Kā kārtot finanšu uzskaiti

Gadu no gada es pārdzīvoju stresu, ko izraisīja neorganizētas papīra kaudzes, kas izkaisītas pa māju. Šeit un tur, pie ieejas, virtuvē un uz mana rakstāmgalda, bija maz kaudzīšu. Man bija iesūtnes / izsūtnes sistēma, taču tā nedarbojās efektīvi. Rēķini pazaudētos, viņu dokumentos reti tika iekļauti paziņojumi, un es nekad nevarēju atrast vajadzīgo, kad tas bija vajadzīgs. Visvienkāršāk manas finanses nebija kārtotas pareizi.

Lai efektīvi pārvaldītu savas finanses, nepieciešama sistēma visu rēķinu, finanšu pārskatu, apdrošināšanas polišu un citu svarīgu dokumentu uzskaitei. Tas neprasa ietaupīt katru papīra, kvīts vai rēķina lūžņu, kas iet caur jūsu rokām. Tālāk ir sniegts ceļvedis, kas palīdzēs jums noteikt, pie kā jums vajadzētu turēties un ko jūs varat sasmalcināt. Kad esat precīzi ievērojis šīs prasības, varat iztīrīt vecos failus un kaudzes papīru un izveidot sistēmu, kuru ātri un vienkārši sekot līdzi ikdienas vajadzībām.

Mājas kartotēka

Kas jāiesniedz? Kas būtu jāmet?

Lielākā daļa no mums ietaupa pārāk daudz dokumentu, kas kļūst par apgrūtinājumu. Nav nepieciešams saglabāt katru bankomāta kvīti vai pavadzīmi. Cik bieži jums tie ir vajadzīgi uzziņai? Izveidojiet ieradumu katru dienu iet cauri visiem pastiem un atbrīvoties no visa, kas jums nav vajadzīgs. Pastāvīgi palieciet virsū papīra plūsmai mājā, caur savu biroju vai sakraut uz galda.

Kad esat izveidojis darba sistēmu, tās uzturēšana kārtībā būs tikai dažas minūtes katru dienu.

Šeit ir īss ieskats dažos finanšu dokumentos, kas jums jāpieķer un jāiesniedz, un tiem, kurus jūs varat izmest. "Metot", ņemiet vērā, ka sasmalcināšana un pārstrāde ir atbildīgākais ceļš - jūsu identitātes aizsardzībai un planētai.

• Algas čeki: kad esat pārbaudījis savu algu precizitāti, tie nav nepieciešami. Jūs varat ietaupīt jaunāko, ja tas ir nepieciešams, lai apliecinātu nodarbinātību, piesakoties aizdevumam.
• Bankas izraksti, anulētas pārbaudes: saglabājiet un iesniedziet bankas izrakstus par pilniem trim taksācijas gadiem. Tie būs nepieciešami, ja jūs pārbaudīs un varēs kalpot kā kvīts, lai pierādītu apmaksātos rēķinus. Atceltie čeki ir jāsaglabā vismaz uz gadu. Kad paziņojumi un pārbaudes vairs nav nozīmes, tos sadedziniet vai sasmalciniet.
• Komunālie rēķini: Nav nepieciešams ietaupīt komunālos maksājumus mēnešiem vai gadiem. Kad pienāk rēķins, pārbaudiet, vai jums ir ieskaitīts pēdējais maksājums, pēc tam izmetiet vai sasmalciniet veco rēķinu. Saglabājiet tikai visjaunāko.
• Kredītkartes izraksti: tāpat kā ar komunālajiem rēķiniem, pārbaudiet, vai esat pārliecināts, ka jums ir ieskaitīts pēdējais maksājums, un saglabājiet tikai visjaunāko izrādi. Nav nepieciešams aizsprostot failus ar veciem kredītkaršu izrakstiem, ja vien šīs kartes netika izmantotas nodokļu atskaitāmiem izdevumiem.
• Apdrošināšanas polises un rēķini: saglabājiet tos tik ilgi, cik tie ir spēkā. Atceltās politikas un saistītos paziņojumus var mētāt.
• Depozīta čeki, debetkartes kvītis un bankomāta čeki: saglabājiet tos tikai līdz nākamā bankas izraksta saņemšanai, lai jūs varētu tos pārbaudīt un pārbaudīt summas. Kamēr tie nav ar nodokli atskaitāmi izdevumi un tie nebūs nepieciešami kā pierādījums garantijas prasībai, jūs varat tos izmest.
• Īpašuma uzskaite: Nekustamā īpašuma uzskaite ir jāglabā visu īpašumtiesību laiku. Ja ir iespēja, ka ieraksti būs nepieciešami nodokļu vajadzībām, saglabājiet tos pēc īpašumtiesību nodošanas vai pārdošanas.
• Investīciju ieraksti: Visi ieguldījumu ieraksti un bankas izraksti ir jāsaglabā. Ja jūsu paziņojumi ir kumulatīvi, varat saglabāt tikai jaunākos un sasmalcināt novecojušos dokumentus.

