Kā efektīvi ņemt minūtes

Protokola sastādīšana sapulces laikā.

Livingsta fotogrāfija

Dažreiz, kad diskusijas novirzās no galvenā jautājuma uz citu līdzīgu galveno jautājumu, priekšsēdētājs var aizmirst pieņemt lēmumu par šo jautājumu noviržu rezultātā uz citiem jautājumiem. Šādos gadījumos cieša sadarbība ar priekšsēdētāju var palīdzēt protokola vadītājam atgādināt priekšsēdētājam, ka pirms nākamā jautājuma pieņemšanas ir jāpieņem lēmums par šo jautājumu.

Ja jums ir šaubas par to, vai kaut ko ierakstīt, vienmēr apstipriniet to ar krēslu. Tas ļaus izvairīties no nevajadzīgu lietu ierakstīšanas un ietaupīs laiku un pūles.

Pirms un pēc sanāksmes

Pat pirms sanāksmes sākuma protokola devējs var apspriesties ar priekšsēdētāju par to, kā sanāksme notiks, kādi jautājumi tiks apspriesti, kā notiks diskusija un kas noteikti jāprotokolē.

Pēc sanāksmes, pierakstot protokolu, ja protokolētājam ir grūtības ar kaut ko citu, kas attiecas uz diskusijām, viņam vajadzētu ātri pateikt vārdu ar priekšsēdētāju, lai noskaidrotu lietas, jo vilcināšanās to izdarīt novedīs pie neprecīzas informācijas. minūtes.

Kā efektīvi klausīties

Klausīšanās ir ļoti svarīga prasme, un tā nāk ar praksi. Mūsdienās lielākā daļa cilvēku vienkārši dzird lietas vai vienkārši klausās, bet aktīvi vai efektīvi neklausās. Ir daudz atšķirību starp dzirdi, klausīšanos un aktīvu klausīšanos. Nesen esmu daudz pētījis šīs prasmes un paņēmienus un pat uzrakstījis centru aktīvai klausīšanai. Tas palīdz cilvēkam visās dzīves jomās, neatkarīgi no tā, vai tas ir personisks vai profesionāls, kā arī palīdz uzlabot personību.

Tātad, kas ir efektīva klausīšanās?

Livingsta

Protokola laikā jūs klausāties, kā runātāji ar interesi un nozīmi aktīvi uztver visu informāciju par diskusiju, un pēc tam informāciju pavairojat dokumenta formā, ko sauc par protokolu, kas palīdz cilvēkiem, kuri nav apmeklējuši sanāksmi, iegūt informāciju par to, ko tika apspriests sanāksmē. Tas arī kalpo kā juridisks dokuments organizācijai un palīdz ar atsaucēm nākotnē, kā arī pastāvīgs ieraksts par visu sapulcē notikušo.

Klausīšanās prasmju attīstīšana prasa laiku, taču noteikti tās attīstās līdz ar praksi. Lielākā daļa cilvēku prot sarunāties, bet neklausās. Arī dzirdētā pārfrāzēšana atbilstošā veidā prasa daudz radošuma. Var praktizēt klausīšanās prasmes, klausoties lekcijas, debates un citus līdzīgus materiālus, kuriem nepieciešama koncentrēšanās. Šeit mēs apspriedīsim, kā efektīvi klausīties sanāksmē, kad notiek diskusijas, strīdi un nesaskaņas.

Padomi efektīvai klausīšanai

Lai efektīvi klausītos:

