēgties uz režīmu “Netraucēt” (vai režīmu, kas nav pieejams) un atgriezties atpakaļ, bez nepieciešamības ierakstīt jaunu apsveikumu.

Atcerieties, ka jums ir jāseko visiem ziņojumiem. Tātad jūsu personālam regulāri jāpārbauda savas balss pastkastes vai jāiespējo ziņojumu paziņošanas metode.

Kā savienot attālinātos darbiniekus, izmantojot tālruņa sistēmu

Ja jums ir mobilais darbaspēks, jūs nodarbināt personālu “Work-at-Home” vai jums ir satelītu biroji, jums jāsaista visi darbinieki vienotā tālruņu sistēmā, lai tie būtu pieejami jūsu zvanītājiem.

Dažas tālruņu sistēmas ļauj programmēt paplašinājumus, lai novirzītu zvanus uz ārējiem numuriem. Ja jums ir šī funkcija, izveidojiet paplašinājumus visiem attālinātajiem darbiniekiem, kuriem jābūt pieejamiem.

Pareiza paplašināto mobilo tālruņu izmantošana

Ja jūsu attālais personāls neatrodas noteiktās vietās, varat ieprogrammēt tālruņa sistēmas paplašinājumus zvanu pāradresēšanai uz viņu mobilajiem tālruņiem. Zvanītājs, kurš sastāda tālruņa numuru, sazināsies, izmantojot mobilo tālruni, pat nezinot, ka viņš fiziski neatrodas birojā.

Tomēr jūs varat apsvērt, ka balss pastā atstātie neatbildētie zvani var netikt savlaicīgi uztverti un atgriezti. Risinājums ir atspējot zvanu pārbaudi un ļaut visiem zvaniem nomest mobilā tālruņa balss pastā, ja nav atbildes.

Ieguvums ir tāds, ka viņiem nebūs jāpārbauda ziņojumi divās vietās. Viņiem vienkārši jāpārbauda mobilais tālrunis, kurā, iespējams, ir ziņu gaidīšanas signāls, kas norāda neatbildētu zvanu.

Ņemiet vērā, ka, ja nav atbildes, zvanītājs mobilajā tālrunī dzirdēs personīgo apsveikumu. Tātad apsveikumam ir jāattiecas uz uzņēmumu, ja tiek izmantota šī metode, ja vien jūsu sistēma nevar apiet šo apsveikumu, kā es jau iepriekš apspriedu.

Pareiza plānošana atstās lielu iespaidu uz zvanītājiem, kad viņiem būs viegli sazināties ar atbilstošo personālu, lai sasniegtu iecerētos mērķus. Tas nāk par labu gan jums, gan jūsu klientiem.

Tālvadības darbinieks, kas atbild uz tālruni

Gref_exe attēls no Pixabay

Padarīt tālruņa sistēmu, kas atbilst jūsu vajadzībām

Jūs vēlaties apsvērt izmantošanas elastību un to, kā zvanītāji varēs gūt maksimālu labumu no jūsu pielāgotās automatizētās pavadoņu izvēlnes.

Jums vajadzētu izlemt, kuras funkcijas izmantot un kā tās pareizi ieviest. Jūs nevēlaties izmantot tālruņa uzņēmuma funkciju, kas traucē tālruņu sistēmai.

Šeit ir īss pārskats par dažām kopīgajām funkcijām un to integrēšanu:

Balss pasts

Ja kāds no jūsu darbiniekiem ir aizņemts pa tālruni, viņu pieņem balss pasts. Katram tālruņa paplašinājumam vajadzētu būt savai balss pastkastei ar savu personīgo apsveikumu.

Ja tālruņa sistēmā izmantojat balss pasta funkciju, ir ļoti svarīgi atspējot tālruņa uzņēmuma balss pasta pakalpojumu.

Zvanu pārsūtīšana

Ja jums ir personāls nomaļās vietās, iespējams, vēlēsities ļaut zvanītājiem, kuri zvana uz paplašinājumu, pārsūtīt savus mobilos tālruņus.

Labai tālruņu sistēmai jāspēj apstrādāt dažāda veida pārsūtīšanas funkcijas, kuras nodrošina jūsu tālruņu uzņēmums, piemēram, trīsvirzienu zvani vai pārsūtīšana un atbrīvošana, kas ir funkcija, kas pazīstama kā Centrex.

Ja jums nav nekādas pārsūtīšanas iespējas ar tālruņu kompāniju, pienācīgai tālruņu sistēmai joprojām vajadzētu būt iespējai pārsūtīt zvanītājus uz citu numuru, aizlāpot zvanu pa divām tālruņa līnijām.

Visbeidzot, pārbaudiet, vai tālruņa sistēma dod labu iespaidu

Visbeidzot, kad esat iestatījis automatizēto sistēmu un pabeidzis programmēšanu, zvaniet uz savu tālruņa numuru un klausieties sava uzņēmuma apsveikumu. Pārbaudiet katru izvēlnes opciju, lai pārliecinātos, ka viss darbojas atbilstoši iecerētajam.

Jūs nevēlaties, lai jūsu zvanītāji saskartos ar kaut ko dīvainu. Jūs varat to noķert un izlabot, pirms zvanītāji atrod kaut ko nepareizu, kas viņus kairina.

Atcerieties, ka jūsu tālruņa sistēma ir pirmā lieta, ko klienti un klienti izjūt, piezvanot jums. Tāpēc atstājiet izcilu pirmo iespaidu.

© 2015 Glens Stoks