Veltiet laiku, lai izietu visu savu papīru, ieskaitot vecos failus, lai notīrītu visu, kas vairs nav vajadzīgs. Tas padarīs jūsu finanšu uzskaites kārtošanu vieglāku un mazāk pārblīvētu. Galu galā jums būs organizēta reģistrācijas sistēma, kas ļaus jums uzreiz atrast vajadzīgo.

Bill Payer, mājas finanšu organizēšanas komplekts.

Iestatiet kartotēku

Jāņem vērā vairāki dažādu veidu reģistrēšanas sistēmas. Atkarībā no jūsu vajadzībām var būt nepieciešams viss, sākot no pārnēsājama akordeona faila un beidzot ar nelielu kartotēku. Kad esat iztīrījis visus liekos finanšu dokumentus, novērtējiet, cik daudz vietas jums būs nepieciešams, lai saglabātu atlikušos failus. Ejiet tikai nedaudz lielāks, nekā jums šobrīd nepieciešams, tāpēc jums nav jāuztraucas par pāreju uz lielāku sistēmu vēlāk, un jūs varat ātri un ērti iesniegt dokumentus.

Es izmantoju vienkāršu tradicionālu reģistrēšanas sistēmu ar cilnēm katrai kategorijai (vispārīgās kategorijas skatiet iepriekš sadaļā). Turklāt man ir atsevišķas lietas, kur glabāt svarīgus dokumentus katram bērnam, medicīniskos rēķinus un apdrošināšanu. Katrai apdrošināšanas polisei un saistītajam paziņojumam ir arī sava lieta.

Izveidojiet rēķinu apmaksas staciju. Tā var būt vienkārša maza krātuve, kurā ir viss nepieciešamais rēķinu apmaksai, darbvirsmas failu organizētājs vai kalendāra organizēšanas produkts, kas paredzēts tieši šim uzdevumam. Pat ja jūs apmaksājat lielāko daļu rēķinu tiešsaistē, jums neizbēgami būs jāmaksā nepāra rēķini "vecmodīgi", un jums vajadzēs čeku grāmatiņu, pastmarkas utt. Ērtā vietā. Viena faila "maksāšanai" vietā es izmantoju uz kalendāru balstītu sistēmu. Maksājot pēc iespējas vairāk rēķinu tiešsaistē, papīrs tiek samazināts līdz minimumam, un es varu atzīmēt savu kalendāru arī šiem maksājumiem.

Dokumenti, kas jāuzglabā seifā

Lai būtu drošībā, apsveriet iespēju uzglabāt šādus svarīgus, bieži vien neaizstājamus dokumentus īrētā seifā vai ugunsdrošā seifā jūsu mājās.

• Dzimšanas, miršanas un laulības apliecības
• Izlīguma, aizbildnības un šķiršanās dokumenti
• Adopcijas vai pilsonības dokumenti
• Īpašuma akti, mehānisko transportlīdzekļu īpašumtiesības
• Krājumi, ASV krājobligācijas
• Hipotēkas un zemes līgumi vai jebkuri juridiski saistoši līgumi
• Militārie dokumenti
• Patenti, autortiesības
• Mājas inventāra saraksts, ieskaitot fotoattēlus un kvītis.

Ārkārtas gadījumā

Vai jūs vienīgais savā ģimenē veicat rēķinu apmaksu un finanšu reģistrēšanu? Vai jūsu dzīvesbiedrs vai cits mīļais cilvēks varētu atrast nepieciešamos dokumentus jūsu prombūtnes laikā?

Veltiet laiku, lai izveidotu failu “Avārijas gadījumā”, kurā izskaidrota jūsu sistēma, paskaidrots, kur tiek glabāta svarīga juridiskā un apdrošināšanas informācija, kā arī instrukcijas, kā atrast to, kas var būt nepieciešams ārkārtas situācijā. Iekļaujiet svarīgus tālruņu numurus, piemēram, grāmatvedim, advokātam un ieguldījumu brokerim. Atzīmējiet failu skaidri, lai to varētu viegli atrast jūsu prombūtnes laikā. Regulāri atjauniniet to.

Izpildiet saistības

Galvenais, lai jebkura kartotēka darbotos un jūsu finanšu uzskaite būtu labi organizēta, ir apņemšanās to sekot līdzi katru dienu. Kad sistēma ir izveidota, katru dienu veltiet dažas minūtes, lai kārtotu pastu, failu izrakstus un sekotu līdzi rēķiniem.

Drīz jūs izveidosiet ieradumu, kas ir būtisks jūsu ilgtermiņa finansiālajai veselībai, un būs mazinājis daļu no stresa, ko rada jūsu finanšu pārvaldība.

Noderīgs video par dokumentu kārtošanu