• Vispirms ir jāsaprot fakts, ka klausīšanās process nenozīmē tikai ziņojumu saņemšanu, bet tas ir atkarīgs arī no citiem komponentiem, piemēram, domāšanas, koncentrēšanās un aktīvas reakcijas.
• Vajag koncentrēties uz runātāju un neļaut viņu prātam klīst apkārt. Jums jābūt uzmanīgam un atvieglinātam
• Vienlaikus pierakstiet piezīmes, kad dzirdat, jo tas palīdzēs koncentrēties diskusijai.
• Klausieties katru runātāja teikto un domās iztēlojiet situāciju vai loģiku diskusijā
• Koncentrējieties pat tad, ja diskusija ir garlaicīga, jo tieši jums protokolos jāizceļ precīza informācija.
• Nepārtrauciet, kad notiek diskusija vai kad kāds runā. Tā vietā gaidiet, kamēr diskusija beigsies vai runātājs beigsies, un pēc tam izvirziet savus jautājumus skaidrībai
• Veidojot vārdu krājumu, jūs kļūsiet par labāku klausītāju, pretējā gadījumā jūs varētu klausīties vārdus, kurus nesaprotat
• Vienmēr pierakstiet visus jaunos vārdus, kurus nesapratāt, un paskaidrojiet tos ar krēslu
• Pirms sapulces veicot kādu iepriekšēju pētījumu par apspriežamajiem jautājumiem, jūs varēsit efektīvi klausīties un pilnībā iesaistīties klausīšanās procesā.
• Esiet gatavs ar pildspalvu un papīru, pirms runātājs sāk runāt.
• Jums jāiemācās pielāgoties situācijām sanāksmju telpā fizioloģiski un psiholoģiski, kā arī fiziskajiem faktoriem telpā, jo dažiem no tiem var būt negatīva, bet citiem - pozitīva ietekme.
• Runātāju akcenti dažkārt var kavēt efektīvu klausīšanos, taču ir jāuzlabo viņu prasmes pārvarēt visus šos šķēršļus, lai kļūtu par efektīvu klausītāju.
• Divas tikšanās nebūs vienādas, divas diskusijas nebūs vienādas un divi runātāji nerunās vienādi, tāpēc jums jāiemācās pielāgoties situācijām.
• Vienmēr koncentrējieties uz galvenajiem / svarīgākajiem jautājumiem
• Klausieties tā, it kā jums vēlāk būtu atkārtoti jāiesniedz šī informācija citai auditorijai (jūs vienalga to izdarīsit minūšu veidā), tas palīdzēs jums koncentrēties un efektīvi klausīties katru runātāja teikto vārdu
• Sanāksmēs, kurās tiek apspriesti sensitīvi jautājumi, pārliecinieties, ka vērojat runātāja ķermeņa valodu, nevis nopietni turiet galvu uz leju, rakstot piezīmes.
• Neļaujiet nevienam vai jebkuram apkārt esošajam novērst uzmanību un nepievērsiet uzmanību cilvēkiem, kas ienāk telpā vai atstāj to, kamēr runātājs runā.
• Izmantojiet piemērotus piezīmju veidošanas veidus atkarībā no apspriesto jautājumu veida, un tas palīdzēs jums iesaistīties klausīšanās aktivitātēs.
• Nerakstiet visu, bet tikai galvenos punktus
• Nenokavējieties un nespēlējieties ne ar ko rokās, ne ar doodle un neskatieties pulksteni. Tas nepalīdz jums klausīties un var ietekmēt arī apkārtējos cilvēkus.
• Visbeidzot, iedomājieties, kā jūs vēlaties, lai jūsu auditorija klausītos, ja jūs būtu runātājs, un esat tāda paša veida klausītājs, tas palīdzēs jums būt efektīvam klausītājam

Kā veikt piezīmes diskusiju laikā

Piezīmju veikšana ir svarīgs uzdevums vai daļa no minūtes uzņemšanas procesa. Veicot piezīmes, netiek ierakstīti vārdi, kas tika izmantoti diskusijā, bet tiek ierakstīti sapulcē notikušās diskusijas.

Citāts no interneta

Tas ir ļoti svarīgs un diezgan grūts uzdevums atkarībā no sanāksmes rakstura un pārrunātā. Tas ir atkarīgs arī no tā, cik veiksmīgi norit sapulce, kā locekļi sadarbojas, kā priekšsēdētājs palīdz un apkopo informāciju, un pats galvenais, cik labi jūs esat sagatavojies sapulcei. Ir jāpārskata visi ar sapulci saistītie dokumenti, kas tika izplatīti vai izplatīti pirms sanāksmes, lai jūs būtu iepazinies ar to, kas tiek apspriests.

