Kā efektīvi izmantot dienasgrāmatu sistēmu darbā

Maiks Tinnions (CC0), izmantojot Unsplash (modificēts, izmantojot Canva)

Tiek uzturēta dienasgrāmatu sistēma, lai ļoti efektīvi un lietderīgi izmantotu laiku un paveiktu uzdevumus un tikšanās. Tas palīdz organizācijai kopumā un palīdz pārvaldīt arī manu un citu cilvēku laiku. Dienasgrāmatas var uzturēt vai nu manuāli, vai elektroniski.

Man personīgi ir abu veidu dienasgrāmatas. Programmā Outlook ir mans elektroniskais kalendārs, kas tiek koplietots ar manu pārvaldnieku un citiem administratoriem. Man ir arī manuāla dienasgrāmata, kuru var izmantot ārkārtas situācijās.

Kāpēc ir svarīgi, lai būtu manuāla dienasgrāmata?

Manis izmantotā manuālā dienasgrāmata ir iesieta grāmata ar trim dienām vienā lapā, jo man nav daudz ierakstu par katru dienu.

Kā jau minēju iepriekš, šo dienasgrāmatu izmantoju tikai ārkārtas gadījumos. Tas ietver gadījumus, kad esmu slims vai neesmu darbā un nevaru piekļūt savai elektroniskajai dienasgrāmatai vai kad datorsistēmas nedarbojas un programma Outlook nav pieejama.

Kādas ir elektroniskās dienasgrāmatas priekšrocības?

Kā jau minēju, elektroniskā dienasgrāmata, kuru uzturu, atrodas mana darba datora Outlook kalendārā.

Šeit ir elektroniskā kalendāra priekšrocības:

• Es spēju izcelt iespējamo konfliktu starp iecelšanu amatā.
• Man regulāri jāievada tikai vienreiz.
• Papīrs netiek izmantots.
• Ir paroles aizsardzība.
• Es tam varu piekļūt no gandrīz jebkuras vietas.
• Ekrānā ir atgādinājumi par tikšanos.
• Tas automātiski paziņo par izmaiņām iesaistītajiem, kuru sistēmas ir saistītas ar manējām.

Kā es varu izmantot savu dienasgrāmatu?

Es izmantoju savu dienasgrāmatu tādām lietām kā brīdinājumi un tikšanās.

Visbiežāk ieraksti manā dienasgrāmatā būs šādi:

• paneļa sanāksmes
• komandas sapulces
• stacionāri pasūtījumi
• apmācības sesijas
• apmeklējumi
• darba kārtību sagatavošana
• ikgadējais atvaļinājums
• citi biroja uzdevumi
• uzraudzība
• citi nedēļas un divu nedēļu uzdevumi, kas atkārtojas noteiktā biežumā (tas nodrošina, ka es tos nepalaidīšu garām)

Man dažreiz nākas rezervēt sapulces un nosūtīt uzaicinājumus uz sapulcēm kolēģiem vai citiem delegātiem, un tas tiek darīts elektroniski.

Lūk, kā es vadu šāda veida sanāksmes.

• Es cenšos ievadīt pēc iespējas vairāk detaļu, piemēram, datumu, norises vietu, ilgumu, apmeklētājus utt.
• Es reti sastopos ar situāciju, kad sapulce tiek atcelta vai atlikta, bet, ja tā tomēr notiek, es pirms to piekrišanas noteikti pārbaudu, kādas sekas būs pieprasītajām izmaiņām.
• Es arī apkopoju visu būtisko informāciju, lai pārliecinātos, ka ikvienam, kurš apmeklē sanāksmi vai tikšanos, ir piekļuve visām būtiskajām detaļām, lai nebūtu vietas nepareizai saziņai.
• Es parasti nodarbojos ar citu dalībnieku pieprasījumiem un izmaiņām hronoloģiskā secībā, bet es prioritāti piešķiršu vissteidzamākajiem pieprasījumiem, ja man ir darīšana ar lielu to daudzumu.
  • Kad tiek panākta vienošanās par jebkādiem pieprasījumiem vai tiek veiktas izmaiņas, es pirms izmaiņu apstiprināšanas pārliecinos, ka tiek sazināti visi iesaistītie un viņiem tas ir ērti.
• Es arī pārliecinos, ka ikvienai personai, kas iesaistīta tikšanās vai sanāksmē, tiek dots pietiekami daudz laika plānošanai, ceļošanai un citām vajadzībām, lai tikšanās noritētu raiti.

Es apzinos, ka dienasgrāmatas ir jāatjaunina, kad ir panākta vienošanās par izmaiņām. Es pārliecinos, ka esmu izdzēsis visas atceltās tikšanās. Dienasgrāmata, kas netiek pilnībā atjaunināta, var radīt visdažādākās neskaidrības. Tas arī grauj uzticību un mudina cilvēkus vai nu izjust nepieciešamību pārbaudīt kārtību, kas ir laika izšķiešana, vai, vēl trakāk, turēt atsevišķu savu dienasgrāmatu.

Viena nobeiguma piezīme

Lūdzu, nekopējiet neko šeit iesniegto un parādiet to failā. Tas šeit ir publicēts tikai tāpēc, lai palīdzētu jums iegūt priekšstatu / izpratni par to, ko viņi sagaida no jums. Sagatavojot failus, jums būs jāattiecas uz savu darba jomu un organizāciju un jāievēro tas. Paldies par sadarbību.

© 2012 livingsta