Padomi diskusiju piezīmju veikšanai

Diskusiju laikā ievērojiet šo procedūru un padomus piezīmju izdarīšanai:

• Pirmkārt, rūpīgi izprotiet, kas ir minūtes, kāpēc tiek ņemtas minūtes un cik svarīgas tās ir. Tas palīdzēs jums sekot diskusijai un pierakstīt svarīgo un nepieciešamo informāciju, turpinoties diskusijai. Kā jau minēts iepriekš, ja ir pieejami dokumenti, vienmēr pārliecinieties, vai esat apkopojis pamatinformāciju par to, kas tiks apspriests. Tas padarīs piezīmju uzņemšanu daudz vienkāršāku.
• Situācijās, kad diskusijas vai sarunas ir garas un sarežģītas, vienmēr koncentrējieties uz svarīgiem diskusijas aspektiem, piemēram, par to, kas ir diskusijas uzmanības centrā, kāds ir lēmums, ja tāds ir pieejams, kāpēc šis lēmums tika pieņemts, kam ir jārīkojas kad un kurā termiņā lēmums ir jārīkojas.
• Pirms pierakstīšanas par diskusiju sākumā noteikti iekļaujiet diskusijas kopsavilkumu, jo tas sniegs pārskatu un ideju par diskusiju cilvēkiem, kuri nevarēja piedalīties. Arī tad, ja šiem cilvēkiem bija jāpiedalās kādā nākamajā sanāksmē, šī minūte viņiem sniegs visu nepieciešamo informāciju, kas viņiem būs nepieciešama.
• Pierakstiet visu klātesošo cilvēku svarīgos uzskatus un viedokļus.
• Pārliecinieties, ka aktīvi un efektīvi klausāties pēc diskusijas, neļaujot domāt par klaiņošanu vai domāt par kaut ko citu. Tādā veidā jūs nepalaidīsit garām neko svarīgu.
• Izvēlieties vislabāko un vienkāršāko metodi, kas jums palīdzēs pierakstīt.
• Reģistrējot darbības punktus, vienmēr vislabāk to izdarīt tā, lai to būtu vieglāk apskatīt, skaidri norādot to cilvēku vārdus un vārdus, kuriem tas jārīkojas, un laika grafiku.
• Izmantojiet virsrakstus, jo tas palīdzēs vēlāk sekot piezīmēm, un jums var būt dažādas sapulces sadaļas ar dažādām virsrakstiem. Katrā sadaļā atstājiet vietu, lai zemāk būtu vieglāk pievienot piezīmes, ja sanāksmes gaitā kāds nāk klajā ar jauniem punktiem vai idejām.
• Ja jūs zināt īso roku, vislabāk ir pierakstīt piezīmes, izmantojot īsās puses, un pēc iespējas izmantot arī saīsinājumus.
• Mācieties izmantot aizzīmes, jo tas, gatavojot protokolu, padarīs to lasāmāku, izskatīgāku un vienkāršāku.
• Vienmēr noskaidrojiet neskaidros jautājumus vai diskusijas ar savu krēslu.
• Neaizmirstiet, ka jums ir viena vai divas rezerves pildspalvas un zīmuļi.

Mērķis precizēt punktus, par kuriem neesat pārliecināts

Precizējums ir process, kurā jūs atrisināt neskaidrības ar runātāju un pārbaudāt, vai izpratne par diskusiju ir pareiza. Lai protokols būtu precīzs, ir jāprecizē visi punkti, kurus viņi nesaprot, tikoties

Ja neesat pārliecināts, kādi jautājumi ir precīzi:

• Runātājam tas saka, ka jūs efektīvi klausāties un mēģināt saprast ziņojumu
• Pārliecinās, vai esat sapratis pareizo informāciju
• Palīdz pārskatīt izpratni
• Mudina runātāju runāt atklāti
• Palīdz jums rakstīt minūtes bez kļūdām
• Izvairās no pārpratumiem un pārpratumiem
• Uzlabo starppersonu prasmes

Lai lasītu par sapulču lomu, kāpēc notiek sapulces, juridiskajām un organizatoriskajām prasībām, kas var attiekties uz protokolu sastādīšanu, kāpēc tiek sastādīti protokoli un par to priekšrocībām, par iemeslu, kāpēc protokolam jābūt precīzam, un par dažādajiem sanāksmēs izmantotajiem dokumentiem Protokola sastādīšanas procesu, pirms un pēc sanāksmes, lūdzu, skatiet šo rakstu: Protokola sagatavošana.